Cómo automatizar la gestión del sistema CRM
La automatización del CRM ayuda a reducir las tareas manuales y a simplificar tu flujo de trabajo. Crea automáticamente contactos, tratos y tareas, actualiza datos de campo y envía mensajes a clientes y gerentes después de eventos específicos en el sistema CRM u otras herramientas de SendPulse.
En este artículo, hablaremos sobre cómo comenzar con la automatización de CRM.
Casos de uso de la automatización
Procesamiento de leads
La automatización permite reaccionar de forma instantánea a las nuevas consultas, lo que significa que puedes enviar mensajes de correo electrónico, crear tareas, añadir tratos de canalización, actualizar campos, asignar etiquetas y mucho más sin intervención manual. Esto reduce el riesgo de perder clientes potenciales debido a retrasos.
Trabajo en equipo
Define los derechos de acceso de cada miembro del equipo, asigna operaciones de herramientas externas a usuarios específicos y actualiza automáticamente las etapas de las tareas y tratos. Gracias a la automatización, tu equipo podrá dedicar más tiempo a tareas valiosas y exigentes, como la comunicación con el cliente, las ventas y el análisis.
Marketing
El sistema CRM de SendPulse puede adaptar automáticamente tu enfoque de conversación en función del comportamiento del cliente. Por ejemplo, puede enviar mensajes a través de diferentes canales de comunicación, ajustándose a los intereses de los clientes o a las etapas de la negociación.
Datos analíticos
Recopila y organiza automáticamente los datos en el sistema CRM para supervisar tu rendimiento en tiempo real. Accede a resúmenes detallados sobre cada cliente, miembro del equipo o campaña.
Cómo empezar
Puedes utilizar las integraciones incluidas para vincular el sistema CRM con otras herramientas de SendPulse y automatizar los flujos de trabajo de tu empresa.
Antes de comenzar a automatizar, asegúrate de evaluar los flujos de trabajo de tu empresa. Identifica todas las actividades que impliquen un gran esfuerzo manual, como la creación de nuevos tratos para pagos realizados a través de tu sitio web, y enfócate en ellas primero.
Crea un flujo automatizado
Usa la Automatización para ejecutar flujos mediante acciones basadas en disparadores.
El sistema CRM de SendPulse y otras herramientas actúan como tus fuentes de datos, mientras que la Automatización es tu centro de acción que recibe eventos y activa flujos. Este enfoque garantiza que el sistema CRM siga siendo fácil de usar, sin estar sobrecargado por configuraciones complejas.
En la sección CRM, ve a tu canalización, tablero de tareas o a la pestaña Contactos, y haz clic en el ícono de flujo.
Haz clic en Crear automatización y ve al creador de flujos para configurar tu disparador y añadir elementos.
Más información: Elementos de Automatización 360.
Selecciona un disparador
Para lanzar un flujo, puedes utilizar disparadores que respondan a acciones en el sistema CRM u otras herramientas de SendPulse. Una vez que un contacto accede a tu flujo, avanzará a través de él según las condiciones que hayas establecido en cada elemento.
El sistema reconoce los contactos utilizando las variables {{email}} y {{teléfono}}. Esto significa que cada contacto debe incluir una dirección de correo electrónico o un número de teléfono.
Haz clic en tu elemento de inicio de flujo, ve a la pestaña CRM en su configuración y selecciona un disparador.
Repasemos algunos ejemplos de flujos de trabajo de negocio que puedes automatizar utilizando disparadores.
| Disparador | Definición | Escenario de automatización |
| Crear trato | Nuevo trato | Envía un correo electrónico de bienvenida y crea una tarea para un miembro del equipo. |
| Cambiar etapa del trato | Transición a otra etapa del trato | Si recibes un pago y tu trato pasa a la fase de Pagado, elimina las tareas relacionadas. |
| Cambiar campo de trato | Actualización de presupuestos, plazos y otros datos | Si tu presupuesto cambia, notifícaselo a un miembro del equipo por correo electrónico. |
| Fecha de vencimiento de trato | Vencimiento del trato | Envía un recordatorio a un miembro del equipo. |
| Añadir nuevo contacto | Nuevo contacto CRM | Envía un correo electrónico de bienvenida. |
| Fecha especial de contacto | Variable de tipo fecha con una fecha específica | Felicita a tu cliente en un mensaje. |
| Asignación de etiquetas | Nueva etiqueta asignada | Si tu contacto tiene la etiqueta VIP, envía un correo electrónico con acceso a contenido exclusivo. |
| Actualización de variable | Actualizaciones de direcciones de correo electrónico, números de teléfono o ubicaciones | Si la ubicación de tu contacto es Atlanta, envía información sobre una oferta local. |
| Añadir tarea | Nueva tarea | Envía un correo electrónico con detalles de la tarea a tu bandeja de entrada. |
| Cambiar estado de la tarea | Transición a una nueva etapa de tarea | Ejecuta un flujo de chatbot con información relevante. |
Leer también: Automatización de CRM.
Añade una acción
En tu flujo automatizado, puedes añadir el elemento Acción para realizar cambios en el sistema CRM automáticamente.
Añade el elemento Acción, ve a la pestaña CRM en su configuración y selecciona una acción. Con este elemento, es posible automatizar los siguientes flujos de trabajo:
| Caso de uso | Escenario de automatización |
| Gestión de tareas | Mediante la acción Crear tarea, puedes crear una tarea llamada “Volver a llamar a {{teléfono}}” si tu cliente no ha respondido en 3 días. Del mismo modo, puedes utilizar la acción Eliminar tarea para eliminar tareas, una vez que cierres tratos relevantes.
Leer también: Cómo automatizar la gestión de tareas de CRM. |
| Gestión de contactos | Puedes crear contactos y utilizar la acción Asignar etiqueta a contacto para añadir una etiqueta a un contacto en una etapa específica del flujo. Por ejemplo, puedes añadir la etiqueta “Interesado en productos de jardinería”, una vez que tu cliente abra un correo electrónico relacionado.
Leer también: Cómo automatizar la gestión de contactos de CRM. |
| Gestión de tratos | Puedes crear nuevos tratos y utilizar la acción Cambiar etapa de trato para moverlos a otras etapas. Por ejemplo, mueve tu trato a la etapa Completado, una vez que un estudiante paga por tu curso.
Leer también: Cómo automatizar la gestión de tratos de CRM. |
También puedes utilizar Acción > Otro > Cambiar variable de contacto para sobrescribir variables en el sistema CRM.
Añade un filtro
Para filtrar contactos por un criterio específico, añade el elemento Filtro y selecciona la condición Variable o Etiqueta en su configuración. Este elemento comprueba los datos de contacto de CRM utilizando las condiciones especificadas.
Tu flujo automatizado debe utilizar un disparador CRM para seleccionar variables o etiquetas del sistema CRM en tu Filtro. Las variables se asignarán a los campos de tu canalización de CRM seleccionada.
Añade una condición
Para diversificar tu escenario de automatización, añade el elemento Condición y selecciona Actualización de la etapa del trato en su configuración. Selecciona una etapa de trato de origen y de destino para mover un contacto más adelante en tu flujo.
Para darte una idea, puedes seleccionar Completado con éxito como etapa de trato de destino y añadir varias acciones. Por ejemplo, puedes enviar un correo electrónico de agradecimiento a tu cliente, asignarle la etiqueta Comprador y crear una tarea llamada “Solicitar opinión en 7 días”.
Utiliza variables
El sistema pasa los datos utilizando variables del sistema y personalizadas.
También puedes crear variables en los campos de trato y contacto. Para ello, ve a CRM > Contactos > Configuración > Campos y añade un campo. Este campo se asignará a una variable que puedes utilizar en tu flujo automatizado.
Puedes utilizar variables CRM si tu flujo es activado por un disparador CRM.
Los valores de las variables de trato en la Automatización tendrán el sufijo _deal. Estas variables se sincronizarán con los campos de trato de CRM, mientras que los valores de variables sin este sufijo se sincronizarán con los campos de contacto. Por ejemplo, la variable budget_deal, pasará su valor al campo de trato Budget en tu canalización.
Para pasar el valor de una variable a un campo de trato de CRM existente, escribe el nombre exacto del campo, incluidas las mayúsculas y minúsculas. Si el nombre del campo o el tipo de datos difiere, el sistema creará un nuevo campo en lugar de pasar el valor de la variable.
Para transferir datos, tu flujo debe utilizar los activadores de etapa Crear trato o Cambiar etapa de trato.
En mensajes
Puedes añadir variables a correos electrónicos y mensajes utilizando los elementos Email, SMS, Viber, Push o Messenger.
En tu elemento de texto, haz clic en el ícono de variable y selecciona una variable de la lista.
>Para que tus plantillas de correo electrónico sean más personalizadas, añade nombres de contacto utilizando la variable de sistema {{firstName}}. Del mismo modo, si has creado tratos, utiliza la variable personalizada {{address_deal}} para incluir las direcciones de entrega de los clientes.
En elementos de flujo
La automatización admite variables que pasan e insertan valores del sistema CRM, con el formato{{field_name}}. Las variables relacionadas con tratos tendrán el sufijo _deal para ayudarte a distinguirlas de las variables de contacto con los mismos nombres.
El uso de las variables variará en función del tipo de elemento. En el elemento Filtro, puedes utilizar variables para comprobar valores. En el elemento Acción, rellenan valores para nuevos registros, como nombres de trato, o pasan datos a los campos de contacto y trato.
Por ejemplo, puedes filtrar contactos utilizando una etiqueta específica. Luego puedes enviarles una oferta y crear una tarea para que un miembro de tu equipo realice un seguimiento tras un periodo determinado.
Otros métodos de automatización
API
Mediante los métodos de la API, es posible crear tratos y contactos, así como asignar, actualizar y eliminar campos, etiquetas y contactos. Además, también puedes integrar el sistema CRM de SendPulse con herramientas externas para intercambiar datos.
Leer también: API Pública de SendPulse CRM.
Herramientas de SendPulse
Guarda automáticamente todos los datos de los clientes en contactos y tratos de CRM desde el creador de sitios web, el servicio de email marketing, el creador de chatbot, el creador de formularios de suscripción, el servicio de pop-ups y el creador de cursos en línea de SendPulse.
Leer también: Fuentes de tratos y contactos añadidos automáticamente.
Última actualización: 25.04.2025
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