Como automatizar a gestão do sistema CRM
A automação do CRM ajuda a reduzir tarefas manuais e simplificar seu fluxo de trabalho. Crie automaticamente contatos, negócios e tarefas, atualize dados de campo e envie mensagens para clientes e gerentes depois de eventos específicos no sistema de CRM ou em outras ferramentas da SendPulse.
Nesse artigo, nós falaremos sobre como começar a usar a automação de CRM.
Casos de uso da automação
Processamento de leads
A automação permite reações instantâneas a novas solicitações, o que significa que você pode enviar e-mails, criar tarefas, adicionar negócios no pipeline, atualizar campos, atribuir tarefas e mais sem nenhuma intervenção manual. Isso reduz o risco de perder clientes em potencial devido a delays.
Trabalho em equipe
Defina os direitos de acesso de cada membro da equipe, atribua negócios de ferramentas externas a usuários específicos e atualize etapas de tarefas e negócios automaticamente. Com a automação em mãos, sua equipe pode dedicar mais tempo para tarefas mais valiosas e difíceis, como comunicação com os clientes, vendas e analytics.
Marketing
O sistema de CRM da SendPulse pode adaptar automaticamente a abordagem das conversas com base no comportamento dos clientes. Por exemplo, ele pode enviar mensagens por meio de diferentes canais de comunicação, ajustando-os aos interesses dos clientes ou etapas dos negócios.
Analytics
Colete e organize dados automaticamente no sistema de CRM para monitorar seu desempenho em tempo real. Acesse visões gerais detalhadas sobre cada cliente, membro da equipe ou campanha.
Primeiros passos
Você pode usar integrações personalizadas para vincular o sistema de CRM a outras ferramentas da SendPulse e automatizar o fluxo de trabalho da sua empresa.
Antes de começar a configurar a automação, certifique-se de avaliar o fluxo de trabalho da sua empresa. Destaque todas as atividades que envolvem muito trabalho manual, como criar novos negócios para pagamentos feitos pelo seu site, e foque neles primeiro.
Crie um fluxo automatizado
Use Automação para executar fluxos usando ações acionadas por gatilhos.
O sistema de CRM da SendPulse e outras ferramentas atuam como suas fontes de dados, enquanto a Automação é sua central de ações que recebe eventos e aciona fluxos. Essa abordagem garante que o sistema de CRM permaneça fácil de usar, sem ser sobrecarregado por configurações complexas.
Na seção CRM, vá para o pipeline, quadro de tarefas ou a guia Contatos e clique no ícone de fluxo.
Clique em Criar automação e vá para o construtor de fluxo para definir seu gatilho e adicionar elementos.
Saiba mais: Elementos de Automação 360.
Selecione um gatilho
Para lançar um fluxo, você pode usar gatilhos que respondem a ações no sistema de CRM ou em outras ferramentas da SendPulse. Depois que o contato entra no seu fluxo, ele se moverá por ele com base nas condições que você definiu em cada elemento.
O sistema reconhece contatos usando as variáveis {{email}} e {{phone}}. Isso significa que cada contato deve incluir um endereço de e-mail ou um número de telefone.
Clique no elemento de início de fluxo, vá para a guia CRM nas configurações e selecione um gatilho.
Vamos explorar alguns exemplos de fluxos de trabalho que você pode automatizar usando gatilhos.
| Gatilho | Definição | Cenário de automação |
| Criar negócio | Novo negócio | Envie um e-mail de boas-vindas e crie uma tarefa para um membro da equipe. |
| Alterar a etapa do negócio | Transição para outra etapa de negócio | Se você receber um pagamento e seu negócio é movido para a etapa Paid, exclua as tarefas relacionadas. |
| Alterar campo de negócio | Atualizações de orçamentos, prazos e outros dados | Se o orçamento mudar, notifique um membro da equipe por meio de um e-mail. |
| Data de vencimento do negócio | Data de término do negócio | Envia um lembrete para um membro da equipe. |
| Adicione um novo contato | Novo contato de CRM | Envia um e-mail de boas-vindas. |
| Data especial para o contato | Variável do tipo Data com uma data específica | Parabenize seus clientes em uma mensagem. |
| Atribuição de tag | Tag atribuída recentemente | Se o seu contato tem a tag VIP, envie um e-mail com acesso a conteúdo exclusivo. |
| Atualização de variável | Atualizações de endereços de e-mail, números de telefone ou localizações | Se a localização do seu contato é Atlanta, envie informações sobre uma oferta local. |
| Adicione uma tarefa | Nova tarefa | Envie um e-mail com detalhes de tarefas à sua caixa de entrada |
| Altere a etapa da tarefa | Transição para uma nova etapa de tarefa | Execute um fluxo de chatbot com informações relevantes. |
Saiba mais: Automações de CRM.
Adicione uma ação
No seu fluxo automatizado, você pode adicionar o elemento Ação para fazer alterações no sistema de CRM automaticamente.
Adicione o elemento Ação, vá para a guia CRM nas suas configurações e selecione uma ação. Usando esse elemento, você pode automatizar os seguintes fluxos de trabalho:
| Caso de uso | Cenário da automação |
| Gerenciamento de tarefas |
Usando a ação Criar tarefa, você pode criar uma tarefa chamada "Retornar Saiba mais: Como automatizar a gestão de tarefas no CRM. |
| Gestão de contatos |
Você pode criar contatos e usar a ação Atribuir tag ao contato para adicionar uma tag para o contato em uma etapa específica do fluxo. Por exemplo, você pode adicionar a tag "Interessado em produtos de jardinagem" depois que o seu cliente abrir um e-mail relacionado. Saiba mais: Como automatizar a gestão de contatos no CRM. |
| Gestão de negócios |
Você pode criar novos negócios e usar a ação Alterar etapa de negócio para movê-los para outras etapas. Por exemplo, mova seu negócio para a etapa Saiba mais: Como automatizar a gestão de negócios no CRM. |
Você também pode usar Ação > Outros > Alterar variável de contato para substituir variáveis no sistema de CRM.
Adicione um filtro
Para filtrar contatos por um critério específico, adicione o elemento Filtro e selecione a condição Variável ou Tag nas suas configurações. Esse elemento verifica os dados dos seus contatos de CRM usando condições específicas.
Seu fluxo automatizado deve usar um gatilho de CRM para selecionar variáveis ou tags do sistema de CRM no seu Filtro. As variáveis serão mapeadas nos campos no seu pipeline de CRM selecionado.
Adicione uma condição
Para diversificar seu cenário de automação, adicione o elemento Condição e selecione Atualização da etapa do negócio nas suas configurações. Selecione uma fonte e uma etapa de negócio de origem para mover um contato mais para baixo no seu fluxo.
Para dar uma ideia, você pode selecionar Successfully completed como sua etapa de negócio de origem e adicione várias ações. Por exemplo, você pode enviar um e-mail de agradecimento ao seu cliente, atribua a tag Buyer a ele e criar uma tarefa chamada "Solicitar feedback em 7 dias”.
Use variáveis
O sistema passa os dados usando variáveis de sistema e personalizadas.
Você também pode criar variáveis nos campos negócio e contato. Para fazer isso, vá para CRM > Contatos > Configurações > Campos e adicione um campo. Esse campo será mapeado a uma variável você pode usar em fluxo automatizado.
Você pode usar variáveis de CRM se o seu fluxo for lançado por um gatilho de CRM.
O valor da sua variável de negócio na Automação terão o sufixo _deal. Essas variáveis serão sincronizadas com os campos de negócios no CRM, enquanto os valores da variável sem esse sufixo serão sincronizados com os campos de contato. Por exemplo, a variável budget_deal passará seu valor ao campo de negócio Budget no seu pipeline.
Para passar um valor de variável a um campo de negócio de CRM existente, digite o nome exato do campo, incluindo maiúsculas e minúsculas. Se o nome do campo ou tipo de dado estiverem diferentes, o sistema criará um novo campo em vez de passar os valores de variáveis.
Para transferir dados, seu fluxo deve usar os gatilhos Criar negócios ou Alterar etapa do negócio.
Em mensagens
Você pode adicionar variáveis a e-mails e mensagens usando os elementos E-mail, SMS, Viber, Web Push, ou Messenger.
No seu elemento, clique no ícone da variável e selecione uma variável da lista.
Para tornar seus modelos de e-mail mais personalizados, adicione nomes de contato usando a variável de sistema {{firstName}}. Da mesma forma, se vocẽ criou negócios, use a variável personalizada {{address_deal}} para incluir os endereços de entrega dos clientes.
Em elementos de fluxo
A automação tem variáveis que passam e inserem valores do sistema de CRM, formatadas como {{field_name}}. Variáveis relacionadas a negócios terão o sufixo _deal para te ajudar a distingui-las de variáveis de contato com os mesmos nomes.
O uso da variável será diferente dependendo do tipo de elemento. No elemento Filtro, você pode usar variáveis para verificar valores. No elemento Ação, elas preenchem valores para novos registros, como nomes de negócios, ou passam dados em campos de contato e negócio.
Supondo que você filtre contatos usando uma tag específica. Você pode então enviar a eles uma oferta e criar uma tarefa para um membro da sua equipe para retornar depois de um período definido.
Outros métodos de automação
API
Usando métodos de API, você pode criar negócios e contatos, assim como atribuir, atualizar e apagar campos, tags e contatos. Além disso, você também pode integrar o sistema de CRM da SendPulse com ferramentas externas para trocar dados.
Saiba mais: API pública do CRM da SendPulse.
Ferramentas da SendPulse
Salve todos os dados dos clientes automaticamente em contatos e negócios do CRM a partir do construtor de sites da SendPulse, serviço de e-mail marketing, construtor de chatbots, construtor de formulários de inscrições, serviço de pop-up e construtor de cursos online.
Saiba mais: Fontes de negócios e contatos automaticamente.
Última Atualização: 05.05.2025
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