Como automatizar a gestão de tarefas de CRM

Com a SendPulse, você pode trabalhar em conjunto com sua equipe usando nosso sistema de CRM e otimizar a gestão de tarefas usando a Automação 360. Crie e remova tarefas automaticamente para simplificar seu fluxo de trabalho e aumentar a eficiência.

Neste artigo, falaremos sobre como automatizar a gestão de tarefas.

Crie e configure um fluxo

Acesse a seção de Automação e clique em Criar fluxo.

Digite um nome para o fluxo, especifique o nome do remetente e o endereço de e-mail, configure as definições de análise e selecione uma página de cancelamento de inscrição e o idioma do formulário de cancelamento, se necessário.

Clique em Aplicar.

Selecione o início do fluxo

Os gatilhos podem iniciar seu fluxo sempre que o sistema adicionar uma nova tarefa ou atualizar uma etapa da tarefa. No painel direito, vá para a guia CRM.

Vamos falar sobre os gatilhos que são acionados quando o sistema adiciona uma nova tarefa ou atualiza uma etapa da tarefa.

Adicione uma tarefa

Seu fluxo será iniciado quando uma tarefa for criada no sistema de CRM.

Selecione o quadro e a etapa da tarefa que você deseja monitorar.

Para executar seu fluxo se um contato for adicionado novamente, ative a opção Iniciar quando o contato for adicionado ao fluxo novamente e selecione a frequência (sempre, uma vez por semana, uma vez por mês, uma vez por ano ou personalizado).

Você também pode executar seu fluxo para todos os contatos mencionados em sua tarefa.

Para interromper seu fluxo após um determinado evento, ative o botão correspondente e selecione o evento na lista suspensa.

Saiba mais: Como interromper um fluxo por um evento.

Altere os status da tarefa

Seu fluxo será iniciado quando uma etapa da tarefa for atualizada no sistema de CRM.

Selecione o quadro e as etapas da tarefa que você deseja monitorar. Quando uma tarefa passar de uma etapa para outra, o sistema executará seu fluxo.

Você também pode executar seu fluxo para todos os contatos mencionados em sua tarefa ou interromper o fluxo por evento.

Depois de configurar as definições, clique em Aplicar.

Adicione os elementos

No criador de fluxo, selecione elementos e personalize cada um.

Saiba mais: Elementos da automação 360.

Envie uma mensagem

Você pode adicionar os seguintes elementos para notificar os membros da equipe sobre eventos de tarefas do CRM: E-mail (se um endereço de e-mail estiver especificado no contato), SMS ou Viber (se um número de telefone no formato internacional for indicado no contato) e Messenger (se o contato estiver inscrito em seu bot).

Sua mensagem será enviada para todos os contatos mencionados em sua tarefa.

Ação

Você pode automatizar a gestão de tarefas usando o elemento de Ação. Na seção CRM, você pode encontrar as seguintes ações relacionadas a tarefas: Criar tarefa e Excluir tarefa.

Crie uma tarefa

Esta ação cria uma nova tarefa no quadro especificado em seu elemento inicial.

Selecione um quadro e uma etapa de tarefa, insira um nome de tarefa e atribua um membro da equipe.

Você também pode definir uma data de vencimento. Para fazer isso, ative a alternância e selecione um período de tempo em dias, horas ou minutos. Se necessário, você pode configurar um lembrete para o membro da equipe atribuído.

Exclua uma tarefa

Esta ação remove uma tarefa do quadro especificado em seu elemento inicial.

A ação está disponível se você selecionar Alterar etapa do negócio ou Alterar etapa da tarefa como seu evento inicial.

Exemplos de automação do trabalho com tarefas

Atualização do status dos negócios

Você pode criar automaticamente uma nova tarefa sempre que um negócio passar para uma nova etapa. Digamos que seu negócio da etapa New (Nova) passe para a etapa Signing the contract (Assinar o contrato). Isso geralmente pode levar muito tempo, então você pode criar uma tarefa para verificar a etapa do seu negócio após 10 dias.

Selecione o gatilho Alterar etapa do negócio. Adicione o elemento de Ação > Criar tarefa. Você pode nomear sua tarefa como "Verificar etapa do acordo" e selecionar um membro da equipe para delegá-la.

Controle da relevância dos dados do cliente

Você pode criar automaticamente novas tarefas sempre que o sistema adicionar novos contatos.

Selecione o gatilho Adicionar novo contato. Adicione o elemento de Ação > Criar tarefa. Você pode nomear sua tarefa como "Verificar a atualização dos dados";.

Exclusão de tarefas

Você pode excluir automaticamente tarefas quando elas passarem para uma determinada etapa do quadro de CRM.

Por exemplo, sua equipe de design pode ter etapas de tarefa chamadas To be reviewed (Para revisão) e Done (Concluído). Na última etapa, você pode excluir automaticamente as tarefas para que elas não se acumulem.

Lembre-se de que se você excluir uma tarefa, não poderá recuperá-la.

Selecione o gatilho Alterar etapa do negócio e as etapas do negócio — por exemplo, de To be reviewed (Para revisão) para Done (Concluído). Adicione o elemento de Ação > Excluir tarefa.

Última Atualização: 20.03.2024