Como criar uma tarefa

Para atingir os objetivos do seu projeto, você pode dividir todo o trabalho que precisa fazer em etapas específicas e criar tarefas para cada uma delas. No cartão de tarefas, especifique a ação que precisa ser executada, requisitos e resultados esperados, responsáveis, prazos e outras informações úteis.

Neste artigo, mostraremos como criar, configurar e atribuir uma tarefa.

Criar uma tarefa

Vá para a seção “CRM” na guia "minhas tarefas", selecione o quadro e clique em criar tarefa.

Insira um nome para a tarefa.

Definir um status de tarefa

Selecione onde colocar sua tarefa.

Leia mais: Status de tarefa.

Selecione membros

Adicione os membros de sua equipe que irão trabalhar na tarefa:

Responsável: este usuário é designado para completar a tarefa.

Observador: este usuário monitora o andamento da tarefa.

Os membros da tarefa receberão e-mails sobre os eventos da tarefa.

Leia também: Como gerenciar permissões.

Definir prioridade

Você pode selecionar a prioridade da tarefa: baixa (verde), média (amarelo) e alta (vermelho).

As tarefas de maior prioridade são aquelas que precisam ser concluídas primeiro.

Atribuir tags

Você também pode adicionar tags para classificar tarefas por tags específicas.

A lista de tags é a mesma para as seções "Contatos" e "Tarefas" no CRM. Se você editar uma tag em uma seção, ela será alterada em outra.

Leia mais: Como gerenciar atributos de tarefa.

Para criar uma nova tag, insira seu texto no campo.

Definir datas

Selecione a data de início da tarefa. Se sua tarefa tiver um prazo, ative a opção "Prazo de vencimento" e selecione a data e a hora em que seu responsável precisa concluir a tarefa.

Agendar uma repetição de tarefa

Se você precisar atribuir a mesma tarefa regularmente, você pode configurá-la em repetição. Na seção "Repetir tarefa", você pode optar por repetir sua tarefa diariamente, semanalmente, mensalmente e anualmente. Uma tarefa duplicada aparecerá em seu quadro quando a data e hora selecionadas chegarem.

Se você repetir sua tarefa diariamente, também poderá escolher sua frequência de repetição. Por exemplo, se você definir como "5", uma nova tarefa será criada a cada 5 dias a partir da data de início da tarefa selecionada no horário especificado.

Se você repetir sua tarefa semanalmente, poderá escolher sua frequência de repetição. Por exemplo, se você definir como "2", uma nova tarefa será criada a cada duas semanas nos dias da semana selecionados a partir da data de início da tarefa selecionada no horário especificado.

Se você repetir sua tarefa mensalmente, também poderá definir a tarefa para repetir todos os N dias, todos os dias da semana selecionados ou todos os N meses em um horário especificado.

Se você repetir sua tarefa anualmente, poderá definir a tarefa para repetir todos os N dias ou um determinado dia da semana de um determinado mês em um horário especificado.

Você também pode interromper a repetição de tarefas e definir a data ou o número de repetições após as quais as tarefas repetidas não serão mais criadas.

Todas as suas tarefas repetidas são salvas na seção "Modelos de tarefas". Você pode ir até essa seção e editar o modelo de tarefa agendada. Sua tarefa com os parâmetros alterados será criada no horário agendado.

Adicionar um campo

Você também pode adicionar atributos de tarefa personalizados para incluir dados adicionais em qualquer formato.

Por exemplo, você pode adicionar campos como "Impacto", "Meta", "Orçamento", "Requisitos", "Riscos" etc.

Leia mais: Como gerenciar atributos de tarefa: Campos.

Insira um nome de campo e selecione o tipo de campo: elemento, número, data, link e lista.

Para editar o nome do campo ou excluí-lo, vá para a guia "Configurações do quadro" > "Campos".

Para editar o valor de um campo, clique nele.

Adicionar uma tarefa principal

Para organizar seu trabalho em um projeto grande, divida suas tarefas em subtarefas e listas de verificação.

A tarefa principal é a tarefa do topo da hierarquia. É considerada concluída quando todas as subtarefas são concluídas.

Uma subtarefa é uma tarefa que precisa ser feita para concluir a tarefa principal.

Por exemplo, temos a tarefa principal "Desenvolver uma estratégia de marketing para uma loja". Para finalizá-la, precisamos concluir suas tarefas adicionais: “Posicionamento da marca no mercado”, “Tom de voz nas mídias sociais” e “Promoções e ofertas de venda cruzada”. Você também pode adicionar outra subtarefa para cada promoção ou oferta à tarefa "Promoções e ofertas de venda cruzada".

Cada subtarefa terá o mesmo conjunto de campos que a tarefa principal, mas terá sua própria descrição e seu próprio responsável.

Observe que, se esta for sua primeira tarefa, não haverá uma tarefa na lista que você possa escolher como principal. Primeiro, crie uma tarefa e, em seguida, você pode selecioná-la como uma tarefa principal.

<Você também pode adicionar subtarefas somente depois de criar sua primeira tarefa. Você pode abrir a tarefa criada e adicionar uma subtarefa ao cartão de tarefa estendida.

Adicionar uma descrição

Você também pode inserir uma descrição da tarefa para adicionar mais detalhes da tarefa.

Para alterar a formatação do texto, selecione o texto e realce em negrito e itálico, tachado, sublinhado e adicione uma lista ou link.

Adicionar uma lista de verificação

Você também pode usar listas de verificação para marcar as ações ou requisitos já concluídos da tarefa.

Assim que o responsável concluir a etapa descrita na lista de verificação e verificá-la, o progresso geral da lista de verificação mudará.

Clique em Adicionar lista de verificação e insira o nome da lista de verificação e o nome de cada item.

Adicionar itens relacionados

Você também pode relacionar uma tarefa a outra tarefa, negócio ou contato para transferir determinadas informações.

Relacionar à outra tarefa

Ao contrário de uma subtarefa, uma tarefa relacionada é independente da tarefa principal e pode ser executada simultaneamente ou em qualquer outra ordem.

Por exemplo, um membro da equipe executa uma tarefa para desenvolver um recurso do produto. Você pode relacionar essa atividade a uma tarefa para criar uma captura de movimento de design para o mesmo produto em que outra pessoa está designada.

Você também pode relacionar tarefas do mesmo tipo para que a pessoa designada possa ver o andamento de uma tarefa semelhante.

Relacionar a um negócio

Se você trabalha com um cliente em um pipeline de CRM, você pode relacionar sua tarefa a esse negócio para acessar suas informações de negócio rapidamente.

Relacionar a um contato

Se você já adicionou um contato ao CRM manualmente ou via integração, você pode vincular seus contatos para acessar suas informações ou contatá-los rapidamente.

Para localizar a tarefa, negócio ou contato, selecione uma opção. Comece a digitar um nome no campo de pesquisa e selecione um resultado de pesquisa que você precisa.

Após preencher os campos da tarefa principal, clique em Adicionar tarefa. O cartão de tarefa será exibido na coluna do quadro sob seu status. Você também pode reabrir a tarefa e concluí-la.

Leia mais: Como trabalhar com tarefas.

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