Como criar uma tarefa
Para atingir os objetivos do seu projeto, você pode dividir todo o trabalho que precisa fazer em etapas específicas e criar tarefas para cada uma delas. No cartão de tarefas, especifique a ação que precisa ser executada, requisitos e resultados esperados, responsáveis, prazos e outras informações úteis.
Neste artigo, mostraremos como criar, configurar e atribuir uma tarefa.
Criar uma tarefa
Vá para a seção CRM na guia Minhas tarefas, selecione o quadro e clique em Criar tarefa.
Insira um nome para a tarefa. Você pode inserir até 120 caracteres, números e letras.
Definir um status de tarefa
Selecione onde colocar sua tarefa.
Leia mais: Status de tarefa.
Selecione membros
Adicione os membros de sua equipe que irão trabalhar na tarefa:
| Responsável | Este usuário é designado para completar a tarefa. |
| Observador | Este usuário monitora o andamento da tarefa. |
Os membros da tarefa receberão e-mails sobre os eventos da tarefa.
Leia também: Como gerenciar permissões.
Definir prioridade
Você pode selecionar a prioridade da tarefa: baixa (verde), média (amarelo) e alta (vermelho).
As tarefas de maior prioridade são aquelas que precisam ser concluídas primeiro.
Atribuir tags
Você também pode adicionar tags para classificar tarefas por tags específicas.
A lista de tags é a mesma para as seções Contatos e Tarefas no CRM. Se você editar uma tag em uma seção, ela será alterada em outra.
Leia mais: Como gerenciar atributos de tarefa.
Para criar uma nova tag, insira seu texto no campo.
Definir datas
Selecione a data de início da tarefa. Se sua tarefa tiver um prazo, ative a opção Prazo de vencimento e selecione a data e a hora em que seu responsável precisa concluir a tarefa.
Você também pode definir um lembrete de tarefa, para não perder um prazo. Para fazer isso, clique no campo Lembrete e escolha quando enviar um lembrete. Uma notificação será enviada para todos os e-mails dos membros da tarefa especificados durante o registro.
Você pode definir automaticamente uma data de conclusão para uma tarefa com base em suas configurações de status.
Saiba mais: Automação da conclusão de tarefas.
Agendar uma repetição de tarefa
Se você precisar atribuir a mesma tarefa regularmente, você pode configurá-la em repetição. Na seção Repetir tarefa, você pode optar por repetir sua tarefa diariamente, semanalmente, mensalmente e anualmente. Uma tarefa duplicada aparecerá em seu quadro quando a data e hora selecionadas chegarem.
Adicionar um campo
Você também pode adicionar atributos de tarefa personalizados para incluir dados adicionais em qualquer formato.
Por exemplo, você pode adicionar campos como Impacto, Meta, Orçamento, Requisitos, Riscos etc.
Leia mais: Como gerenciar atributos de tarefa: Campos.
Insira um nome de campo e selecione o tipo de campo: elemento, número, data, link e lista.
Para editar o nome do campo ou excluí-lo, vá para a guia Configurações do quadro > Campos.
Para editar o valor de um campo, clique nele.
Adicionar uma tarefa principal
Para organizar seu trabalho em um projeto grande, divida suas tarefas em subtarefas e listas de verificação.
| Tarefa principal | É a tarefa do topo da hierarquia. É considerada concluída quando todas as subtarefas são concluídas. |
| Subtarefa | É uma tarefa que precisa ser feita para concluir a tarefa principal. |
Por exemplo, temos a tarefa principal "Desenvolver uma estratégia de marketing para uma loja". Para finalizá-la, precisamos concluir suas tarefas adicionais: “Posicionamento da marca no mercado”, “Tom de voz nas mídias sociais” e “Promoções e ofertas de venda cruzada”. Você também pode adicionar outra subtarefa para cada promoção ou oferta à tarefa "Promoções e ofertas de venda cruzada".
Cada subtarefa terá o mesmo conjunto de campos que a tarefa principal, mas terá sua própria descrição e seu próprio responsável.
Você também pode adicionar subtarefas somente depois de criar sua primeira tarefa. Você pode abrir a tarefa criada e adicionar uma subtarefa ao cartão de tarefa estendida.
Adicionar uma descrição
Você também pode inserir uma descrição da tarefa para adicionar mais detalhes da tarefa.
Para alterar a formatação do texto, selecione o texto e realce em negrito e itálico, tachado, sublinhado e adicione uma lista ou link.
Adicionar uma lista de verificação
Você também pode usar listas de verificação para marcar as ações ou requisitos já concluídos da tarefa.
Assim que o responsável concluir a etapa descrita na lista de verificação e verificá-la, o progresso geral da lista de verificação mudará.
Clique em Adicionar lista de verificação e insira o nome da lista de verificação e o nome de cada item.
Adicionar itens relacionados
Você também pode relacionar uma tarefa a outra tarefa, negócio ou contato para transferir determinadas informações.
Relacionar à outra tarefa
Ao contrário de uma subtarefa, uma tarefa relacionada é independente da tarefa principal e pode ser executada simultaneamente ou em qualquer outra ordem.
Você também pode relacionar tarefas do mesmo tipo para que a pessoa designada possa ver o andamento de uma tarefa semelhante.
Relacionar a um negócio
Se você trabalha com um cliente em um pipeline de CRM, você pode relacionar sua tarefa a esse negócio para acessar suas informações de negócio rapidamente.
Relacionar a um contato
Se você já adicionou um contato ao CRM manualmente ou via integração, você pode vincular seus contatos para acessar suas informações ou contatá-los rapidamente.
Para localizar a tarefa, negócio ou contato, selecione uma opção. Comece a digitar um nome no campo de pesquisa e selecione um resultado de pesquisa que você precisa.
Adicionar um arquivo
Você pode anexar arquivos a uma tarefa para compartilhá-los com todos os seus membros. Clique em + Adicionar arquivo, escolha um arquivo da armazenamento ou fazer o upload um novo arquivo do seu dispositivo.
Todos os serviços compartilham o mesmo armazenamento de arquivos. Você pode anexar um arquivo de qualquer extensão, exceto a executável.
O tamanho máximo do arquivo que a assinatura gratuita permite é 1GB. A sua capacidade de armazenamento não é definida pelos serviços mas sim baseados na capacidade de armazenamento na capacidade da maior assinatura entre todos os serviços. Para aumentar a sua capacidade de armazenamento, faça um upgrade da sua assinatura. Saiba mais: Como trabalhar com o gerenciador.
Após preencher os campos, clique em Adicionar tarefa. A tarefa aparecerá na lista de tarefas, permitindo que os membros da equipe a atualizem e a vinculem a cartões de contato e negócio.
Última Atualização: 01.11.2024
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