Cómo crear una tarea

Puedes crear tareas y dividir el trabajo pendiente en pasos específicos para alcanzar los objetivos de tu proyecto. En la tarjeta de tarea, especifica la acción que se tiene que llevar a cabo, los requerimientos y resultados esperados, las personas asignadas, fechas de entrega, y más información que resultaría útil.

En este artículo te mostraremos cómo crear, configurar y asignar una tarea.

Crea una tarea

Dirígete a la sección CRM en la pestaña Mis tareas. Selecciona el tablero y haz clic en Crear tarea.

Introduce el nombre de la tarea. Puedes ingresar hasta 120 caracteres, números y letras.

Establece el estado de la tarea

Selecciona dónde deseas colocar la tarea.

Leer más: Estados de tarea.

Selecciona miembros del equipo

Agrega a tu equipo los miembros que llevarán a cabo la tarea.

Responsable Este usuario será el responsable de completar la tarea.
Observador Este usuario será el monitor del progreso de la tarea.

Los miembros de cada tarea recibirán correos electrónicos sobre los eventos que se lleven a cabo en la tarea.

También puedes leer: Cómo administrar un equipo.

Establece  la prioridad

También puedes seleccionar la prioridad de una tarea: baja (verde), media (amarillo), alta (rojo).

Las tareas con la prioridad más alta son aquellas que deberán completarse primero.

Asigna etiquetas

También puedes agregar etiquetas para ordenar las tareas de forma específica.

La lista de etiquetas es la misma para la sección de Contactos y Tareas en CRM. Si editas una etiqueta en una sección, también se cambia en otra.

Puedes leer más en: Cómo administrar los atributos de tarea.

Para crear una nueva etiqueta, introduce el texto en el campo.

Establece fechas

Selecciona la fecha de inicio de tu tarea. Si tu tarea tiene una fecha de entrega, activa la opción Fecha de entrega y selecciona la fecha y hora en la que la persona asignada debe completarla.

También puedes configurar un recordatorio de tarea para no perder una fecha límite. Para hacer esto, haz clic en el campo Recordatorio y escoge cuándo deseas enviar un recordatorio. Se enviará una notificación al correo electrónico de todos los miembros de la tarea que especificaron durante el registro.

Puedes configurar automáticamente la fecha de terminación de una tarea según la configuración de su estado.

Leer más: Terminación automatizada de tareas.

Agenda la repetición de una tarea

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Si necesitas realizar la misma tarea con regularidad, puedes ponerla en repetición. En la sección Repetir tarea, puedes establecer que la tarea se repita diaria, semanal, mensual o anualmente. Aparecerá una tarea duplicada en tu tablero conforme se acerque su fecha y hora programadas.

Agrega un campo

Puedes agregar atributos de tarea personalizados para incluir información adicional en cualquier formato.

Por ejemplo, puedes agregar campos tales como Impacto, Objetivo, Requerimientos, Riesgos, entre otros

Puedes leer más en: Cómo administrar los atributos de tareas: Campos.

Introduce un nombre de campo y selecciona el tipo de campo, puede ser cadena, número, fecha, enlace o lista.

Para editar el nombre de un campo o eliminarlo, ve a Configuraciones de tablero > pestaña Campos.

Para editar el valor de un campo, solamente haz clic sobre él.

Agrega una tarea principal

Para organizar tu trabajo en un proyecto grande, divide tus tareas en subtareas y checklists:

Tarea principal La tarea principal se termina cuando se completan todas sus subtareas.
Subtarea Una tarea que debe realizarse para completar su tarea principal.

Por ejemplo, tenemos la tarea principal "Desarrollar una estrategia de marketing para una tienda". Para terminarla, necesitamos agregar tareas adicionales como "Posicionar la marca en el mercado", "Voz de la marca en redes sociales" y "Promociones y ofertas de venta cruzada". También puedes agregar subtareas para cada promoción u oferta de la tarea en "Promociones y ofertas de venta cruzada".

Cada subtarea tendrá el mismo set de campos que la tarea principal, pero tendrá su propia descripción y persona asignada.

Toma en cuenta que si esta es tu primera tarea, no habrá una tarea en la lista que puedas escoger como principal. Primero, crea una tarea y luego podrás seleccionarla como tarea principal.

También puedes añadir subtareas sólo después de haber creado tu primera tarea. Puedes abrir la tarea creada y agregar subtareas a la tarjeta de tarea extendida.

Agrega una descripción

También puedes escribir la descripción de la tarea para agregar más detalles y especificaciones.

Puedes cambiar el formato del texto seleccionándolo y cambiarlo resaltado, en negrita, cursiva, tachado, subrayado, así como agregar una lista o un enlace.

Agrega una checklist

Puedes usar una checklist para marcar las actividades o requerimientos que ya se completaron.

Cuando la persona asignada haya terminado un paso descrito en la checklist y lo marque como completado, todo el progreso de la lista será actualizado.

Haz clic en Agregar checklist, introduce el nombre de la lista y el nombre de cada elemento.

Agrega elementos relacionados

Puedes relacionar una tarea con otra tarea, un trato o un contacto para compartir información.

Relacionar con otra tarea

A diferencia de una subtarea, una tarea relacionada es independiente a la tarea principal y puede realizarse simultáneamente o en otro orden.

Por ejemplo, un miembro del equipo realiza un tarea para desarrollar una característica de un producto. Puedes conectar esta actividad a otra tarea para crear un mockup para el mismo producto donde otra persona ha sido asignada.

También puedes conectar tareas del mismo tipo de manera que la persona asignada pueda ver el progreso de una tarea similar.

Relacionar a un trato

Si trabajas con un cliente en un canal CRM, puedes conectar tu tarea con este trato para acceder a la información del mismo rápidamente.

Relacionar a un contacto

Si ya has añadido un contacto a un CRM de manera manual o vía integración, puedes conectar tus contactos para acceder a su información o contactarlos rápidamente.

Para encontrar una tarea, trato o contacto, selecciona una opción. Empieza por escribir un nombre en el campo de búsqueda y selecciona el resultado de búsqueda que necesitas.

Añade un archivo

Puedes adjuntar archivos a una tarea para compartirlos con todos sus miembros. Haz clic en +Añadir archivo, elige un archivo del almacenamiento de tu cuenta o sube un nuevo archivo desde tu dispositivo.

Todos los servicios comparten el mismo almacenamiento de archivos. Puedes añadir un archivo de cualquier extensión excepto ejecutable.

El tamaño máximo de archivo que permite el plan gratuito es de 1 GB. La capacidad de almacenamiento de archivos no está definida por los servicios, sino que está establecida en función de la capacidad de almacenamiento del plan de pago más amplio de todos los servicios. Para aumentar tu capacidad de almacenamiento, actualiza tu plan de pago. Más información: Cómo trabajar con el administrador de archivos.

Una vez rellenados los campos, haz clic en Añadir tarea. Tu tarea aparecerá en la lista de tareas, permitiendo a los miembros de tu equipo actualizarla y vincularla a las tarjetas de contacto y de trato.

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