Cómo crear una tarea

Puedes crear tareas y dividir el trabajo pendiente en pasos específicos para alcanzar los objetivos de tu proyecto. En la tarjeta de tarea, especifica la acción que se tiene que llevar a cabo, los requerimientos y resultados esperados, las personas asignadas, fechas de entrega, y más información que resultaría útil.

En este artículo te mostraremos cómo crear, configurar y asignar una tarea.

Crear una tarea

Dirígete a la sección "CRM" en la pestaña "Mis tareas". Selecciona el tablero y haz clic en Crear tarea.

Introduce el nombre de la tarea.

Establecer el estado de la tarea

Selecciona dónde deseas colocar la tarea.

Leer más: Estados de tarea.

Seleccionar miembros del equipo

Agrega a tu equipo los miembros que llevarán a cabo la tarea.

Responsable: Este usuario será el responsable de completar la tarea.

Observador: Este usuario será el monitor del progreso de la tarea.

Los miembros de cada tarea recibirán correos electrónicos sobre los eventos que se lleven a cabo en la tarea.

También puedes leer: Cómo administrar un equipo.

Establecer prioridad

También puedes seleccionar la prioridad de una tarea: baja (verde), media (amarillo), alta (rojo).

Las tareas con la prioridad más alta son aquellas que deberán completarse primero.

Asignar etiquetas

También puedes agregar etiquetas para ordenar las tareas de forma específica.

La lista de etiquetas es la misma para la sección de "Contactos" y "Tareas" en CRM. Si editas una etiqueta en una sección, también se cambia en otra.

Puedes leer más en: Cómo administrar los atributos de tarea.

Para crear una nueva etiqueta, introduce el texto en el campo.

Establecer fechas

Selecciona la fecha de inicio de tu tarea. Si tu tarea tiene una fecha de entrega, activa la opción "Fecha de entrega" y selecciona la fecha y hora en la que la persona asignada debe completarla.

También puedes configurar un recordatorio de tarea para no perder una fecha límite. Para hacer esto, haz clic en el campo "Recordatorio" y escoge cuándo deseas enviar un recordatorio. Se enviará una notificación al correo electrónico de todos los miembros de la tarea que especificaron durante el registro.

Puedes configurar automáticamente la fecha de terminación de una tarea según la configuración de su estado.

Leer más: Terminación automatizada de tareas.

Programar una repetición de tarea

Si necesitas asignar la misma tarea de manera regular, puedes hacerlo en "Repetir". En esta sección puedes escoger repetir una actividad de forma diaria, mensual o anual. Una tarea duplicada aparecerá en tu tablero cuando se aproxime la fecha y hora seleccionadas.

Si repites una tarea diariamente, puedes elegir también la frecuencia de repetición. Por ejemplo, si la programas en "5", una nueva tarea será creada cada 5 días a partir de la fecha de inicio de la tarea seleccionada, a la hora especificada.

Si repites la tarea semanalmente, puedes escoger la frecuencia de repetición. Por ejemplo, si seleccionas "2", una nueva tarea será creada cada dos semanas, en los días seleccionados, empezando a partir de la fecha de inicio de la tarea seleccionada y a la hora especificada.

Si repites una tarea mensualmente, también puedes programar la tarea para repetirse cada cierto número de días, cada día de la semana seleccionado o cada número de meses, a una hora específica.

Si repites una tarea anualmente, puedes programarla cada cierto número de días o un día de la semana en particular de un mes y una hora en específico.

También puedes dejar de repetir una tarea y establecer una fecha o número de repeticiones después de la cual ya no serán creadas más tareas.

Todas las tareas en repetición se guardan en la sección "Plantillas de tareas". Puedes acceder a ella y editar la plantilla de tareas programadas. Tu tarea con los parámetros modificados será creada a la hora programada.

Agregar un campo

Puedes agregar atributos de tarea personalizados para incluir información adicional en cualquier formato.

Por ejemplo, puedes agregar campos tales como "Impacto", "Objetivo", "Requerimientos", "Riesgos", etc.

Puedes leer más en: Cómo administrar los atributos de tareas: Campos.

Introduce un nombre de campo y selecciona el tipo de campo, puede ser cadena, número, fecha, enlace o lista.

Para editar el nombre de un campo o eliminarlo, ve a "Configuraciones de tablero" > pestaña "Campos".

Para editar el valor de un campo, solamente haz clic sobre él.

Agregar una tarea principal

Para organizar tu trabajo en un proyecto de mayor escala, puedes organizar las actividades en una tarea principal con una serie de subtareas y checklists.

La tarea principal, que es la primera en la jerarquía de tareas, se considera completada cuando todas las subtareas han sido terminadas.

Una subtarea es una tarea que se debe realizar para completar la tarea principal.

Por ejemplo, tenemos la tarea principal "Desarrollar una estrategia de marketing para una tienda". Para terminarla, necesitamos agregar tareas adicionales como "Posicionar la marca en el mercado", "Voz de la marca en redes sociales" y "Promociones y ofertas de venta cruzada". También puedes agregar subtareas para cada promoción u oferta de la tarea en "Promociones y ofertas de venta cruzada".

Cada subtarea tendrá el mismo set de campos que la tarea principal, pero tendrá su propia descripción y persona asignada.

Toma en cuenta que si esta es tu primera tarea, no habrá una tarea en la lista que puedas escoger como principal. Primero, crea una tarea y luego podrás seleccionarla como tarea principal.

También puedes añadir subtareas sólo después de haber creado tu primera tarea. Puedes abrir la tarea creada y agregar subtareas a la tarjeta de tarea extendida.

Agregar una descripción

También puedes escribir la descripción de la tarea para agregar más detalles y especificaciones.

Puedes cambiar el formato del texto seleccionándolo y cambiarlo resaltado, en negrita, cursiva, tachado, subrayado, así como agregar una lista o un enlace.

Agregar una checklist

Puedes usar una checklist para marcar las actividades o requerimientos que ya se completaron.

Cuando la persona asignada haya terminado un paso descrito en la checklist y lo marque como completado, todo el progreso de la lista será actualizado.

Haz clic en Agregar checklist, introduce el nombre de la lista y el nombre de cada elemento.

Agregar elementos relacionados

Puedes relacionar una tarea con otra tarea, un trato o un contacto para compartir información.

Relacionar con otra tarea

A diferencia de una subtarea, una tarea relacionada es independiente a la tarea principal y puede realizarse simultáneamente o en otro orden.

Por ejemplo, un miembro del equipo realiza un tarea para desarrollar una característica de un producto. Puedes conectar esta actividad a otra tarea para crear un mockup para el mismo producto donde otra persona ha sido asignada.

También puedes conectar tareas del mismo tipo de manera que la persona asignada pueda ver el progreso de una tarea similar.

Relacionar a un trato

Si trabajas con un cliente en un canal CRM, puedes conectar tu tarea con este trato para acceder a la información del mismo rápidamente.

Relacionar a un contacto

Si ya has añadido un contacto a un CRM de manera manual o vía integración, puedes conectar tus contactos para acceder a su información o contactarlos rápidamente.

Para encontrar una tarea, trato o contacto, selecciona una opción. Empieza por escribir un nombre en el campo de búsqueda y selecciona el resultado de búsqueda que necesitas.

Después de completar los campos de la tarea principal, haz clic en Agregar tarea. La tarjeta de tareas se desplegará en la columna del tablero debajo del estado. También puedes volver a abrir la tarea y completarla. También puedes leer: Cómo trabajar con una tarea.

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