Cómo trabajar con tareas

Puedes cambiar el estado de una tarea en la que estés trabajando moviéndola por el tablero, dejar comentarios, ver el historial y editar información básica de la tarjeta de tareas.

En este artículo te mostraremos cómo trabajar con las tareas.

Cómo cambiar el estatus de la tarea

Puedes cambiar el estado de una tarea en la que estás trabajando de manera que tu equipo pueda estar al tanto del progreso.

Utiliza las siguientes opciones para cambiar el estado de tu tarea:

  • Arrastrar y soltar la tarjeta de tarea en la pizarra Kanban
  • Seleccionar otro estado en la tarjeta de tarea
  • Cambiar el estado de múltiples tareas usando la vista de lista

En el tablero de Kanban

Ve a tu tablero y habilita la vista “Kanban". Pasa el cursor sobre una tarjeta de tarea y arrastra y suéltala en otra posición.

Dentro de una tarjeta de tarea

Haz click en la tarea y selecciona tu estado en el menú desplegable.

Usar la vista de lista

Ve a tu tablero y habilita la vista “Lista". Selecciona una lista de tareas que quieras cambiar y haz clic en Cambiar estado.

Puedes cambiar el estado de todas las tareas mostradas seleccionando un casilla en la esquina superior izquierda. Para cambiar el número de elementos desplegados, selecciona un número en el botón inferior de la derecha.

También puedes filtrar tus tareas por estados u otros criterios.

Cómo cambiar un asignado

Abre una tarea y selecciona a la persona asignada en el menú desplegable.

Puedes leer también: Cómo administrar los miembros de un equipo.

Para mostrar todas las tareas, selecciona tu nombre en el filtro “Asignado a".

Cómo editar los campos de tarea

Mientras trabajas en una tarea, la información y recursos necesarios para llevarla a cabo pueden cambiar. Puedes editar cualquier información añadida previamente, tal como la prioridad, etiquetas, fechas y campos personalizados.

Para esto, pasa el cursor sobre el campo requerido y cambia su valor.

Cómo Agregar un Recordatorio

Puedes establecer una fecha límite para una tarea en el campo "Fechas" y seleccionar cuándo notificar por correo electrónico a los miembros y observadores de la tarea sobre una fecha límite próxima en el campo "Establecer un recordatorio". De esta manera, ninguno de tus estudiantes perderá los plazos y recibirá una notificación sobre qué tarea debe completarse y cuándo.

Cómo Agregar Archivos

Puedes adjuntar archivos a una tarea para compartirlos con todos los miembros miembros de tu equipo. Haz clic + Agregar archivo, escoge uno del almacenamiento de tu cuenta o sube uno nuevo desde tu dispositivo.

Todos los servicios comparten el mismo almacenamiento de archivos. Puedes añadir un archivo de cualquier extensión excepto ejecutable.

El tamaño máximo de archivo que permite el plan gratuito es de 200 MB.

La capacidad de almacenamiento de archivos no está definida por los servicios, sino que se establece en función de la capacidad de almacenamiento del plan de pago más completo de todos los servicios. Para aumentar la capacidad de almacenamiento, mejora tu plan de pago. Saber más: Cómo trabajar con el administrador de archivos.

Haz clic en el ícono *** para administrar tu archivo después de que se haya descargado:

Selecciona la opción "Descargar" para bajar el archivo a tu dispositivo.

Selecciona la opción "Mostrar en carpeta" para mostrar dónde se encuentra el archivo en el almacenamiento de SendPulse.

Selecciona la opción "Eliminar de la tarea" para eliminar el archivo de esta tarea pero no del almacenamiento de SendPulse.

Selecciona la opción "Eliminar" para eliminar este archivo de la tarea y el almacenamiento de SendPulse.

Cómo gestionar las Checklists

Accede a tu tarea y marca los elementos completados.

Para agregar un nuevo elemento a la lista, haz clic en Añadir elemento. Para eliminarlo, coloca el cursor sobre él y haz clic en el ícono de la papelera. Si deseas mover un elemento, sólo tienes que arrastrarlo y soltarlo. Por último, para añadir una nueva checklist, haz clic en Añadir checklist.

Puedes asignar miembros del equipo a los elementos de tu checklist para que puedan supervisar distintos estados de la tarea. Para ello, selecciona un asignado, haciendo clic en el círculo situado junto al miembro del equipo elegido.

Los nuevos elementos de una checklist no son asignados de forma predeterminada. Al asignar un miembro del equipo, aparecerá una lista de usuarios con acceso a CRM. Ten en cuenta que la asignación de elementos a una checklist no se registrará en el historial de tareas.

Si el miembro del equipo seleccionado aún no es un observador de tratos, se le asignará automáticamente.

Por el contrario, si eliminas a un miembro que tiene asignados de una checklist, no se le reasignará automáticamente como observador.

Relaciones jerárquicas

Las tareas más grandes pueden ser divididas en subtareas. Puedes añadir o remover tareas principales o subtareas dentro de cada tarea.

Para añadir una tarea principal, haz clic en “Añadir tarea principal”. Luego comienza a escribir el nombre de la tarea para seleccionarla desde las tareas creadas anteriormente.

Read more: Tarea principal.

Para añadir un subtarea, haz clic en Añadir subtarea.

Puedes añadir más información a las subtareas de la misma forma que añadiste tu tarea cuando la creaste.

Para remover una relación con una tarea, posiciona el cursor sobre la subtarea en la lista “Subtareas" o la sección “Tarea principal". Haz clic en el ícono “Desconectar".

Relaciones paralelas

Puedes añadir o remover las relaciones a otra tarea, trato o contacto para incluir información adicional que esté relacionada.

Para añadir una relación, haz clic en “Relacionar con", y selecciona el elemento requerido: conectar a otra tarea, trato o contacto. Empieza escribiendo el nombre en la barra de búsqueda y selecciona la tarjeta requerida.

Read more: Agrega elementos relacionados.

Para remover una relación de una tarea, trato o contacto, posiciona el cursor sobre la lista “Relaciones" y haz clic en el ícono “Desconectar".

Cómo suscribirte a una tarea

Para recibir información sobre el progreso de una tarea, puedes convertirte en observador y suscribirte a las actualizaciones de tarea.

Para suscribirte a una tarea, ábrela y haz click en Suscribirse.

Para añadir un nuevo observador selecciona un usuario en el menú desplegable.

Para desplegar la lista de todas las tareas a las que estás suscrito, selecciona tu nombre en el filtro “Observador".

Cómo dejar un comentario

Para dejar un comentario, escribe un mensaje en el campo correspondiente, menciona a un miembro del equipo y adjunta un archivo si es necesario.

Cómo ver el historial de una tarea

También puedes ver el historial de edición de un trato, enlaces relacionados y comentarios.

Para mostrar sólo los comentarios, haz clic en la opción “Sólo comentarios". Para mostrar mensajes más largos, haz clic en la opción “Mostrar más".

Cómo cambiar la configuración de repetición de una tarea

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Si no configuraste la opción de “Repetir tarea" cuando la creaste, no puedes añadirlo más tarde. De lo contrario, cambiaría la información y la hora de repetición. Ve a la sección “Plantillas de tarea" y selecciona una plantilla para editarla.

Cómo completar una tarea

Una vez que hayas alcanzado los objetivos de una tarea, puedes removerla o añadir un estado adicional, por ejemplo, cambia el estado a “Archivo" para guardarlo.

Esperamos que este artículo te sea de mucha ayuda. Estamos seguros que no tendrás ningún problema trabajando con tareas.

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