Как работать с задачей

По ходу выполнения задачи вы можете менять ее статус, перемещая карточку по доске, оставлять комментарии, просматривать историю или редактировать основную информацию в карточке задачи.

В статье подробно рассмотрим, как все эти действия реализовать на практике.

Как сменить статус задачи

По мере того, как ведется работа над задачей, ей нужно менять статус, чтобы наблюдающие могли определить, что происходит с задачей в данный момент.

Вы можете изменить статус задачи тремя способам: перетащить по доске канбан, выбрать другой статус задачи в карточке задачи или изменить статус списку задач.

На доске канбан

Перейдите на доску, включите вид отображения «Канбан». Наведите на карточку задачи и перетащите ее на другой этап или в другое положение.

В карточке задачи

Откройте задачу и выберите статус из выпадающего списка.

Списком

Перейдите на доску, включите вид отображения «Список». Отметьте список задач, для которых нужно изменить статус, и нажмите «Изменить статус».

Чтобы изменить статус всех задач, которые есть на странице, отметьте в верхнем чекбоксе. Чтобы изменить количество отображаемых записей, выберите число в правом нижнем углу.

Вы можете также отметить все задачи, которые находятся в определенном статусе или отобранные по критериям фильтра.

Как сменить ответственного за задачу

Откройте задачу и выберите ответственного из выпадающего списка.

Читайте подробнее: «Как управлять командой».

Чтобы увидеть список всех задач, которые нужно выполнить, выберите в фильтре «Ответственный» свое имя.

Как отредактировать поля задачи

По мере работы с задачей, может измениться информация по задаче или ресурсы для ее выполнения. Вы можете редактировать любую информацию, которую добавили изначально в задаче: приоритет, теги, даты и все кастомные поля, которые добавляли.

Поставьте курсор на нужное поле и измените значение.

Как добавить напоминание

Вы можете ограничить срок выполнения задачи — в поле «Даты», а в поле «Установить напоминание» выберите за какое количество дней известить участников задачи по почте. Так, никто из сотрудников не пропустит дедлайн и будут предупреждены о том, что задачу нужно выполнить в ближайшее время.

Как добавить файлы

Вы можете прикреплять файлы к задаче, чтобы материалы были в общем доступе у всех участников. Нажмите «+ Добавить файл», выберите из хранилища в аккаунте или загрузите новый файл с вашего устройства.

Неважно в каком из проектов добавлен файл: email сервисе, в образовательной платформе, конструкторе сайтов, — их можно добавить в контакт CRM или в комментарий.

Нажмите на иконку редактирования, чтобы управлять файлом после его загрузки.

Как работать с чек-листом

Откройте задание и отметьте в чек-листе пункт, который был выполнен.

Чтобы добавить новый элемент, нажмите «Добавить пункт» (Add item). Чтобы удалить — «Удалить».

Чтобы поменять пункты местами, зажмите и перетащите в нужное место. Чтобы добавить чек-лист к другим пунктам, нажмите «Добавить чек-лист» (Add checklist).

Для каждого пункта чек-листа можно назначить ответственного. Например, если за выполнение разных этапов задания у вас отвечают разные менеджеры. Для этого нажмите на кружочек с правой стороны от нужного пункта и выберите менеджера.

По умолчанию при создании нового элемента он не имеет ответственного. При выборе ответственного показывается список пользователей, которые имеют доступ к CRM. В истории задания не будет фиксироваться назначение ответственных за элементы в чек-листе.

Если выбранный член команды ещё не является наблюдателем, его будет автоматически назначено наблюдателем.

Если наблюдатель будет удален при наличии активного элемента чек-листа, где он ответственный, его не будет автоматически добавлено к наблюдателям снова.

Как добавить или отредактировать связь

Иерархическая связь

Когда ведется работа над большой задачей, она разделяется на подзадачи. Вы можете удалить или добавить родительскую задачу и подзадачу внутри каждой задачи.

Читайте подробнее: «Родительская задача».

Чтобы добавить родительскую задачу, нажмите «Добавить родительскую задачу», начните вводить название задачи и выберите из уже созданных задач.

Чтобы добавить подзадачу, нажмите «Добавить подзадачу» и создайте новую задачу.

Внесите информацию в подзадачу так же, как при создании задачи.

Чтобы удалить связь с задачей, наведите на подзадачу в списке «Подзадачи» или «Родительская задача» и выберите «Отвязать подзадачу».

Параллельная связь

Вы можете также добавить или удалить связь с другой задачей, сделкой или контактом для передачи дополнительной информации о связанной работе.

Читайте подробнее: «Добавьте связи».

Чтобы добавить связь, нажмите «Связать» и выберите нужный пункт: связать с другой задачей, со сделкой или контактом. Начните вводить название в поле поиска и выберите нужную карточку.

Чтобы удалить связь с задачей, сделкой или контактом, наведите на связь в списке «Связи» и выберите «Отвязать подзадачу».

Как подписаться на задачу

Вы можете стать «Наблюдателем» и подписаться на обновления задачи, чтобы получать информацию о ходе ее выполнения.

Чтобы подписаться на задачу, откройте ее и нажмите «Подписаться».

Чтобы добавить другого пользователя наблюдателем, выберите пользователя из выпадающего списка.

Чтобы увидеть список всех задач, за которыми следите, выберите в фильтре «Наблюдатель» свое имя.

Как оставить комментарий

Чтобы оставить свой комментарий, введите в соответствующее поле сообщение, тегните ответственного сотрудника и при необходимости прикрепите файл.

Как просмотреть историю задачи

Вы также можете просматривать историю редактирования сделки, связанных событий и комментарии.

Чтобы просмотреть только комментарии, выберите отображать «Только комментарии». Если комментарий большой, вы можете прочитать весь текст, нажав «Показать полностью».

Читайте подробнее: «Как работать с историей задач и комментариями».

Как изменить настройки повтора задачи

Если при создании задачи вы не настраивали «Повтор задачи», вы не сможете их добавить после.

Если при создании задачи вы указывали эти настройки, вы можете изменить время повтора и сами данные задачи. Перейдите в «Шаблоны задач» и выберите шаблон, который нужно отредактировать.

Как завершить задачу

После того как задача прошла все этапы работы и цель задачи была выполнена, вы можете удалить задачу или добавить дополнительный статус задачи, к примеру, «Архив», чтобы хранить их.

Обновлено: 01.03.2024