Когда бизнес находится на старте, важно оптимизировать его и создать крепкий фундамент для дальнейшего роста. Иногда сделать это сложно, ведь предприниматель часто действует в условиях ограниченного бюджета.
На помощь приходят программы и сервисы, которые можно использовать бесплатно. Это либо полностью доступный софт, либо сервисы, у которых есть вполне достаточные для работы тарифы с нулевой оплатой. В этой статье рассказываем, какими бывают такие программы, как подобрать их для своего бизнеса и использовать с наибольшей пользой.
Зачем нужны бесплатные программы для малого бизнеса
Украинский малый бизнес сегодня работает в жестких условиях. Налоги и инфляция растут, покупательная способность граждан падает — 51,5% ФЛП и управляющих небольших компаний со штатом до 10 специалистов считают, что дела на рынке идут плохо.
ФЛП — это абсолютные лидеры по темпам цифровизации бизнеса. Технологичные решения чаще всего внедряют в сферах IT, оптовой и розничной торговли, сельского хозяйства, строительства, туризма, охраны и логистики.
Причина проста: 47% предпринимателей малого бизнеса используют собственные накопления для развития дела, а еще 16% — кредитные средства. Именно поэтому они активно ищут возможности, которые позволят сократить расходы, но при этом обеспечить хорошие условия для развития. Бесплатные программы и сервисы в этом сильно помогают.
Давайте рассмотрим их пользу на нескольких примерах:
Предприниматель продает товары собственного производства через соцсети. Раньше он вел документацию и вносил все данные о клиентах в Google Docs, но когда их количество превысило 200 человек файловый документ стал слишком большим — с ним стало неудобно работать.
Бизнесмен решил подключить SendPulse CRM — даже возможностей бесплатной версии вполне хватает, чтобы упорядочить информацию о клиентах и заказах. А дополнительно предприниматель может создать две отдельных воронки для продажи в соцсетях и до 50 элементов автоматизации.
В результате бизнесмен сильно упрощает процессы работы с клиентами и снижает риски ошибок, даже если работает один.
***
Или другой пример. ФЛП работает SMM-менеджером на фрилансе. Одна из его задач: создавать визуалы для публикаций в Facebook и Instagram. Официальная подписка на Adobe Photoshop стоит $130 в год за базовую версию и $345 за максимальную. Для фрилансера это много, но он принципиально не хочет использовать пиратский софт, поэтому ищет альтернативу.
И она есть. Сервис Canva позволяет работать с изображениями, редактировать картинки и собирать коллажи абсолютно бесплатно — даже базовой версии хватает для всех потребностей индивидуального предпринимателя.
Это работает практически со всеми рабочими процессами малого бизнеса. Большинство компаний, которые разрабатывают программное обеспечение для предпринимателей, делают базовые версии софта бесплатными. Но это не благотворительность, а продуманная стратегия.
До 15% предпринимателей малого и среднего бизнеса пробуют бесплатные тарифы или демо-версию сервисов, а в течение 1-2 лет до 10% из них становятся платными клиентами. Коэффициент конверсии из бесплатного тарифа в платный в несколько раз выше, чем напрямую в платные. А все потому, что сервис дает выбор и строит доверительные отношения с предпринимателем, а не просто «впаривает» продукт.
На что обращать внимание при выборе бесплатных программ
Даже бесплатный софт нужно выбирать тщательно. Чтобы интегрировать его в бизнес-процессы, нужно потратить усилия и время, а для малого бизнеса эти ресурсы тоже всегда в дефиците.
Использовать все подряд — не вариант. Именно поэтому при выборе бесплатного программного обеспечения и сервисов мы рекомендуем обратить внимание на следующие особенности:
Нужный функционал
Часто бесплатные сервисы предлагают урезанные возможности, не позволяют провести автоматизацию или не дают полноценной аналитики.
Чтобы проверить, подходит ли софт для вашего проекта, выпишите все процессы, которые вы стремитесь упростить. Для малого бизнеса чаще всего это процессы документооборота, работы с клиентами, бухгалтерии и SMM.
Выберите бесплатные тарифы, которые решают самые важные задачи бизнеса или упрощают критические процессы. Не нужно искать сразу идеальное попадание. На этом этапе важно оценить удобство использования и общие возможности сервиса — все равно бесплатного тарифа зачастую не хватает, чтобы решить полностью все задачи.
Поддержка и обновления
У открытого софта и бесплатных проектов часто очень слабая поддержка пользователей или ее нет совсем. Если вы планируете интегрировать такое программное обеспечение в важные технические процессы, то обязательно подумайте, как действовать, если что-то пойдет не так.
К примеру, в конструкторе сайтов Wix предприниматель может создать сайт бесплатно. Но для новичка система не самая понятная. И если подключенные плагины перестанут работать или собьется верстка, поддержка не поможет — придется искать проблему самостоятельно или нанять специалиста, который в этом разбирается.
С другой стороны, даже бесплатная версия конструктора SendPulse предлагает высокий уровень кастомизации даже для предпринимателей, которые никогда раньше не занимались созданием сайтов. Есть подробная база знаний, где можно изучить все возможности конструктора, а поддержка без проблем поможет советом даже предпринимателям на бесплатном тарифе.
Проверьте, есть ли в бесплатной версии доступная база знаний и документация, возможность пользоваться поддержкой и насколько активно сообщество пользователей.
Интеграции с другими инструментами
Одним бесплатным сервисом вы не сможете решить все задачи даже малого бизнеса. Но несколькими — вполне. Поэтому нужно оценить, насколько хорошо разные бесплатные программы и сервисы работают в связке.
К примеру, Google Drive отлично работает в комбинации с большинством сервисов — можно без проблем связать Google Диск с практически любой CRM по API и использовать для аналитики, обработки и сохранения данных, а также в качестве хранилища для бекапов.
Проверьте, можно ли комбинировать бесплатный софт с другими сервисами по API, экспортировать файлы и данные, а также поддерживают ли расширения скачиваемых файлов другие программы.
Масштабируемость
Когда бизнес растет, ему нужно расширять возможности программного обеспечения: добавить новых пользователей и новые роли, получить больше места в хранилище, открыть функции, которые раньше не были востребованы.
Лучше всего проверить заранее, насколько быстро и качественно сервис сможет решить конкретные задачи бизнеса, когда он вырастет и масштабируется. А еще стоит прицениться на будущее, ведь тарифные планы разных сервисов иногда отличаются в десятки раз.
Удобство
Даже полностью бесплатный софт теряет смысл, если им неудобно пользоваться, а обучение требует слишком много времени и усилий. Обязательно проверьте:
- Локализацию и поддержку на вашем языке. Особенно если программным обеспечением будут пользоваться сотрудники, которые не владеют английским или знают его плохо.
- Готовые шаблоны и типичные решения. Чтобы не пришлось создавать их самому.
- Понятный и приятный интерфейс. Это влияет на скорость работы с софтом.
- Скорость поиска и настройки решений. Если на операционные и рутинные процессы уходит слишком много времени, нужно поискать замену.
Оценить удобство софта можно исключительно на собственном опыте. Никакие отзывы и рекомендации не помогут понять, подходит ли конкретная программа или сервис вашему стилю управления или нет.
ТОП бесплатных программ для малого бизнеса
Бесплатные сервисы можно внедрить практически во все процессы работы предприятия. Мы собрали список из наиболее популярных программ и приложений, которые помогут малому бизнесу развиваться, достигать целей и при этом не тратить деньги на дорогие подписки.
Документы и организация
Google Workspace
Свыше 6 миллионов бизнесов и 15 миллионов сайтов по всему миру используют платную версию Google Workspace. Но реальное количество куда больше. Малому бизнесу вполне достаточно возможностей бесплатной версии.
Gmail, Google Docs, Google Sheets, Календарь, Google Диск и Google Meet — уже только на основе этих сервисов можно создать полноценное пространство для работы команды до 10 специалистов.
Vchasno
Украинский сервис электронного документооборота. Бесплатная версия подходит для подписания договоров, инвойсов, актов и прочих документов с контрагентами и клиентами.
Бесплатная версия полностью функциональна. Единственный минус — ограниченный архив. Просматривать можно только 50 последних документов, а направлять на подписание — всего 25 в год. Для фрилансера или небольшого агентства подойдет, но для продуктового бизнеса потребуется платная версия.
Учет товаров во «Вчасно.Каса»
Еще сервис предлагает бесплатный программный регистратор расчетных операций — так называемую онлайн-кассу для бизнеса. Полезная штука для предпринимателей, которые ведут бизнес онлайн.
Графика и дизайн
Canva Free
Мультифункциональный сервис для работы с графикой и дизайном. С его помощью можно создавать дизайны сайтов и страниц, изображения для соцсетей, презентации, продуктовые макеты, иллюстрации и многое другое.
В бесплатной версии есть около 2 миллионов шаблонов, 4,5 миллиона стоковых фото и 2000+ типов дизайнов для разных целей.
Если вы делаете брендированные публикации в соцсети, то Canva Free — это must have.
GIMP
GIMP — это бесплатная замена Photoshop. С помощью этой программы можно редактировать фото и создавать полноценные онлайн-арты.
Интерфейс GIMP
Комьюнити активно развивает проект, поэтому у GIMP есть большое количество плагинов и надстроек кастомизации — можно полноценно интегрировать его в любой проект, напрямую связанный с дизайном и графикой, в том числе в диджитал и печатные медиа.
Figma
Figma — это облачный сервис для создания и редактирования дизайнов. Чаще всего его используют для разработки макетов сайтов, мобильных приложений и интерфейсов.
В библиотеке Figma есть большое количество шаблонов, плагинов и виджетов для дизайна и автоматизации рутинных задач. Даже бесплатную версию можно интегрировать в цифровой проект, но для продвинутого прототипирования или неограниченного количества файлов нужна подписка.
Чаты и коммуникация
Slack Free
Slack — самый популярный корпоративный мессенджер, который использует свыше миллиона бизнесов по всему миру: от небольших агентств до международных корпораций.
У Slack есть целый ряд преимуществ перед другими мессенджерами, которому что он специально заточен под корпоративную коммуникацию — и даже в бесплатной версии его можно интегрировать с другими приложениями.
DiscordDiscord — мессенджер для геймеров. Но в корпоративной культуре его используют не менее широко. Все дело в удобстве и организации диалогов: можно создать отдельные комнаты для разных проектов или направлений, проводить звонки, синхронизировать совместную работу, создать базу знаний в шаговой доступности и многое другое.
Интерфейс Discord
Discord особенно популярен у небольших команд до 10 специалистов. А чаще всего его используют маркетологи и разработчики.
Telegram
Telegram — самый популярный мессенджер в Украине. Им пользуется до 90% взрослых украинцев для личного общения, чтения каналов по интересам и новостей. При этом многие используют его для рабочих коммуникаций внутри команды и даже с контрагентами и клиентами.
Секрет популярности Telegram в его простоте. Это удобный мессенджер, где нет ничего лишнего. Для крупного бизнеса он не подойдет, но для небольших компаний — то что нужно.
Управление задачами
Trello
Trello — бесплатный таск-менеджер для командной работы. С его помощью можно организовать рабочие задачи в виде досок, списков и карточек, а за каждой из них — закрепить ответственного и дедлайн.
Даже бесплатную версию Trello можно интегрировать со Slack, Google Drive и электронной почтой. Сервис предлагает огромное количество плагинов, которыми можно кастомизировать доски и настроить выполнение задач под каждого конкретного специалиста.
Asana
Asana — облачный сервис для управления задачами и командой. С его помощью можно планировать рабочий процесс, контролировать качество работы и соблюдение дедлайнов, вести рабочие обсуждения.
Таск-трекер Asana
Asana даже в бесплатном формате дает отличные отчеты по выполнению задач — выбирайте среди сотен плагинов для кастомизации. А еще ее можно интегрировать с другими бизнес-инструментами.
Notion
Notion — комплексная платформа для организации знаний и задач. Общее цифровое пространство чаще всего используют для создания документов и баз знаний, контроля выполнения задач и даже как простую CRM.
Модульный принцип Notion позволяет успешно встроить ее практически в любой бизнес-процесс: от личных записей и идей владельца компании до полноценного инструмента для управления бизнеса.
Даже в бесплатной версии Notion есть тысячи готовых шаблонов, которые можно использовать для кастомизации процессов.
Miro
Miro — облачная интерактивная доска для совместной работы. Она хорошо подходит для организации бизнес-процессов, брейнштормов, создания планов и даже стратегических сессий.
Ее главное преимущество — отличная визуализация, поэтому Miro пользуется популярностью у команд, которые занимаются маркетингом, дизайном и созданием сайтов.
CRM
SendPulse
SendPulse — мультиканальная платформа для комплексного маркетинга. CRM — один из ее инструментов, который отлично подойдет для малого бизнеса. Инструмент позволяет вести клиентов через все этапы коммуникации от первого контакта до повторных продаж в одной системе.
Бесплатный тариф CRM SendPulse подходит для небольших онлайн-магазинов, онлайн-школ и малого сервисного бизнеса. А платные тарифы без проблем закрывают все потребности любого бизнеса в любых сферах.
Добавление товара в CRM SendPulse
Отдельный плюс — инструменты для маркетинга и продвижения уже встроены в CRM. Можно настроить email рассылку, запустить чат-боты в Viber, Instagram и Telegram, автоматизировать воронки продаж и даже запустить собственные обучающие курсы. Все это возможно даже в бесплатном тарифе, платные опции только расширяют возможности для развития.
Zoho CRM
Zoho CRM — облачная система для управления контактами и лидами с удобными инструментами отчетности и автоматизации. Хорошо подходит для фрилансеров, ФЛП и небольших команд — в бесплатном тарифе можно добавить до трех пользователей.
Zoho CRM входит в комплексную инфраструктуру управления бизнесом Zoho. Система хорошо настраиваемая — пользователь может подключить и использовать любые модули, которые ему нужны для развития собственного дела.
HubSpot CRM
HubSpot CRM — бесплатная CRM, созданная специально для задач малого бизнеса. У нее простой интерфейс и интуитивно понятная логика, но при этом есть все нужные инструменты для работы с клиентами.
На базе HubSpot CRM можно даже создать комплексную систему, интегрировав email рассылку, чаты и рекламу. А при желании можно даже добавить полноценные модули маркетинга и поддержки клиентов.
Единственный минус — более или менее серьезные изменения и настройки требуют знания программирования.
Выйдет ли использовать только бесплатное ПО для малого бизнеса
Да, это возможно. Но все зависит от направленности бизнеса, сложности рабочих процессов и количества сотрудников.
Бесплатный софт может успешно закрыть задачи в сферах дизайна и графики, обработки видео, документации и бухгалтерского учета, хранения данных, менеджмента задач и процессов, работы с клиентами.
Он дает хороший старт фрилансеру или небольшому агентству из 3-4 специалистов. Но бывают ситуации, когда даже малому бизнесу лучше не экономить и использовать платные версии программного обеспечения. К примеру:
- Сложная сфера деятельности. Узкоспециализированный софт для выполнения сложных задач лучше покупать сразу. Особенно, если нужен высокий уровень кастомизации — в бесплатных версиях его нет.
- Работа с конфиденциальной информацией. Если вы собираете чувствительные данные пользователей, в их защиту лучше вложиться, даже если это дорого. Штрафы за утечку все равно будут больше любых инвестиций
- Нужен высокий уровень автоматизации процессов. Особенно если у проекта есть высокий потенциал для роста и масштабирования. Для IT-проектов налаженность процессов часто оправдывает даже высокие вложения в программное обеспечение. Инновационный стартап может вырасти в 10 раз за полгода, но отсутствие автоматизации снижает начальные темпы развития и дестабилизирует процессы. В перспективе это может даже привести к провалу перспективного проекта.
- Когда потенциальные потери от ошибок стоят дороже, чем платный софт. Предприниматель может без проблем обрабатывать 2-3 заказа в день, отмечая их в Google Sheets или Excel. Но если клиентов уже больше 10, риски ошибок вырастают в разы. Даже если 5 покупателей сделают возврат из-за неправильной комплектации заказов, то дешевле будет оплатить полноценную подписку на CRM, чем продолжать использовать таблицы.
На начальных этапах развития бизнеса бесплатное программное обеспечение действительно экономит ресурсы. Но важно поймать момент, когда его начинает не хватать для качественного выполнения всех задач или когда поддержка бесплатного сервиса требует слишком много времени и внимания. Тогда нужно либо перейти на более удобную платную версию, либо начать разработку собственного кастомного софта под конкретные процессы.
Риски при использовании бесплатных приложений для бизнеса
При интеграции бесплатных решений есть много тонких моментов, которые предпринимателю стоит учесть заранее. Вот основные.
Нет техподдержки
У бесплатных тарифных планов или свободного программного обеспечения с открытым кодом часто нет поддержки совсем. Максимум — форум, где пользователи делятся своими проблемами и помогают друг другу их решать.
Для простых программ и сервисов это не критично, но если от такого софта зависит вся работа бизнеса, то нужно обязательно разработать план «Б», если что-то пойдет не так.
Низкий уровень защиты данных
Бесплатный софт реже обновляется и часто не использует новейшие технологии защиты данных. А это увеличивает риски утечки — особенно если предприниматель не знает всех нюансов и особенностей технологий, на которых основано программное обеспечение.
Ограниченный функционал
Бесплатные тарифы действительно решают некоторые проблемы и задачи бизнеса. Но очень редко один софт позволяет закрыть все задачи. Тогда приходится либо балансировать и комбинировать разные виды программ и сервисов свободного использования, либо переходить на комплексный платный вариант.
Реклама и скрытая монетизация
Иногда под бесплатным софтом скрывается прямая реклама его разработчика.
К примеру, бесплатные версии видеоредакторов часто накладывают неснимаемую вотермарку с названием сервиса, а бесплатные версии конструкторов для создания сайтов ставят вотармарку в футер страницы и даже в ссылку.
Сложная миграция
Часто у бесплатного софта нет механизмов миграции. Если вы примете решение перейти на другое программное обеспечение, в большинстве случаев придется экспортировать все данные и добавлять их в новую систему вручную.
Просто представьте, сколько времени займет перенос записей о 4000 тысяч клиентов — минимум месяц, а то и несколько.
Ложная экономия
На внедрение бесплатного софта предприниматель не вкладывает ни копейки. Но они зачастую требуют времени и усилий. Иногда формальная бесплатность обходится гораздо дороже, чем платная подписка или купленные подписки на программы или сервисы.
Бесплатное программное обеспечение — это хорошее подспорье для малого бизнеса, который работает в условиях очень ограниченных бюджетов. Оно действительно помогает на ранних стадиях развития компании, но нужно помнить: это не панацея. Нужно вовремя принять решение и перейти на комплексное решение.
К примеру, вы можете прямо сейчас подключить инструменты SendPulse и бесплатно создать одностраничный сайт для своего проекта, запустить email-рассылку на базу до 500 подписчиков, подключить CRM и даже создать в ней две воронки продаж.
А когда ваш бизнес вырастет, самое время использовать все возможности SendPulse для комплексного маркетинга и работы с клиентами: чат-боты в Viber, Telegram и Instagram, массовые email-рассылки, SMS, web push — развивайте своего дело вместе с SendPulse и навсегда забудьте о хаосе в процессах продвижения.