Як створити завдання

Щоб досягти запланованих цілей проекту, ви можете розбити роботу на конкретні кроки та створити завдання для кожного кроку. У картці завдання сформулюйте, яку дію потрібно виконати, який результат очікуєте, хто є відповідальним за виконання, які терміни реалізації та іншу корисну інформацію.

У статті розглянемо, як створити, налаштувати та призначити завдання.

Створіть завдання

Перейдіть до розділу «СRM» у вкладці «Мої завдання» (My tasks), виберіть дошку та натисніть «Створити завдання» (Add task).

Введіть назву завдання.

Встановіть статус завдання

Виберіть, в яку колонку на дошці завдань розмістити завдання.

Читайте докладніше: «Статуси завдань». 

Виберіть учасників

Додайте учасників команди, які працюватимуть із завданням:

Відповідальний користувач – відповідає за виконання завдання.

Спостерігач – користувач, який слідкує за прогресом завдання.

Учасники завдання будуть отримувати на свій email листи про події.

Читайте також: «Як керувати командою».

Визначте пріоритет

Ви можете вказати пріоритет виконання завдання: низький (зелений), середній (жовтий) та високий (червоний).

Завдання з більш високим пріоритетом — ті, які потрібно виконувати насамперед.

Призначте теги

Ви можете додати теги, щоб сортувати завдання за певними мітками.

Список тегів однаковий для розділу «Контакти» та «Завдання» в CRM. Якщо ви редагуєте тег в одному розділі, він змінюється в іншому.

Читайте докладніше: «Як керувати атрибутами задач: Теги».

Щоб створити новий тег, введіть текст у полі «Теги» (Tags).

Встановіть термін виконання

Виберіть дату початку виконання завдання. Якщо ваше завдання має дедлайн, активуйте «Термін виконання» (Due date) та виберіть дату та час, до якого завдання має бути виконане.

Заплануйте повтор завдання

Якщо вам потрібно виконувати те саме завдання регулярно, ви можете поставити його на повтор. У налаштуванні «Повтор завдання» (Task repeat) виберіть періодичність повторення: щоденно, щотижня, щомісяця та щорічно. При настанні дати та часу повтору на дошці з'явиться дублікат завдання.

Для «Щодня» (Daily) ви можете вибрати, з якою частотою щодня повторювати завдання. Наприклад, якщо ви поставите «5», тоді нове завдання буде створюватися кожен п'ятий день, починаючи з обраної дати початку завдання у вказаний час.

Для «Щотижня» (Weekly) ви можете вибрати, з якою частотою повторювати завдання. Наприклад, якщо ви поставите «2», тоді нове завдання створюватиметься кожен другий тиждень у вибрані дні тижня, починаючи з обраної дати початку завдання у вказаний час.

Для «Щомісяця» (Monthly) ви також можете налаштувати повтор завдання кожного N числа або кожен вибраний день тижня кожного N місяця у вказаний час.

Для «Щороку» (Annually) ви можете налаштувати повтор завдання кожного N числа або вибраний день тижня у вибраний місяць року у вказаний час.

Ви також можете зупинити повтори та виставити, після якої дати чи кількості повторів не створювати завдання.

Усі завдання, які ви поставили на повтор, зберігаються у розділі «Шаблони задач» (Task templates). Ви можете перейти в нього, відредагувати шаблон запланованого завдання та у вказаний час створити завдання зі зміненими параметрами.

Додати поле

Ви також можете додати атрибути для завдання, щоб записувати додаткові дані в будь-якому форматі.

Наприклад, ви можете додати такі поля, як «Вплив», «Мета», «Бюджет», «Вимоги», «Ризики» та інші, що підходять для вашого проекту.

Читайте докладніше: «Як керувати атрибутами задач: Поля».

Введіть назву поля та виберіть тип поля: рядок, число, дата, посилання та список.

Щоб відредагувати назву поля або видалити її, натисніть «Налаштування» (Settings) та на вкладці «Поля» (Fields) внесіть зміни.

Щоб відредагувати значення поля, натисніть і внесіть зміни.

Додайте батьківське завдання

Щоб організувати роботу над великим проектом, зручніше розбивати завдання на підзадачі та чек-листи.

Батьківське завдання — головне в ієрархії задач. Вважається виконаною, коли його складові підзавдання виконані.

Підзавдання — це завдання, яке потрібно зробити для того, щоб виконати батьківське завдання.

Наприклад, ми маємо завдання «Розробка маркетингової стратегії для магазину». Щоб її виконати, нам потрібно виконати додаткові завдання: «Позиціонування бренду на ринку», «Tone of Voice у соцмережах», «Акції та крос-сейл оффери». Від завдання «Акції та крос-сейл оффери» ви можете додати ще підзавдання на кожну окрему акцію чи пропозицію.

Кожна з підзадач матиме той самий набір полів, як і батьківське завдання, але свій опис і відповідального за виконання.

Щоб вибрати батьківське завдання, натисніть «Додати батьківське завдання» (Add parent task) та виберіть із уже створених раніше.

Зверніть увагу: якщо це ваше перше завдання, у списку ще не буде завдання, яке можна буде призначити батьківським. Спочатку створіть завдання, а потім у вас з'явиться можливість обрати його як батьківське завдання.

Також ви зможете додавати підзавдання лише після створення першого завдання. Ви можете відкрити створене завдання та додати підзавдання у розширеній картці завдання. 

Додати опис

Ви можете ввести додатково опис, в якому розпишіть деталі завдання.

Щоб змінити форматування, виділіть текст і виберіть інструмент у панелі редагування: виділення жирним, курсивом, закреслення, підкреслення, додавання списку та посилання.

Додати чек-лист

Ви можете також використовувати чек-листи, щоб відзначати, які дії або вимоги вже були виконані.

У міру того, як відповідальний виконає крок, описаний у чек-листі, і відзначить його, загальний прогрес виконання чек-листа змінюватиметься.

Натисніть «Додати чек-лист» (Add checklist) та введіть назву чек-листа та назву кожного пункту.

Додати зв'язок

Ви також можете пов'язати завдання з виконанням іншого завдання, роботою над угодою або контактом для передачі інформації про роботу.

Зв'язок з іншим завданням

На відміну від підзавдання, пов'язане завдання не залежить від батьківського, і вони можуть виконуватися паралельно або в будь-якій послідовності незалежно один від одного.

Наприклад, один відповідальний виконує завдання розробки продукту. Ви можете пов'язати цю дію із завданням дизайну для цього ж продукту, яку виконує інший відповідальний.

Також ви можете пов'язати однотипні завдання, щоб відповідальний за завдання міг побачити хід роботи над схожим завданням. 

Зв'язок із угодою

Якщо у CRM ви ведете роботу з клієнтом у вирві, ви можете підв'язати угоду, щоб швидко отримати доступ до інформації про угоди.

Зв'язок із контактом

Якщо в CRM ви вже додавали контакт вручну або за допомогою інтеграції, ви можете прив'язати контакт, щоб швидко отримати доступ до контакту та зв'язатися з ним.

Щоб знайти потрібне завдання, угоду або контакт, виберіть опцію та почніть вводити назву у полі пошуку.

Після заповнення основних полів завдання натисніть «Додати завдання» (Add task). Картка завдання відобразиться на канбан дошці в потрібній колонці залежно від статусу. Ви можете також повторно відкрити завдання та доповнити його. Читайте докладніше: «Як працювати із завданнями».

Оцініть, наскільки стаття була корисною "Як створити завдання"

Оцінка: 4 / 5

    Почніть користуватися сервісом SendPulse прямо сьогодні