Conceptos Básicos del Tablero de Tareas

Con la función de “Mis tareas” puedes manejar el flujo interno de trabajo. Crea tareas para ti y para los miembros de tu equipo, y revisa su progreso usando un tablero de tareas en el modo “Kanban” o por criterios específicos utilizando la vista “Lista”.

Localizar tareas en el tablero te ayudará a estimar cuánto tiempo necesitas para completarlos, delegar tareas racionalmente, así como ver el cuadro completo del progreso de trabajo de cada miembro del equipo.

Esta función te permite añadir tareas cuando trabajes en un nuevo proyecto, agendar llamadas con clientes, llevar a cabo eventos y procesar ofertas y contratos.

Índice

Creación de un tablero

Puedes visualizar y organizar tu flujo de trabajo, así como el de tu equipo, y revisar el rendimiento de las tareas usando un tablero. Crea tareas, estados, y personaliza los ajustes para cada canalización.

Por defecto, tienes un tablero donde puedes crear tareas. También puedes añadir un tablero adicional y crear hasta dos tableros más.

Para añadir un tablero, haz click en Añadir tablero en el panel izquierdo.

Introduce el nombre del tablero y escoge un color.

Crear una tarea

Puedes crear un tarea para añadir información como las acciones que se tienen que realizar, quién llevará a cabo la tarea, fecha de entrega y otros detalles.

Puedes leer más en: Cómo crear una tarea .

También puedes crear un tarea rápida haciendo clic en “Añadir una tarea rápida” e introducir el nombre de la misma. Puedes editar y añadir más tarde toda la información faltante.

Modos de visualización del tablero de tareas

Para escoger cómo visualizar las tareas haz clic en el ícono “Modos de visualización”.

Puedes elegir cómo mostrar tus tareas: como un tablero kanban, una lista o un calendario.

Kanban

“Kanban” es el modo de visualización de tareas predeterminado. Presenta las tareas como un tablero con columnas (estados de tareas), las cuales puedes manejar arrastrándolas de una columna a otra.

El tablero de Kanban te ayuda a visualizar el trabajo de tu proyecto, cada tarea en el tablero se muestra en una columna con su estado específico.

Listas

Lista es un modo de visualización de tareas que las acomoda sin dividirlas en columnas. Con este modo de visualización, más tareas pueden colocarse y verse en la página.

Las columnas muestran el título de cada tarea, estado, prioridad, persona asignada, quién mira las tareas, así como el periodo de cada una.

También puedes mostrar tus tareas por estados, seleccionar una lista de tareas, cambiar los estados y eliminar tareas.

Puedes ocultar o mostrar ciertos campos de ofertas en el modo de visualización de ofertas "Lista".

Calendario

Calendario es una herrameienta que te permite presentar tus tareas en un calendario para que puedas ver todas tus tareas y las fechas de vencimiento en el calendario.

Puedes leer más en:Cómo trabajar con el calendario.

Estados de Tarea

El estado de la tarea es la etapa de progreso de la tarea. Por defecto, hay 3 estados de tarea:

Nuevo: Este estado significa que has asignado una nueva tarea.

En progreso: Este estado significa que las personas a las que se les asignó la tarea están trabajando en ella.

No recomendamos añadir el estado “en progreso” a las tareas en las que nadie está actualmente trabajando. Si tienes alguna pregunta o dificultad al momento de completar una tarea, necesitas ayuda de otro miembro del equipo o si esta etapa requiere mucho trabajo, recomendamos añadir estados de tarea intermedios.

Completada: Este estado significa que la persona ya terminó la tarea que le ha sido asignada y que los resultados cumplen con los requerimientos.

También puedes añadir estados basados en etapas específicas de la tarea en progreso. Por ejemplo, puedes marcar ciertas tareas como “En espera”, “Listos para revisión,” Listo para enviar”, “Archivar," entre más opciones.

También puedes leer: Cómo cambiar el estado de tareas.

Para añadir un estado nuevo, cambia al modo de visualización de Kanban, haz click en +Añadir Estado, ingresa un nombre y selecciona un color.

Para añadir una nueva etapa, haz click en +Agregar etapa de trato, introduce un nombre, y selecciona un color.

Filtro de tareas

Puedes filtrar la lista de las ofertas que se muestran en la pantalla. Usa el filtro para planificar tus tareas en función de un período de tiempo, prioridad y carga de trabajo del asignado, así encontrarás rápidamente tus tareas por tratos o contactos.

Criterios de filtro

Haz clic en Filtrar, y selecciona los parámetros del filtro:

Fecha de creación: Especifica un período de tiempo, o selecciona la opción "Últimos... días".
Nombre de la tarea: Especifica un nombre o una parte de él.
Etapa: Selecciona una o varias etapas del progreso de la tarea.
Prioridad: Selecciona uno o varios valores.
Asignado a: Escoge uno o más asignados.
Observadores: Selecciona uno o más observadores.
Contacto: Introduce los datos de contacto.
Nombre del trato: Ingresa un nombre del trato o una parte del mismo.
Etiquetas: Selecciona una o varias etiquetas.
Fecha de inicio: Especifica la fecha de inicio de tu tarea.
Fecha de vencimiento: Selecciona la fecha de vencimiento de su tarea.

Si no se muestran todos los campos de filtro de la oferta, haz clic en Cambiar campos de filtro y selecciona los filtros que deseas mostrar.

Acceso rápido a los criterios de filtro guardados

También puedes guardar los filtros que usas con frecuencia para reducir el tiempo que requieres para encontrar los tratos que necesitas. Para hacer esto, selecciona tus criterios de filtro, haz clic en Seleccionar y ve a la página con los datos filtrados.

Haz clic en Guardar filtro para conservar la configuración de tu filtro.