Conceptos básicos del tablero de tareas

Con la función de "Mis tareas" puedes manejar el flujo interno de trabajo. Crea tareas para ti y para los miembros de tu equipo, y revisa su progreso usando un tablero de tareas en el modo "Kanban" o por criterios específicos utilizando la vista "Lista".

Ubicar tareas en el tablero te ayudará a estimar cuánto tiempo necesitas para completarlas, delegar tareas racionalmente, así como ver el cuadro completo del progreso de trabajo de cada miembro del equipo.

Esta función te permite añadir tareas cuando trabajes en un nuevo proyecto, agendar llamadas con clientes, llevar a cabo eventos y procesar tratos y contratos.

Crear un tablero

Puedes visualizar y organizar tu flujo de trabajo, así como el de tu equipo, y revisar el rendimiento de las tareas usando un tablero. Crea tareas, estados, y personaliza los ajustes para cada canalización.

Por defecto, tienes un tablero donde puedes crear tareas. También puedes añadir un tablero adicional y crear hasta dos tableros más.

Para añadir un tablero, haz click en Agregar tablero en el panel izquierdo.

Escribe el nombre del tablero y escoge un color.

Crear una tarea

Puedes crear un tarea para agregar información como las acciones que se tienen que realizar, quién llevará a cabo la tarea, fecha de entrega y otros detalles.

Dirígete a tu tablero y haz clic en Agregar tarea.

Puedes leer más en: Cómo crear una tarea.

También puedes crear un tarea rápida haciendo clic en Agregar una tarea rápida e introducir el nombre de la misma. Puedes editar y añadir más tarde toda la información faltante.

Modos de visualización del tablero de tareas

Puedes elegir cómo mostrar tus tareas: como un tablero Kanban, una lista o un calendario.

Kanban

Kanban es el modo de visualización de tareas que presenta las tareas como un tablero con columnas (estados de tareas), las cuales puedes manejar arrastrándolas de una columna a otra.

El tablero Kanban te ayuda a visualizar el trabajo de tu proyecto, ya que cada tarea en el tablero se muestra en una columna con su estado específico.

Lista

Lista es un modo de visualización de tareas que las acomoda sin dividirlas en columnas. Con este modo de visualización, más tareas pueden colocarse y verse en la página.

También puedes mostrar tus tareas por estados, seleccionar una lista de tareas, cambiar los estados y eliminar tareas.

Las columnas muestran el título de cada tarea, estado, prioridad, persona asignada, quién mira las tareas, así como el periodo de cada una.

Puedes ocultar o mostrar ciertos campos de tratos en el modo de visualización de tratos desde la opción "Lista". Para hacerlo, presiona los tres puntos en la parte superior derecha de la lista y selecciona los campos requeridos.

Calendario

Calendario es una herramienta que te permite presentar tus tareas en un calendario. Así, puedes ver todas tus tareas y sus fechas de entrega.

Puedes leer más en: Cómo trabajar con el calendario.

Estados de tarea

Estado de tarea se refiere a la etapa de progreso.

Hay tres estados de tarea por default.

Nuevo Este estado indica que has asignado una nueva tarea. El responsable de la tarea aún no ha comenzado a trabajar en ella y está pendiente.
En progreso Este estado indica que el responsable ha comenzado a trabajar en la tarea.
Terminado Este estado indica que el responsable ha completado la tarea y el resultado cumple con los requisitos.

No se recomienda agregar el estado "En progreso" a las tareas en las que nadie está trabajando. Si tienes preguntas o dificultades a la hora de completar una tarea, necesitas ayuda de los otros miembros del equipo, o si esta etapa requiere de mucho trabajo, te recomendamos agregar estados de tarea intermedios.

También puedes añadir estados basados en etapas específicas de la tarea en progreso. Por ejemplo, puedes marcar ciertas tareas como "En espera", "Lista para revisión", "Lista para enviar", "Archivar", entre más opciones.

También puedes leer: Cómo cambiar el estado de las tareas.

Para añadir un estado nuevo, cambia al modo de visualización de Kanban, haz click en + Agregar estado, ingresa un nombre y selecciona un color.

Si deseas editar el nombre del estado, haz clic en los tres puntos que se encuentran a la derecha y selecciona "Editar".

Terminación automatizada de tareas

Puedes configurar un período de tiempo durante el cual una tarea permanecerá en una etapa específica. Específica un número de días; la fecha de terminación de la tarea se actualizará basándose en este período de tiempo.

Para hacerlo, presiona los tres puntos que están al lado del estado de la tarea y luego haz clic en Editar.

Habilita la opción "Período de terminación de la tarea", selecciona un número de días y haz clic en Guardar.

Si una tarea no tiene una fecha de terminación o tiene una fecha de terminación diferente, después de moverla a un nuevo estado, se ajustará automáticamente a esta fecha basándose en el período especificado en la configuración del estado. Por ejemplo, si configuras un período de 4 días en una tarea sin fecha de terminación y la mueves a otro estado el 1/12/2024 a las 12:00 p.m., la fecha de terminación se configurará automáticamente el 4/12/2024 a las 12:00 p.m.

Puedes editar la fecha de terminación de la tarea y establecer una nueva.

Filtro de tareas

Puedes filtrar la lista de los tratos que se muestran en la pantalla. Usa el filtro para planificar tus tareas en función de un período de tiempo, prioridad y carga de trabajo del asignado, así encontrarás rápidamente tus tareas por tratos o contactos.

Criterios del filtro

Haz clic en Filtrar, y selecciona los parámetros del filtro:

  • Fecha de creación: Especifica un período de tiempo, o selecciona la opción "Últimos... días".
  • Nombre de la tarea: Especifica un nombre o una parte de la misma.
  • Etapa: Selecciona una o varias etapas del progreso de la tarea.
  • Prioridad: Selecciona uno o varios valores.
  • Asignado a: Escoge uno o más asignados.
  • Observadores: Selecciona uno o más observadores.
  • Contacto: Introduce los datos de contacto.
  • Nombre del trato: Ingresa un nombre del trato o una parte del mismo.
  • Etiquetas: Selecciona una o varias etiquetas.
  • Fecha de inicio: Especifica la fecha de inicio de la tarea.
  • Fecha de entrega: Selecciona la fecha de entrega de la tarea.

Si no se muestran todos los campos de filtro del trato, haz clic en "Cambiar campos de filtro" y selecciona los filtros que deseas mostrar.

Acceso rápido a los criterios de filtro guardados

Disponible con el plan Lite y superiores, así como durante los 7 días de prueba gratuita

También puedes guardar los filtros que usas con frecuencia para reducir el tiempo que requieres para encontrar los tratos que necesitas. Para hacer esto, selecciona los criterios del filtro, haz clic en Seleccionar y ve a la página con los datos filtrados.

Haz clic en "Guardar filtro" para conservar la configuración de tu filtro.

Agrega un nombre al filtro para poder encontrarlo rápidamente en la lista.

Para usar la configuración de filtro guardada, ve a "Filtro" > "Filtros guardados" y selecciona un filtro.

También puedes alternar entre filtros guardados en tu tablero con tareas filtradas.

Personalizar un tablero

Selecciona tu tablero y haz clic en Configuración.

En la pestaña "General", puedes cambiar el nombre del tablero y escoger a quién se le asignarán las tareas creadas automáticamente.

También puedes eliminar un tablero si tienes más de uno.

En la pestaña de "Campo" y "Etiquetas" puedes editar los atributos de las tareas y crear nuevos.

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