Conceptos Básicos del Tablero de Tareas

Con la función de “Mis tareas” puedes manejar el flujo interno de trabajo. Crea tareas para ti y para los miembros de tu equipo, y revisa su progreso usando un tablero de tareas en el modo “Kanban” o por criterios específicos utilizando la vista “Lista”.

Localizar tareas en el tablero te ayudará a estimar cuánto tiempo necesitas para completarlos, delegar tareas racionalmente, así como ver el cuadro completo del progreso de trabajo de cada miembro del equipo.

Esta función te permite añadir tareas cuando trabajes en un nuevo proyecto, agendar llamadas con clientes, llevar a cabo eventos y procesar ofertas y contratos.

Creación de un tablero

Puedes visualizar y organizar tu flujo de trabajo, así como el de tu equipo, y revisar el rendimiento de las tareas usando un tablero. Crea tareas, estados, y personaliza los ajustes para cada canalización.

Por defecto, tienes un tablero donde puedes crear tareas. También puedes añadir un tablero adicional y crear hasta dos tableros más.

Para añadir un tablero, haz click en Añadir tablero en el panel izquierdo. 

 Introduce el nombre del tablero y escoge un color.

Crear una tarea

Puedes crear un tarea para añadir información como las acciones que se tienen que realizar, quién llevará a cabo la tarea, fecha de entrega y otros detalles.

Puedes leer más en: Cómo crear una tarea .

También puedes crear un tarea rápida haciendo clic en “Añadir una tarea rápida” e introducir el nombre de la misma. Puedes editar y añadir más tarde toda la información faltante.

Modos de visualización del tablero de tareas

Para escoger cómo visualizar las tareas haz clic en el ícono “Modos de visualización”.

Kanban

“Kanban” es el modo de visualización de tareas predeterminado. Presenta las tareas como un tablero con columnas (estados de tareas), las cuales puedes manejar arrastrándolas de una columna a otra.

El tablero de Kanban te ayuda a visualizar el trabajo de tu proyecto, cada tarea en el tablero se muestra en una columna con su estado específico.

Listas

Lista es un modo de visualización de tareas que las acomoda sin dividirlas en columnas. Con este modo de visualización, más tareas pueden colocarse y verse en la página.

Las columnas muestran el título de cada tarea, estado, prioridad, persona asignada, quién mira las tareas, así como el periodo de cada una.

También puedes mostrar tus tareas por estados, seleccionar una lista de tareas, cambiar los estados y eliminar tareas.

Puedes ocultar o mostrar ciertos campos de ofertas en el modo de visualización de ofertas "Lista".

 

Estados de Tarea

El estado de la tarea es la etapa de progreso de la tarea. Por defecto, hay 3 estados de tarea:

Nuevo: Este estado significa que has asignado una nueva tarea.

En progreso: Este estado significa que las personas a las que se les asignó la tarea están trabajando en ella.

No recomendamos añadir el estado “en progreso” a las tareas en las que nadie está actualmente trabajando. Si tienes alguna pregunta o dificultad al momento de completar una tarea, necesitas ayuda de otro miembro del equipo o si esta etapa requiere mucho trabajo, recomendamos añadir estados de tarea intermedios.

Completada: Este estado significa que la persona ya terminó la tarea que le ha sido asignada y que los resultados cumplen con los requerimientos.

También puedes añadir estados basados en etapas específicas de la tarea en progreso. Por ejemplo, puedes marcar ciertas tareas como “En espera”, “Listos para revisión,” Listo para enviar”, “Archivar," entre más opciones.

También puedes leer: Cómo cambiar el estado de tareas.

Para añadir un estado nuevo, cambia al modo de visualización de Kanban, haz click en +Añadir Estado, ingresa un nombre y selecciona un color. 

Para añadir una nueva etapa, haz click en +Agregar etapa de trato, introduce un nombre, y selecciona un color.

Filtro de tareas

Puedes filtrar la lista de tus ofertas que se muestran en la pantalla. Usa este filtro para planear las tareas por tiempo, prioridad, la carga de trabajo asignada a cada persona, así como encontrar más rápido las tareas por oferta o contacto.

Haz clic en “Filtro” y selecciona tus condiciones de filtro:

  • Fecha de creación, fecha de inicio y fecha de finalización de la tarea
  • Nombre de la tarea
  • Prioridad de la tarea
  • Estado de la tarea
  • Participantes de la tarea (asignados y lectores)
  • Ofertas y contactos relacionados
  • Campos personalizados 

Personalizar un tablero

Selecciona tu tablero y haz click en Configuraciones

En la pestaña “General" puedes cambiar el nombre del tablero y escoger a quién se le asignarán las tareas creadas automáticamente.

También puedes eliminar un tablero si tiene más de uno.

En la pestaña de “Campo” y “Etiquetas” puedes editar los atributos de las tareas y crear nuevos.

Puedes leer más en: Cómo Administrar los Atributos de Tareas.

Y así es como se crea una tarea. Sigue leyendo en SendPulse para aprender más herramientas útiles.

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