Cómo crear un documento
Con el sistema CRM puedes crear documentos, como facturas, contratos o acuerdos, adjuntarlos a contactos, tareas o tratos y compartirlos con tus clientes y socios
En este artículo hablaremos de cómo añadir y gestionar documentos.
Añade un documento
Puedes utilizar archivos CRM como plantillas de documentos. Para ello, edita tu archivo y cárgalo en el sistema CRM.
Edita tu archivo
Añade variables CRM al archivo en tu dispositivo para mantenerlo actualizado.
Formatos de archivo compatibles: doc, docx, xls, xlsx, csv y txt.
Copiar variables
Abre una tarjeta de trato, contacto o tarea. Ve a la pestaña Documentos y haz clic en Crear documento > Lista de campos de trato/contacto/tarea.
Todas las variables se asignan a los campos de la configuración en trato, contacto, o tarea y se añaden a la lista automáticamente.
En la ventana modal, haz clic en una variable para guardarla en el portapapeles.
Puedes consultar la columna Lista de campos de trato/contacto/tarea para saber qué valores incluyen tus variables.
Aquí tienes algunos ejemplos de variables de trato, contacto y tarea:
| Trato | |
{{dealAmount}} |
Monto del trato. |
{{deal_contactFullName_1}} |
Nombre y apellidos del contacto vinculado a un trato.
Si tu trato incluye varios contactos, esta variable mostrará un número que indica el orden en que se añadieron. |
| Contacto | |
{{firstName}} |
Nombre del contacto. |
{{lastName}} |
Apellido del contacto. |
| Tarea | |
{{taskName}} |
Nombre de la tarea. |
{{task_Budget}} |
Presupuesto de la tarea. |
Coloca variables en tu archivo
Abre el archivo en tu dispositivo. Añade las variables copiadas a las secciones de texto relevantes.
Por ejemplo, puedes utilizar la variable {{dealAmount}} en la sección de precios y añadir {{dealName}} a la descripción del trato en la factura.
Sube tu archivo al sistema CRM
En la barra lateral de documentos, configura y sube tu archivo.
| Nombre | Nombra tu documento con un máximo de 200 caracteres. El sistema CRM lo creará una vez que hayas subido tu archivo. |
| File | Haz clic en Seleccionar archivo para abrir el administrador de archivos en la barra lateral, donde podrás subir tu archivo con variables. Selecciona una carpeta y haz clic en Cargar archivo.
También puedes subir tu archivo en la pestaña Administrador de Archivos. |
| Carpeta para guardar archivos | En el administrador de archivos, selecciona una carpeta para guardar tu archivo. |
Haz clic en Crear.
Visualiza tu lista de documentos
Para ver tus documentos, abre un trato, tarea o tarjeta de contacto y ve a la pestaña Documentos. Verás los archivos subidos con los nombres de los documentos, los estados y las fechas y horas de creación.
Tu archivo puede tener los siguientes estados:
| Creado | El archivo ha sido creado. |
| En progreso | El archivo se está creando. |
| No creado | El archivo no se ha creado debido a un error.
Verifica si has añadido variables y si tienes campos con sus nombres en los ajustes de trato, contacto o tarea. |
Tu fichero se guardará con el nombre que introduzcas. Tendrá un código generado por el sistema para garantizar que no se sobrescriban archivos con nombres coincidentes.
También es posible ver los archivos en el administrador de archivos.
Gestiona un documento
Para gestionar un documento, haz clic en los tres puntos de la lista de documentos.
| Enviar | Envía el documento por correo electrónico.
Escribe la dirección de correo electrónico del destinatario, el asunto y el cuerpo del mensaje. Haz clic en Enviar o guarda el correo electrónico como borrador. Aplicable sólo si tu bandeja de entrada está conectada al sistema CRM. |
| Ver | Abre el documento y su contenido en la ventana modal. |
| Descargar | Descarga el documento en tu dispositivo. |
| Desvincular | Desvincula el documento de tu trato/contacto/tarea. Permanecerá en el gestor de archivos pero ya no estará disponible dentro de su tarjeta desvinculada. |
| Eliminar | Elimina el documento de tu trato/contacto/tarea y del administrador de archivos. |
Última actualización: 14.03.2025
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