Как создать документ
В CRM можно создавать стандартные документы (счета, договоры, акты) и добавлять их в карточки контактов, задач и сделок, а также отправлять по почте клиентам и партнерам.
Рассмотрим, как загружать документы и управлять ими.
Как сформировать документ
Вы можете использовать файл CRM в качестве шаблона документа. Для этого вам необходимо подготовить его, а затем загрузить в систему.
Подготовьте файл документа
Чтобы в документ передаваться актуальные данные, добавьте переменные из CRM в файл на своем устройстве.
Поддерживаемые форматы файлов: doc, docx, xls, xlsx, csv, txt.
Скопируйте переменные
Откройте карточку сделки, контакта или задачи. Перейдите во вкладку Документы (Documents) и нажмите Сформировать документ (Create document) > Список полей сделки/контакта/задания (Deal/Contact/Task field list).
Каждая переменная соответствует полю в настройках сделки, контакта или задачи и подтягивается в список автоматически.
В модальном окне нажмите на нужную переменную — она будет сохранена в буфер обмена.
Для удобства вы можете ориентироваться на столбик Название поля (Deal/Contact/Task field list) — так вы будете понимать, какая информация будет передаваться в переменной.
Примеры переменных:
| Для сделок | |
{{dealAmount}} |
Сумма сделки. |
{{deal_contactFullName_1}} |
Имя и фамилия контакта, привязанного к текущей сделке. Если в сделке указано несколько контактов, то число в переменной будет соответствовать порядку добавления контактов в сделку. |
| Для контактов | |
{{firstName}} |
Имя контакта. |
{{lastName}} |
Фамилия контакта. |
| Для задач | |
{{taskName}} |
Название задачи. |
{{task_Budget}} |
Бюджет задачи. |
Вставьте переменные в файл
Откройте документ на устройстве. Вставьте скопированные переменные.
Например, для сделок переменную {{dealAmount}} можно вставить в счет-фактуру в графу суммы, а также добавить описание с помощью {{dealName}}.
Загрузите файл в CRM
В панели создания документа настройте и загрузите файл.
| Название (Name) | Введите название до 200 символов для документа, созданного после загрузки файла в CRM. |
| Файл (File) | Нажмите Выбрать файл (Select file). Вам откроется панель менеджера файлов, где можно загрузить подготовленный документ с переменными. Выберите папку и нажмите Загрузить файл (Upload file).
Также вы можете загрузить файл во вкладке Менеджер файлов. |
| Папка для сохранения (File save folder) | В менеджере файлов выберите папку, куда будет сохранен сгенерированный файл. |
Нажмите Создать (Create), после чего начнется процесс формирования документа.
Просмотрите список документов
Для просмотра списка документов откройте карточку соглашения/задания или контакта и перейдите во вкладку Документы. Загруженные файлы будут показаны с названием документа, статусом формирования, датой и временем начала формирования.
Статусы загрузки:
| Сформирован (Created) | Файл успешно создан. |
| Формируется (In progress) | Файл в процессе создания. |
| Не сформирован (Not created) | Файл не сформирован из-за ошибки.
Убедитесь, что вы добавили переменные, а также есть ли такие поля с переменными в настройках воронки, контактов или доски задач. |
Конечный файл сохраняется под названием, которое вы вводили при загрузке, и кодом системы, чтобы избежать перезаписи файлов с одинаковыми названиями.
Также вы можете просмотреть файлы во вкладке Менеджер файлов.
Управляйте документом
Чтобы управлять сформированным документом и использовать в работе, нажмите три точки в списке документов.
| Отправить (Send) |
Отправка файла контакта через почту. В открывшейся панели введите почту получателя, тему, текст письма. Нажмите Отправить или сохраните письмо как черновик. Действие доступно, если в CRM подключена почта. |
| Просмотреть (View) | Открывает документ для просмотра содержимого в модальном окне. |
| Скачать (Download) | Скачивает документа на устройство. |
| Отвязать (Unlink) | Отвязывает документ от сделки/контакта/задачи — он останется в хранилище, но больше не будет показан в карточке. |
| Удалить (Delete) | Удаляет документ из сделки/контакта/задачи и файлового менеджера. |
Обновлено: 13.03.2025
или