Noções básicas do quadro de tarefas

Com o recurso “Minhas tarefas”, você pode planejar e gerenciar o fluxo de trabalho interno da sua equipe. Crie tarefas para você e para os membros da sua equipe e acompanhe seu progresso utilizando um quadro de tarefas no modo “Kanban” utilizando a visualização em "Lista".

A localização de tarefas em um quadro ajuda a estimar quanto tempo você precisa para concluí-las, atribuir suas tarefas de maneira produtiva e visualizar o quadro completo do progresso de trabalho de cada membro da sua equipe. 

É possível, por exemplo, adicionar tarefas ao trabalhar em um novo projeto, agendar chamadas para clientes, realizar eventos e processar negócios e contratos.

Criando um quadro

Você pode visualizar e organizar seu fluxo de trabalho e acompanhar o desempenho das tarefas de sua equipe utilizando um quadro. Crie tarefas e status e personalize as configurações para cada pipeline.

Por padrão, você tem um quadro onde pode criar tarefas. Você também tem direito a um quadro adicional e a criar até dois quadros.

Para adicionar um quadro, clique em Adicionar quadro no painel esquerdo.

Insira um nome para o seu quadro e escolha uma cor.

Criando uma tarefa

Você pode criar uma tarefa para adicionar as seguintes informações: qual ação você precisa executar, quem a executará, o prazo e outros detalhes.

Vá para o seu quadro e clique em Adicionar tarefa.

Leia mais: Como criar uma tarefa.

Você também pode criar uma tarefa rápida. Clique em Adicionar uma tarefa rápida e escolha um nome para sua tarefa. Posteriormente, será possível editar e adicionar todas as informações ausentes.

Modos de exibição do quadro de tarefas

Para escolher como exibir suas tarefas, clique no ícone do modo de visualização.

Kanban

Kanban é o modo de exibição de tarefas padrão que as apresenta como um quadro com colunas (status de tarefas) onde você pode colocar seus cartões de tarefas. Você pode gerenciá-los arrastando-os de uma coluna para outra.

Os quadros Kanban ajudam você a visualizar seu trabalho em seu projeto — cada tarefa no quadro é exibida em uma coluna junto com seu status específico.

Lista

A lista é um modo de exibição de tarefas que as organiza em uma lista sem dividi-las em colunas. Com este modo de visualização, mais tarefas podem ser colocadas e visualizadas na página.

Você também pode exibir suas tarefas por status, selecionar uma lista de tarefas, alterar status e excluir suas tarefas.

As colunas exibem o título, status, prioridade, responsável pela tarefa, observadores e período de cada tarefa.

Você pode ocultar ou exibir determinados campos de negócios no modo de exibição "Lista". Para fazer isso, clique nos três pontos no canto superior direito da lista e selecione os campos obrigatórios.

Status das tarefas

O status da tarefa é o estágio do progresso da sua tarefa.

Por padrão, existem 3 status de tarefa:

Novo: Este status significa que você atribuiu uma nova tarefa. Seu responsável ainda não começou a trabalhar nele, então ele permanece pendente.

Em andamento: Este status significa que seu responsável começou a trabalhar na tarefa.

Não é recomendado adicionar o status "Em andamento" às tarefas nas quais ninguém está trabalhando no momento. Se você tiver alguma dúvida ou dificuldade ao concluir uma tarefa, se precisar de ajuda de outros membros da equipe ou se essa etapa exigir muito trabalho, recomendamos adicionar status de tarefa intermediários.

Concluído:Esse status significa que seu responsável concluiu a tarefa e o resultado atende aos requisitos esperados.

Você também pode adicionar status com base nos estágios específicos do progresso da tarefa. Por exemplo, você pode marcar determinadas tarefas como "Em espera", "Pronto para revisar", "Pronto para enviar", "Arquivar" e assim por diante.

Leia também: Como alterar o status da tarefa.

Para adicionar um novo status, alterne para o modo de exibição Kanban, clique em +Adicionar Status, insira um nome e selecione uma cor.

Para adicionar um novo estágio, clique em +Adicionar status, insira um nome e selecione uma cor.

Filtro de tarefas

Você pode filtrar a lista de seus negócios exibidos na tela. Use o filtro para planejar as tarefas por período, prioridade e carga de trabalho do responsável e encontrar tarefas por negócios ou contatos mais rapidamente.

Clique em Filtrar e selecione suas condições de filtro:

  • data de criação, data de início e data de conclusão da tarefa;
  • nome da tarefa;
  • prioridade da tarefa;
  • estado da tarefa;
  • participantes da tarefa (responsáveis ​​e observadores);
  • contatos e negócios relacionados;
  • campos personalizados.

Personalizando um quadro

Selecione seu quadro e clique em Configurações.

Na guia "Geral", você pode alterar o nome do quadro e escolher um responsável para tarefas criadas automaticamente.

Você também pode excluir um quadro se tiver mais de um.<

Nas abas "campos" e "tags", você pode editar seus atributos de tarefa ou criar novos.

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