Personas ocupadas, muy trabajadoras, con burnout… El mundo está lleno de ellas. Sin embargo, también está lleno de personas cuya gestión de tareas es sencillamente ineficaz. La mayoría de las veces, ése es el motivo por el que parece que nunca ves el final de esa larga lista de tareas pendientes. Hay una solución bastante sencilla detrás de la organización eficaz de tus procesos de marketing: las herramientas de gestión de tareas.
En este artículo te mostramos algunas herramientas de administración de marketing, analizamos sus tipos y características, ofrecemos algunos consejos valiosos sobre cómo elegir la mejor para tu equipo.
¿Qué es la gestión de tareas y por qué es necesaria?
¿Hace tiempo que las listas de tareas dejaron de ser útiles para la gestión de proyectos? Bueno, es una manera de verlo, sin embargo las listas de control siguen siendo bastante prácticas a la hora de priorizar tareas, planificar contenidos y delegar responsabilidades ¿Qué es la gestión de tareas y cómo puede ayudarte a gestionar tu carga de trabajo?
En la administración de marketing, la gestión de tareas es un sistema y un proceso de seguimiento de tareas destinado a garantizar que se completen a tiempo y cumplan determinados requisitos. Te permite visualizar todo el flujo de trabajo de tu equipo, incentivarles para que avancen, además de determinar la mejor forma de organizar las tareas.
Cuando la gestión de tareas depende de las personas puede volverse un proceso engorroso, ya que requiere mucho trabajo por parte de los responsables. La buena noticia es que existen herramientas de gestión de tareas: softwares diseñado específicamente para ayudarte a planificar y delegar tareas de forma automática.
Veamos las ventajas que pueden aportar algunas de las mejores herramientas para la administración de marketing:
- Estimar y analizar el tiempo que lleva completar las tareas
- Organizar la colaboración y la interacción entre equipos
- Asignar tareas rápidamente y priorizarlas en según corresponda
- Realizar un seguimiento del avance de las tareas de tu equipo para ayudarte en lo que necesites y encontrar la mejor forma de gestionar las tareas
- Proporcionar información relevante y actualizada sobre el avance de las tareas
- Añadir comentarios e información necesaria
- Delegar tareas a los miembros del equipo
- Desarrollar checklists y subtareas
- Automatizar el proceso y las prácticas de gestión de tareas
- Gestionar varios proyectos desde un mismo lugar
- Controlar y regular la carga de trabajo de los miembros del equipo
- Ahorrar más tiempo en la planificación y gestión de tareas.
El resultado de todas estas ventajas es que podrás llevar el control de tu proyecto, supervisar el éxito de tu equipo y realizar más tareas sin tener que invertir tiempo o esfuerzo adicionales. Otra de las ventajas de las mejores herramientas de gestión de tareas es que no tendrás que preocuparte constantemente por todos los pequeños detalles o por saber de memoria los procesos: todo se muestra en el panel.
Cómo elegir sabiamente la administración de marketing
Puede parecer que hay demasiadas opciones de herramientas de gestión de tareas para que puedas administrar tu marketing. En realidad, eso es bueno, siempre y cuando sepas lo que buscas y estés dispuesto a poner manos a la obra e investigar un poco para elegir la mejor opción para tu equipo.
Esto es lo que debes hacer a la hora de elegir entre las mejores herramientas de gestión de tareas:
- Determina tus expectativas y tu presupuesto de forma realista: Recuerda que también puedes elegir herramientas de gestión de tareas gratuitas si tu presupuesto es ajustado.
- Valora el tamaño de tu equipo: Así podrás calcular aproximadamente el número de tareas y asignaciones que tendrás que añadir.
- Destaca las principales inquietudes y retos que esperas que resuelvan las herramientas: Por ejemplo, la falta de comunicación interdepartamental, la distribución desequilibrada de la carga de trabajo, el bajo rendimiento, las entregas, etc.
- Establece acuerdos: Es importante tener siempre todo claro sobre las funciones y opciones específicas que necesitas para encontrar la mejor forma de gestionar las tareas, por ejemplo, integración personalizada, análisis, comentarios, etc.
- Investiga tus opciones: Elabora tu lista personalizada y exhaustiva de las mejores herramientas para la gestión de tareas que se ajusten a tus requisitos y preferencias.
- Explora las herramientas: Prueba cada sistema de seguimiento de tareas tú mismo y con tu equipo para recabar opiniones y elegir la opción más intuitiva y adecuada, no te recomendamos quedarte con la primera herramienta que pruebes.
Y, por último, escucha completamente a tu equipo, tomen la decisión en conjunto y no temas en invertir algo de dinero, piensa que eso hará más fácil la administración de tu negocio.
Si estás buscando mejorar también tus estrategias de marketing digital, querrás conocer también Las plataformas con los mejores servicios de marketing digital.
Ejemplos de herramientas de gestión de tareas en línea
Para echarte la mano en tu búsqueda, hemos reunido una lista de las mejores herramientas de gestión de tareas, dale un vistazo para que encuentres la ideal para tu negocio.
SendPulse
Sin ánimos de presumir, resulta que nuestro panel de tareas CRM es una de las mejores herramientas de gestión de tareas ya que cumple todos los requisitos en cuanto a funciones y posibilidades. Puedes trazar el flujo de trabajo interno de tu equipo y añadir tareas cuando organices eventos, comiences a trabajar en un nuevo proyecto, planifiques llamadas con clientes y más.
Con el gestor de tareas gratuito de SendPulse, también podrá disfrutar de las siguientes ventajas:
- Filtrar las tareas según la fecha de creación, inicio, nombre, prioridad, participantes, campos personalizados y mucho más
- Visualizar y organizar el flujo de trabajo de su equipo utilizando el panel
- Elegir la disposición de la interfaz (Panel o lista) según tus necesidades
- Personalizar la configuración de cada pipeline
- Añadir hasta dos tableros para gestionar el flujo de trabajo de tu equipo
- Configurar tareas diarias, semanales, mensuales o anuales
- Usar etiquetas de tu CRM para automatizar el proceso de gestión de tareas
- Publicar tareas rápidas, checklists, tareas principales y secundarias
- Permitir que determinados miembros de tu equipo supervisen el progreso de las tareas por ti.
También puedes personalizar tus tableros de tareas a tu gusto editando las características o creando otras nuevas. Si buscas herramientas de gestión de tareas gratuitas, no dudes en probar el gestor de tareas de SendPulse, ¡podrás aprovechar todas estas funciones sin ningún costo!
Trello
Trello es una muy buena herramientas para la gestión de tareas. Es una buena opción si buscas una herramienta intuitiva que utilice una estructura sencilla y clara para organizar tus tareas.
Con Trello, también puedes disfrutar de las siguientes ventajas:
- Añadir checklists, archivos adjuntos y tarjetas para gestionar el flujo de trabajo de tu equipo
- Supervisar el progreso de tu equipo mediante las vistas Tablero, Cronograma, Tabla, Calendario, Panel y Map
- Puedes integrar esta herramienta con prácticamente cualquier aplicación o plataforma de terceros
- Subir archivos desde Google Drive o Dropbox
- Establecer permisos para dar acceso a los tableros sólo a determinados participantes
- Permitir la votación en las tarjetas para recabar opiniones.
Trello ofrece un plan de gratuito y tres de pago (Standard, Premium y Enterprise). La elección del plan dependerá del tamaño de tu equipo y del número de proyectos que lleves a cabo.
Asana
Es una de las mejores herramientas de gestión de tareas para equipos y proyectos pequeños. Asana funciona perfectamente si tu objetivo es motivar a tu equipo para que no pase por alto los plazos y evites retrasos a largo plazo.
Con Asana, también puedes disfrutar de las siguientes ventajas:
- Establecer los objetivos de su proyecto para realizar un seguimiento de su proceso de gestión de tareas desde un solo lugar
- Crear un diagrama de Gantt en minutos
- Realizar un seguimiento del trabajo de tu equipo y del progreso de las tareas en un calendario compartido
- Recibir información en tiempo real sincronizando tu trabajo en varios dispositivos
- Añadir resúmenes del proyecto para informar a tus asignados sobre la historia de la tarea y detalles cruciales
- Estar al día de todas las novedades de tu proyecto con notificaciones automáticas.
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Asana ofrece un plan gratuito, un plan Premium de pago y un plan Business. Te recomendamos que empieces por las versiones gratuitas para ir probando y subir poco a poco a planes con más funciones.
Wrike
Wrike es una de esas plataformas que pueden parecer un poco rígidas para quienes se identifican con la creatividad. Aun así, es una de las mejores herramientas de gestión de tareas si necesitas manejar tus tareas financieras con precisión y cuidado, a la vez que las automatizas.
Con Wrike, también puede disfrutar de las siguientes ventajas:
- Aprovechar formularios de solicitud personalizados para autoasignar tareas
- Hacer uso de plantillas de flujo de trabajo prediseñadas
- Utilizar pruebas visuales para evitar que los comentarios se pierdan
- Automatizar el proceso de gestión y aprobación de tareas
- Simplificar considerablemente la facturación en línea
- Asegurarte de que los calendarios de tu equipo estén siempre actualizados.
Al igual que la mayoría de las herramientas populares para la gestión de tareas, Wrike ofrece un plan gratuito y tres de pago. Sin embargo, lo que es diferente de esta plataforma es que puedes probar todos los planes de pago (incluso el más caro) de forma gratuita durante 14 días.
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AYOA
AYOA es una plataforma basada en IA que te permite visualizar completamente el flujo de trabajo de tu equipo y fomentar su productividad y capacidad de concentración. Es una de las mejores herramientas de gestión de tareas si lo tuyo es la creatividad.
Con AYOA, también puedes disfrutar de las siguientes ventajas:
- Expresarte creativamente con mapas mentales, mapas radiales y pizarras colaborativas
- Organizar reuniones de vídeo con su equipo o sus clientes directamente en la aplicación
- Disfrutar de una larga lista de plantillas de tareas y mapas para automatizar su proceso de gestión de tareas
- Presentar ideas en forma de gráficos circulares, diagramas de Gantt, etc
- Invitar a los miembros de tu equipo a trabajar juntos en los mapas mentales
- Crear chats de grupo y enviar mensajes directos para comunicarte con tu equipo.
AYOA no es la mejor opción si está buscando herramientas gratuitas de gestión de tareas, ya que no ofrece un plan gratis (sólo una prueba de 7 días). Sin embargo, cuantas más personas haya en tu equipo, serán más baratos los planes de pago. También puedes recibir un presupuesto personalizado si tienes más de 50 usuarios.
¿Preparado para lo que sigue?
Una vez que hayas adoptado una herramienta de seguimiento de tareas en línea, tendrás que asegurarte de que está a la altura de tus expectativas y tu presupuesto. Nosotros te recomendamos iniciar con una versión gratuita. Te invitamos a probar el gestor de tareas gratuito de SendPulse y disfrutar de sus funciones ¡Implementa la mejor forma de gestionar tareas automatizando todo el proceso!
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