Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos es el proceso que exige dirigir a los miembros de tu equipo a través de distintas tareas y la optimización de de tus recursos para lograr todos los objetivos de un proyecto, esto dentro de un periodo de tiempo y un presupuesto. Esto debería resultar en un proyecto terminado, completo, que cumpla con los objetivos de tus clientes.

Por qué es importante la Gestión de Proyectos

La gran mayoría de las empresas buscan administrar sus procesos de manera adecuada para evitar alguna desaceleración de su crecimiento y estar preparados en caso de situaciones adversas. Ahora, los equipos necesitan entender perfectamente las prioridades y los objetivos de un proyecto en particular, esto sólo se logra en comunicación con los directivos.

De esta manera, la gestión de proyectos le permite a la compañía establecer metas realistas, en lapsos de tiempo razonables y dentro de un presupuesto responsable.

Un gestor de proyectos también debe controlar la calidad de los mismos, asegurándose que todos los parámetros y estándares sean alcanzados dentro de lo establecido. Este rol es también crucial para reducir costos, optimizar el uso de recursos, mejorar la eficiencia y reducir riesgos.

La importancia de la gestión de proyectos no puede ser subestimada en ningún momento, ya que le permite a la compañía alcanzar el éxito de sus esfuerzos. Ahora que ya revisamos la importancia, vamos a discutir algunos de los beneficios con mayor profundidad.

Beneficios de la Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos es considerada una herramienta efectiva cuando le permite a los emprendimientos, y a las empresas ya establecidas, a desarrollar de forma exitosa sus proyectos de manera consistente, resolviendo los problemas que puedan aparecer, sin salirse de tiempo y forma.

Lo principal de estos procesos de gestión es la eficiencia con los que se implemente, así, una gestión de proyectos exitosa, dará los siguientes beneficios:

• El resultado es entregado en tiempo y dentro de un presupuesto
• La comunicación interna es sólida
• Hay un incremento en la transparencia
• Registros claros del progreso de un proyectos
• Los riegos son pronosticados y solucionados a tiempo
• El proyecto tiene un desempeño alto
• Se identifican las fortalezas y debilidades de una empresa
• Se reducen los costos
• Hay control sobre la calidad
• Las metas son claras
• Los procesos tienen una dirección definida

Para realmente aprovechar estos beneficios, es necesario contar con técnicas exitosas, las cuales vamos a revisar a continuación.

Técnicas de Gestión de Proyectos

La gestión de proyectos abarca distintas industrias y requiere de conocimientos muy profundos y habilidades muy trabajadas. Aun así, no solamente los dueños de las empresas son quienes deberían prestar atención y saber sobre la gestión de proyectos. En general, tanto los directivos, como los empleados, necesitan saber aplicar distintas técnicas que hagan estos procesos más fáciles de llevar.

• Estructura de Descomposición de Trabajo (WBS por sus siglas en inglés): Esta técnica ayuda a dividir todas las tareas de un proyecto en pequeñas piezas, pequeñas actividades más digeribles. Se trata de una visualización que ayuda a definir las pequeñas tareas necesarias para llevar un proyecto al éxito. El WBS es lo primero que necesitas para planificar un proyecto.
• Diagrama de Gantt: Este diagrama permite visualizar la calendarización de tareas a lo largo del tiempo, puedes ver cuándo inicia y cuándo terminan todas las actividades del proyecto en un solo espacio. Igualmente, te puede mostrar quién está trabajando en ella y cuándo debería tener avances.
• PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas): Esta técnica utiliza métodos estadísticos para desarrollar probabilidades de que ciertas cosas sucedan. Así, se puede trazar un plan tentativa de lo que puede pasar y de qué depende que pase, así se puede entender la urgencia y prioridad de tareas e incluso considerar posibles riesgos.
• Método de Camino Crítico (CPM por sus siglas en inglés): Para esta técnica necesitas construir un modelo que involucre todas y cada una de las actividades, el tiempo que toma terminarlas, relaciones entre ellas y su objetivo final, así se puede cubrir distintas de ellas simultáneamente, a medida de lo posible, y reducir el tiempo invertido.
• Kanban: Kanban es un marco estructural que permite que cada miembro del equipo monitoree el estado de cada tarea en cualquier momento dado, esto permite que todas las personas involucradas puedan visualizar su trabajo, reconocer si existe un obstáculo y optimizar sus esfuerzos. Generalmente se plantea una tabla donde se exponen las tareas con tres estados: Por hacer, En proceso y Terminada.

Ahora que hemos visto las técnicas, vamos a revisar algunas metodologías para la gestión de proyectos.

Metodologías para la Gestión de Proyectos

Cuando hablamos de metodologías de gestión de proyectos, nos referimos a los sistemas utilizados para lidiar con la gestión de proyectos, los más populares son los siguientes:

• Cascada: Se trata de la aproximación más tradicional en la cual las tareas se completan de forma lineal. Las compañías que usan esta metodología, deben trazar todas las actividades detalladamente antes de empezar, ciertamente es una complicada ya que no se puede regresar a hacer cambios, claro que si se tiene el objetivo perfectamente claro, esta metodología solamente es benéfica.
• Ágil: Las compañías que usan esta metodología se permiten revisar el proyecto durante el proceso, de una manera rápida, colaborativa y abierta al cambio según la información.
• Montón: Se trata de un modelo ideal para equipos de hasta 10 personas, los cuales dividen su trabajo en pequeños ciclos que pueden durar de 2-4 semanas. Un gestor de proyectos que usa montón mantiene sus productos complejos, acelera su desarrollo y mejora la comunicación entre los miembros.
• Ligera: Esta metodología se enfoca en la eficiencia para brindar el valor máximo de un proyecto y emitir la maner cantidad de desperdicios, lo cual es lo vital de esta metodología.

Vamos ahora a pasar a los principales pasos de este proceso que ya discutimos.

5 Pasos para la Gestión de Proyectos exitosa

Gestionar un proyecto que cumpla sus objetivos, no es nada fácil. Es por esto que necesitas seguir, al menos, estos pasos básicos y completar las tareas relacionadas:

1. Iniciación: En esta etapa, es necesario desarrollar el caso de tu negocio y determinar el valor de tu proyecto. Aquí es cuando debes crear un diagrama de proyecto, tener reuniones con los directivos, e inversionistas, y así comunicar los objetivos y el calendario.
2. Planificación: Una vez que el proyecto ha sido aprobado, es tiempo de reunirte con tu equipo y crear un plan que incluya costos, riesgos, recursos, necesidades técnicas y todo lo necesario para cumplir con las tareas. También es importante establecer un calendario y desarrollar un plan de comunicación.
3. Ejecución: Justamente, como su nombre lo dice, aquí es cuando tu equipo hace todo el trabajo necesario para producir los entregables del proyecto. Una función importante durante esta etapa es el mantener la colaboración entre los terceros involucrados y tu empresa.
4. Monitoreo: En este paso, el gestor de proyectos necesita supervisar las actividades para que no se desvíen de los objetivos. Se pueden establecer Factores Críticos de Éxito (CSF) así como Indicadores Clave de Desempeño (KPIs) para revisar que el proyecto se está desarrollando correctamente.
5. Cierre de proyecto: Y, claro, ya que se completó el proyecto, se debe organizar juntas con el equipo para reflexionar sobre los resultados, con esto se podrá considerar qué se puede mejorar, si hay algo que faltó y, por supuesto, se deja un reporte final.

Finalmente, vamos a revisar un par de herramientas efectivas para la gestión de proyectos.

Top 3 Herramientas para la Gestión de Proyectos

Cada proyecto necesita de una solución adecuada a sus necesidades, así, hemos revisado estas 3 herramientas que harán tu trabajo mucho más sencillo y eficiente.

Trello

Trello es una herramienta muy amigable y flexible, completamente en línea que te ayuda a administrar tus proyectos a partir de una pizarra, listas de tareas, tarjetas y más que te pueden ayudar a visualizar las actividades de tu proyecto.

Lo más importante de Trello es la integración que te ofrece con otras herramientas como Dropbox, Gmail, Outlook, Jira y más. Así, y como es todo online, los miembros del equipo pueden revisarla al momento que prefieran y trabajar en las tareas asignadas a ellos.

Básicamente cada proyecto tiene su pizarra donde se ven las actividades con las personas responsables de ellas y las fechas de entrega.

Puedes tener un plan completamente gratis pero con ciertas limitantes, si quieres el plan completo lo contratas por $10 USD al mes.

monday.com

monday.com es una plataforma que te permite registrar el avance de las tareas, pero, y principalmente, te permite dirigir los recursos de manera eficiente para que el desempeño del equipo sea exponencialmente mejor.

Una bondad de esta plataforma es que se puede adaptar a la metodología a la que quieras recurrir, puedes personalizar los flujos de trabajo y así visualizar el progreso de cada tarea.

monday.com ofrece una prueba de 14 días y se puede contratar por $8 USD al mes. 

ClickUp

ClickUp te permite asignar tareas a cualquier miembro de tu equipo y tendrás la seguridad de que recibirá una notificación automática. Si necesitas que una tarea se haga de inmediato, entonces puedes establecerla con mayor prioridad que otra.

Con ClickUp también puedes usar mapas mentales, visualizar el esquema del proyecto, revisar ideas, comentar sobre las ideas de los otros miembros del equipo, también puedes usar plantillas de tareas y herramientas de seguimiento de tareas, también dependiendo de su urgencia.

Puedes usar ClickUp con un plan gratuito, el plan de pago lo puedes contratar a partir de $5USD al mes.

Ahora que ya sabes las técnicas, metodologías y herramientas para gestionar proyectos en tiempo y forma, tendrás un mejor desempeño en tus actividades y podrás administrar mejor tus recursos.

Última actualización: 29.05.2023