Conoce las Mejores Herramientas para la Gestión de Proyectos

Una buena herramienta de gestión de proyectos puede ser la diferencia entre un día productivo con tus asignaciones al corriente y una jornada caótica con varios proyectos que requieren tu atención para concretarse en la fecha pactada.

Existe una amplitud de opciones en el mercado, lo cual en realidad es excelente porque significa que tienes un amplio margen para encontrar una que se adapte a tus necesidades. Pero si te sientes abrumado por la variedad, a continuación te mostramos las más destacadas en el mercado, cómo destaca cada una y cómo son, de manera general, sus planes de pago.

Cómo elegir tu herramienta para la gestión de proyectos

Puede parecer que hay una sobrecarga de opciones de este tipo de herramientas en el mercado. Esto en realidad es algo bueno, siempre que sepas lo que estás buscando y estés listo para esforzarte un poco e investigar para seleccionar la mejor opción para tu equipo.

Esto es lo que necesitas hacer al elegir entre las mejores herramientas de administración de tareas:

1. Define tu presupuesto y el límite de lo que realmente puedes gastar en un registro de tareas en línea. Recuerda que existen opciones gratuitas, si tienes un presupuesto ajustado.
2. Evalúa el tamaño de tu equipo para obtener un aproximado de la cantidad de tareas y asignaciones que tendrás que agregar.
3. Señala las necesidades y retos principales que esperas que resuelvan las mejores herramientas para la gestión de tareas, por ejemplo, la falta de comunicación entre departamentos, la distribución desequilibrada de la carga de trabajo, el bajo rendimiento, los entregables, etc.
4. Acuerda con tu equipo las características y opciones específicas que necesitan para encontrar la mejor manera de administrar tareas, por ejemplo, integración personalizada, análisis, comentarios, entre otros.
5. Desarrolla tu lista personalizada y completa de las mejores herramientas para la gestión de tareas que se ajusten a tus requisitos y preferencias.
6. Prueba cada herramienta de tareas por tu cuenta y con tu equipo para recopilar comentarios y elegir la opción más intuitiva y adecuada, no te conformes con la primera opción que pruebes.

Finalmente, compra y/o implementa la herramienta de gestión de tareas. No tengas miedo de tomarte tu tiempo y probarlas todos antes de tomar una decisión.

Ejemplos destacados de herramientas de gestión de proyectos en línea

Hemos reunido una lista de las mejores herramientas de administración de tareas para ayudarte con tu investigación, así que repasémoslas para que puedas encontrar tu “match”.

SendPulse

No es por nada, pero nuestro tablero de tareas de CRM es una de las mejores herramientas de gestión de proyectos porque cumple con todos los requisitos en términos de características y posibilidades.

Puedes trazar el flujo de trabajo interno de tu equipo y agregar tareas al organizar eventos, comenzar a trabajar en un nuevo proyecto, planificar llamadas de clientes y procesar sus acuerdos.

El rastreador de tareas gratuito de SendPulse te brindará las siguientes ventajas:

• Filtra tus tareas por fecha de creación, fecha de inicio, nombre de la tarea, prioridad, participantes, campos personalizados y mucho más.
• Visualiza y organiza el flujo de trabajo de tu equipo usando un tablero.
• Cambia la visualización a Kanban o Lista en cualquier momento para elegir la mejor manera de administrar tus tareas.
• Personaliza tu configuración para cada canal.
• Agrega hasta dos tableros para administrar el flujo de trabajo de tu equipo.
• Repite tus tareas diariamente, semanalmente, mensualmente o anualmente.
• Usa etiquetas de tu CRM para automatizar tu proceso de gestión de tareas.
• Publica tareas rápidas, listas de verificación, tareas principales y subtareas.
• Permite que ciertos miembros del equipo controlen el progreso de la tarea por ti.

También puedes personalizar tus tableros de tareas a tu gusto editando los atributos de tus tareas o creando otros nuevos. Prueba el registro de tareas de SendPulse si estás buscando herramientas de administración de tareas gratuitas: ¡Obtén todas estas funciones sin condiciones ni letras chiquitas!

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Trello

Trello es una de las mejores herramientas para la gestión de tareas que debes considerar si necesitas una herramienta intuitiva que utilice una estructura sencilla y reconocible para organizar tus tareas.

Trello también ofrece las siguientes ventajas:

• Agrega listas de verificación, archivos adjuntos y tarjetas para administrar fácilmente el flujo de trabajo de tu equipo.
• Monitorear el progreso de tu equipo usando las visualizaciones de Tablero, Línea de tiempo, Tabla, Calendario y Mapa.
• Integrarse con prácticamente cualquier aplicación o plataforma de terceros.
• Cargar archivos desde su Google Drive o Dropbox.
• Establecer permisos para brindar acceso a los tableros a ciertos participantes.
• Habilitar la votación en tus tarjetas para recopilar comentarios.

Trello ofrece un plan gratuito y otros tres de pago (Standard, Premium y Enterprise). Aquí, tu elección de un plan aquí dependerá del tamaño de tu equipo y la cantidad de proyectos que ejecutas.

Asana

Esta es una de las mejores herramientas de gestión de tareas para equipos y proyectos pequeños. Asana funciona mejor si tu objetivo es motivar a su equipo para cumplir las fechas de entrega y evitar retrasos a largo plazo.

Asana te brinda los siguientes beneficios:

• Establecer los objetivos de tu proyecto para realizar un seguimiento de tu proceso de gestión de tareas en un solo lugar.
• Crear un diagrama de Gantt en minutos.
• Realizar un seguimiento del trabajo de tu equipo y el progreso de sus tareas en un calendario compartido.
• Recibir información en tiempo real al sincronizar tu trabajo en múltiples dispositivos.
• Agregar briefs del proyecto para informar a sus asignados sobre el contexto de la tarea y los detalles cruciales.
• Mantenerte actualizado sobre todas las noticias relacionadas con tu proyecto con notificaciones automáticas.

Asana ofrece un plan gratuito, un plan Premium pagado y un plan Business. Recomendamos comenzar con versiones gratuitas para probarlo y luego, gradualmente, avanzar hacia planes con más funciones.

Wrike

Wrike es una de esas plataformas que puede parecer un poco rígida para aquellos que a menudo requieren cierta creatividad. Aún así, es una de las mejores herramientas de administración de tareas si requieres manejar sus tareas con precisión y cuidado al mismo tiempo que las automatizas.

Wrike te permite gozar de las siguientes ventajas:

• Aprovechar los formularios de solicitud personalizados para asignar tareas automáticamente.
• Hacer uso de plantillas de flujo de trabajo prefabricadas.
• Usar pruebas visuales para evitar que se pierdan los comentarios.
• Automatizar tu proceso de gestión y aprobación de tareas.
• Simplificar notoriamente tu facturación en línea.
• Verificar que los calendarios de su equipo estén siempre actualizados.

Al igual que las herramientas más populares para la gestión de tareas, Wrike ofrece un plan gratuito y tres de pago. Sin embargo, la diferencia de esta plataforma es que puedes probar todos los planes (incluso el más costoso) gratis durante 14 días.

AYOA

AYOA es una plataforma basada en IA que te permite visualizar completamente el flujo de trabajo de tu equipo y promover su productividad y habilidades de memoria. Una de las mejores herramientas de gestión de tareas si lo que te interesa es la creatividad.

Además, AYOA te brinda los siguientes beneficios:

• Ser ​​creativo con mapas mentales, diagrama radial y pizarras colaborativas.
• Realizar reuniones de video con tu equipo o tus clientes directamente en la aplicación.
• Disfrutar de una lista exhaustiva de plantillas de tareas y mapas para automatizar tu proceso de gestión de tareas.
• Presentar sus ideas en forma de gráficos circulares, diagramas de Gantt, etc.
• Invitar a los miembros de tu equipo a trabajar juntos en mapas mentales.
• Crear chats grupales y enviar mensajes directos para comunicarte con tu equipo.

Lamentablemente, AYOA no es precisamente la mejor opción si estás buscando herramientas gratuitas, ya que solo ofrece una prueba de siete días. Sin embargo, cuantas más personas tengas en tu equipo, menos te costarán sus planes de pago. También puedes recibir un presupuesto personalizado si tienes más de 50 empleados.

¿Todo listo para lo que sigue?

Una vez que hayas adoptado un registro de tareas en línea, aún tendrás que monitorearlo para asegurarte de que esté a la altura de tus expectativas. La mejor manera de hacer esto es optar por una versión gratuita en una primera etapa.

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