Personas ocupadas, trabajadoras o con burnout… el mundo está lleno de ellas. Sin embargo, también abundan aquellas cuya gestión de tareas es simplemente ineficiente. La mayoría de las veces, esa es la razón por la que parece que nunca verás el final de esa triste lista de asignaciones pendientes.
Afortunadamente, hay una solución bastante simple detrás de una organización eficaz de tareas: las herramientas de gestión de proyectos, la encarnación del lema “trabajar con inteligencia, no con fuerza”.
En este artículo, hablaremos sobre las herramientas de administración de proyectos, ahondaremos en sus clasificaciones y características y brindaremos algunos consejos valiosos sobre cómo elegir una para tu equipo.
- ¿Qué es la gestión de tareas y por qué la necesitas?
- ¿Por qué debería aprovechar las herramientas de gestión de proyectos?
- ¿Cuáles son los tipos de herramientas de gestión de proyectos?
- Características que debes buscar en las herramientas de gestión de tareas
- ¿Cuál es la mejor herramienta de gestión de proyectos?
¿Qué es la gestión de tareas y por qué la necesitas?
¿Desde cuándo las listas de tareas no se hacen por gestión de proyectos? Bueno, definitivamente no están equivocados, pero las listas de control aún parecen funcionar bastante bien cuando se trata de priorizar tareas, planificar contenido y delegar responsabilidades. Entonces, ¿qué es la administración de tareas y cómo te ayudará a manejar tu carga de trabajo?
La gestión de tareas es un sistema con su debido proceso de seguimiento de asignaciones destinado a garantizar que se completen a tiempo y cumplan con ciertos requisitos. Esto te permite visualizar todo el flujo de trabajo de tu equipo, incentivarlos a progresar sin micromanagement y descubrir la mejor manera de administrar las tareas.
¿Por qué debería aprovechar las herramientas de gestión de proyectos?
Por lo general, la gestión de tareas que depende de un ser humano es un proceso engorroso, ya que requiere que los gerentes se desplacen y realicen tareas insignificantes. Afortunadamente, puedes evitarlo utilizando una herramienta de gestión de proyectos, un software diseñado específicamente para ayudarte a planificar y delegar tus tareas automáticamente.
Repasemos los beneficios que las herramientas de administración de tareas pueden brindar:
- Calcular y analizar el tiempo que lleva completar tus tareas.
- Organizar la colaboración e interacción entre tus equipos.
- Asignar tareas rápidamente y priorizarlas acorde a las circunstancias.
- Dar seguimiento al progreso de las tareas de tu equipo para apoyarlos según sea necesario y encontrar la mejor manera de administrar las tareas.
- Proporcionar la información más relevante y actualizada sobre el progreso de tu tarea.
- Agregar los comentarios y detalles necesarios para tus tareas.
- Delegar tareas a los miembros del equipo más apropiados según corresponda.
- Desarrollar listas de control y subtareas personalizadas.
- Automatizar tus procesos y prácticas en cuanto a gestión de tareas.
- Administrar múltiples proyectos desde un solo lugar.
- Controlar y regular la carga de trabajo de los miembros de tu equipo.
- Ahorrar tiempo en la planificación y gestión de tareas.
El resultado de todos estos beneficios es que podrás tener el control de tu proyecto, monitorear el éxito de tu equipo y realizar más tareas sin tener que invertir tiempo o esfuerzo extra.
Otra maravilla de estas herramientas es que no tendrás que preocuparte por olvidar los pequeños detalles o mantener el panorama general de tu progreso en tu cabeza: todo está en el tablero, visualizado y listo para que lo aproveches.
Si deseas más consejos sobre los cuidados que debes tener con tus estrategias de marketing digital, te recomendamos nuestro artículo: “Red Flags que debes evitar durante tu campaña“.
¿Cuáles son los tipos de herramientas de gestión de proyectos?
Existen varios tipos de herramientas de administración de proyectos en línea dependiendo de sus técnicas principales, con sus distintas características. En esta sección, te daremos un resumen rápido de ellas.
Kanban
Este tipo de tableros te permite realizar un seguimiento del éxito de tu equipo cuando lo necesites y optimizar su progreso. La vista de Kanban te presenta diferentes estados para las tareas (Pendiente, En proceso y Terminado) y enumera las tareas correspondientes debajo de cada una de ellas.
Con este tipo de herramientas puedes maximizar la eficiencia de tu equipo y visualizar fácilmente su flujo de trabajo.
Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
Las herramientas de administración de proyectos que se ejecutan en EDT te permiten ramificar tu flujo de trabajo en elementos más pequeños y crear un diagrama.
Son perfectas para programar y priorizar tus tareas, ya que el proceso de desglose de su trabajo en el que se basa EDT generalmente está más orientado a objetivos.
Diagrama de Gantt
Los diagramas de Gantt también son excelentes para planificar tareas, ya que te permiten realizar un seguimiento de la fecha exacta en que se asignaron y completaron en una escala de tiempo detallada.
Las herramientas de administración de tareas como estas también te mantienen actualizado sobre lo que debes de completar en un día específico, lo que las convierte en una excelente opción si tu prioridad es completar los proyectos a tiempo.
PERT
La Técnica de Evaluación y Revisión de Programas (PERT, por sus siglas en inglés, Program Evaluation and Review Techniques) es bastante similar a los diagramas de Gantt, pero esta herramienta implementa una estructura un poco diferente. PERT tiene como objetivo calcular el tiempo mínimo necesario para terminar cada tarea usando un análisis estadístico y manejando probabilidades.
Estas herramientas de administración de tareas en línea también te ayudan a planificar tus actividades para elegir la mejor fecha de inicio y finalización para cada tarea.
Características que debes buscar en las herramientas de gestión de tareas
Si es tu primera vez eligiendo este tipo de herramientas, puedes sentirte abrumado. ¿Cómo saber qué características demuestran que es una buena herramienta? Veamos los puntos clave a los que debes prestar atención cuando busques una herramienta de seguimiento.
Usabilidad
Esta es la característica clave que debes tomar en cuenta: ¿cuál es el punto de usar una herramienta de gestión de tareas de lujo si no puedes entender cómo usarlas? Deja que tus empleados la prueben y escucha sus comentarios antes de tomar una decisión. La plataforma debe ser intuitiva, directa y sencilla para el uso diario.
Integraciones con todo incluido
Asegúrate de escoger una herramienta con suficientes opciones de integración para que no tengas que pagar por otras plataformas y aplicaciones. Por ejemplo, puedes buscar integraciones con Zoom para programar reuniones, Bugsnap, Zapier entre otras, según tus necesidades.
Si quieres conocer más herramientas, te recomendamos nuestro artículo con “Las mejores plataformas para la automatización del marketing“.
Atención al cliente
Comprueba que tu registro de tareas en línea ofrezca un chat en vivo con los agentes de atención al cliente y verifica que sus respuestas sean rápidas y útiles. Tienes que estar seguro de que los miembros de tu equipo no tendrán que lidiar solos con problemas en los que tienen poca competencia.
Vista de Kanban
El departamento de administración seguramente querrá que el flujo de trabajo de su equipo se presente como un diagrama de Gantt para asegurarse de que no haya demoras. Aún así, tus empleados apreciarán una vista estilo Kanban de sus listas de tareas, ya que ayuda a mantenerse organizado y motivado. Elige herramientas para la gestión de tareas que ofrezcan cambiar la visualización para que tu equipo pueda personalizar su experiencia laboral.
Filtración
Si no publicas tantas tareas, entonces quizás puedas mantener más o menos todas las actualizaciones en tu cabeza. Pero si estás trabajando en un gran proyecto y asignas tareas para diferentes departamentos en masa, ser capaz de filtrar sus tareas por estado, asignados, prioridad, nombre o campos personalizados te evitará buscar las tareas manualmente y buscar errores de tu equipo todo el tiempo.
Alertas y recordatorios por correo electrónico
No necesitas recordarle a tu equipo que completen una tarea cada vez que se acerque a una fecha de entrega. Busca herramientas de administración de tareas de equipo que te permitan configurar notificaciones y recordatorios por correo electrónico para asegurarte de que las tareas urgentes no se pierdan y así evitar retrasos.
¿Cuál es la mejor herramienta de gestión de proyectos?
En este caso, la respuesta es un rotundo “depende”. Más allá de buscar la herramienta con el diseño más sofisticado, con múltiples herramientas para tus tableros y docenas de aplicaciones integradas. Lo realmente importante es buscar la herramienta que optimice el trabajo en equipo de tu negocio.
Al momento de buscar una herramienta de gestión de proyectos considera el tamaño de tu equipo, el volumen de asignaciones, tu presupuesto, así como las características que requiere tu equipo y, por supuesto, procura que sea una opción intuitiva a la que tus empleados puedan adaptarse fácilmente.
Descubre casos en concreto que mejorarán tu registro de tareas en nuestro artículo “Conoce las mejores herramientas para la gestión de proyectos”.
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