Tener un buen formato de correo electrónico es uno de los aspectos básicos que debe tener en cuenta una empresa, sin embargo, muchas veces no se le da la importancia que debería. Tan solo en el 2021 se enviaron y recibieron más de 300.000 millones de correos electrónicos diarios en todo el mundo, es decir, el email es una de las vías de comunicación más usadas.
Por esto, es importante enviar excelentes mensajes y campañas, las cuales deben transmitir seguridad desde el primer momento. Con un buen formato de email tu empresa podrá lograr transmitir confianza desde el comienzo y sin mucho esfuerzo. Por esto, en este artículo te hablaremos sobre cómo debe ser un excelente formato de email. ¡Comencemos!
¿A qué nos referimos con el Formato del Correo Electrónico?
Nos referimos a formato de email a la estructura del correo electrónico de la empresa. La primera impresión que da una empresa es su formato de correo electrónico, siendo este un factor decisivo para muchos usuarios en si abrir o pasar por alto el mensaje, ¿a qué se debe esto? Es simple, un buen formato de email denota profesionalismo, seriedad y credibilidad.
La idea básica de un formato de correo electrónico es el siguiente:
En la parte de nombre lo mejor es colocar el usuario con el que te identificarán dentro de la empresa. Puedes colocar tu nombre real o cargo. Evita los apodos o nombres que muestran poca seriedad.
El dominio se refiere al nombre de la empresa o entidad que gestiona las direcciones de correo electrónico. Esta sección ayuda a que los usuarios sientan confianza al abrir el correo electrónico e interactuar con este.
Te invitamos a leer nuestro artículo Cuál es la mejor Estructura para un Correo Electrónico exitoso donde conocerás las partes más importantes de un correo electrónico, su importancia y mucho más.
Ahora bien, la sección de web sirve para indicar a qué tipo de organización pertenece tu empresa. Allí se colocan las extensiones “.com”, “.org”, “.net”, “.gob” o “.edu”. Veamos un poco sobre estas extensiones.
- La extensión “.com” (Comerciale) se creó para dominios comerciales. Sin embargo, se ha vuelto la más popular debido a su disponibilidad. Actualmente tanto sitios personales como de empresas hacen uso de esta extensión.
- El “.org” (Organización) está destinado para organizaciones sin fines de lucro y entidades benéficas. Sin embargo, algunos sitios comerciales también han comenzado a hacer uso de este.
- Por su parte, el “.net” (Network) se creó principalmente para empresas y organizaciones relacionadas con la infraestructura de redes y servicios de internet. A pesar de que otras empresas han comenzado a usarlo, aún se relaciona con aquellas empresas inclinadas a las tecnologías y redes.
- El “.edu” está asignado a las instituciones educativas oficialmente acreditadas por alguna institución gubernamental. También se llega a usar para instituciones gubernamentales.
Ahora que conoces sus partes, te queremos compartir su importancia.
Por qué es importante el Formato de mi Correo Electrónico
Aunque no lo parezca, un buen formato de email genera grandes beneficios, por ejemplo, dar confianza a los clientes y evitar que tus mensajes sean marcados como spam por los servidores. Hablemos más a fondo sobre la importancia de un buen formato de email.
- Dominio confiable para evitar ser marcado como spam: Los correos electrónicos deben pasar por protocolos de autenticación como SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) y DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance). Un dominio de email confiable te ayudará a pasar estas evaluaciones, lo que ayudará al usuario a saber que el mensaje que está recibiendo es de un dominio legítimo.
- Crear confianza con un nombre apropiado: La confianza es muy difícil de ganar, por lo que contar con un dominio de empresa te ayudará a aumentar los niveles de confianza que los usuarios tienen hacia tu empresa. Además, aumentará la tasa de apertura de tus correos electrónicos debido a que los usuarios conocerán quien envió el mensaje.
- Fortalecer la identidad con el dominio adecuado: Un formato de email personalizado permite que la empresa promueva su marca cada vez que envía un correo electrónico. Ayuda a consolidar la identidad de la empresa y a ser identificada fácilmente.
- Los clientes reconocen que tipo de empresa es: Las extensiones como “.com”, “.net” o “.org” le permitían a los usuarios conocer qué tipo de enfoque tiene tu organización, lo que genera más confianza. Esto favorece en la interacción que los usuarios tienen con tus correos electrónicos.
- Muestran el profesionalismo de una empresa: Este formato de correo electrónico proyecta una imagen profesional y confiable de tu empresa. Esto es fundamental para las organizaciones pues les ayuda a establecer una reputación sólida.
Un formato de email te ayudará a mejorar la relación con tus clientes y con otras organizaciones, por lo que es indispensable que conozcas cómo crear un excelente formato de correo electrónico. A continuación, te compartimos algunos consejos para crear un buen formato de correo electrónico.
¿Cuál debería ser el formato correcto de mi email?
Estos son algunos tips para establecer un formato de correo electrónico efectivo. ¡Vamos a comenzar!
Busca tu propio dominio
Utiliza el nombre de tu empresa para colocarlo como el dominio de tu email. Recuerda que lo que se busca es transmitirle al cliente la confianza de abrir el correo electrónico, por lo que sí reconocen el nombre de tu marca es más probable que accedan al mensaje.
Siempre usa un nombre agradable
Usa un nombre profesional y adecuado al público. Evita los sobrenombres o nombres fuera de lugar. Esto le dará confianza a los usuarios y sabrán más fácilmente a quién se están dirigiendo.
¡Te compartimos algunas de las mejores herramientas para tus campañas de correo electrónico! Te invitamos a leer nuestro artículo Mejores Herramientas para Crear Campañas de Email Marketing donde podrás conocer algunas de las mejores plataformas para comenzar con tus campañas.
Sé sencillo y directo
Evita los nombres complicados y opta por nombres fáciles de leer. Esto te ayudará a que los usuarios identifiquen tu marca más rápido. Recuerda que mientras sea fácil de comunicar tu nombre de empresa, más rápido los usuarios aceptarán leer tu mensaje.
No te escondas
Agrega a tu formato de email la ubicación de tu empresa. Esto le facilitará a los clientes la información necesaria para saber si están recibiendo la información correspondiente de su zona. Esto es especialmente útil si tu empresa tiene más de una sede a nivel internacional, pues ayudará a los clientes a saber a donde se están dirigiendo.
¿Y el formato de tus seguidores?
Un mal formato de correo electrónico puede hacer que tus mensajes se invaliden o sean marcados como spam. Recuerda que un buen formato de email evita que haya confusiones y aumenta la credibilidad que tienen los clientes hacia tu empresa.
Un formato de email invalido permite más fácilmente que haya errores y puede ocasionar problemas a la hora de enviar campañas de email marketing masivo. Evita gasto de tiempo y recursos y opta por implementar un buen formato de correo electrónico.
Sin embargo, las empresas no son las únicas que corren ese riesgo. Si tus suscriptores tienen un mal formato de email es probable que lleguen mal o simplemente no lleguen a la bandeja de entrada de la empresa, pues corren el riesgo de ser, igualmente, marcados como spam.
Cuida cada paso de tu email marketing
Un buen formato de correo electrónico es, quizá, uno de los pasos más importantes y que más se suelen pasar por alto por las nuevas empresas. Este es un elemento básico pero muy significativo con grandes beneficios. Evita usar cuentas de correo electrónico personales para comunicarte con tus clientes, siempre es mejor usar un correo electrónico profesional de la empresa.
Si tu intención es comenzar a enviar campañas de email marketing masivas a tus clientes, lo mejor siempre es hacer un excelente trabajo. Recuerda que la imagen de una empresa es muy importante, por lo que mostrar tu lado más serio y profesional desde tu correo electrónico de empresa siempre es un excelente inicio. Comienza a diseñar un increíble formato de correo electrónico y haz que tu empresa resalte desde la bandeja de entrada.
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