Una invitación para evento es un medio o mecanismo que utiliza la empresa para atraer a personas a un evento determinado. Las invitaciones para eventos utilizan múltiples canales como lo pueden ser el correo electrónico, los mensajes en redes sociales y los mensajes cortos. Para hacer más efectiva la invitación se recomienda el uso de más de un canal. El o los canales serán definidos por las características del evento, así como de la audiencia a la que va dirigido.

¿Por qué deberías crear invitaciones para eventos?

Lograr un aforo elevado de asistentes a un evento es una tarea compleja. De acuerdo con un estudio, sólo el 50% de los registrados a un evento virtual se convierten en asistentes y de este número sólo el 53% se encuentran comprometidos con la información que se brinda en el evento. Esta cifra se reduce hasta un 41% si el evento se realiza de manera física.

Es por esto que las empresas y equipos de marketing encargados en la organización de eventos deben de prestar mucha atención en lograr la mayor cantidad de registrados posibles y posicionar el evento de manera tal que los usuarios consideren que la información que se brindará será tan valiosa que no valdrá la pena faltar. Para ello, es necesario contar con invitaciones atractivas y que resalten todos los beneficios que se podrán alcanzar al asistir al evento.

Es importante señalar que los supuestos anteriores son aplicables para eventos gratuitos que realiza la empresa con la finalidad de generar más leads o aumentar su presencia de marca. Un artículo de Markletic señala que el 46% de los marketeros dicen que el principal objetivo de los eventos virtuales y físicos es el fomento de clientes potenciales e incrementar su generación.

Cuando el evento es pagado, la trascendencia de las invitaciones para eventos es todavía mayor ya que el evento se convierte en un producto más que tiene que ser posicionado y vendido por ese medio.

Con ayuda de las invitaciones para eventos se puede generar expectativa y emoción sobre este, además de compartir información valiosa sobre los panelistas. Las invitaciones se pueden realizar para webinars, talleres, conferencias e incluso cursos en línea.

¿Cuándo debes enviar invitaciones a eventos?

No existe una fecha ideal o tiempo específico para enviar invitaciones para un evento, ya que esto dependerá de la magnitud del mismo. Un evento en vivo pagado como una convención o congreso requerirá de mayor tiempo para lograr vender entradas mientras que un webinar o curso online gratuito puede posicionarse con una semana de anticipación.

De acuerdo con una encuesta realizada en el mercado estadounidense, el 27% de las empresas hace su primer anuncio de 2 a 3 meses de anticipación. Mientras que el 26% de los organizadores de eventos comienza a invitar con un mes de anticipación. Sin embargo, es importante que estés consciente de que este tipo depende de otros elementos como si la empresa está promocionando otro evento o estrategia, los resultados que se esperan obtener y la inversión publicitaria que se está realizando.

Asimismo, el horario en el que se tiene que enviar las invitaciones tiene que ser en función de las características del segmento de mercado al que va dirigido el eventos. Por lo general se recomienda enviarlo de lunes a viernes entre 9:00 AM y 6:00 PM, pero hay otros factores a considerar, por lo que este horario no es una regla. Se recomienda hacer pruebas A/B para conocer el mejor horario para enviar campañas.

Sobre el número de invitaciones, en este mismo estudio, se señala que la mayoría de organizadores envían 5 emails como invitaciones para eventos distribuidos en días diferentes, siendo el último día para enviar un correo electrónico un día antes del evento.

¿Cómo escribir un email de invitación a un evento?

Para crear una invitación a un evento a través de correo electrónico es necesario seguir ciertos elementos con el objetivo de que la campaña sea efectiva y se logre una alta tasa de asistencia. Entre los principales elementos que debe contener la campaña se encuentran:

  • Asunto llamativo y que despierte la curiosidad. Este elemento es clave porque el usuario decidirá si abrirá o no el correo electrónico dependiendo del asunto.
  • Personalización. Esto permitirá que se genere una conexión entre el usuario y la empresa. De esta manera será más fácil persuadir al prospecto de que el evento al que se está invitando es relevante para su vida.
  • Sensación de urgencia y escasez. En el cuerpo del correo electrónico se tiene que crear una narrativa de importancia sobre el evento y plantear la posibilidad de que si no se realiza el registro en ese momento se pueden agotar los lugares y, por consiguiente, no recibir la información de valor que se compartirá en el evento.
  • Datos importantes. En la invitación se debe colocar la fecha del evento, el horario, el nombre de los participantes y describir el proceso de registro. Asegúrate de que esta información sea correcta, ya que de lo contrario la tasa de asistencia puede reducirse si existe una confusión.
  • Información de los panelistas. Es importante que expliques las razones por las que los speakers tienen la autoridad necesaria para enseñarte sobre el tema del que trata el evento. Comparte un poco de su experiencia profesional, estudios o premios recibidos.

Cómo enviar un email programado de invitación para evento

A continuación te presentamos una guía paso a paso para que aprendas a programar una campaña de invitación a evento en SendPulse.

Crea una plantilla

En la sección Correo electrónico de tu plataforma SendPulse, haz clic en la opción Plantillas de correo, que se encuentra en el menú lateral izquierdo. Después, haz clic en Agregar plantillas.

Selecciona la opción Editor de diseño de plantilla para abrir el constructor de arrastrar y soltar. Puedes escoger entre diseños básicos, para comercio, noticias, entre otros.

Diseña tu invitación

Inmediatamente se abrirá el editor de la plantilla. En este punto puedes agregar imágenes, textos y botones. Es importante que contemples todos los elementos que te señalamos en la sección anterior.

Cuando finalices tu diseño haz clic en el botón en la esquina superior derecha de Guardar y salir.

Crea una campaña

Selecciona la plantilla que acabas de crear y haz clic en el icono de triángulo para desplegar el menú. Ahí, selecciona la opción Crear campaña y automáticamente se abrirá el creador de campañas.

A continuación selecciona una lista de correo para enviar la campaña, así como la dirección de correo electrónico y nombre del remitente. En esta parte tendrás que colocar la línea de asunto, la cual debe ser llamativa y que genere curiosidad. Cuando termines haz clic en Siguiente.

Puedes cambiar el pre encabezado o adjuntar archivos si lo deseas. Al terminar haz clic en Siguiente para abrir los parámetros de la campaña.

Selecciona las métricas que se medirán en la campaña y las características de la página para cancelar la suscripción. Después haz clic en Siguiente para programar la campaña o enviarla en ese momento.

Programar la campaña

El último paso es programar la campaña. En la sección de “Revisar y enviar”, supervisa que todos los datos, así como los elementos de la plantilla estén correctos. Una vez que te asegures de que todo está en orden, ve a la sección de “Horario de envío” que se encuentra al final del programador.

Ahí selecciona la opción “Enviar el …” y haz clic en el cuadro con la fecha para seleccionar el día y la hora en la que deseas enviar la campaña. Una vez que establezcas estos datos, haz clic en el botón Agendar y la campaña de invitación a evento quedará programada.

Ejemplo de campaña de invitación para evento

En el siguiente ejemplo se puede observar una campaña de invitación a webinar con toda la información necesaria que te compartimos anteriormente. De igual manera, se incluye una imagen con contenido de valor que ayuda a incentivar al usuario a que se registre en el webinar.

En este caso, el webinar es sobre cómo crear un chatbot para WhatsApp por lo que la narrativa que se construye es sobre los beneficios que se tienen al utilizar esta herramienta en los negocios. Al final de la campaña se menciona que los lugares son limitados, esto con el objetivo de generar escasez.

Realizar una campaña de invitación es muy importante para lograr que nuestro evento sea exitoso ya que nos permite comunicar los elementos más importantes a nuestra audiencia. La invitación para el evento nos ayudará a que más personas asistan y por lo consiguiente a incrementar el número de nuestros clientes potenciales.

Te invitamos a que cada vez que tengas un webinar, taller o curso envíes campañas de invitación con antelación y frecuencia. Recuerda que nuestra herramienta de email marketing te puede ayudar en esta tarea.

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