Une invitation à un événement est un moyen d'attirer des gens à visiter votre événement. Vous pouvez utiliser divers canaux, y compris les emails, les SMS, les notifications push Web et les chatbots pour encourager les utilisateurs à y arriver. Pour créer des invitations à des événements efficaces, vous devez proposer un message qui intriguera votre public leur promettant beaucoup de valeur et du temps agréable s’ils viennent à votre événement.

Pourquoi créer des invitations à des événements ?

Les invitations à des événements sont le meilleur moyen de promouvoir votre webinaire, conférence, concert, cours, etc. Créez de l'enthousiasme autour des conférenciers et des activités que votre public aura lors de votre événement. Sans une bonne promotion, seulement quelques personnes viendront à l'événement, alors sachez de « vendre » sa valeur.

Consultez l'email d'invitation à un webinair ci-dessous. C’est simple, mais très informatif et montre à quel point il est facile de participer.

Choisissez un canal pour l'envoi des invitations en fonction de la taille de votre événement. Grâce aux emails et aux chatbots, vous pouvez fournir de nombreux détails, en dire beaucoup sur les orateurs et annoncer le calendrier de l'événement avec toutes les activités. Les SMS et notifications push Web, en revanche, sont un excellent choix pour créer de petits messages intrigants, par exemple pour des événements de commerce électronique.

Quel que soit l’événement que vous planifiez, l’envoi d’invitations à un événement est indispensable pour réussir. Voyons donc quel est le meilleur moment pour envoyer des invitations à un événement.

Quand dois-je envoyer des invitations à des événements ?

Plus votre événement est important, plus tôt vous devriez envoyer votre première invitation à un événement. Selon Everbrite, environ 53 % des entreprises commencent à promouvoir leurs événements 2 à 3 mois à l'avance. Cette invitation initiale fonctionne mieux pour les abonnés fidèles. Décidez vous-même quand envoyer votre invitation à un événement.

Le courrier électronique est parfait pour envoyer des invitations à des événements, car il ne limite pas votre créativité et vous permet de fournir autant de détails que nécessaire, y compris des images, du texte, des boutons CTA et des liens. Voyons maintenant comment rédiger une invitation à un événement.

Comment rédiger un email d'invitation à un événement ?

Faire une bonne première impression est crucial lorsqu'il s'agit d'invitations à des événements. Utilisez votre email d'invitation à l'événement initial pour attirer l'attention du plus grand nombre possible de participants. Soyez créatif avec votre ligne d'objet et concevez un modèle d'email attractif pour obtenir des résultats satisfaisants.

Lignes d'objet de l'email d'invitation à un événement

  • Créer un sentiment d’une grande valeur
  • Utiliser la personnalisation
  • Faites un accueil chaleureux aux participants qui retournent
  • Mentionnez des orateurs ou des artistes
  • Combinez votre ligne d'objet avec le pré-en-tête

Il ne fait aucun doute qu'une bonne ligne d'objet est la clé pour augmenter les taux d'ouverture. Voici quelques bonnes pratiques pour améliorer vos lignes d'objet :

  • Créez un sentiment d’une grande valeur. En voici quelques exemples : « Ne manquez pas, c'est la World Web Design Conference 2020 ! », « Le plus grand défilé de mode de New York : Paradis / Paradoxe 2020 ». Et peu importe que votre événement soit petit ou grand, simplement adressez votre invitation au segment le plus intéressé de votre public.
  • Utilisez la personnalisation. Les lignes d'objet personnalisées peuvent augmenter votre taux d'ouverture de 50 %. Essayez quelque chose comme ceci : « Salut, James, libre le 19 mai ? Rejoignez notre fête Recycle Everything ! » La personnalisation des lignes d'objet est très facile avec SendPulse.
  • Faites un accueil chaleureux aux participants qui retournent. Faites vos fidèles fans se sentir spéciaux avec une ligne d'objet comme « Prix exclusif des billets pour les lève-tôt pour nos fans uniquement ! » Croyez-le, beaucoup d'entre eux se feront un plaisir de rejoindre votre événement dès le début. En outre, ils diffuseront probablement la nouvelle sur votre événement via le bouche-à-oreille, en faisant la promotion auprès d'un public encore plus large.
  • Mentionnez des orateurs ou des artistes. Les concerts ou les conférences marketing sont axés sur des artistes célèbres et des experts dans leur domaine, c'est donc une bonne idée d'utiliser leurs noms dans la ligne d'objet de l'invitation à un événement. Par exemple : « Il est de 30 jours à 30 secondes pour Mars », « Visitez la performance de Ricky Gervais en septembre ! »
  • Combinez votre ligne d'objet avec le pré-en-tête. Souvent sous-estimé, le texte de pré-en-tête est un excellent outil pour soutenir votre ligne d'objet. Vous pouvez jouer avec, comme dans l'exemple suivant. Objet : « Digital Marketing Conference, l’été 2020 ». Et un pré-en-tête : « Quelque chose, vous les spécialistes du marketing, ne pouvez pas manquer ! »

Découvrons maintenant quel type de contenu vous pouvez inclure dans votre email.

Un modèle d'invitation par email à un événement

  • Insérez une image
  • Fournissez toutes les informations clés
  • Incluez un appel à l'action
  • Mettez un lien vers vos coordonnées

Incluez les éléments suivants dans votre modèle d'email d'invitation à un événement :

  • Insérez une image. Utilisez des images et des illustrations de qualité pour attirer l'attention des utilisateurs. Si vous prévoyez d'organiser un festival, ajoutez le plan d'accès à votre email d'invitation. De cette façon, les gens auront une meilleure idée du lieu de l'événement et pourront planifier leur temps.
  • Fournissez toutes les informations clés. Mentionnez la date, l'heure et la durée de votre événement. N'oubliez pas que vous pouvez partager des détails moins importants dans la série de rappels d'événements plus tard.
  • Incluez un appel à l'action. Assurez-vous que ce que les destinataires doivent faire pour participer est clair, expliquez leur prochaine étape. Le bouton CTA dans l'email d'invitation à un événement doit indiquer quelque chose comme « S'inscrire », « RSVP », « Soyons festifs », « Soyez de la fête ! », « Regardez en direct », etc. Comme tous les autres éléments, votre CTA doit être pertinent à votre type d'événement.
  • Mettez un lien vers vos coordonnées. Cela ajoutera une sensation de fiabilité à votre invitation à un événement. Vos futurs participants doivent savoir que votre événement est légitime et organisé par des professionnels disponibles à contacter.

Maintenant que vous savez ce qui doit être inclus dans votre email d'invitation à un événement, inspirons-nous de quelques exemples.

4 superbes exemples d'invitations à des événements

Nous avons rassemblé quatre exemples d'invitations à des événements qui sont des joyaux pour leur secteur.

C’est une invitation à une exposition des étudiants diplômés de Shillington. Grâce à la grande image, nous comprenons que le spectacle est lié au design. Les commentaires d’autres étudiants montrent que l’événement est de grande qualité et que les enseignants sont des professionnels passionnés. Puisque l'événement s'adresse aux futurs étudiants et jeunes gens, cette section de commentaire est juste au point.

L’email de Havaianas invite les gens à célébrer l'anniversaire de la célèbre danse : la samba. Cet email a une grande illustration joyeuse, indique aux destinataires à quoi s'attendre de cette fête et quand elle a lieu.

L’exemple d'AssemblePapers ci-dessous invite les abonnés à célébrer la publication de leur 11e numéro imprimé. Il a une merveilleuse illustration d'art, un bouton RSVP avec la date de l'événement et tous les détails sur l'événement, y compris l'heure, la date, le lieu et une liste des activités.

Ceci est un email d'invitation à un événement de Neptune. C’est un exemple impressionnant du secteur de l’immobilier, qui nous montre comment faire un événement intéressant de quelque chose de terne. Il semble que cet email soit ciblé par géolocalisation, ce qui est difficile à réaliser techniquement. Une belle image montre une maison confortable, encourageant les gens à visiter cet endroit une fois la reconstruction terminée. Imaginez, avec un morceau de tarte dans une main, un verre de vin chaud dans une autre, quelqu'un décidera d'acheter cette maison le soir du Nouvel An.

Après cette leçon théorique, découvrons comment envoyer un email d'invitation à un événement.

Comment puis-je envoyer un email d'invitation à un événement planifié ?

  1. Téléchargez votre liste de diffusion
  2. Créer un modèle d'email
  3. Planifier l'envoi d'emails

Nous avons divisé cette tâche en trois étapes principales. Vous obtiendrez tous les détails à la volée lorsque vous travaillerez dans votre compte SendPulse.

Étape 1 : Téléchargez votre liste de diffusion

Une fois que vous vous êtes inscrit, importez votre liste de diffusion à partir d'un document Excel, importez-la à partir d'un autre service de messagerie en masse ou récupérez-la à partir de zéro avec les formulaires d'abonnement gratuits de SendPulse.

Mailing list in SendPulse account

Étape 2 : créer un modèle d'email

SendPulse propose plusieurs façons de créer votre modèle d'email d'invitation.

  • Utilisez notre éditeur intuitif glisser-déposer ;
  • Choisissez des modèles préconçus dans notre bibliothèque gratuite ;
  • Enregistrez n'importe quel email de votre boîte de réception Gmail en tant que modèle dans votre compte SendPulse avec une extension Chrome et personnalisez-le.

Essayons la première manière. Faites simplement glisser et déposez les éléments de votre email dans le champ de travail et personnalisez les images, les polices, la mise en forme du texte, les boutons CTA à votre guise. Voici un exemple d'invitation à un webinaire. Vous pouvez créer un email comme celui-ci en une demi-heure.

Étape 3 : Planifiez l'envoi d'emails

À la dernière étape de la création de votre invitation à un événement, planifiez-la pour la date dont vous avez besoin.

Comment puis-je inviter des utilisateurs à mon événement avec un chatbot Facebook ?

Commençons par un exemple. Vous trouverez ci-dessous un chatbot sur la page Facebook de Tony Robbins. Il vous permet de choisir le type d'événement, le lieu et d'acheter des billets.

C'est un exemple parfait, mais vous pouvez créer quelque chose de moins sophistiqué pour inviter votre public à partir des réseaux sociaux si vous êtes nouveau en ce qui concerne les chatbots.

En utilisant le constructeur de chatbot de SendPulse, concevez des chatbots qui peuvent attirer les utilisateurs, partager toutes les informations nécessaires sur un événement à venir, répondre à la FAQ, vendre des billets et permettre aux gens de contacter une personne réelle pour plus de détails. Vous pouvez créer gratuitement jusqu'à trois chatbots Facebook.

Félicitations, vous vous êtes familiarisé avec les différentes façons d'envoyer des invitations à des événements. Terminons ce guide en passant en revue quelques conseils pratiques.

5 bonnes pratiques pour créer des invitations à des événements

  1. Offrez un rabais pour l’inscription précoce
  2. Combinez des invitations avec des rappels d'événements
  3. Priorisez les informations dans votre message
  4. Utilisez la preuve sociale
  5. Partagez des photos et des vidéos d'événements précédents

Nous avons rassemblé cinq astuces pour vous aider à organiser un événement réussi sans trop de sueur.

Offrez une réduction pour l’inscription précoce

Cela créera un sentiment d'urgence et vous aidera à attirer plus de participants dès le début. Les inscrits qui profitent de la réduction sont plus susceptibles de partager les nouvelles de votre événement avec leurs amis. Consultez l'extrait de cet e-mail d'invitation à l'événement de Circle qui encourage les abonnés à acheter des billets dès que possible.

Combinez des invitations avec des rappels d'événements

Une seule invitation à un événement ne suffira pas à attirer tous les visiteurs potentiels. Créez une série de rappels d'événements automatisés et essayez d'ajouter plus de valeur à chaque nouveau message à l'approche de la date de l'événement. Outre les emails, vous pouvez utiliser les SMS et notifications push Web. Vous trouverez ci-dessous un exemple d'une série de rappels d'événements créés avec Automation 360 de SendPulse.

Priorisez les informations dans votre message

Commencez par les détails essentiels et continuez avec des détails plus spécifiques. Dans l'invitation au concert ci-dessous, la hiérarchisation est correcte : le nom de l'artiste est le premier, ensuite c’est l'heure et la date de l’événement, la liste des activités à prévoir, l'image vintage pour créer la bonne ambiance et un CTA en bas.

Utilisez la preuve sociale

La preuve sociale fonctionne toujours, surtout lorsque les commentaires proviennent d'une personne à laquelle votre public cible s'associe. Dans l'exemple ci-dessous, le public cible est composé d'étudiants et de jeunes gens, donc les commentaires d'une personne de leur âge fonctionnent parfaitement.

Partagez des photos et des vidéos d'événements précédents

Les destinataires verront ce qu'ils pourraient manquer s'ils n'assistent pas à votre événement. Appliquez cette technique pour provoquer une réponse émotionnelle en utilisant la peur de manquer. Cet extrait d'un email d'invitation Meetup prouve que les gens s'amusent lors de leurs événements.

C'est tout ! Nous espérons que vous avez appris beaucoup de nouveautés grâce à ce guide et qu'il vous aidera dans votre stratégie d'invitation à des événements.

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