Ya llevamos muchos meses en cuarentena por el COVID-19 y para estas alturas ya todas las empresas que han podido han cambiado su modalidad de trabajo a home office ya sea de forma temporal o permanente.
Y aunque trabajar en casa podría sonar muy sencillo y cómodo en un principio, en realidad esta modalidad tiene su propio set de desafíos para los empleados ya que es más fácil que se topen con distracciones en casa que en una oficina normal, lo que pone en juego su nivel de productividad, y además a muchos les puede representar un (a veces muy alto) gasto extra el adecuar un espacio para poder trabajar desde casa.
A la primera situación ya le dimos solución en el artículo 7 Consejos para ser más productivo trabajando home office, pero ahora vamos a darle solución a lo segundo con este artículo donde te compartiremos los pasos básicos para que puedas crear tu propia oficina en casa sin que tengas que hacer una inversión de dinero tan elevada.
¡Empecemos!
Vamos a crearte un espacio donde puedas concentrarte y puedas sentirte tranquilo para empezar a trabajar
1.- Elige el lugar que será tu espacio de trabajo y libera espacio
Como ya lo mencionamos en el artículo anterior, es importante que el espacio que selecciones sea el lugar de tu casa donde haya la mejor cantidad de ruido posible, que tenga buena iluminación y donde haya menos probabilidad de que alguien te moleste.
Por ejemplo, en vez de sentarte a trabajar en el comedor o en la sala de estar donde tu familia también se va a sentar después a comer, conversar y/o mirar la televisión, mejor elige una habitación o un rincón de tu casa que no esté siendo ocupado por nadie. O bien, si eso no es posible, pide amablemente a tu familia que guarden el mayor silencio posible y/o que se abstengan de entrar a la habitación donde vas a estar durante tus horas de trabajo.
Ahora, una vez que elegiste el lugar donde vas a trabajar, haz espacio suficiente para que puedas acomodarte a trabajar cómodamente. Es decir, limpia muy bien el lugar, saca la basura y todos los tiliches y trata de mover todos los objetos, electrónicos o decoraciones llamativas que puedan distraerte visual y/o auditivamente.
Una vez que tu espacio esté libre, podrás tener una idea más clara de qué es lo que necesitas comprar para optimizar aún más el espacio para el trabajo. Si es que necesitas comprar algo más, este paso tal vez sirva para darte cuenta de que ya tienes todo lo que necesitas en casa.
2.- Establece un presupuesto máximo y adhiérete a él
Esto sonará muy obvio, pero una vez que uno se pone a ver productos en tiendas (ya sea físicas o en línea) es muy fácil caer en la tentación de comprar muchas cosas que no necesitas y es muy probable que luego eso te deje corto de dinero para el final del mes o que termines con más deudas innecesarias, que es literalmente lo opuesto a nuestro objetivo en este blog.
Por eso es importante que establezcas un presupuesto máximo que estés dispuesto a gastar y que hagas lo posible por no excederte de ese presupuesto o que incluso intentes no gastártelo todo. De todas maneras, más adelante verás que no necesitas gastar tanto dinero para crear un espacio agradable en tu casa para que puedas trabajar sin contratiempos.
Tener un presupuesto claro en mente evita dejarnos caer en la tentación de despilfarrar dinero en las tiendas
3.- Tu escritorio
Si no cuentas ya con un escritorio en casa o con alguna mesa que pueda serte de utilidad para el trabajo, hay muchas tiendas en línea que ofrecen escritorios de diversos estilos, tamaños y colores a precios bastante accesibles. Busca un escritorio que se acomode a tus necesidades, presupuesto y por supuesto a tu gusto.
Otra opción que podría ser más económica es contactar a algún carpintero local y puedes aprovechar ya sea para pedir un escritorio simple o para pedir un mueble más complejo que quede tal y como lo quieres/necesitas. Pero ojo, no contrates a cualquiera. Investiga que sea un carpintero o una mueblería local con una buena reputación y buenas reseñas de sus clientes. Cuando se trata de muebles, lo mejor es no sacrificar calidad por un precio barato.
Y otra opción todavía más económica es conseguir una mesa plegable. Ese tipo de mesas usualmente son muy baratas y además te dan la ventaja de que puedes doblarlas para que no te ocupen tanto espacio en tu casa fuera de tus horas de trabajo e incluso puedes guardarla para reutilizarla después para otros usos una vez que sea seguro volver a trabajar en la oficina.
O, si sólo vas a trabajar pocas horas en la computadora, también podrías utilizar una mesa de servicio que puedes encontrar en sitios como Mercado Libre en precios tan baratos como $95 MX. Pero ojo: Sólo si no vas a trabajar más de 1 o 2 horas al día. El estar trabajando desde una mesa de servicio no es lo más óptimo si vas a trabajar muchas horas diarias porque puede ser dañino para tu espalda.
4.- Una silla cómoda
Si vas a trabajar en un horario de oficina normal de alrededor de 8 horas, es imperativo que tengas una silla cómoda.
Es tentador pensar en las típicas sillas de plástico blancas que se encuentran fácilmente y cuyos precios de menos de $200 MX suenan excelentes para sacarte del apuro, pero en realidad aunque te liberas del problema económico a corto plazo, eso puede traerte graves problemas de osteoporosis a largo plazo (que además pueden ser tanto muy costosos como muy dolorosos de lidiar), especialmente si vas a trabajar en casa por muchas semanas.
Por eso, lo mejor es que la mayor parte de tu presupuesto la dediques a invertir en una buena silla donde te puedas sentar cómodamente, que puedas mantener la espalda recta y que así no te pese estar trabajando por tantas horas seguidas.
Y sí, sabemos que pueden llegar a ser bastante costosas, pero es importante que llegues a un buen compromiso entre una silla que te parezca adecuada para tu espalda y que no exceda tu presupuesto total.
Normalmente te recomendaríamos que acudieras a las tiendas personalmente para que pudieras probar las sillas por ti mismo y así decidir cuál es la mejor silla para ti, pero ya que por el momento eso es un poco difícil, te recomendamos que pongas mucha atención a las especificaciones de las sillas en la página web que estés visitando para asegurarte de que realmente se adecúen a lo que tú necesitas y nuevamente te recomendamos también que seas muy cauteloso de comprar en páginas web de tiendas legítimas que ofrezcan productos de calidad.
Recuerda siempre mantener una buena postura para no lastimar tu espalda ni tu cuello
5.- Computadora
Muchas de las empresas normalmente les proveen a sus empleados el equipo de computación que necesitan para trabajar, pero si desafortunadamente no fue tu caso o simplemente quieres tener tu propia computadora para tu propio uso, no te preocupes. Sabemos que este no es el ítem más económico de tu lista, pero tampoco tiene que ser necesariamente el más costoso.
Lo principal que tienes que tener en mente, incluso antes de empezar a ver computadoras, es una respuesta muy clara a esta pregunta: ¿Para qué necesito la computadora?
Si sólo vas a trabajar en casa por un par de meses y después vas a volver a la oficina o si simplemente quieres tener la libertad de trabajar desde donde sea, entonces tal vez lo mejor es invertir en una laptop.
Si el home office ya será una modalidad permanente para ti o sólo no tienes problema de trabajar desde casa de vez en cuando, entonces tal vez te convenga invertir en una computadora de escritorio. Y de ser así, también tienes que considerar que vas a necesitar más elementos como un buen monitor, teclado, mouse, bocinas, etc. lo cual puede representar un gasto extra que no es necesario con una laptop. Aunque tienes la ventaja de que siempre puedes adaptar una PC según tus necesidades futuras, lo cual es difícil (o incluso imposible) de hacer con una laptop.
Y lo siguiente que hay que pensar es en el rendimiento que necesitas de la computadora. No es necesario comprar una computadora tipo Gamer de alto costo y con mucha capacidad de renderización si sólo la vas a usar para enviar unos cuantos correos al día y abrir documentos de Excel. O por el contrario, invertir en una simple notebook económica no te va a servir de mucho si lo que necesitas es abrir programas complejos de diseño, edición de videos, etc.
Piensa bien en los programas que vas a necesitar con mayor frecuencia y fíjate muy bien en las especificaciones de cada máquina antes de hacer la compra para asegurarte de que cumpla con todos los requisitos…Incluso podrías darte cuenta que una tableta podría cumplir perfectamente con todas las funciones que necesitas de forma efectiva y esas usualmente son más económicas y fáciles de transportar que una computadora.
Ten bien claro para qué necesitas la computadora para que inviertas en una que te vaya a ser útil para tus objetivos, ni más ni menos.
Y una vez que elijas el aparato, marca y modelo ideal para ti, no te quedes sólo con el precio original del proveedor o de la primera página donde lo encontraste, investiga más opciones, compara precios, reseñas y caza ofertas para asegurarte que obtengas el mejor precio disponible.
6.- Software
Por lo general se necesita(n) cierto(s) software(s) especial(es) dependiendo de la empresa donde trabajes y la función que cumplas en ella y normalmente la misma empresa es quien se encarga de asegurarse de que puedas acceder a todas las herramientas que necesitas sin mayores problemas. Pero puedes complementarlas con más software según tus necesidades.
Particularmente ahorita con la cuarentena hay muchos softwares que puedes encontrar de forma gratuita y también puedes encontrar paquetes de suites de software como Google, Microsoft Office o Zoho Office, que cuentan con planes de precios accesibles que se adaptan a tus necesidades.
Puedes buscar software de todo tipo en internet, pero ten cuidado de no descargar ninguno proveniente de alguno de los cientos sitios sospechosos que dicen ofrecerte software gratis pero en realidad lo único que te están “regalando” son distintas clases de virus.
Virus que puede afectar tu equipo de manera permanente y que luego puede ser muy costoso reparar. Mejor no te arriesgues y asegúrate siempre que todo software que descargues provenga de un sitio oficial y seguro.
Y si estás buscando software para poder utilizar herramientas de marketing digital para tu negocio, te recomendamos que pruebes SendPulse de forma gratuita.
En una sola plataforma en línea puedes integrar diferentes canales de marketing como email marketing, SMTP, notificaciones push web, chatbot para Facebook Messenger y Telegram, SMS, etc. Si te gusta el servicio puedes desbloquear más funciones avanzadas eligiendo uno de nuestros bastante accesibles planes pagados.
7.- Teléfono
A menos que las operaciones de tu empresa sean llevadas a cabo exclusivamente en línea, otro elemento muy importante de tu oficina será tu teléfono.
Si eres de las cada vez más pocas pero existentes personas que aún mantienen su teléfono de casa, nuestra recomendación es que de ser posible acerques el teléfono a tu nueva oficina para que tomes ahí todas las llamadas relacionadas con el trabajo y que puedas concentrarte sin sentir la tentación de distraerte con algo más como normalmente pasa con los smartphones.
Si no puedes mover el teléfono de casa o el smartphone es tu única opción, entonces te recomendamos que lo coloques en un lugar al que puedas acceder a él fácilmente en caso de que recibas una llamada o mensaje de trabajo, pero que esté fuera de tu rango de visión inmediato mientras estés trabajando para evitar las distracciones de las notificaciones de tu mensajería personal, juegos o redes sociales.
Esas las podrás consultar después con más calma cuando sea momento de tu break.
8.- Impresora
Si tu trabajo requiere frecuentemente que cuentes con documentos en físico, tal vez sería bueno invertir en una impresora.
Al igual que con la computadora, piensa bien en qué es lo que necesitas, porque hoy en día ya hay impresoras que hacen más que sólo imprimir. También ya cuentan con fax, fotocopiadora y/o escáner todo en uno que te puede ahorrar muchos problemas y muchas vueltas a la papelería, en especial ahora que se recomienda no salir.
Si todo eso puede serte útil y ahorrarte dinero a la larga, adelante, sólo sigue las mismas recomendaciones anteriores de analizar bien las características de los aparatos y la reputación de los vendedores, y adquiere tu impresora multifuncional.
Pero si lo que necesitas es algo más sencillo, entonces también asegúrate de no desperdiciar dinero en una impresora con funciones que casi no vas a necesitar.
Eso sí, una vez que cuentes con tu impresora recuerda que los cartuchos de tinta pueden llegar a ser costosos, así que trata de no imprimir documentos que no sean esenciales.
9.- Archivero
Aunque ya la mayoría de las empresas ha optado por mover sus archivos a lo digital, aún hay algunas otras que aún prefieren manejar sus documentos de forma impresa.
Si ese es tu caso, te recomendamos asignar un espacio especial donde puedas tener tus documentos bien organizados para que puedas encontrarlos con facilidad en caso de que necesites consultarlos.
Sin embargo, las cajoneras para archivar documentos, además de que ocupan mucho espacio, pueden llegar a ser una inversión significativa y probablemente representen un gasto innecesario si es que no planeas trabajar en casa para siempre.
Así que una alternativa es adquirir archiveros expandibles que puedes encontrar desde $60 MX según el tamaño y el material del que lo necesites. La ventaja además del precio, es que puedes etiquetar cada apartado según lo necesites (por fecha, nombre del cliente, etc.) y que si no tienes muchos documentos no te va a ocupar demasiado espacio dentro de tu nueva oficina en casa.
10.- Almacenamiento
Es un hecho que tener nuestra área de trabajo limpia y ordenada es beneficial para que seamos más productivos.
Puedes apoyarte de diferentes elementos para que tu espacio se vea más organizado y que cada cosa esté almacenada en su lugar, por ejemplo tener repisas, lapiceras, libreros, cubos de almacenamiento, etc.
Y sí, sabemos que nos estás viendo con cara de pánico por tanta cosa que enlistamos pero, por un lado, te recordamos que sólo debes concentrarte en lo que tú genuinamente necesitas, ni más ni menos, y en tratar siempre de buscar las opciones más baratas de lo que necesitas aunque no sean necesariamente de las marcas que están de moda.
Y por otro lado, también recuerda que siempre puedes ponerte creativo para conseguir el orden con objetos que ya tienes en casa o que puedes conseguir sin gastar un dineral. O incluso sin gastar absolutamente nada a través del reuso y del reciclaje.
Por ejemplo, puedes reusar cajas de madera, cubetas o hasta reciclar cajas de cartón para usarlos como cubos de organización. Para los estantes puedes usar ramas gruesas, tuberías o alguna escalera vieja. Para la lapicera puedes reciclar latas, botellas, frascos, etc. Para organizar documentos puedes usar viejos sobres de papel.
El cielo es el límite y además siempre puedes buscar ideas y tutoriales en internet para inspirarte aún más.
Es posible tener un espacio organizado y agradable a la vista con objetos que ya tenemos en casa o que no es costoso conseguir.
11.- Decoración de la oficina y accesorios
Este es el punto que representa el mayor peligro no sólo para nuestro presupuesto sino para nuestra productividad.
Por supuesto que todos queremos un espacio de trabajo que sea agradable a nuestra vista y que refleje algo de nuestra personalidad, pero tienes que forzarte a ti mismo a recordar que estamos en tiempos difíciles y que el gastar grandes cantidades de dinero en cosas como cuadros, cojines, lámparas extravagantes, o una pequeña colección de figuras de los personajes de nuestra película o serie favorita tal vez no sea la mejor idea en este momento.
Por otro lado, también es importante que decores tu oficina con objetos que no te vayan a distraer mientras estás trabajando. Por ejemplo, te recomendamos evitar tener cerca una televisión, bocinas o una radio que reproduzcan música a alto volumen y también evitar los videojuegos, juguetes, piezas de arte con demasiado color o brillo, etc. Nada que pudiera comprometer tu eficiencia en tus labores.
Como lo mencionamos antes, lo mejor es que tengas tu espacio de trabajo lo más libre posible. Trata de tener sólo tus herramientas de trabajo esenciales sobre la mesa y no muchos más objetos además de eso.
Y para decorar los alrededores te recomendamos hacerlo con objetos que ya tengas en tu casa como fotografías de tus seres queridos, cuadros que ya tengas (o que tú mismo o algún ser querido pueda pintar) y que te inviten a la serenidad, plantas que te ayuden a generar más oxígeno en la habitación, velas aromatizantes, una lámpara de escritorio si tu casa se pone muy oscura, y sí, puede ser que tengas una que otra figura, adorno o peluchito por ahí, pero asegúrate de que su propósito sea meramente decorativo y que no te vayas a distraer jugando con ellos después.
Y como ya lo mencionamos en el punto anterior, no es necesario que gastes mucho dinero ni tampoco que reacomodes toda tu casa para decorar tu oficina.
También puedes ponerte creativo y decorarla con objetos que estabas a punto de desechar pero que ahora puedes darles un nuevo uso. De esta manera no sólo estarás ahorrando dinero, sino que ayudarás a no generar más deshechos dañinos para el planeta… Y tu oficina se verá bonita y muy original. Todos ganan.
El reciclaje es una excelente opción no sólo para el planeta, sino para darle a tu espacio un aspecto único.
En fin, las posibilidades son infinitas y ya que tú eres el que mejor te conoce a ti mismo, o a ti misma, puedes decidir cómo armar la oficina en casa de tus sueños que se vea como tú quieras y donde puedas trabajar tranquila y cómodamente.
Desde nuestra propia oficina en casa, todo el equipo SendPulse esperamos que los tips que compartimos contigo hoy te puedan ser útiles para que empieces a crear tu espacio de trabajo en casa sin que tu bolsillo se vea gravemente afectado.
¿Se te ocurren más ideas? ¿Ya tienes tu espacio de home office óptimo y tienes algún otro tip que compartirnos? ¡Cuéntanos en los comentarios! Sabes que nos encanta oír de ti.
¡Hasta la próxima!
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