Кейсы

Чат-боты для организации ивентов: кейсы SendPulse и «Битрикс24»

7 minutes

Чат-боты для организации ивентов: кейсы SendPulse и «Битрикс24»

Технология чат-ботов все больше находит применение в разных нишах. В этой статье рассказываем о том, как мы использовали ее для организации ивентов. С помощью чат-ботов мы собирали аудиторию на вебинары и конференции, подогревали интерес к мероприятию, давали полезный контент и получали обратную связь.

Разберем кейсы двух проектов: «Академия SendPulse» и «Анатомия изменений» от «Битрикс24».

Чем боты могут помочь в организации ивентов

Задачи, которые способны выполнять чат-боты в нише ивентов:

  • собирать аудиторию на мероприятие;
  • давать информацию о мероприятии и тайминге;
  • рассказывать о спикерах;
  • подогревать интерес к ивенту;
  • собирать вопросы для спикеров;
  • вовлекать аудиторию в коммуникацию;
  • давать полезный контент для нужного сегмента аудитории;
  • собирать отзывы, предложения и оценки выступлений спикеров;
  • сегментировать аудиторию перед рассылками;
  • проводить квизы и викторины для повышения вовлеченности.

Под каждую задачу строится отдельный сценарий. Давайте разберемся в особенностях каждого сценария и посмотрим, как они реализуются на базе конструктора ботов SendPulse.

Рекомендуем к ознакомлению:

Сбор аудитории на мероприятие

Чтобы собрать зрителей на ивент, можно использовать существующего бота либо создать новый, специально для ивента.

В Telegram-боте для «Академии SendPulse» две цепочки для регистрации: с лендинга и с сенкью-пейдж. В первом случае пользователь нажимает на кнопку на лендинге, переходит в мессенджер и там оставляет свои контакты, подтверждая регистрацию на мероприятие. Во втором случае регистрация происходит через email, и после этого открывается сенкью-пейдж, где можно подписаться на мессенджеры компании.

Практически все цепочки в боте сделаны в двух вариантах: для тех, кто уже зарегистрирован в сервисе, и тех, кто еще нет — им предлагают указать свой email. Это помогает получить контакты пользователей для дальнейшего взаимодействия с ними.

Так выглядит цепочка, на которую переходят с лендинга, для незарегистрированных пользователей:

Регистрация на конференцию с лендинга
Регистрация на конференцию с лендинга

А такой вид имеет цепочка, которая запускается с сенкью-пейдж:

Регистрация на конференцию после регистрации через email
Регистрация на конференцию после регистрации через email

В этих цепочках мы проставляем теги конференции. С помощью них можно отследить и сегментировать аудиторию по каналам, откуда она приходит. Также спрашиваем часовой пояс пользователей, чтобы бот показал корректный для них тайминг мероприятия.

В Telegram-боте для проекта «Битрикс24» короткое приветствие, из которого можно перейти в другие цепочки. Приветственная цепочка одинаковая для всех пользователей, без деления на зарегистрированных и незарегистрированных.

Приветственная цепочка чат-бота «Анатомии изменений»
Приветственная цепочка чат-бота «Анатомии изменений»

Программа конференции

Пользователи могут посмотреть, в какое время выступает каждый из спикеров, и о чем будет его доклад. Наличие такой цепочки — это проявление заботы об аудитории, которое считается правилом хорошего тона при организации конференций.

Время выступлений в боте «Академии SendPulse» показано в соответствии с часовым поясом — как и в цепочках регистрации, это реализовано с помощью проставления тегов и использования блока «Фильтр».

Цепочка с программой конференции SendPulse
Цепочка с программой конференции SendPulse

Программу лучше присылать не сплошным полотном, а разделить на мини-блоки и отправлять их с задержкой в одну-две секунды, как показано на скриншоте. Сплошной текст сложнее воспринимать, а бот должен быть максимально удобным для пользователей.

Цепочка с программой конференции «Битрикс24»
Цепочка с программой конференции «Битрикс24»

Презентация спикеров

В этой цепочке создаем профайл на спикера: рассказываем про его экспертизу, указываем тему доклада и время выступления.

Цепочка с презентацией спикеров
Цепочка с презентацией спикеров

Если пользователь хочет вернуться назад, он попадает на разные цепочки в зависимости от того, проходил ли он регистрацию в сервисе SendPulse. Незарегистрированных мотивируем сделать это. Зарегистрированные пользователи дополнительно получают бонусы — гайд по созданию чат-бота для тех, кто уже работает в сервисе SendPulse, или промокод на $20 для новичков.

Цепочка с вопросами в боте SendPulse
Цепочка с вопросами в боте SendPulse

Здесь можно выбрать интересующий вопрос и перейти на соответствующую цепочку.

Сбор вопросов перед конференцией

В чат-ботах созданы цепочки для сбора вопросов к спикерам. Для этого использовали функцию ввода данных: в первом сообщении бота «Битрикс24» нужно указать в специальном поле фамилию эксперта, а в следующем — написать вопрос. Когда пользователь посылает сообщение, в систему отправляются данные о событии.

Это реализовано следующим образом: в цепочку добавили блок «Действие», выбрали «Добавить вебхук» и указали URL, на который нужно передать данные.

Цепочка для сбора вопросов экспертам
Цепочка для сбора вопросов экспертам

Сбор обратной связи

При проведении конференций очень важно получать обратную связь от зрителей. Оценки и отзывы помогают понять, какие доклады или спикеры понравились аудитории, а на каких интерес снизился.

Еще один важный момент — получение презентаций спикеров. Раньше с этим была проблема: слушателям конференции приходилось ждать, пока организаторы пришлют ссылки или файлы.

В «Анатомии изменений» «Битрикс24» реализовали такую систему сбора отзывов: во время выступления в чат приходит ссылка на определенную цепочку с просьбой оценить доклад спикера. После выставления оценки бот отправляет презентацию. Таким образом, организаторы получают моментальный фидбэк от аудитории, а пользователям не приходится долго ждать материалы.

Подписчик бота может оценить каждого специалиста только один раз — использование блока «Фильтр» позволило ограничить возможность повторного выставления оценки.

Если пользователь поставил от одного до трех баллов, он получает сообщение с просьбой указать в поле ввода данных, что ему не понравилось в выступлении. Затем происходит отправка вебхука, а подписчику приходит сообщение с презентацией эксперта и кнопкой, ведущей в главное меню.

Цепочка для сбора обратной связи от зрителей по конкретным спикерам
Цепочка для сбора обратной связи от зрителей по конкретным спикерам

С помощью фильтра чат-бот проверяет, указывал ли пользователь свой email. Если нет, его нужно ввести, чтобы поставить оценку. Это помогает собрать контакты тех, кто их еще не оставлял.

Из главного меню также можно перейти к оценке спикера. При выборе эксперта запускается соответствующая цепочка.

Выбор эксперта для оценки
Выбор эксперта для оценки

Для пользователя процесс оценивания выглядит следующим образом:

Оценка спикера в чат-боте

Квизы

Мы использовали квизы как один из способов побудить аудиторию к коммуникации. Сначала квизы представляли собой просто список вопросов, которые шли друг за другом. Потом мы стали делать сложные цепочки, в которых каждый следующий вопрос зависит от ответа на предыдущий.

Цепочка с квизом в боте «Академии SendPulse»
Цепочка с квизом в боте «Академии SendPulse»

Такая механика позволяет собрать больше информации и составить портрет аудитории. По результатам прохождения квиза пользователи получают оценку и приглашение на конференцию.

Для пользователя квиз выглядит следующим образом:

Квиз в чат-боте «Академии SendPulse»

Рассылки в чат-ботах

Рассылки для ивентов могут подогревать интерес, но не стоит ими злоупотреблять, чтобы не вызвать у аудитории недовольство. Сначала мы делаем рассылку с информацией о мероприятии, а за несколько дней до него — рассылку с напоминанием, в которой предлагаем пройти небольшой опрос или квиз. Также присылаем напоминание накануне события. Используем не только Telegram, но и WhatsApp.

В WhatsApp мы используем шаблоны сообщений плюс цепочки.

Рассылка в WhatsApp с предложением пройти тест
Рассылка в WhatsApp с предложением пройти тест

В день мероприятия напоминаем о нем за 15 минут до начала и в момент старта. Также мы не забываем сообщать об окончании кофе-брейков и обедов — очень важно не растерять аудиторию в день конференции.

Рассылка об окончании перерыва
Рассылка об окончании перерыва

С помощью чат-ботов организация мероприятий становится гораздо легче, и процент доходимости возрастает. Можно продумать и реализовать сценарии любой сложности, повышать вовлеченность аудитории и собирать информацию о клиентах.

Комментарий Анастасии Науменко, ивент-менеджера SendPulse:

При продвижении конференций мы запускаем рекламу и ведем трафик на лендинг конференции, поэтому было бы неразумно ограничиться регистрацией только через email, учитывая то, как широко сейчас используются мессенджеры.

За счет Telegram и WhatsApp-ботов мы собираем дополнительные регистрации с лендинга, а кнопки на сенкью-пейдж дают еще одну возможность напомнить о старте прямой трансляции ее участникам. Таким образом, в нашем случае чат-боты помогают увеличить конверсию в регистрацию и получить хорошую доходимость.

Например, на конференцию SMM TRENDS 2022 мы собрали 6244 регистрации с помощью email и 1308 регистраций через чат-ботов. При этом из 6244 зарегистрированных 4104 участника (65% всех регистраций) захотели получить дополнительное напоминание о старте через мессенджер.

Комментарий Татьяны Гупало, руководителя направления партнерского маркетинга «Битрикс24»:

Мы используем чат-бот для сбора обратной связи и для того, чтобы присылать слушателям презентации спикеров или полезные материалы. Раньше мы решали эту задачу с помощью формы обратной связи. Но чат-бот позволяет нам не только добавить дополнительные опции (включая возможность интеграции с «Битрикс24»), а также дает возможность быть на связи со слушателями прямо во время мероприятия.

Пользователи могут оставить оценку одним нажатием на кнопку, за счет чего мы получаем фидбэк от большого числа людей. При использовании формы обратной связи оценок во много раз меньше. Поэтому и выборка для анализа у нас была гораздо меньше, чем сейчас. Благодаря этой информации мы можем формировать новые программы конференций с учетом предпочтений нашей аудитории

Чат-бот помогает увеличивать вовлеченность аудитории при проведении мероприятий. Благодаря ему мы получаем обратную связь «по свежим следам» и по количеству оценок на каждом докладе оцениваем не только качество контента, актуальность темы и уровень выступления спикера, но и саму активность аудитории во время конференции.

Создание чат-бота — не самый простой процесс, но с нами всегда на связи Артем Фокин, который создал чат-бота и помогает оперативно вносить правки. В ивентах многое происходит в последний момент, так и здесь — все презентации мы загружаем в день мероприятия рано утром и иногда поздно вечером. SendPulse всегда с нами на связи, помогает добавить нужные функции и предлагает идеи по расширению возможностей использования. Пару раз были сложности с получением презентации, но все быстро исправили благодаря быстрому получению обратной связи от слушателей и оперативному реагированию команды SendPulse.

Другие кейсы с использованием чат-ботов SendPulse:

Предлагаем воспользоваться чат-ботами SendPulse для Telegram, Instagram, Facebook, WhatsApp и ВКонтакте для автоматизации рабочих процессов. Другие наши продукты: конструктор лендингов и мультиссылок, сервисы email, Viber и SMS рассылок, сервис web push уведомлений и бесплатная CRM.

Посты по категориям