¿Sabías que una mala gestión de los datos personales de tus clientes puede ocasionarte multas millonarias o, incluso, consecuencias penales? Si trabajas con bases de datos de clientes, ¡este artículo es para ti!
Cumplir con la Ley de Protección de Datos no sólo es un requisito legal, sino una señal de profesionalismo y responsabilidad empresarial. Cada país tiene su propia legislación (como el RGPD en Europa o la LFPDPPP en México), y como profesional del marketing, debes estar al tanto de esto. Por esta razón, hoy te contaremos lo que necesitas para cumplir con la Ley de Protección de Datos.
Por qué es importante cumplir con la Ley de Protección de Datos
Las leyes de protección de datos son regulaciones con las que se busca garantizar que la información personal de los clientes, como nombre, email, número de teléfono, entre otros, sea utilizada correctamente.
Cumplir con estas leyes te ayudará a mostrar tu lado más profesional y tu compromiso con los usuarios. Pero, ¿qué puede pasar si no cumples con estas leyes?
- Sanciones civiles: Si un usuario considera que su privacidad fue vulnerada, puede demandar a tu empresa por daños. ¿El resultado? Indemnizaciones por daños y perjuicios. En México, por ejemplo, puede ir desde una llamada de atención hasta la imposición de una multa desde 100 hasta 320 mil días de Salario Mínimo General Vigente.
- Sanciones penales: En casos graves como la venta o filtración deliberada de datos personales de los clientes, podrías enfrentar cargos penales, llegando incluso a sancionar con prisión de seis meses a cinco años en México.
- Sanciones administrativas: Las autoridades gubernamentales pueden aplicar multas cuantiosas, suspender tus actividades o programar auditorías.
Considera que cada país cuenta con sus propias instituciones responsables de supervisar el cumplimiento de las leyes de protección de datos. Por esta razón es importante que averigües la institución que se encarga de regular esto en tu país.
Pasos para cumplir la Ley de Protección de Datos
Ahora que conoces la importancia de cumplir con las leyes de protección de datos personales de los clientes, te diremos paso a paso lo que debes hacer para cumplirlas.
Conocer la ley aplicable
Es importante que conozcas las leyes que debes seguir dependiendo del país en el que operes y, también, estén tus clientes. Si tu sitio web tiene usuarios en Europa, entonces el gobierno puede aplicar el RGPD. Sin embargo, si también tienes clientes en México, debes considerar la LFPDPPP. Saber esto te ayudará a cumplir las leyes de cada marco legal.
Realizar un análisis de datos personales
Puedes pedir a tus clientes información como nombre, correo electrónico, teléfono, dirección IP o pedirles que acepten las cookies. Sin embargo, es importante que les solicites únicamente los datos que necesites. Estos pueden ser para tus campañas, para mejorar la atención al cliente, analizar resultados o algún otro objetivo. Siempre debes justificar el uso de la información.
Asegúrate de que los datos se encuentren en sistemas seguros. Además, te recomendamos revisar quiénes tienen acceso a esa información. Crea un registro de actividad de tratamiento que documente todo esto. Puedes utilizar un chatbot para pedir esta información y automatizar el proceso de almacenamiento.
Chatbot de TotalPlay almacena y utiliza información de los clientes para mejorar el servicio
Redactar una política de privacidad clara
Procura ser transparente en todo momento y explica de forma sencilla qué haces con los datos, quién los ve, por cuánto tiempo los guardas y cómo pueden eliminarlos de tu base de datos.
Para mayor claridad, redacta de manera comprensible tu política de privacidad en tu sitio web o app. Y, sobre todo, evita el lenguaje jurídico confuso.
Políticas de privacidad de Amazon
Obtener el consentimiento
Antes de que comiences a recopilar datos personales de tus clientes, necesitarás el consentimiento de los usuarios. Deberás dar a las personas la opción de aceptar o rechazar de manera clara el compartir sus datos.
Además, tus clientes deben poder tener la opción de cambiar de opinión en cualquier momento. Este paso debe ser completamente transparente y claro. Esto te ayudará a ganarte la confianza de tu audiencia.
Establecer medidas de seguridad
Los datos de tus clientes valen oro, por lo que es indispensable que implementes sistemas de protección que eviten accesos no autorizados, filtración o pérdida de información. Incluye antivirus, firewalls, cifrado de datos y protocolos de acceso. En caso de una violación de datos deberás tener un plan de respuesta a este tipo de incidentes.
Te recomendamos notificar a las autoridades en menos de 72 horas e informar a los usuarios afectados. La clave está en el control con protocolos de acción rápidos.
Definir contratos con proveedores
Averigua si tu proveedor de email marketing, CRM o algún servicio de alojamiento tiene acceso a los datos personales de tus clientes. Si es así, lo mejor es realizar y firmar un contrato de encargo del tratamiento.
Este contrato es un documento jurídico que vincula al responsable y al encargado del manejo de la información personal de los clientes. Así, establece las condiciones en las que se deben realizar las actividades de tratamiento de datos y las obligaciones y responsabilidades correspondientes de cada entidad.
Sistema CRM SendPulse para el almacenamiento seguro de datos
Te sugerimos hacer una lista de todos tus proveedores y verificar que cumplan con las normativas correspondientes. Esto te ayudará a asegurarte de que tus proveedores son de confianza.
Realizar otros contratos de confidencialidad
Para resguardar mejor la información, asegúrate de que todas las personas que tengan acceso a esta información firmen acuerdos que los obliguen a respetar la privacidad y confidencialidad de los datos de los clientes. Ya sean empleados, freelancers o socios, asegúrate de que acepten estos términos antes de acceder a información sensible. Esto te permitirá tener un respaldo legal en caso de cualquier infracción.
La seguridad, y la privacidad, es primero
No existe un “ser demasiado cuidadoso” con los datos personales de tus clientes. Esta es información altamente sensible que, de ser usada de manera incorrecta, puede perjudicar tu negocio. Proteger efectivamente estos datos es una forma poderosa de ganarte la confianza de los clientes y socios comerciales.
Recuerda: proteger los datos de tus clientes no es solo una cuestión legal, sino también una estrategia de fidelización. Si los clientes saben que su información está segura contigo, confiarán más en tu marca y en tus productos. ¡Haz que tu marca destaque y sea un ejemplo de confianza!