Como colocar mensagem automática no WhatsApp: faça mais com menos esforço

O WhatsApp tem se tornado cada vez mais efetivo para realizar vendas, além de ter também uma crescente popularidade no Brasil. Em 2022, o app já contava com 165 milhões de usuários no país, de acordo com pesquisa da Hootsuite.

E, sendo assim, para desenvolver um negócio, tornou-se crucial não deixar os clientes esperando. Afinal, ninguém quer ser tratado com descaso ao tentar realizar uma compra. Por isso, passou a ser uma necessidade automatizar mensagens no WhatsApp, para garantir um reconhecimento de marca positivo e criar um vínculo afetivo maior com o público-alvo.

Mas você, que quer impulsionar vendas e ter um negócio de sucesso, sabe como automatizar mensagens no Whatsapp? Caso não saiba, não se preocupe, pois, neste artigo, vamos discutir mais profundamente esse recurso tão útil e apresentar um passo a passo de como configurá-lo.

Além disso, veremos como a SendPulse pode potencializar ainda mais as automações do seu negócio. Vamos nessa!

O que são mensagens automáticas no WhatsApp?

As mensagens automáticas no Whatsapp são um recurso indispensável do WhatsApp Business. Ele permite configurar e programar mensagens para responder clientes de modo automatizado pelo WhatsApp, tornando o atendimento mais dinâmico e ágil, além de mostrar, para a base de clientes, que a empresa se importa com cada um e não os deixará esperando.

A funcionalidade é peça-chave para quem quer montar um e-commerce. Isso porque será necessário se comunicar com um alto volume de pessoas pelo WhatsApp. E, já que as mensagens automáticas são um recurso gratuito, tanto grandes empresas como pequenos empreendedores podem utilizá-lo.

Assim, você é capaz de automatizar avisos e personalizar interações. Há uma variedade de avisos possíveis, como: ausência no momento, saudação, horário de atendimento etc. No processo, alguns parâmetros para envios são definidos, como lista de destinatários, horário de envio e quais mensagens são enviadas em determinados momentos.

Vemos, então, como o recurso possui usabilidade útil e traz considerável dinamismo ao atendimento ao cliente.

Por que é importante colocar mensagem automática no Whatsapp?

Uma pesquisa realizada pela Freshworks, em 2021, mostrou que 80% das pessoas ouvidas querem respostas mais rápidas das empresas. Esse dado mostra como, para os clientes, o atendimento parece ser negligenciado pelas empresas.

E é justamente aí que recursos como a mensagem automática do Whatsapp entram. Então, vamos ver, a seguir, as razões pelas quais é tão importante colocar mensagens automática no Whatsapp.

• Economizar tempo e esforço. A automação de mensagens no Whatsapp permite que um grande volume de mensagens seja enviado sem a necessidade de enviar uma por uma. Assim, é possível economizar tempo, esforço e gastos, pois o envio de mensagens repetitivas passa a ser feito automaticamente;
• Melhorar a eficiência. Com a automação, você pode garantir que as mensagens certas sejam enviadas para os destinatários corretos, no horário definido por você. Com isso, a eficiência e exatidão das mensagens se torna algo garantido, sem a necessidade de intervenção manual;
• Reduzir erros. Com mensagens automatizadas, as chances de erros de digitação ou informações equivocadas são consideravelmente reduzidas, visto que você não precisará digitar inúmeras vezes a mesma mensagem: basta programá-la uma única vez;
• Aumentar a produtividade. O recurso de automação também provoca aumento de produtividade, visto que tarefas repetitivas são cumpridas pela própria funcionalidade do app. Assim, em vez de gastar energia e tempo no envio manual de mensagens, as pessoas podem se dedicar a outras tarefas mais importantes e/ou urgentes;
• Melhorar a experiência do usuário. Como vimos no início deste tópico, os clientes, de modo geral, não estão satisfeitos com o atendimento oferecido pelas empresas. Mas, com a automação de mensagens no Whatsapp, eles podem receber respostas rápidas e personalizadas, o que torna a experiência do usuário infinitamente mais agradável e marcante.

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Como colocar uma mensagem automática no WhatsApp?

Há dois tipos de mensagens que podem ser automatizadas com o WhatsApp Business. São elas: as respostas rápidas e as automáticas.

As mensagens automáticas são divididas em dois outros subgrupos: as de saudação e as de aviso de ausência. Basta elaborar uma mensagem curta, de acordo com sua preferência, e configurá-la no app.

Por outro lado, as respostas rápidas têm a função de descomplicar a comunicação cotidiana. São mensagens mais personalizadas, que podem ser enviadas para um único destinatário ou um grupo.

Vamos ver, a seguir, como utilizar esses recursos.

Como programar o envio de uma mensagem no WhatsApp?

Entre suas funcionalidades, o WhatsApp Business também torna possível o compartilhamento do seu perfil, endereço e horário de funcionamento de modo automatizado. Dessa forma, para que as informações sejam enviadas automaticamente, basta preencher as informações no app, digitar / (barra) e selecionar uma delas para envio.

Como colocar mensagens rápidas no WhatsApp?

Você é capaz de utilizar as mensagens automáticas do WhatsApp com o recurso chamado “Respostas Rápidas”. No que se refere a ele, basta acionar um atalho e o texto completo já aparecerá na tela.

1. Abra o WhatsApp Business e toque em “Mais opções” (três pontos) > Ferramentas comerciais > Respostas rápidas.
2. Clique em “Adicionar” (+).
3. Toque em “Mensagem” para criar a mensagem desejada.
4. Selecione “Atalho” para definir um atalho para a resposta rápida.
5. Clique em “Salvar”.

No entanto, devemos ter alguns detalhes em mente: o Whatsapp só armazena 50 respostas rápidas diferentes. Além disso, as palavras-chave usadas no atalho não podem conter espaços ou caracteres especiais. Veja, abaixo, o passo a passo para configurar e usar mensagens rápidas no WhatsApp Business!

Uma excelente e eficaz solução para essas limitações dos recursos nativos do app é o uso de chatbots. A SendPulse oferece o serviço de chatbots automatizados para WhatsApp, que podem oferecer informações úteis para os seus clientes, com uma linguagem natural e fluida. Além disso, o chatbot da SendPulse possui integração com o ChatGPT, o que o torna ainda mais dinâmico e eficiente.

Com um construtor visual de chatbot, você pode criar fluxos inteiros de automação, fazendo com que seu bot atenda de modo extremamente satisfatório a sua base de clientes. Com isso, é possível criar funis de venda agradáveis e práticos, o que aumentará exponencialmente suas taxas de conversão e geração de leads.

Além disso, os chatbots podem responder perguntas frequentes de clientes, como “Sobre nós”, “Saiba mais sobre o produto” e “Entre em contato com o departamento de vendas”. Eles trambém coletam feedbacks úteis para o seu negócio, e ainda, você pode configurar as formas de pagamento para facilitar a decisão de compra.

Como colocar mensagem de resposta automática no WhatsApp Business?

Assim como vimos anteriormente, existem dois tipos de mensagens automáticas no WhatsApp Business: as de saudação e as de ausência. Vamos ver, agora, como configurá-las e colocá-las em uso no app.

Mensagem de ausência

Quando você habilita a “mensagem de ausência” no WhatsApp, os clientes que entrarem em contato receberão uma resposta personalizada e automática, que informará sua indisponibilidade no momento.

É possível configurar quais destinatários receberão as mensagens de ausência e em quais horários. E também é possível criar atalhos para as mensagens que são enviadas com maior frequência. Vamos ver, agora, o passo a passo para usar as mensagens de ausência.

1. Abra o WhatsApp Business e toque em “Mais opções” (três pontos) > Ferramentas comerciais > Mensagem de ausência.
2. Ative a opção “Enviar mensagem de ausência”.
3. Em “Mensagem de ausência”, clique na mensagem para editá-la e, em seguida, toque em “OK”.
4.  Selecione “Horário” para programar sua mensagem de ausência. Escolha entre “Enviar sempre”, “Horário programado”, “Fora do horário de atendimento” e “Observação” (esta última opção só está disponível caso você tenha configurado o horário de atendimento em seu perfil comercial).
5. Toque em “Destinatários” para decidir quem receberá sua mensagem e escolha entre “Todos”, “Todos, exceto meus contatos”, “Todos, exceto…”, para selecionar quem não receberá a mensagem, e “Somente…”, para enviá-la somente aos contatos selecionados.
6. Clique em “Salvar”.

Utilizando esse recurso, você evita que sua empresa pareça não se importar com os clientes. Desse modo, a sua marca construirá uma imagem muito positiva para seu público-alvo.

Mensagem de saudação

Já as mensagens de saudação servem para que você dê boas-vindas aos seus clientes. Dessa forma, quando eles entrarem em contato com você, vão se sentir bem recebidos e, assim, considerarão a experiência de atendimento agradável. Com o passo a passo a seguir, você verá como é fácil utilizar as mensagens de saudação!

1. Abra o WhatsApp Business e toque em “Mais opções” (três pontos) > Ferramentas comerciais > Mensagem de saudação.
2. Ative a opção “Enviar mensagem de saudação”.
3. Clique em “Mensagem de saudação” para editar sua mensagem e, depois, em “OK”.
4. Toque em “Destinatários” e escolha entre “Todos”, “Todos, exceto meus contatos”, “Todos, exceto…”, para selecionar quem não receberá a mensagem, e “Somente…”, para enviá-la somente aos contatos selecionados.
5. Clique em “Salvar”.

E, para otimizar a experiência do cliente, você pode usar outro excelente recurso oferecido pela SendPulse: o criador de landing page. Esse recurso pode ser usado para criar o famoso “link da bio”. Assim, com apenas um toque, os seus clientes são redirecionados para o seu WhatsApp, podendo interagir para ver seu catálogo de produtos, ofertas, promoções etc.

Você pode colocar o site também no seu perfil do WhatsApp Business e assim fazer uma campanha multicanal dos seus produtos ou serviços.

Além disso, o criador de landing pages é uma ótima opção para quem está começando, pois a funcionalidade de arrastar e soltar permite que você crie sites e artes de bio atraentes sem a necessidade de dominar técnicas de programação e código.

Boas práticas para automatizar mensagens no WhatsApp

Como vimos ao longo deste artigo, existe uma série de boas práticas relacionadas às automações de mensagens no WhatsApp. Vamos retomá-las para ver de modo mais claro os benefícios desse recurso.

As boas práticas para automatizar mensagens no WhatsApp são:

• Clareza e objetividade. Evite mensagens extensas que podem entediar e desencorajar os destinatários;
• Personalização de mensagens. Adicione elementos personalizados para que os clientes se sintam mais próximos da marca;
• Mensagens úteis. Envie mensagens que realmente possam atrair o interesse dos clientes, contendo ofertas, promoções, informações etc;
• Evite spam. Não envie mensagens caso elas não tenham sido solicitadas e evite comunicações irrelevantes;
• Agendamento de mensagens. Não envie mensagens em horários inadequados, como durante a noite. Certifique-se de que elas estejam agendadas para envio em momentos oportunos para os clientes;
• Chatbot e API. Atenda de modo mais inteligente e completo com o uso dos recursos de chatbots automatizados e da tecnologia de API.

Aplique o passo a passo de como colocar mensagem automática no WhatsApp

Agora, sabemos qual é a importância de utilizar as mensagens automáticas no WhatsApp, para aprimorar o atendimento ao cliente, oferecendo uma experiência muito mais atenciosa e, assim, construindo um reconhecimento de marca positivo.

Vimos como as automações do WhatsApp Business permitem o envio de mensagens rápidas e automáticas, fornecendo aos clientes informações úteis sobre horário de funcionamento, localização, além de saudações personalizadas que tornam o atendimento mais agradável.

Também comentamos o papel central que as automações da SendPulse cumprem para potencializar ainda mais o seu atendimento ao cliente. A SendPulse oferece chatbots automatizados tanto para WhatsApp quanto para Instagram, Facebook e Telegram. E, além disso, ela possui os recursos de Automação 360 e notificações web push, que atuam na automação de ainda mais processos do seu negócio, fazendo com que você economize tempo, dinheiro e esforços.

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