5 WhatsApp-CRMs, um schnell von Chats zu abgeschlossenen Deals zu kommen

Es lässt sich nicht leugnen — Messenger-Marketing boomt. Da Kunden sich von herkömmlichen Werbekanälen abwenden, entwickeln sich Messaging-Apps wie WhatsApp und Telegram zu den wichtigsten Plattformen, über die Kontakte geknüpft und Kaufentscheidungen getroffen werden. Im Gegensatz zu traditionellen Kanälen wirken diese Apps für Konsumenten nahbar, vertraut und persönlich. Kein Wunder also, dass immer mehr DTC-Marken ihre Kommunikation in Chats verlagern!

WhatsApp ist jedoch nur so effektiv wie die Daten, die darüber generiert werden. Wahrscheinlich möchten Sie weder Zeit noch Mühe in oberflächliche Chat-Interaktionen investieren, die mit höflichen Antworten und keinerlei weiterer Kommunikation enden. Verkäufe entstehen nur, wenn Gespräche erfasst und weiterverfolgt werden.

Hier kommt die Technologie im Hintergrund ins Spiel. Um WhatsApp optimal für Marketing und Vertrieb zu nutzen, benötigen Sie eine solide CRM-Basis, in der jede Nachricht, jeder Kontakt und jedes Kaufinteresse automatisch organisiert und verarbeitet wird. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die fünf besten WhatsApp-CRM-Systeme vor, die einen reibungslosen Daten-Flow ermöglichen, und erläutern Preise und Hauptfunktionen.

Kurz gesagt: Die besten WhatsApp-CRM-Tools im Überblick

Zunächst stellen wir Ihnen die in diesem Beitrag behandelten WhatsApp-CRM-Tools vor, erläutern die jeweiligen wichtigsten Stärken und die Preisgestaltung. Klicken Sie auf das jeweilige Tool, um zur detaillierten Übersicht zu gelangen.

Was ist WhatsApp CRM?

Die WhatsApp-CRM-Integration verbindet Ihre WhatsApp Business-Unterhaltungen direkt mit einer CRM- Plattform (Customer Relationship Management). Dies ist entscheidend, um WhatsApp in Ihren Vertriebs- und Support-Workflow zu integrieren. Sie können Kontakte erfassen, Unterhaltungen protokollieren und Deals automatisch im CRM-System erstellen und aktualisieren — ganz ohne umständliche Middleware oder manuelle Dateneingabe.

Die Integration von WhatsApp in eine CRM-Lösung ist unerlässlich, wenn Sie Chatbots oder Automatisierungen auf diesem Kanal einsetzen. Sobald Unterhaltungen in größerem Umfang stattfinden, ist eine manuelles Follow-Up der Ergebnisse nicht mehr möglich, und wertvolle Verhaltensdaten gehen leicht verloren. Wenn andererseits Chatbots Leads qualifizieren, Produktfragen beantworten, Kontaktdaten erfassen oder Nutzer zum Kauf animieren, liefert jede dieser Interaktionen Daten, die umgehend in Ihr CRM-System einfließen sollten.

CRM-System für Multi-Channel-Sales

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Warum sollten Sie WhatsApp in Ihr CRM-System integrieren?

Das WhatsApp-Chatformat animiert Nutzer dazu, spontan und in großen Mengen zu schreiben — im Gegensatz zu E-Mails, wo die Kommunikation eher überlegt und zeitlich gestaffelt erfolgt. Diese Unmittelbarkeit ist zwar wirkungsvoll, führt aber auch dazu, dass sich die Unterhaltungen schnell anhäufen.

Trotzdem können Teams mit der richtigen WhatsApp-CRM-Plattform auch bei steigendem Nachrichtenaufkommen klar, konsistent und souverän arbeiten. Schauen wir uns im Folgenden genauer an, wie diese Ihnen Systeme helfen, das Chaos zu bändigen:

• Zentrale Datenquelle. Durch die Integration von WhatsApp in Ihr CRM-System wird jede Unterhaltung Teil eines einheitlichen Kundendatensatzes. Profile können mit Daten aus anderen Kanälen wie E-Mails, Webformularen, bezahlten Anzeigen oder Anrufen angereichert werden, um ein vollständiges und zuverlässiges Bild jedes Leads oder Kunden zu erstellen.
• Vollständige Automatisierung des Vertriebsprozesses. Sobald ein Nutzer Informationen übermittelt, ein Angebot anfordert, eine Demo bucht oder eine Bestellung über WhatsApp aufgibt, können diese Ereignisse automatisch CRM-Workflows auslösen. Das bedeutet: Deals erstellen, Pipeline-Phasen aktualisieren, Teammitglieder zuweisen oder Follow-ups starten.
• Teamausrichtung. Eine CRM-basierte WhatsApp-Konfiguration ersetzt verstreute, von einzelnen Vertriebsmitarbeitern verwaltete Chats durch einen gemeinsamen Arbeitsbereich. Alle Teammitglieder sehen in Echtzeit denselben Gesprächsverlauf, Kundenstatus und die nächsten Schritte.
• Tags und Filter für eine intelligentere Navigation. Typische CRM-Funktionen ermöglichen die einfache Segmentierung von Kontakten nach Absicht, Verhalten, Standort, Produktinteresse oder Vertragsphase. Anstatt Chatlisten zu durchsuchen, können Ihre Mitarbeiter Interessenten sofort filtern, vielversprechende Leads priorisieren und ihre Nachrichten entsprechend anpassen.
• Verbesserte Teamzusammenarbeit und Aufgabenverteilung. CRM-Systeme wandeln WhatsApp-Unterhaltungen in konkrete Aufgaben um. Vertriebsmitarbeiter können Nachfassaktionen zuweisen, Erinnerungen einrichten, interne Notizen hinzufügen und den Fortschritt in einem gemeinsamen System überwachen. Der einheitliche Arbeitsbereich sorgt für klare Verantwortlichkeiten und stellt sicher, dass keine Unterhaltung in Vergessenheit gerät.
• Spezielle Vertriebskanäle für verschiedene Märkte oder Angebote. Mit einem CRM-System können Sie separate Vertriebskanäle für verschiedene Länder, Regionen, Servicekategorien oder Produktlinien erstellen. Jeder Vertriebskanal kann beispielsweise auch seine eigene Logik, Phasen und KPIs innehaben.
• Leistungsstatistiken auf einen Blick. Integrierte Analysen zeigen, was tatsächlich hinter den Chats passiert. Sie können hierdurch Reaktionszeiten, Lead-Volumen, Vertragsfortschritte, Conversion-Rates und den über WhatsApp generierten Umsatz über ein einziges Dashboard verfolgen.
• Kalender- und Tool-Integrationen. WhatsApp-CRM-Systeme sind häufig mit Kalendern, E-Mail-Programmen, Zahlungssystemen und anderer Unternehmenssoftware verknüpft. So lassen sich Termine buchen, Erinnerungen versenden und Nachfassaktionen automatisch planen.
• Anpassung an Ihren Vertriebsprozess. Viele CRM-Systeme sind hochgradig anpassbar, sodass Sie Felder, Pipelines, Automatisierungen und Berechtigungen an Ihren etablierten Workflow anpassen können.

Das Beste daran ist, dass die WhatsApp-CRM-Integration nicht nur großen Teams oder komplexen Vertriebsabläufen vorbehalten ist. Es gibt sowohl vollumfängliche Plattformen als auch schlanke, CRM-ähnliche Tools, die speziell für Einzelunternehmer und Kleinstteams entwickelt wurden — Sie finden mit Sicherheit die passende Lösung, egal wo Sie sich auf Ihrem Wachstumskurs befinden.

KMU-freundliche WhatsApp-CRM-Systeme zum Erkunden

Nachfolgend finden Sie eine Liste der besten WhatsApp CRM-Integrationen, die WhatsApp nativ unterstützen und somit die Erfassung und Verwaltung von Kundendaten sowie Ihre Vertriebsabwicklung vereinfachen.

Es ist erwähnenswert, dass viele dieser Lösungen in Regionen wie Südostasien, in denen WhatsApp weit verbreitet ist, speziell für die Bedürfnisse von Kleinunternehmern entwickelt wurden. Daher legen sie mehr Wert auf schnelle Einrichtung und sofort einsatzbereite Automatisierungen als auf komplexe Lösungen für Großunternehmen.

Beachten Sie, dass die Nutzungsgebühren für WhatsApp in der Regel nicht in den Preisplänen enthalten sind.

SendPulse

SendPulse ist eine umfassende Marketing- und Vertriebsautomatisierungsplattform mit starkem Fokus auf KI-gestützter Dialogautomatisierung. Als offizieller WhatsApp Business API-Anbieter bietet die Plattform eine native CRM-Lösung für WhatsApp sowie weitere Kommunikationskanäle wie E-Mail, Instagram DM, Telegram, Facebook Messenger und Web-Live-Chat sowie einen einheitlichen Posteingang.

Die einfachste Möglichkeit, WhatsApp-Interaktionen zu automatisieren, bietet ein KI-Chatbot mit SendPulse-Unterstützung. Sobald WhatsApp-Nutzer ihre Kontaktdaten teilen oder eine Bestellung über Ihren Bot aufgeben, werden ihre Daten automatisch in Form von Deals, Visitenkarten oder Aufgaben an das SendPulse CRM-System übertragen. Dies lässt sich über das Element „ Aktion“ im Bot-Flow-Editor einrichten. Nach der Erstellung eines Deals werden die zuständigen Mitarbeiter zugewiesen und bei Statusänderungen benachrichtigt.

Sie können Ihre Kunden direkt aus Ihrem CRM-System erreichen, personalisierte Kampagnen versenden oder mehrstufige Automatisierungen starten. Mit SendPulse erkennen und führen Sie Duplikate mühelos zusammen, reichern CRM-Profile mit Feldern und Tags an und halten deren Variablen durch die Synchronisierung mit Ihrem Chatbot aktuell. Sie können auch mehrere Pipelines mit individuellen Vertriebsphasen erstellen und detaillierte Dateneinblicke in WhatsApp-Kampagnen gewinnen.

Ihr Chatbot kann Produkte aus Ihrem CRM-System präsentieren, inklusive Namen, Bildern und Preisen direkt aus dem System. Richten Sie am besten den Flow so ein, dass einmalige und wiederkehrende Zahlungen akzeptiert werden und die Chatbot-Logik je nach gekauftem Produkt angepasst wird. Ihre Teammitglieder sehen die Bestätigungen erfolgreicher Zahlungen im Chat sowie einen direkten Link zum entsprechenden Produkt im CRM-System.

Preisgestaltung. SendPulse bietet die kostenlose Nutzung von WhatsApp CRM mit fünf Benutzerlizenzen, zwei Vertriebspipelines sowie unbegrenzten Deals und Kontakten. Um erweiterte Automatisierungen und weitere Agentenlizenzen freizuschalten, buchen Sie einen der kostenpflichtigen Tarife ab 12 US-Dollar pro Monat (jährliche Abrechnung). Weitere Funktionen wie E-Mail-Automatisierung, Chatbots und der Website-Builder sind ebenfalls im kostenlosen Tarif enthalten und können separat erworben werden.

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Interakt

Interakt ist eine auf WhatsApp und Instagram ausgerichtete Marketing-, Vertriebs- und Supportplattform. Zu den wichtigsten Funktionen gehören ein CRM-System, der Chatbot-Generator für WhatsApp mit KI-Unterstützung, Kampagnenautomatisierung für WhatsApp und Instagram sowie ein gemeinsamer Posteingang. Mit Interakt erstellte WhatsApp-Chatbots nehmen Zahlungen entgegen, verwalten Buchungen, wickeln Retouren ab und empfehlen Produkte.

Mit dem Interakt CRM-System können Sie Kontakte synchronisieren und Leads aus WhatsApp, Facebook, Instagram, Webformularen und weiteren Plattformen erfassen. Sobald diese in Ihrem CRM angemeldet sind, können Sie ihnen mit einem Klick gezielte Kampagnen oder Produkte zusenden.

Wie jede typische CRM-Lösung bietet Interakt visuelles Vertriebspipeline-Management, rollenbasierte Zugriffskontrolle und Aufgabenmanagement. Mit der Plattform können Sie alle WhatsApp-Kundeninteraktionen, -Aktivitäten und -Dokumente zentral erfassen, verfolgen und verwalten. Grundlegende Automatisierungen wie Zahlungserinnerungen sorgen dafür, dass kein Geschäft verloren geht.

Intelligente Visitenkarten, Etiketten und Kommentare gewährleisten umfassende Kundenkontexte und präzise Personalisierung der zukünftigen Kundenkommunikation. Darüber hinaus bietet Interakt visuelle Agenten- und Gesprächsanalysen sowie KI-gestützte Insights. Das WhatsApp CRM lässt sich mit über 60 E-Commerce-Integrationen erweitern.

Preisgestaltung. Interakt bietet eine kostenlose Testphase. Monatliche Abonnements für WhatsApp und Instagram beginnen bei 55 $, bei jährlicher Zahlung erhalten Sie 20 % Rabatt. Alle Interakt-Abonnements beinhalten unbegrenzte Agentenlizenzen, Nachrichten und Kontakte.

Kommo

Kommo ist eine KI-gestützte, Messenger-basierte CRM-Lösung für den Vertrieb mit einem codefreien Chatbot-Builder, Live-Chat-Funktion und einem zentralen Posteingang. Der Kommo-Salesbot qualifiziert Leads automatisch und sendet deren Informationen direkt an Ihr CRM-System — die sofortige Deal-Erstellung erfolgt über die Integration mit WhatCRM.

Als WhatsApp-CRM-Lösung ermöglicht Ihnen die Plattform, Ihre Kunden in jeder Phase des Verkaufsprozesses zu verfolgen und Upselling-Angebote zu initiieren, indem der Chatbot jedem Abonnenten relevante Produktkarten zusendet. Jedem Verkaufsprozess kann eine eigene WhatsApp-Nummer zugewiesen werden.

Das Kommo CRM-System bietet eine anpassbare Ansicht mit Filtern für eine einfachere Navigation. Sie können bis zu 50 individuelle Pipelines erstellen, die entweder unabhängig bleiben oder zu einem späteren Zeitpunkt zusammengeführt werden. Der integrierte KI-Schreibassistent sorgt für klare Ansprache und schnelle Chat-Zusammenfassungen.

Preisgestaltung. Kommo bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase. Die kostenpflichtigen Tarife beginnen bei 15 $ pro Nutzer und Monat für 12.500 Kontakte, die halbjährlich abgerechnet werden. Bei jedem Tarif besteht die Möglichkeit, kostenlose Nutzer mit eingeschränkten Rechten hinzuzufügen. Bei Vorauszahlung für zwei Jahre erhalten Sie einen Rabatt.

Zoko

Zoko ist eine schlanke WhatsApp-CRM- und Automatisierungslösung, die speziell für kleine Shopify-Unternehmen entwickelt wurde. Das Toolkit umfasst KI-gestützte Produktempfehlungen für WhatsApp und einen visuellen Automatisierungs-Builder für komplexe Workflows über Chats, Shopify und weitere Apps hinweg. Zoko ist ein offizieller Meta Business Partner mit Sitz in Indien und den USA.

Die Plattform ermöglicht Ihnen die nahtlose Anzeige, Verwaltung und automatische Weiterleitung von WhatsApp-Chats an einzelne Mitarbeiter oder Abteilungen. Private Notizen erlauben Ihren Teammitgliedern, Chats diskret mit Kontext zu versehen, während Kundenprofile Nachrichtenverlauf, Kontaktdaten und Bestelldaten zentral zusammenfassen. Um gezielte WhatsApp-Kampagnen direkt aus Zoko zu versenden, können Sie auf die vielfältigen Segmentierungskriterien und -bedingungen zurückgreifen, die die Plattform bietet.

Tags und Filter in Zoko ermöglichen eine reibungslose Kontaktverwaltung und Navigation. Über dasselbe Haupt-Dashboard beantworten und überwachen Sie beispielsweise auch Instagram-Direktnachrichten und Kommentare. Um Instagram- und WhatsApp-Interaktionen zu automatisieren, lässt sich die Plattform mit wenigen Klicks in KI-Bot-Builder wie Hallo oder Wismo integrieren.

Preisgestaltung. Die Plattform bietet eine 7-tägige kostenlose Testphase. Die Tarife von Zoko beginnen bei 49,99 $ pro Monat (monatliche Abrechnung). Die Integration von Instagram kostet zusätzlich 9,99 $ pro Monat. Einige Zoko-Flows sind kostenlos, andere müssen separat erworben werden. Nutzer mit hohem Versandaufkommen können auch einen individuellen Rabatt beantragen.

Mekari Qontak

Mekari Qontak ist eine Omnichannel-CRM-Plattform, die DSGVO-konform und ISO-zertifiziert ist und Unterhaltungen aus WhatsApp, E-Mail, Instagram und Marktplatz-Chats zentral verwaltet. Als offizieller WhatsApp Business Solution Provider bietet sie geplante WhatsApp-Kampagnen, KI-Chatbots, integrierten Live-Chat, ein übersichtliches Dashboard, Vertriebspipeline- und Deal-Management, Ticketing und Analysen.

Mekari Qontak bietet einzigartige Vertriebsfunktionen wie Live-Agenten-Tracking, Vertriebsberichte und SLA-Überwachung. Das CRM-System ermöglicht die Visualisierung jeder Vertriebsphase, die Fokussierung auf vielversprechende Interessenten, die Festlegung individueller Ziele, Trendanalysen, Zusammenarbeit im Team und Echtzeit-Fortschrittskontrolle. Für einen stetigen Strom an Leads und weiteren Daten lässt sich das CRM mit einem Qontak-basierten WhatsApp-KI-Chatbot synchronisieren.

Mit Mekari Qontak behalten Sie den Status jedes Deals mühelos im Blick und versenden zeitnahe Follow-ups. Dank differenzierter Zielgruppensegmentierung, umfassendem Interaktionskontext und automatisierten Aktionen wird personalisiertes WhatsApp-Messaging zum Kinderspiel. Der integrierte KI-Assistent Airene spart Ihrem Team zudem wertvolle Arbeitszeit durch Gesprächszusammenfassungen, Paraphrasierungen und Übersetzungen. Individuelle CRM-Berichte machen die manuelle Datenextraktion überflüssig und decken Muster und Engpässe in Ihrem gesamten Vertriebsprozess auf.

Preisgestaltung. Mekari Qontak kann kostenlos getestet werden. Die Preise pro Paket (Service, Vertrieb, Broadcast usw.) beginnen bei ca. 23 US-Dollar pro Monat und Nutzerplatz. KI-Bots, Instagram-Kommentare und weitere Funktionen sind als Add-ons erhältlich.

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SendPulse CRM ist Teil eines umfassenderen Toolsets, das KI-Chatbots, einen KI-gestützten E-Mail-Kampagnen-Generator, 360°-Automatisierungen, einen Website-Builder, SMS-Kampagnen, Lead-Erfassungsformulare, Push-Benachrichtigungen und einen Online-Kurs-Generator umfasst. Egal, ob WhatsApp Ihr ​​primärer oder sekundärer Kanal ist — SendPulse bietet Ihnen die zentrale Plattform, auf der alle Ihre Kundendaten und -interaktionen zusammenlaufen.

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