Кейс HandBox: как быстро и эффективно провести онбординг новых сотрудников с помощью email рассылки

Email рассылки — эффективный инструмент как для продвижения товаров и услуг, так и для оптимизации внутрифирменных процессов. Сервис SendPulse успешно используют для обеих целей, и сегодня мы хотим рассказать об одном интересном кейсе — системе онбординга новых сотрудников в IT-компании, реализованной агентством email маркетинга Handbox.

Подготовительная работа

Задача, с которой клиент обратился в Handbox, состояла в следующем: создать email рассылку для онбординга, то есть знакомства новых сотрудников с компанией и рабочими процессами. Автоматизированная система онбординга позволяет сэкономить время и силы эйчарам и помогает новичкам быстрее адаптироваться.

Совместно с клиентом составили контент-план рассылки, где расписали содержание писем, последовательность и время отправки. Вместе с контент-маркетологом в разработке принимал участие HR-специалист — для построения качественной воронки найма необходим опыт профессионала.

Чтобы реализовать задуманное, требовалось связать SendPulse и сервис по организации и управлению командной работой, который позволяет:

• настраивать структуру компании и проектов;
• создавать задачи и следить за выполнением;
• выдавать сотрудникам доступы в соответствии с назначенными ролями;
• обрабатывать звонки, заявки на сайте, электронные письма, сообщения и комментарии в мессенджерах и соцсетях;
• работать с контактами;
• вести учет времени и финансов, создавать отчеты;
• работать с документами, создавать шаблоны и использовать готовые решения.

Поскольку прямой интеграции не было, HTTP-запрос с данными отправлялся из одной системы в другую. Сервис, с которым связали SendPulse, работает с HTTP-запросами через вебхуки и автоматические сценарии, в зависимости от нужного действия используется один из методов:

• GET — для получения данных от сервера по заданному URI — унифицированному идентификатору ресурса;
• POST — для отправки на сервер информации, например, из HTML-форм, которые заполняет пользователь;
• PUT — для загрузки содержимого запроса на указанный URI;
• DELETE — для удаления указанного в URI-ресурса.

Вдаваться в детали настройки не будем, у каждой компании будут свои нюансы. Наша задача в этом кейсе — рассказать о сценариях и наполнении цепочек онбординга.

Создание онбординг-рассылки

В системе онбординга четыре основных цепочки и девять писем..

Цепочка регистрации нового сотрудника

Триггер для запуска цепочки — регистрация в системе управления компанией нового члена команды или кандидата на должность. Данные о нем передаются в SendPulse и попадают в указанную адресную книгу, в данном случае «Сотрудники», с помощью блока «Действие» в Automation 360. Эйчар получает email уведомление о том, что новичку нужно отправить ссылку на чат в Skype, где обсуждаются вопросы по оплате и условиям работы. Это реализовано также с помощью элемента «Действие». Другие процессы, для которых он может использоваться:

• переместить или удалить подписчика;
• заменить значение переменной для контакта;
• разделить контакты в случайном порядке — применяется для сплит-тестирования;
• отправить вебхук;
• создать сделку в CRM или контакт.

После того, как новичка регистрируют, и его данные передаются в SendPulse, HR формирует ссылку и добавляет ее через специальную форму. После этого сотруднику присваивается переменная skype-chat-url — это и значит, что сотрудник свою ссылку на чат получил.

Приветственная серия

Цепочка с приветствием нового члена команды запускается при повторном добавлении подписчика в адресную книгу «Сотрудники». По событию «Сотрудник уволен» серия останавливается.

Событие — это сообщение с данными об определенном действии, которое передается на нужный URL. В базе знаний SendPulse есть инструкция, как создать событие. Его виды:

• брошенная корзина;
• покупка;
• регистрация;
• пользовательское событие.

Через блок «Фильтр переменных» проверяется наличие переменной skype-chat-url, обозначающей. С помощью того же элемента происходит фильтрация по заданным условиям: «standard-case равно true» и «staffer равно true». Они обозначают различные формы трудоустройства сотрудников — в штате или нет, — в зависимости от чего могут отправляться разные письма. При регистрации сотрудника в сервисе по управлению командной работой в SendPulse в числе прочих передаются эти переменные.

На данный момент цепочки одинаковые и для кандидатов, и для зачисленных в штат, хотя и цепочка разделяется для разных форм трудоустройства. Предполагалось, что клиент потом поменяет контент писем для одной из веток цепочки, но пока решил этого не делать. Скорее всего, это произойдет позже, так как все необходимы для этого настройки в цепочке у клиента есть.

А пока в обоих случаях подписчику приходит приветственное письмо, в котором его знакомят с командой и рассказывают о рабочих программах. Оно выглядит так:

Если письмо не прочитано, на следующий день происходит повторная отправка. Если адресат так и не открыл письмо, HR получает соответствующее email уведомление. Для этого используются элементы «Условие» и «Действие», о котором мы уже рассказали выше.

Рассылка перед выходом на работу

Следующая серия стартует за пять дней до начала испытательного срока — эта дата и служит триггером. По событию «Сотрудник уволен» цепочка останавливается.

Через блок фильтрации проверяется соответствие условиям «standard-case равно true» и «staffer равно true» — то есть зачислен ли сотрудник в штат или еще нет. Далее кандидатам и уже принятым работникам приходит второе письмо. В нем будет Google-форма с анкетой, которая помогает узнать больше про новичка и систематизировать информацию. Когда сотрудник ее заполняет, данные отправляются в SendPulse для дальнейшего использования: ФИО, дата рождения, размерный ряд для мерча, характер работы — удаленный, в офисе или подрядчиком.

Эту функцию реализовали через Google Apps Script: после того, как форму заполнили, скрипт автоматически запускается и отправляет HTTP-запрос с данными из анкеты в SendPulse. Подробнее работа с платформой описана в справке Google.

Само письмо выглядит так:

Информация будет сохранена в системе, в том числе о дате рождения работника, — и в соответствующий день на почту придет поздравление. Это реализовано как триггерная мини-рассылка, которая срабатывает при наступлении указанной даты.

Третье письмо в рассылке перед началом испытательного срока приходит за три дня до выхода на работу. В нем содержится информация о правилах и задачах, которые ожидают новичка. В ответном письме он должен подтвердить, что готов начать в указанное время.

Цепочка испытательного периода

Следующая серия стартует в первый рабочий день — при регистрации сотрудника дата автоматически отправляется в SendPulse. В случае если его уволили, из сервиса по управлению командной работой через событие передается определенное значение для переменной «employed», и цепочки останавливаются.

Через «Фильтр переменных» проверяется условие «staffer равно true» — состоит ли новичок в штате, — после чего кандидаты и принятые сотрудники получают первое письмо. В нем чек-лист с заданиями, ссылка на FAQ и информация о распорядке.

По окончании рабочего дня приходит еще одно письмо — в настройках элемента указано точное время отправки. Авторы рассылки проявляют заботу и предлагают вступить в корпоративный чат, чтобы быстрее влиться в коллектив. Также новичка просят поделиться первыми впечатлениями.

Спустя неделю стажер получает письмо, в котором его просят рассказать, как идут дела, какие трудности возникали и удалось ли справиться. В настройках элемента указано время выполнения: через 7 дней в 17:00.

Следующее письмо отправляется спустя месяц работы — этот период указывается в настройках элемента. Сотрудника подбадривают, спрашивают о впечатлениях и предлагают заполнить еще одну анкету. В ней можно предложить идеи, как улучшить процесс онбординга.

Когда проходит две трети испытательного срока, отправляется восьмое письмо. Сотрудника подбадривают и просят дать подробную обратную связь.

Когда до конца стажировки остается две недели, HR-специалисту отсылается уведомление через элемент «Действие», а сотрудник получает финальное сообщение. Это происходит при условии, что он все еще работает, то есть контакт содержит переменную «employed», присвоенную после его регистрации в системе управления компанией и передачи данных в SendPulse.

Сотруднику сообщают, что испытательный срок заканчивается и скоро состоится встреча с подведением результатов и обменом мнениями.

Читайте про другие интересные кейсы с использованием email-маркетинга:

Вывод

Email рассылки помогают не только привлекать клиентов и увеличивать продажи. В данном кейсе этот инструмент позволил выстроить простую и эффективную систему онбординга в IT-компании. Это особенно актуально при наличии удаленных сотрудников — поскольку все процессы автоматизированы, никто не будет забыт и не почувствует себя брошенным в первые дни, а компания не лишится перспективных кадров. Онбординг-рассылка также позволяет эйчарам не заниматься рутинными процессами и сконцентрироваться на других задачах.

Запускайте email рассылки в сервисе SendPulse — это легко и быстро. Для наилучшего результата подключайте другие наши инструменты: Viber и SMS рассылки, чат-боты для мессенджеров, push уведомления, CRM-систему. Также у нас есть конструктор сайтов и мультиссылок, и платформа для создания онлайн-курсов.