Passo a passo para escrever um bom e-mail corporativo

Escrever um bom e-mail corporativo é algo fundamental para quem quer ter um bom posicionamento profissional na empresa em que trabalha, pois essa modalidade de e-mail é uma das mais importantes e mais usadas ferramentas de comunicação nesse tipo de ambiente.

Portanto, qualquer deslize ou falta de atenção em sua elaboração pode criar constrangimentos e até mesmo marcar negativamente a imagem da empresa e de quem cometeu o erro.

O e-mail corporativo tem diversas finalidades e serve para se comunicar tanto internamente, com outros membros da equipe, outros setores e superiores hierárquicos, quanto com um público externo, como clientes, fornecedores e empresas parceiras, dentre outros.

Dessa forma, o e-mail corporativo é uma extensão virtual do ambiente de trabalho. Assim sendo, algumas etiquetas comportamentais próprias aos ambientes empresariais merecem destaque.

Pensando nisso, apresentamos, ao longo deste artigo, um passo a passo que garantirá êxito, eficiência e eficácia ao redigir esse tipo de e-mail. Boa leitura!

Aspectos preliminares

Embora as finalidades sejam diversas, é importante esclarecer que todas elas tratam, de modo geral, de assuntos ligados à empresa e suas atividades, tais como marcar reuniões, fazer informes de regras corporativas, enviar e solicitar dados e informações, documentar ocorridos e decisões, oferecer um produto.

Antes mesmo de se atentar às questões relacionadas à escrita, é necessário que se atente a alguns elementos que antecedem o início da confecção do e-mail. O primeiro ponto a se ter em mente ao redigir um e-mail corporativo é a clareza de que ele é um documento, sendo essencial para diversas questões importantes ligadas ao trabalho.

Ademais, pode servir como prova em caso de apurações administrativas de fatos e irregularidades, bem como prova judicial, por isso, é imprescindível se atentar à maneira de se expressar e à forma como as informações serão dispostas.

Esse tipo de e-mail, como fonte única e exclusiva de ferramenta de comunicação corporativa, demanda consideração. Tome todos os cuidados essenciais para não misturar assuntos paralelos e/ou particulares. Isto é, faça o possível para evitar constrangimentos.

Afinal, o e-mail corporativo chega a várias pessoas e setores. Ele não fica, necessariamente, restrito apenas àquele colega que é o seu destinatário inicial. Tomadas essas precauções, seguiremos para a parte estrutural do e-mail.

Escrever um bom e-mail corporativo

Estrutura do e-mail corporativo

Um e-mail corporativo bem elaborado atenta-se a algumas regras básicas de estrutura, conforme demonstrado a seguir.

Assunto

Especificar de forma clara e objetiva qual é o assunto do e-mail proporciona maior eficiência na comunicação e na prioridade que o destinatário dará ao seu e-mail, portanto, jamais envie um e-mail sem escrever algo no assunto e procure sempre definir o tema de forma que direcione o entendimento para o escopo do e-mail.

Mas, fique atento para que a mensagem não seja muito longa e evite jargões, tais como “Urgente” e “Alta Prioridade”, pois, caso não seja de fato urgente ou prioritário, com o tempo a credibilidade se perde e o destinatário passa a desconsiderar esses avisos.

Para garantir que o assunto refletirá de forma objetiva e direta o conteúdo do e-mail, opte por escrevê-lo ao final, quando já tiver todo o texto com as ideias estruturadas de forma organizada.

Um assunto em branco ou escrito de forma errada pode fazer com que o destinatário delete o e-mail sem abri-lo por achar que é vírus ou spam.

Saudação

A saudação inicial ao escrever um bom e-mail corporativo é de suma importância, indica polidez, respeito e cordialidade com o destinatário, pontos importantes para a manutenção de um ambiente saudável e harmônico.

Essa saudação deve ser coerente com o tipo de relação que tem com o destinatário, bem como o seu nível hierárquico, podendo também vir acompanhado de “bom dia ou boa tarde”.

Exemplos: “Prezados, bom dia!”; “Caro João”; “Sr. Inácio, boa tarde!”; “Ilustríssimo Sr. Manoel”; “Marta, bom dia”.

Em casos de trocas de e-mails constantes ao longo do expediente, não é necessário ficar saudando o interlocutor todas as vezes, entretanto, não envie e-mails que já iniciam diretamente no assunto: mencione o nome da pessoa como forma de chamamento, utilizando-se de vírgula após o nome.

Organização das informações

Assim como todo texto minimamente estruturado, o conteúdo do e-mail deve ser estruturado em três etapas, quais sejam, começo, meio e fim, sendo o começo a introdução do assunto, o meio o desenvolvimento das ideias, e o fim a conclusão onde serão amarrados todos os pontos desenvolvidos.

Para facilitar a escrita, recomenda-se que todos os pontos a serem tratados no desenvolvimento sejam dispostos em tópicos e, a partir destes, cada um dos parágrafos sejam desenvolvidos. Dessa forma, as ideias são mais bem organizadas, proporcionando uma leitura mais agradável e fluida.

Encerramento do e-mail

O e-mail corporativo deve sempre ser assinado. Independentemente de o nome do remetente já estar escrito no endereço de e-mail, deve-se encerrar o e-mail corporativo com uma assinatura.

O encerramento deve ser impessoal e formal. Nesse contexto, expressões afetuosas e coloquiais são impróprias, ainda que se tenha uma relação estreita e amigável com o destinatário.

Alguns exemplos de encerramentos adequados são: em caso de dúvida, estou à disposição; aguardo um retorno; cordialmente; atenciosamente (este último, por extenso, pois o uso de abreviações em e-mails corporativos é impróprio).

O último ponto do encerramento é a assinatura, que deve conter o nome completo do remetente, cargo, setor e telefones. Desse modo, o destinatário entra em contato (se julgar necessário) por outros meios.

Escrever um bom e-mail corporativo

Layout do e-mail

Por fim, após escrever o e-mail, é necessário formatá-lo para que fique esteticamente agradável, visando facilitar a leitura pelo destinatário. A formatação permite que o texto fique padronizado e apresente um aspecto uniforme, trazendo sensação de clareza e fluidez.

Por isso, lembre de se atentar para detalhes como certificar-se de que todo o texto esteja:

  • Utilizando a mesma fonte;
  • Configurado com a mesma cor;
  • Mantendo o tamanho.

Estes são os elementos centrais para tornar o e-mail mais aprazível.

Se for utilizado com parcimônia, o recurso de negritar ou destacar algumas palavras ao longo do texto pode facilitar o entendimento do destinatário em uma leitura dinâmica. Porém, cuidado para não utilizar em excesso, a fim de não correr o risco de deixar o e-mail com poluição visual.

Pelo mesmo motivo, deve-se evitar cores e caixa alta. Esta última, além de poluir o texto, passa a ideia de grosseria, como se estivesse gritando com o interlocutor.

Sendo assim, coloque espaçamento entre os parágrafos. Essa medida simples deixa a experiência melhor ao leitor, que terá menos chances de se perder nas informações e ter que ficar voltando a leitura.

Assim como utilizado em cartas, um espaçamento maior entre a saudação e o primeiro parágrafo, bem como o último parágrafo e a assinatura, deixa o aspecto visual do e-mail mais convidativo.

Linguagem e ortografia

A linguagem contida no e-mail transmite ao interlocutor a imagem da empresa e do colaborador que o escreveu. Logo, como já dito, priorize uma comunicação formal e cordial. Evite a utilização de “internetês”, emojis, gírias, expressões coloquiais e demais termos que não condizem com o ambiente profissional.

Da mesma forma, a utilização de termos excessivamente rebuscados pode surtir efeito negativo, fazendo com que a mensagem não seja transmitida de forma clara. Os e-mails corporativos devem ser claros, concisos e objetivos.

Com efeito, no âmbito dos negócios, as pessoas estão o tempo todo recebendo e tendo que responder e-mails. Dessa maneira, preze pela celeridade, por meio de uma mensagem objetiva e sucinta.

Com relação à ortografia no momento de escrever um bom e-mail corporativo, não há muito segredo além de:

  • Seguir a norma culta, ou seja, utilizar de letras maiúsculas para inícios de frases após ponto e nomes próprios;
  • Atentar-se à correta acentuação e concordância gramatical;
  • Assegurar a grafia correta das palavras;
  • Incluir adequadamente o hífen;
  • Garantir pontuação correta e sem exageros no uso de exclamação e interrogação. O uso exacerbado desse recurso passa a mensagem de comunicação informal e infantil.
Escrever um bom e-mail corporativo

Revisão e considerações antes do envio

Após redigir, formatar e se atentar para todas as questões de linguagem e ortografia, o e-mail está concluído. Mas, ainda não está pronto para ser enviado, pois é necessário passar por uma revisão antes de efetivamente enviá-lo.

A revisão é o momento ideal para corrigir falhas e dar os últimos retoques no e-mail. Portanto, releia todo o texto, reorganize as informações, se necessário e adéque pontos da formatação que acabaram passando.

É no momento da revisão também que será feita a compactação dos arquivos e upload. Isso é importante quando existem anexos a serem enviados com a mensagem. É importante lembrar de mencionar ao destinatário a existência do anexo no corpo do texto.

Por fim, preencha o campo específico com o endereço de e-mail do destinatário. Caso haja mais de um, confira a lista de destinatários para não correr o risco de confundir nomes ou enviar e-mail para alguém por engano.

Escrever um bom e-mail corporativo não é tão simples, especialmente quando é necessário enviar ou responder a vários e-mails em um curto espaço de tempo, algo comum na relação de empresas e seus clientes. Mesmo assim, você pode utilizar as soluções tecnológicas da SendPulse para melhorar a sua comunicação. Conte conosco!

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