Como escrever e-mails de sucesso: guia e exemplos de e-mail profissional

Escrever e-mails profissionais de qualidade é algo essencial para qualquer profissional ou negócio que busca sucesso em sua trajetória. Atualmente, na era digital, o e-mail é uma das principais ferramentas utilizadas para a comunicação entre empresas, parceiros e clientes. Por isso, é importante saber que cada mensagem enviada influencia a imagem da sua empresa.

Quando falamos em campanhas publicitárias, por exemplo, vemos que os e-mails são um meio eficaz para alcançar o público-alvo e impulsionar a conversão de leads. De acordo com pesquisa realizada pela HubSpot em 2021, 77% das empresas dizem que o e-mail permanece sendo uma excelente forma de gerar engajamento do público.

Um e-mail bem escrito pode gerar interesse dos clientes em relação ao produto ou serviço oferecido. Enquanto um e-mail mal elaborado pode levar a empresa à perda de credibilidade, comprometendo, assim, a eficácia da campanha publicitária.

Além disso, a escrita de e-mails profissionais de qualidade pode levar seu negócio ao sucesso de diferentes formas, como: criar reconhecimento de marca positivo, fidelizar clientes e aumentar a produtividade.

Saber como escrever e-mails claros, objetivos e profissionais pode levar você a estabelecer relações mais positivas e duradouras com clientes e colaboradores, além de contribuir para o crescimento e sucesso do negócio. Confira a seguir como criar os melhores e-mails profissionais.

Boas práticas e exemplos de e-mail profissional

Vamos ver, agora, quais são as práticas de sucesso para elaboração de e-mails profissionais!

• Linhas de assuntos claros e concisos. A linha de assunto de cada e-mail deve ser breve e direto, de modo a resumir o conteúdo da mensagem. Isso fará com que o destinatário possa compreender rapidamente do que se trata e decidir se deve ou não abrir o e-mail. Por isso, ela é crucial para garantir uma boa taxa de abertura;
• Saudações e assinaturas profissionais. Por se tratar de um contexto profissional, o e-mail deve ser iniciado com uma saudação apropriada, como “Prezada(o)”, “Cara(o)”, seguida pelo nome do destinatário. Ao final do e-mail, também é importante utilizar uma assinatura profissional, que ajude a compor o tom da mensagem;
• Uso de gramática e ortografia adequadas. Por se tratar de um ambiente formal, você deve prestar muita atenção à gramática e ortografia. Erros gramaticais e/ou ortográficos podem ferir gravemente a credibilidade do remetente;
• Polidez e profissionalismo no tom correto. O e-mail deve possuir o tom ideal para que transmita credibilidade, profissionalismo e confiança aos destinatários. Por isso, você deve evitar termos ofensivos, coloquialismos, gírias etc;
• Formatação apropriada, uso de marcadores e espaços em branco. A formatação do e-mail deve ser feita de modo claro e organizado. Para isso, varie entre espaços em branco e blocos de informação, além de utilizar também marcadores;
• Faça testes A/B de linhas de assunto. Faça testes contínuos com as linhas de assunto, testando diferentes possibilidades, para identificar quais delas geram as maiores taxas de abertura;
• Envie um e-mail de teste. Antes de enviar o e-mail aos seus destinatários pretendidos, é muito importante fazer um envio para si mesmo ou para alguém próximo, com o objetivo de testar a mensagem e ver se tudo está de acordo com o esperado;
• Use templates responsivos. Os templates dos seus e-mails devem ser responsivos, isto é, adaptáveis a todas as resoluções e tamanhos de tela. Desse modo, seus destinatários podem visualizar a mensagem da melhor maneira possível, não importando o dispositivo usado, seja ele um celular, computador, tablet etc;
• Use emojis (mas com moderação). Os emojis podem ajudar a sua mensagem a adquirir um tom mais amistoso e atraente. No entanto, o uso excessivo pode levar os destinatários a considerar a mensagem pouco profissional. Então, use esse recurso, mas sem exageros;
• Não use abreviaturas e caixa alta. O uso de abreviaturas deve ser evitado para que a mensagem não pareça pouco profissional. Já a caixa alta pode levar os destinatários a sentir certo desespero por atenção ou agressividade, por parte do remetente. Assim, tanto abreviaturas quanto o uso de caixa alta não são recomendados;
• Atenção à conta de e-mail. Esteja atento à conta de e-mail utilizada por você, para que uma conta pessoal não seja utilizada e arruine a campanha. Além disso, certifique-se de ter selecionado a lista de destinatários correta, para evitar dores de cabeça e importunações a pessoas que não estão interessadas em seus e-mails;
• Coloque o link de cancelamento de assinatura no rodapé do seu e-mail. O link de cancelamento de assinatura deve ser de fácil acesso para os destinatários, para que eles se sintam livres ao decidir se querem ou não continuar recebendo as suas mensagens;
• Adicione um texto substituto para as imagens caso elas não sejam exibidas corretamente. Há, sempre, o risco de que as imagens do seu e-mail não sejam exibidas corretamente. Por isso, sempre coloque textos alternativos, para que o conteúdo das imagens seja explicitado e isso não prejudique a compreensão da mensagem;
• Otimize o horário de envio de e-mails de acordo com os fusos horários. É crucial considerar o fuso-horário dos destinatários ao enviar seus e-mails. O melhor horário para envio pode variar de acordo com o público-alvo e o tipo de conteúdo. Mas, via de regra, é recomendado evitar o envio de e-mails fora do horário comercial do destinatário, de acordo com o fuso-horário dele;
• Rastreie e analise continuamente as suas métricas de e-mail. É importante monitorar e analisar as métricas dos seus e-mails, como taxa de abertura, de cliques e de conversão. Assim, é possível entender o que precisa ser melhorado e ajustado em suas estratégias de e-mail marketing. E, com a solução de CRM da SendPulse, você pode fazer monitoramento e ter acesso a relatórios de desempenho de suas estratégias de marketing. Além disso, ele permite que você monitore suas campanhas em diversos canais por um só lugar, otimizando seu trabalho e oferecendo uma robusta análise de cada canal;
• Para empresas: e-mails por departamento. Em empresas que possuem vários departamentos, pode ser muito útil realizar segmentação de listas de e-mail por departamento. Fazendo isso, é possível personalizar os conteúdos e garantir que eles sejam relevantes para todos os destinatários.

Impulsione suas campanhas de e-mail com a SendPulse

Com a SendPulse, você pode automatizar suas campanhas de e-mail através de nossa plataforma fácil e intuitiva, usando nosso criador de arrastar e soltar – você nem precisa de conhecimento em programação.

Como são os e-mails profissionais?

Os e-mails profissionais são mensagens geralmente endereçadas internamente em uma empresa ou entre empresas. Esse tipo de e-mail possui características marcantes, como endereços personalizados e próprios e linhas de assunto também personalizadas.

Há, nessas mensagens, o intuito de aumentar as taxas de conversão de um negócio, além de fidelizar clientes e trazer maior reconhecimento de marca à empresa. Outro objetivo dos e-mails profissionais é agregar valor aos destinatários, mostrando que a empresa oferece conteúdos de qualidade e oportunidades únicas.

Veja, a seguir, quais são os principais tipos de e-mails profissionais. Eles serão descritos e exemplificados neste artigo, então não perca!

1. E-mail transacionais;
2. E-mails de boas vindas;
3. E-mails de antecipação;
4. E-mails de pesquisa;
5. E-mails promocionais;
6. E-mail de agradecimento;
7. E-mail de prova social;
8. Newsletter;
9. E-mail de upsell;
10. E-mail de atualização;
11. E-mail de vendas;
12. E-mail caça clique;
13. E-mails comemorativos;
14. Email de efeito Zeigarnik.

Qual é o melhor e-mail para o contexto profissional?

Não existe uma fórmula estática para o melhor e-mail no contexto profissional. Tudo irá depender da situação, do contexto e da sua estratégia no momento.

Por exemplo: se você deseja fazer o lançamento de um produto, pode investir em e-mail de antecipação, exibindo depoimentos de pessoas que já testaram e recomendam o produto, além de curiosidades que instiguem o público.

Já quando se trata de e-mails transacionais, por exemplo, é necessário explicar o passo a passo pelo qual o cliente deverá passar após uma determinada ação, como se inscrever em uma newsletter, um evento etc.

Por outro lado, quando se trata de e-mail de upsell, o contexto será a compra realizada por um cliente. Então, os sistemas e colaboradores da empresa identificarão quais outros produtos podem ser agregados à compra, de modo a potencializar os benefícios de cada item. Assim, será feita a proposta de compra dos outros itens ao cliente.

Viu só? Para saber qual é o melhor e-mail em contextos profissionais, tudo depende da situação, do ponto em que está um cliente na jornada de compra, etc.

Exemplos de e-mail profissional

Nesta seção, vamos entender melhor as características de cada um dos tipos de e-mail profissional apresentados anteriormente. Além disso, vamos ver exemplos de cada um, para ver exatamente como são compostos e aguçar a nossa criatividade!

E-mail transacional

Os e-mails transacionais são mensagens enviadas automaticamente, como resposta a uma determinada ação do usuário, como, por exemplo: confirmação de compra, recuperação de senha, confirmação de cadastro etc. Geralmente, esse tipo de mensagem é esperada pelo usuário, servindo como um meio de comunicação proveitoso entre usuários e empresas.

Veja, abaixo, um exemplo de e-mail transacional de envio de produto, feito após um cliente realizar a compra.

Para contar com um envio eficiente e otimizado de e-mails transacionais, não perca a chance de utilizar o serviço de SMTP da SendPulse!

Já em nosso plano gratuito, você tem direito ao envio de 12.000 e-mails mensais, com suporte ao cliente garantido e monitoramento de domínio personalizado. Assim, você pode desfrutar da melhor experiência ao fazer campanhas transacionais por e-mail, com a certeza de uma excelente taxa de entrega de suas mensagens.

E-mail de boas-vindas

Este tipo de e-mail é enviado para novos clientes ou assinantes, tendo o objetivo de valorizar o público, recebendo-o atenciosamente. Este é o momento ideal para que a empresa se apresente melhor e divulgue seus produtos ou serviços. Além disso, os e-mails de boas-vindas podem ser personalizados, e incluir ofertas, promoções ou outros tipos de incentivos de ação.

Um excelente exemplo de e-mail de boas-vindas é oferecido pela plataforma de cursos online Domestika. Em sua mensagem de boas-vindas, a empresa recebe atenciosamente seus novos membros e recomenda alguns de seus cursos.

E-mail de antecipação

Os e-mails de antecipação cumprem o papel de avisar o público de lançamentos ou eventos futuros, de modo a fazer divulgação prévia e aumentar as probabilidades de adesão ao evento ou lançamento. Para incentivar o engajamento e aumentar a expectativa do público, este tipo de e-mail pode incluir teasers e informações exclusivas, por exemplo.

Vamos ver, a seguir, um exemplo de e-mail de antecipação em que é feito o anúncio do início de um curso online.

E-mail de pesquisa

Os e-mails de pesquisa são utilizados para coletar feedbacks e informações dos clientes a respeito de produtos ou serviços. São uma excelente maneira de metrificar os níveis de satisfação dos clientes, para, assim, identificar pontos de melhoria e oferecer, ao público, uma experiência ainda mais satisfatória.

Veja, abaixo, um exemplo de e-mail de pesquisa da Mail2Easy. De modo direto e eficiente, a empresa mostra como a pesquisa é rápida e importante para o aprimoramento de suas ações.

E-mail promocional

Este tipo de e-mail é útil para promover ofertas e aumentar o número de vendas por meio do incentivo de compra. As mensagens desse tipo podem incluir descontos, cupons especiais e brindes para motivar o cliente a realizar a compra.

A empresa Spotify nos dá um exemplo de e-mail promocional relacionado ao seu plano Premium. Em vez do preço normal do plano, a empresa criou oferta de 3 meses de Premium por apenas R$ 1,99.

E-mail de agradecimento

Estes têm a função de agradecer aos clientes por uma compra ou ação realizada, podendo incluir um convite para que o cliente avalie a empresa e deixe um feedback.

A empresa Electrolux nos dá um exemplo extremamente direto e profissional de e-mail para agradecimento. Vamos ver!

E, como dissemos, a mensagem de agradecimento vem acompanhada de uma pesquisa. Note também que responder à pesquisa dará, à cliente, direito a um desconto exclusivo em sua próxima compra.

E-mail de prova social

Estas mensagens exibem evidências de que os clientes de determinada empresa estão satisfeitos com seus produtos ou serviços. As evidências geralmente se baseiam em avaliações, depoimentos, selos de qualidade etc.

Veja, agora, um modelo de e-mail de prova social estruturado pela plataforma Reev, que visa chamar a atenção de leads e persuadi-los a realizar determinadas ações.

Quer otimizar ainda mais as suas estratégias de e-mail marketing?

Não perca tempo e aproveite todas as funcionalidades do serviço de e-mail marketing da SendPulse! Com a SendPulse, você pode automatizar campanhas de e-mail, personalizar mensagens com recursos visuais, botões clicáveis, entre outras possibilidades.

Newsletter

As newsletters são mensagens enviadas regularmente para manter clientes ou assinantes informados a respeito das novidades da empresa, como lançamentos, promoções e parcerias. Para incentivar o engajamento, esses e-mails podem contar conteúdos exclusivos e relevantes para o público.

Trazemos, a seguir, um pequeno trecho da newsletter organizada pelo selo de música independente brasileiro Balaclava. Em sua newsletter, a Revista Balaclava anuncia as novidades, que são, principalmente, as capas de sua 9ª edição.

Através da newsletter, você consegue atrair mais visitantes para seu site ou mesmo para suas postagens de blog. Para garantir que o layout seja efetivo, a SendPulse disponibiliza templates responsivos e fáceis de usar. Assim, você consegue criar o sua campanha de forma bem simples e rápida.

Veja como é fácil criar sua campanha pela plataforma:

E-mail de upsell

Como vimos anteriormente, o e-mail de upsell é elaborado a partir da análise de algum produto ou serviço já adquirido pelo cliente. O objetivo é encontrar outros produtos ou serviços oferecidos pela empresa que tenham sinergia com a compra já feita, para sugerir ao cliente que compre os itens adicionais, em razão dos benefícios de tê-los em conjunto.

Vamos ver, abaixo, um exemplo de mensagem de upsell que é simples, mas muito bem elaborada. A Casas Bahia oferece, junto aos seus produtos, o adicional de garantia estendida, que funciona como um tipo de upsell.

Para enviar esse tipo de mensagem aos seus clientes, uma ótima opção é usar a Automação 360 da SendPulse. Assim, você pode automatizar processos, editar fluxos de automação pré-feitos e garantir um percurso de interação eficiente com seus consumidores. E, com isso, sua empresa economiza tempo e recursos, gerando maior nutrição de leads e aumentando as taxas de conversão.

E-mail de atualização

Estas mensagens são enviadas para informar os clientes a respeito de mudanças recentes, novos produtos ou serviços, recursos inéditos, novas versões de software etc.

A empresa Uber pode nos dar um exemplo de e-mail de atualização simples e direto, o que garante sua eficiência.

E-mail de vendas

Este tipo de e-mail serve como incentivo para a compra de produtos ou serviços. E, geralmente, os e-mails de vendas possuem um tom mais direto e persuasivo do que os e-mails promocionais. Sendo assim, essas mensagens são uma forma mais contundente de motivar clientes a realizar uma compra.

A empresa de seguros Seguros Promo pode ser usada para exemplificar um e-mail de vendas. Além de oferecer descontos em sua mensagem, a empresa elenca motivos pelos quais é importante viajar segurado, de modo a persuadir o destinatário a contratar seus serviços.

E-mail caça-clique

Os e-mails caça-clique servem como motivadores para que o cliente clique em um link ou botão específico, que, por sua vez, pode ter diferentes direcionamentos, como ofertas exclusivas, conteúdo especial, brindes ou uma landing page do seu site.

E, para criar uma landing page atraente e personalizada, você pode utilizar o editor intuitivo de arrastar e soltar da SendPulse. Com a nossa plataforma, você não precisa ter conhecimentos de programação e código para criar uma landing page cativante, que aumentará exponencialmente suas taxas de conversão. Veja, abaixo, uma amostra desse excelente serviço.

E, como exemplo de e-mail caça-clique, podemos observar a estratégia da organização Greenpeace, que, por estar continuamente envolvida em causas urgentes, precisa fazer todo o possível para chamar a atenção de seus destinatários e convencê-los a abrir o e-mail. Por isso, a organização é contundente em sua abordagem feita na linha de assunto dos e-mails.

E-mail comemorativo

Como o próprio nome deste tipo de mensagem revela, os e-mails comemorativos são enviados para comemorar datas especiais, como aniversário da empresa ou do cliente, feriados e outros eventos importantes. Os e-mails comemorativos também podem incluir ofertas ou brindes comemorativos, disponíveis apenas em datas específicas.

A empresa Wine pode nos mostrar um exemplo visualmente interessante de e-mail comemorativo.

E-mail de efeito Zeigarnik

O efeito Zeigarnik é a tendência humana natural de se sentir incomodada com tarefas incompletas, em razão do desejo de concluí-las.

Um e-mail de efeito Zeigarnik usa esse princípio, propondo algum mistério, chamada intrigante ou informação incompleta, para que o público se sinta instigado a clicar em um botão ou realizar determinada ação, a fim de adquirir as informações completas.

Um exemplo clássico de e-mail de efeito Zeigarnik é feito pela rede LinkedIn, com seus usuários do plano gratuito. Os e-mails do LinkedIn informam que o seu perfil foi visualizado por determinado número de pessoas, mas não mostra quem são essas pessoas, oferecendo o botão de CTA “Saiba quem viu seu perfil”, que direciona o destinatário do e-mail à rede.

Envie e-mails que impressionem o seu público

Como vimos neste artigo, o e-mail segue sendo um canal de comunicação extremamente fundamental para qualquer empresa, cumprindo papéis indispensáveis na construção de uma boa relação com leads e clientes.

Assim, saber articular e-mails profissionais de qualidade dá acesso a uma série de vantagens, seja a facilidade de divulgação de campanhas, aumento das taxas de conversão, relacionamento com os clientes, reconhecimento de marca positivo.

E, para otimizar ainda mais os benefícios do e-mail marketing, os serviços da SendPulse são a escolha certa! A plataforma da SendPulse oferece recursos de automação de campanhas por e-mail, envio gratuito de formulários de inscrição, criação de templates personalizados, além de uma biblioteca robusta de templates pré-prontos.

Então, não perca a chance de enviar seus e-mails profissionais com a SendPulse! Além disso, você pode otimizar as ações da sua empresa com o nosso serviço de CRM integrado, que permite monitorar e analisar todos os canais de atuação do seu negócio.

Também oferecemos o recurso de campanhas por SMS e por chatbots automatizados, para que a jornada de compra de seus clientes seja a mais agradável e intuitiva possível, com suporte adequado e inteligente.