Un team HR di un’impresa edile ha automatizzato la comunicazione di routine con i candidati e diverse attività operative grazie a un chatbot su Telegram. In questo modo, il team riesce a gestire fino a tre volte più candidature senza dover assumere nuovi recruiter.
Questo caso studio mostra come l’automazione basata sull’AI possa semplificare le prime fasi dello screening e ridurre in modo significativo il carico di lavoro manuale.
Panoramica del progetto
Canale: Telegram
Piattaforma: SendPulse
Partner di implementazione: AICoreBot, uno studio specializzato in chatbot aziendali e assistenti AI, che ha progettato e lanciato il chatbot in soli cinque giorni
Stato corrente: soluzione live, utilizzata per automatizzare le prime fasi del recruiting e migliorare l’efficienza del team HR
Riguardo il cliente
Il cliente è un’impresa edile leader che assume costantemente personale qualificato. Le esigenze di reclutamento coprono un’ampia gamma di ruoli, dalle posizioni operative a quelle manageriali.
In questo contesto, la velocità, la coerenza e la chiarezza nella comunicazione sono elementi fondamentali per garantire un processo di selezione efficace.
Perché l’azienda aveva bisogno di un chatbot
Prima di introdurre il chatbot, il team HR si trovava ad affrontare diverse criticità che rallentavano il reclutamento e riducevano l’efficienza complessiva.
Carico di lavoro elevato e attività ripetitive
Il team HR riceveva un alto volume di candidature, difficile da gestire in modo rapido e uniforme. Gran parte del tempo veniva assorbita da attività ripetitive, come fornire informazioni di base sull’azienda, spiegare i requisiti delle posizioni aperte e raccogliere manualmente i dati iniziali dei candidati.
Di conseguenza, restava meno tempo per attività di maggior valore, come la valutazione approfondita dei profili e i colloqui con i candidati più adatti.
Comunicazione limitata fuori dall’orario di lavoro
Molti candidati, soprattutto operai, cercavano lavoro e inviavano candidature la sera, dopo il turno. Il team HR, però, non poteva garantire assistenza continua né rispondere in tempo reale a tutte le richieste.
Questo comportava i ritardi nelle risposte e aumentava il rischio di perdere candidati qualificati, spesso orientati verso aziende più rapide nel fornire un primo riscontro.
Raccolta dati non strutturata e frammentata
Nel settore delle costruzioni è necessario raccogliere informazioni dettagliate su esperienza, qualifiche e documentazione. I moduli di contatto brevi non erano sufficienti per ottenere dati completi e ben organizzati.
La situazione si complicava ulteriormente con le candidature provenienti da canali diversi, come telefonate, email e social media. I dati risultavano quindi dispersi e difficili da centralizzare in un unico sistema.
Difficoltà nella valutazione e selezione dei candidati
Quando le informazioni arrivavano incomplete o provenivano da più fonti, il team HR faceva fatica a valutare i candidati in modo rapido e accurato.
Questo portava a dedicare tempo anche a profili non qualificati, rallentando le risposte ai candidati più adatti.
Come il chatbot ha supportato il team HR
Il chatbot creato con SendPulse gestisce la prima fase della comunicazione con i candidati, occupandosi delle richieste più comuni e delle domande di base. In questo modo, il processo iniziale di recruiting diventa più rapido e molto meno manuale.
Consultazioni iniziali automatizzate
Il chatbot fornisce informazioni essenziali sull’azienda e presenta l’elenco completo delle posizioni aperte, con i requisiti e le condizioni di lavoro. Inoltre, risponde fino all’80% delle domande più frequenti sul lavoro nel settore delle costruzioni.
Questo riduce le interazioni ripetitive e permette al team HR di concentrarsi sui colloqui con candidati realmente interessati e in linea con il ruolo.
Punto di ingresso dei candidati
Il chatbot è diventato il principale punto di accesso per i candidati provenienti da campagne mirate su Instagram e Facebook. Ogni annuncio rimandava direttamente a Telegram, dove gli utenti potevano esplorare opportunità di lavoro e avviare subito la candidatura.
Nella fase iniziale, l’azienda ha targettizzato persone tra i 18 e i 50 anni attivamente in cerca di lavoro, interessate al settore delle costruzioni o con esperienza rilevante. Le creatività più efficaci mostravano immagini reali dei cantieri e un invito chiaro a unirsi al team.
Comunicazione con i candidati 24/7
A differenza del team HR, che lavora su orari definiti, il chatbot è sempre disponibile. Può gestire un numero illimitato di conversazioni contemporaneamente, garantendo risposte immediate senza tempi di attesa.
Se le informazioni fornite non sono sufficienti, i candidati possono passare direttamente a un operatore HR per ricevere supporto più specifico.
Raccolta dati strutturata
Il chatbot raccoglie automaticamente i profili dei candidati sulla base di nove dati chiave. Tutte le informazioni vengono inviate a Google Fogli e organizzate in un formato strutturato e uniforme.
Questo semplifica la revisione delle candidature e consente al team HR di monitorare ogni candidato lungo tutto il processo di reclutamento.
Notifiche istantanee per nuove candidature
Quando un candidato completa la richiesta, il bot di notifiche di SendPulse avvisa immediatamente il team HR in un gruppo dedicato su Telegram. Ogni notifica include:
- un link diretto alla candidatura completa in Google Fogli;
- un link alla conversazione del candidato nel chatbot SendPulse;
- i dati principali del candidato per una valutazione rapida.
Questa configurazione permette al team delle risorse umane di rispondere più velocemente e di individuare subito i candidati più promettenti, dando priorità ai profili più qualificati.
Flussi di chatbot per il coinvolgimento dei candidati in dettaglio
La comunicazione con i candidati è gestita tramite due flussi automatizzati: un flusso di benvenuto e un flusso principale.
Flusso di benvenuto
Quando un candidato accede al chatbot tramite un annuncio mirato, viene indirizzato al flusso di benvenuto. Si tratta di un messaggio iniziale che presenta le funzionalità del chatbot, includendo informazioni sull’azienda, offerte di lavoro disponibili, invio delle candidature e risposte alle domande frequenti.
Flusso di benvenuto
Dopo aver visualizzato il messaggio, il candidato può selezionare direttamente in chat l’opzione di interesse. Questa azione attiva il secondo flusso, in cui l’AI prende in carico la conversazione.
Nel flusso principale, il chatbot gestisce le richieste in modo più approfondito e raccoglie automaticamente i dati dei candidati. Nella sezione successiva vediamo nel dettaglio come funziona questo flusso.
Flusso di risposte standard
Il flusso di risposte standard utilizza due blocchi “Agente AI” per collegare il chatbot all’intelligenza artificiale. Il chatbot inoltra le domande dei candidati all’AI, che genera le risposte in base a istruzioni predefinite e al contesto della conversazione.
Queste istruzioni includono informazioni dettagliate sull’azienda, un elenco aggiornato delle posizioni aperte gestito tramite variabili globali e una serie di domande frequenti con le relative risposte. Questa configurazione consente all’AI di fornire risposte coerenti, pertinenti e accurate.
Flusso di risposte standard
Le istruzioni definiscono anche limiti precisi: l’AI non risponde a richieste non pertinenti, cioè non legate all’azienda, alle posizioni aperte o alle condizioni di lavoro. In questo modo, le conversazioni restano focalizzate ed efficienti.
Oltre alle linee guida sui contenuti, i blocchi dell’agente AI includono le seguenti impostazioni tecniche:
| Modello AI |
GPT-4.1 mini |
| Finestra di contesto |
ultimi 50 messaggi |
| Lunghezza massima di risposta |
500 token (circa 375 parole) |
| Temperatura (livello di creatività) |
0.5 |
| Modo di esecuzione |
uscita su condizione |
Ogni blocco dell’agente AI prevede una condizione di uscita che determina quando l’obiettivo della conversazione è stato raggiunto e consente di passare automaticamente allo step successivo del flusso. Vediamo più nel dettaglio come funzionano.
Primo agente AI per guidare e consultare i candidati
All’inizio della conversazione, molti candidati hanno informazioni limitate sull’azienda e sulle posizioni disponibili. Il primo agente AI li guida attraverso queste informazioni di base: presenta l’azienda, mostra le opportunità aperte, spiega le condizioni di lavoro e risponde alle domande man mano che emergono.
L’obiettivo è preparare il candidato alla compilazione della candidatura e alla conferma del consenso al trattamento dei dati personali, in conformità al GDPR. Una volta completata questa fase, il chatbot indirizza automaticamente il candidato al blocco successivo dell’agente AI.
Le condizioni di uscita includono anche i casi in cui il candidato desidera ulteriori chiarimenti o preferisce parlare direttamente con un referente HR. In queste situazioni, può richiedere i contatti o lasciare un messaggio che viene automaticamente inviato al team HR tramite le notifiche.
I candidati possono contattare un referente HR in qualsiasi momento della conversazione
Secondo agente AI per la raccolta strutturata di dati dei candidati
Il secondo agente AI è dedicato alla raccolta di dati completi e strutturati. Per completare la candidatura, il candidato risponde a nove domande in sequenza:
- nome;
- numero di telefono;
- professione;
- esperienza lavorativa;
- posizione desiderata;
- reddito previsto;
- località;
- disponibilità dei documenti richiesti;
- età.
Durante la compilazione, il candidato può comunque porre domande sull’azienda o sulle condizioni di lavoro. Se le informazioni sono disponibili nelle istruzioni, il chatbot risponde e poi riporta automaticamente il candidato al flusso di candidatura.
Questo approccio mantiene la conversazione focalizzata sulla raccolta dei dati, senza interrompere l’esperienza. Allo stesso tempo, permette di chiarire eventuali dubbi lungo il percorso.
Una volta completata la candidatura, il chatbot ringrazia il candidato e comunica che a breve sarà contattato da un referente HR. In parallelo, il team riceve una notifica su Telegram con un link alla candidatura in Google Fogli, così può verificare rapidamente le informazioni e decidere i passaggi successivi.
Risultati ottenuti con il chatbot
Dopo aver integrato il chatbot nel processo di reclutamento, l’azienda ha ottenuto miglioramenti misurabili:
- 70% della comunicazione iniziale automatizzata;
- supporto e raccolta candidature attivi 24/7, senza intervento umano;
- tempi di elaborazione ridotti da 2–3 giorni a poche ore;
- fino a 3 volte più candidature gestite con le stesse risorse;
- 100% dei dati dei candidati strutturati e organizzati automaticamente.
Di seguito trovi un confronto tra il lavoro manuale del team HR e l’automazione tramite chatbot, basato sui dati forniti da AICoreBot:
| Criterio |
Chatbot |
Specialista HR |
| Operatività |
24/7 |
Turni di 8 ore |
| Conversazioni simultanee |
Illimitate |
1-2 al massimo |
| Tempo per la prima consultazione |
Fino a 10 minuti |
Fino a 30 minuti |
| Strutturazione dei dati |
100% strutturati |
Dipende dallo specialista |
Oltre ai risultati quantitativi, l’azienda ha registrato anche miglioramenti qualitativi significativi. Delegando le interazioni di routine al chatbot, il team HR ha potuto dedicare più tempo ai colloqui con i candidati più qualificati. Questo ha portato a decisioni di assunzione più consapevoli e a un maggiore focus sulla qualità delle selezioni.
I candidati ricevono risposte rapide, complete e coerenti alle loro domande, con un impatto positivo sulla fiducia e sulla percezione del brand. Anche chi non viene selezionato valuta comunque in modo positivo l’esperienza complessiva del processo.
Questo caso mostra come l’automazione basata sull’AI possa migliorare significativamente i processi di selezione e rafforzare il posizionamento dell’azienda come datore di lavoro.
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