Beschäftigte Menschen, fleißige Menschen, ausgebrannte Menschen… Die Welt ist voll davon. Sie ist aber auch voll von Menschen, deren Aufgabenmanagement einfach ineffizient ist. In den meisten Fällen ist das der Grund, warum man nie das Ende dieser elenden Aufgabenliste sieht. Und es gibt eine ganz einfache Lösung hinter der effektiven Organisation Ihrer Aufgaben — Aufgabenmanagement-Tools, die Verkörperung des Mottos „intelligenter arbeiten, nicht härter“.
In diesem Beitrag werden wir über Aufgabenmanagement-Tools sprechen, in deren Typen und Funktionen eintauchen, einige wertvolle Tipps geben, wie Sie eines für Ihr Team auswählen können, und die besten Tools für das Aufgabenmanagement besprechen.
- Was ist Aufgabenmanagement und warum brauchen Sie es?
- Warum sollten Sie Tools für das Aufgabenmanagement nutzen?
- Welche Arten von Aufgabenmanagement-Tools gibt es?
- Funktionen von Aufgabenmanagement-Tools, nach denen Sie suchen müssen
- So wählen Sie Ihre Tools für die Aufgabenverwaltung aus
- Gute Beispiele für Online-Tools zur Aufgabenverwaltung
- Bereit für das, was als Nächstes kommt?
Was ist Aufgabenmanagement und warum brauchen Sie es?
Seit wann reichen To-Do-Listen das nicht mehr für das Projektmanagement? Nun, sie liegen definitiv nicht falsch, aber Checklisten scheinen immer noch ziemlich gut zu funktionieren, wenn es darum geht, Aufgaben zu priorisieren, Inhalte zu planen und Verantwortlichkeiten zu delegieren. Was ist Aufgabenmanagement und wie wird es Ihnen helfen, Ihre Arbeitsbelastung zu bewältigen?
Das Aufgabenmanagement ist ein System und ein Prozess zur Nachverfolgung von Aufgaben, mit dem sichergestellt werden soll, dass sie pünktlich erledigt werden und bestimmte Anforderungen erfüllen. Es ermöglicht Ihnen, den gesamten Workflow Ihres Teams zu visualisieren, Anreize für bessere Fortschritte ohne Mikromanagement zu schaffen und herauszufinden, wie Sie Aufgaben am besten verwalten können.
Warum sollten Sie Tools für das Aufgabenmanagement nutzen?
Ein menschengerechtes Aufgabenmanagement ist oft ein mühsamer Prozess, da es von Managern verlangt, herumzulaufen und niedere Aufgaben zu erledigen. Das Gute daran ist, dass Sie dies immer vermeiden können, indem Sie Aufgabenmanagement-Tools einführen — Software, die speziell entwickelt wurde, um Ihnen bei der automatischen Planung und Delegierung Ihrer Aufgaben zu helfen.
Lassen Sie uns die Vorteile durchgehen, die einige der besten Aufgabenmanagement-Tools bieten können:
- Schätzung und Analyse der Zeit, die für die Erledigung Ihrer Aufgaben benötigt wird.
- Hilfestellung bei der Organisation, der Zusammenarbeit und Interaktion zwischen Ihren Teams.u organisieren.
- Aufgaben schnell zuzuweisen und entsprechend zu priorisieren.
- Verfolgung des Aufgabenfortschritts Ihres Teams, um bei Bedarf zu helfen und den besten Weg für die Aufgabenverwaltung zu finden.
- Bereitstellung relevanterer und aktuellerer Informationen über den Fortschritt Ihrer Aufgabe.
- Hinzufügen von Kommentaren und notwendigen Details zu Ihren Aufgaben.
- Delegierung von Aufgaben an die richtigen Teammitglieder.
- Entwicklung maßgeschneiderter Checklisten und Unteraufgaben.
- Automatisierung Ihrer Aufgabenmanagementprozesse und praktiken.
- Verwaltung mehrere Projekte von einem Ort aus.
- Kontrolle und Regulierung der Arbeitsbelastung Ihrer Teammitglieder.
Zeiteinsparung bei der Aufgabenplanung und verwaltung.Das Ergebnis all dieser Vorteile ist, dass Sie die Kontrolle über Ihr Projekt haben, den Erfolg Ihres Teams überwachen und mehr Aufgaben erledigen können, ohne zusätzliche Zeit oder Mühe investieren zu müssen. Ein weiterer Humor über die besten Aufgabenmanagement-Tools ist, dass Sie sich nicht ständig Sorgen machen müssen, all die kleinen Details zu vergessen oder das große Bild Ihres Fortschritts im Kopf zu behalten — es ist alles auf dem Brett, visualisiert und bereit für Sie, es zu nutzen.
Welche Arten von Aufgabenmanagement-Tools gibt es?
Abhängig von ihren Kerntechniken gibt es verschiedene Arten von Online-Aufgabenmanagement-Tools mit ihren unterschiedlichen Funktionen. In diesem Abschnitt geben wir Ihnen einen kurzen Überblick darüber.
Kanban
Das Kanban-Board ermöglicht es Ihnen, den Erfolg Ihres Teams jederzeit zu verfolgen und seinen Fortschritt zu optimieren. Die Kanban-Ansicht zeigt Ihnen verschiedene Aufgabenstatus (To Do, In Progress und Done) und listet unter jedem von ihnen entsprechende Aufgaben auf.
Mit diesen Tools für das Aufgabenmanagement können Sie die Effizienz Ihres Teams maximieren und seinen Workflow einfach visualisieren.
Projektstrukturplan (PSP)
Aufgabenverwaltungstools, die auf PSP ausgeführt werden, ermöglichen es Ihnen, Ihren Workflow in kleinere verwaltbare Elemente zu verzweigen und ein Diagramm zu erstellen.
Sie eignen sich perfekt für die Planung und Priorisierung Ihrer Aufgaben, da der Prozess der Aufschlüsselung Ihrer Arbeit, auf dem PSP basiert, im Allgemeinen eher zielorientiert ist.
Gantt-Diagramm
Gantt-Diagramme eignen sich auch hervorragend für Planungsaufgaben, da Sie auf einer umfassenden Zeitskala verfolgen können, wann genau sie zugewiesen und abgeschlossen wurden.
Team-Aufgabenmanagement-Tools wie diese halten Sie auch auf dem Laufenden, was an einem bestimmten Tag erledigt werden muss, was sie zu einer guten Wahl macht, wenn es Ihre Priorität ist, Aufgaben streng pünktlich zu erledigen.
PERT
Die Programmbewertungs und Überprüfungstechnik ist Gantt-Diagrammen ziemlich ähnlich, aber dieses Tool implementiert eine etwas andere Struktur. PERT zielt darauf ab, die Mindestzeit zu berechnen, die erforderlich ist, um jede Aufgabe mithilfe statistischer Analysen und des Managements von Wahrscheinlichkeiten zu erledigen.
Mit diesen Online-Aufgabenmanagement-Tools können Sie auch Ihre Aktivitäten abbilden, um das beste Start- und Enddatum für jede Aufgabe auszuwählen.
Funktionen von Aufgabenmanagement-Tools, nach denen Sie suchen müssen
Wenn Sie sich zum ersten Mal für Tools zur Verwaltung von Teamaufgaben entscheiden, muss es sich überlastend anfühlen. Woher wissen Sie, welche Funktionen auf ein gutes Tool hinweisen? Schauen wir uns die Eigenschaften an, auf die Sie achten müssen, wenn Sie nach einem Aufgaben-Tracker suchen.
Benutzerfreundlichkeit
Dies ist die wichtigste Funktion, auf die Sie achten müssen — was nützen ausgefallene Team-Aufgabenmanagement-Tools, wenn Sie nicht wissen, wie Sie sie verwenden sollen? Lassen Sie es Ihre Mitarbeiter testen und analysieren Sie ihr Feedback, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Die Plattform sollte intuitiv, unkompliziert und einfach genug für den täglichen Gebrauch sein.
All-inclusive-Integrationen
Stellen Sie sicher, dass Sie aus Online-Aufgabenverwaltungstools mit genügend Integrationsoptionen wählen, damit Sie nicht für andere Plattformen und Tools bezahlen müssen. Sie können nach Integrationen mit Zoom zur Planung von Besprechungen suchen, mit Bugsnap, Zapier und anderen Apps, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Hilfsbereiter Kundenservice
Überprüfen Sie, ob Ihr Online-Aufgaben-Tracker einen Live-Chat mit Kundendienstmitarbeitern anbietet, und stellen Sie sicher, dass ihre Antworten prompt und tatsächlich hilfreich sind. Sie müssen sicher sein, dass Ihre Teammitglieder sich nicht allein mit Themen befassen müssen, für die sie wenig Kompetenz haben.
Kanban-Ansicht
Die Managementabteilung wird sicherlich wollen, dass der Workflow Ihres Teams als Gantt-Diagramm dargestellt wird, um sicherzustellen, dass es keine Verzögerungen gibt. Dennoch werden Ihre Verantwortlichen eine Kanban-Ansicht ihrer To-Do-Listen zu schätzen wissen, da dies ihnen hilft, organisierter und motivierter zu bleiben. Wählen Sie Tools für das Aufgabenmanagement, die den Wechsel zu Kanban anbieten, damit Ihr Team seine Arbeitserfahrung selbst anpassen kann.
Filterung
Wenn Sie nicht so viele Aufgaben posten, dann können Sie vielleicht mehr oder weniger alle Updates im Kopf behalten. Aber wenn Sie an einem großen Projekt arbeiten und Aufgaben für verschiedene Abteilungen in Scharen zuweisen… Wenn Sie Ihre Aufgaben nach Status, Verantwortlichen, Priorität, Namen oder benutzerdefinierten Feldern filtern können, sparen Sie sich die manuelle Suche nach den erforderlichen Aufgaben und müssen Ihre Teammitglieder jedes Mal nerven.
E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen
Sie müssen Ihre Teammitglieder nicht jedes Mal daran erinnern, eine Aufgabe zu erledigen, wenn sie eine Frist erreichen, ohne sie zu beginnen. Wählen Sie Tools zur Verwaltung von Teamaufgaben, mit denen Sie E-Mail-Benachrichtigungen und Erinnerungen einrichten können, um sicherzustellen, dass dringende Aufgaben nicht übersehen werden und Verzögerungen vermieden werden.
So wählen Sie Ihre Tools für die Aufgabenverwaltung aus
Es mag den Anschein haben, als gäbe es ein Übermaß an Aufgabenmanagement-Tools auf dem Markt. Das ist eigentlich eine gute Sache, solange Sie wissen, wonach Sie suchen, und bereit sind, sich niederzuknien und etwas zu recherchieren, um die beste Option für Ihr Team auszuwählen.
Hier ist, was Sie tun möchten, wenn Sie aus den besten Aufgabenmanagement-Tools auswählen:
- Definieren Sie Ihre Budgeterwartungen und den maximalen Geldbetrag, den Sie realistisch für einen Online-Aufgaben-Tracker ausgeben können. Denken Sie daran, dass Sie immer noch kostenlose Aufgabenmanagement-Tools wählen können, wenn Sie ein knappes Budget haben.
- Bewerten Sie die Größe Ihres Teams, um ungefähr die Anzahl der Aufgaben und Verantwortlichen zu berechnen, die Sie hinzufügen müssen.
- Heben Sie die wichtigsten Anliegen und Herausforderungen hervor, von denen Sie erwarten, dass sie mit den besten Tools für das Aufgabenmanagement gelöst werden, z. B. mangelnde abteilungsübergreifende Kommunikation, unausgewogene Arbeitslastverteilung, schlechte Leistung, Ergebnisse usw.
- Vereinbaren Sie bestimmte Funktionen und Optionen, die Sie benötigen, um den besten Weg zur Verwaltung von Aufgaben zu finden, z. B. benutzerdefinierte Integration, Analysen, Kommentare usw.
- Entwickeln Sie Ihre persönliche und umfassende Liste der besten Tools für das Aufgabenmanagement, die Ihren Anforderungen und Vorlieben entsprechen.
- Testen Sie jeden Aufgaben-Tracker selbst und mit Ihrem Team, um Feedback zu sammeln und wählen Sie die intuitivste und am besten geeignete Option — geben Sie sich nicht mit dem ersten Tool zufrieden, das Sie ausprobieren.
Und schließlich kaufen und/oder implementieren Sie das Aufgabenmanagement-Tool. Haben Sie keine Angst, sich Zeit zu nehmen und sie alle zu testen, bevor Sie zu einer Entscheidung kommen.
Gute Beispiele für Online-Tools zur Aufgabenverwaltung
Wir haben die Liste der besten Aufgabenmanagement-Tools zusammengestellt, die Ihnen bei Ihrer Recherche helfen. Sehen wir uns diese also an, um Ihnen zu helfen, „das Richtige“ zu finden.
SendPulse
Nicht um zu bescheiden zu klingen, aber einfach ist es so, dass unser CRM-Taskboard eines der besten Task-Management-Tools ist, weil es alle Funktionalitäten in Bezug auf Funktionen und Möglichkeiten enthält. Sie können den internen Workflow Ihres Teams abbilden und Aufgaben hinzufügen, wenn Sie Veranstaltungen veranstalten, mit der Arbeit an einem neuen Projekt beginnen, Kundenanrufe planen und Ihre Angebote bearbeiten.
Mit dem kostenlosen Task-Tracker von SendPulse können Sie auch die folgenden Vorteile nutzen:
- Filterung von Aufgaben nach Erstellungsdatum, Startdatum, Aufgabenname, Priorität, Teilnehmern, benutzerdefinierten Feldern und vielem mehr.
- Visualisierung und Organisation der Arbeitsabläufe in Ihrem Team mithilfe eines Boards.
- Wechsel zur Kanban- oder Listenansicht, wenn Sie die beste Art der Aufgabenverwaltung auswählen möchten.
- Anpassung Ihre Einstellungen für jede Pipeline.
- Hinzufügen von bis zu zwei Board., um den Workflow Ihres Teams zu verwalten.
- Wiederholung Ihrer Aufgaben täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.
- Verwendung von Tags aus Ihrem CRM, um Ihren Aufgabenverwaltungsprozess zu automatisieren;
- Schnelle Veröffentlichung von Aufgaben, Checklisten, übergeordnete Aufgaben und Unteraufgaben.
Bestimmten Teammitgliedern erlauben, den Aufgabenfortschritt für Sie zu überwachen.Anpassung Ihre Aufgabenboards auch nach Ihren Wünschen, indem Sie Ihre Aufgabenattribute bearbeiten oder neue erstellen. Probieren Sie den Task-Tracker von SendPulse aus, wenn Sie nach kostenlosen Task-Management-Tools suchen — Sie können von all diesen Funktionen ohne Wenn und Aber profitieren!
Trello
Trello ist eines der besten Tools für die Aufgabenverwaltung, wenn Sie ein intuitives Tool benötigen, das eine einfache und erkennbare Struktur zur Organisation Ihrer Aufgaben verwendet.
Mit Trello können Sie auch die folgenden Vorteile haben:
- Hinzufügen von Checklisten, Anhänge und Karten hinzu, um den Workflow Ihres Teams nahtlos zu verwalten.
- Überwachen des Fortschritts Ihres Teams mithilfe von Board, Zeitleisten, Tabellen, Kalender, Dashboard und Kartenansichten.
- Integration mit praktisch jeder Drittanbieter-App oder Plattform.
- Dateien von Ihrem Google Drive oder Dropbox hochladen.
- Berechtigungen festlegen, um den Zugriff auf Boards nur bestimmten Teilnehmern zu ermöglichen.
- Ermöglichen es Ihnen, über Ihre Karten abzustimmen, um Feedback zu sammeln.
Trello bietet einen kostenlosen Preisplan und drei kostenpflichtige Tarife (Standard, Premium und Enterprise). Ihre Wahl eines Plans hier sollte von der Größe Ihres Teams und der Anzahl der von Ihnen durchgeführten Projekte abhängen.
Asana
Dies ist eines der besten Tools zur Aufgabenverwaltung für kleine Teams und Projekte. Asana funktioniert am besten, wenn Sie Ihr Team motivieren möchten, Fristen nicht zu verpassen und langfristige Verzögerungen zu vermeiden.
Mit Asana können Sie auch die folgenden Vorteile nutzen:
- Ziele Ihres Projekts festlegen, um Ihren Aufgabenverwaltungsprozess an einem Ort zu verfolgen.
- Erstellen eines Gantt-Diagramms in nur wenigen Minuten.
- Verfolgung des Arbeits und Aufgabenfortschritts Ihres Teams in einem gemeinsamen Kalender.
- Echtzeit-Einblicke erhalten, indem Sie Ihre Arbeit auf mehreren Geräten synchronisieren.
- Hinzufügen von Projekt-Briefings hinzu, um Ihre Verantwortlichen über Aufgabenhintergründe und wichtige Details zu informieren.
- Mit automatisierten Benachrichtigungen über alle Neuigkeiten zu Ihrem Projekt auf dem Laufenden bleiben.
Asana bietet einen kostenlosen Preisplan, einen kostenpflichtigen Premium-Preisplan und einen Business-Preisplan. Wir empfehlen, mit kostenlosen Versionen zu beginnen, um einen Vorgeschmack darauf zu bekommen, und dann nach und nach zu teureren Plänen mit mehr Funktionen überzugehen.
Wrike
Wrike ist eine dieser Plattformen, die für diejenigen, die oft kreativ werden müssen, ein wenig steif erscheinen mag. Dennoch ist es eines der besten Tools zur Aufgabenverwaltung, wenn Sie Ihre finanziellen Aufgaben mit Präzision und Sorgfalt erledigen und gleichzeitig automatisieren müssen.
Mit Wrike können Sie auch die folgenden Vorteile haben:
- Nutzung benutzerdefinierter Anfrageformulare, um Ihre Aufgaben automatisch zuzuweisen.
- Verwendung von vorgefertigten Workflow-Vorlagen.
- Verwendung visueller Korrekturen, um zu verhindern, dass Feedback verloren geht.
- Automatisierung des Aufgabenverwaltungsprozesses und der Genehmigung.
- Erhebliche Vereinfachung Ihrer Online-Rechnungsstellung.
- Sicherstellen, dass die Kalender Ihrer Teams immer auf dem neuesten Stand sind.
Wie die meisten gängigen Tools für die Aufgabenverwaltung bietet Wrike einen kostenlosen und drei kostenpflichtige Preispläne an. Das Besondere an dieser Plattform ist jedoch, dass du alle Preispläne (auch die teuersten) 14 Tage lang kostenlos ausprobieren kannst.
AYOA
AYOA ist eine KI-basierte Plattform, mit der Sie den Workflow Ihres Teams vollständig visualisieren und seine Produktivität und Gedächtnisfähigkeiten fördern können. Es ist eines der besten Tools zur Aufgabenverwaltung, wenn es um Kreativität geht.
Mit AYOA können Sie auch die folgenden Vorteile haben:
- Kreativ werden mit Mind Maps, Radial Maps und kollaborativen Whiteboards.
- Abhalten von Videokonferenzen mit Ihrem Team oder Kunden direkt in der App.
- Umfassende Liste von Aufgaben und Kartenvorlagen genießen, um Ihren Aufgabenverwaltungsprozess zu automatisieren.
- Präsentation Ihrer Ihre Ideen als Kreisdiagramme, Gantt-Diagramme usw.;
- Ihre Teammitglieder einladen, gemeinsam an Mindmaps zu arbeiten.
- Erstellen von Gruppenchats und Senden von Direktnachrichten, um mit Ihrem Team zu kommunizieren.
AYOA ist nicht die beste Option, wenn Sie nach kostenlosen Aufgabenverwaltungstools suchen, da es keinen kostenlosen Preisplan bietet — nur eine 7-tägige Testversion. Doch je mehr Mitarbeiter Sie in Ihrem Team haben, desto weniger kosten Sie alle kostenpflichtigen Preispläne. Sie können auch ein maßgeschneidertes Angebot erhalten, wenn Sie mehr als 50 Benutzer haben.
Bereit für das, was als Nächstes kommt?
Sobald Sie einen Online-Aufgaben-Tracker eingeführt haben, müssen Sie ihn immer noch im Auge behalten, um sicherzustellen, dass er Ihren Erwartungen entspricht und seine Kosten wert ist. Der beste Weg, dies zu tun, ist, sich zuerst für eine kostenlose Version zu entscheiden. Sie können den kostenlosen Task-Tracker von SendPulse ausprobieren und seine Funktionen genießen — ohne Bedingungen. Implementieren Sie den besten Weg, um Aufgaben zu verwalten, indem Sie den gesamten Prozess automatisieren!
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