Ordem de serviço: O Que É e Tudo O Que Você Precisa Saber

Dependendo do seu ramo de atuação profissional, é muito possível que você já tenha se deparado com o termo “ordem de serviço” — mesmo que talvez, erroneamente, pelo termo “serviço de ordem”, — mas, você sabe exatamente do que se trata uma ordem de serviço e qual a sua real função? A seguir, vamos entender melhor do que se trata, para que serve, como pode facilitar as suas atividades e em quais situações é recomendada a sua utilização.

O que é e para que serve uma ordem de serviço

Uma ordem de serviço nada mais é do que um documento de formalização de uma solicitação de prestação de serviço — seja este uma folha de papel, um arquivo online ou uma ativação em um sistema através de um formulário online — , emitido pela empresa prestadora de serviços. A principal função de uma ordem de serviço é regularizar o início do fluxo do serviço solicitado pelo cliente à empresa fornecedora, visando manter organizado todo o processo da solicitação.

Com uma OS, como também é popularmente chamada, a empresa pode planejar e coordenar todas as demandas solicitadas para que o atendimento possa ter total controle dos serviços contratados e que estão em andamento.

É importante mencionar que o ponto de partida do serviço se inicia com a emissão de uma ordem de serviço, o que mantém toda a equipe responsável — gestores, colaboradores e afins — perfeitamente alinhada com a nova demanda em questão.

Pensando na prática, o cliente entra em contato com a empresa prestadora de serviço e solicita um orçamento de determinada demanda. Após ouvir o cliente e entender todas as suas necessidades, o atendimento gera um documento — a ordem de serviço — contendo todas as informações da solicitação, como serviço demandado, preço acordado, prazo estipulado, e o que mais for pertinente.

Com este documento devidamente preenchido, o trabalho pode ser iniciado pela empresa fornecedora, de forma que todos os seus colaboradores tenham em mãos todas as informações referentes ao serviço contratado.

Então, ela funciona como um verdadeiro guia para todo o processo de contratação e execução do trabalho dentro de uma empresa, conseguindo fazer com que o colaborador fique alinhado com todas as expectativas sobre seu trabalho e mantenha sempre o gestor muito bem informado.

Algo bem interessante em relação a ordem de serviço é que ela também tem ganhado uma nova forma com o avanço da tecnologia. Devido a sua importância dentro dos projetos, as empresas têm usado a tecnologia para emitir, compartilhar, guardar e controlar esse documento, o que deixa todo o processo mais simples e eficiente.

5 principais benefícios de um fluxo de trabalho com emissão de ordem de serviço

Conforme mencionado, a principal ideia por trás da ordem de serviço é a de organizar a entrada de todas as solicitações de prestações de serviço da empresa. Sendo assim, descubra abaixo os cinco principais benefícios de contar com um fluxo de trabalho que se inicia com a emissão de uma ordem de serviço. São eles:

1. Organizar e metrificar a entrada de demandas: Através da ordem de serviço você consegue ter um maior controle das possíveis demandas que vão surgindo ao longo do processo e é possível entender os dados de todas as entradas com mais facilidade.
2. Gerenciar os prazos estipulados para os clientes: O momento de organizar os pedidos de demandas de clientes também é uma ótima oportunidade de pensar em uma boa ordem de serviço.
3. Calcular a mão de obra exata necessária para cada serviço fechado: Alguns serviços podem demandar mais de um profissional para conseguir finalizar um projeto, por isso um ponto bem importante em relação a ordem de serviço é conseguir fazer o cálculo necessário sobre quantas pessoas precisam se envolver em cada atividade.
4. Planejar métodos de trabalho mais ágeis e eficientes, de acordo com eventuais imprevistos, divergências e gaps em geral durante a execução: É sempre bom estar atento aos imprevistos que podem acontecer no caminho e uma boa ordem de serviço vai sempre ajudar a ter soluções mais rápidas e efetivas.
5. Manter toda a equipe responsável ciente do serviço contratado e do prazo definido: Também é muito importante a comunicação no trabalho e sempre fazer com que a equipe envolvida saiba todas as datas de entrega para conseguir programar seu tempo no momento de realizar uma entrega.

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Como fazer uma ordem de serviço

Naturalmente, ordens de serviço de mercados muito distintos efetivamente terão campos, quesitos e informações diferentes, cada qual de acordo com as necessidades do tipo de serviço fornecido e de cliente.

Entretanto, existem alguns campos que são praticamente obrigatórios em uma OS emitida. Para exemplificar o que não pode faltar de forma alguma em uma ordem de serviço, seguem abaixo listados alguns quesitos imprescindíveis para manter a organização da demanda solicitada.

Entenda como fazer uma ordem de serviço:

• Número da OS.
• Data de abertura da OS (caso haja necessidade, incluir também o horário).
• Atendimento responsável pela abertura da OS.
• Dados do cliente (nome completo, CPF, telefone e endereço de e-mail para contato, e, caso se aplique, razão social da empresa contratante, CNPJ e endereço da mesma).
• Descrição do serviço contratado (quanto mais detalhes neste campo, melhor para o discernimento dos colaboradores envolvidos).
• Orçamento acordado para o serviço (inclui-se também, caso se aplique, a forma de pagamento acordada).
• Prazo definido para a conclusão do serviço.
• Campo para assinatura do cliente (em arquivos digitais, trata-se muito da formalização por troca de e-mail ou meios de contato semelhantes).

Como emitir uma ordem de serviço

Depois de descobrir um pouco mais como uma ordem de serviço pode ser útil para a sua rotina de trabalho, melhorando ainda mais a sua organização e de toda a sua equipe, é o momento de entender, mas afinal como se emite uma ordem de serviço?

Uma vez que todos os campos, quesitos e informações foram devidamente selecionados para a emissão de uma ordem de serviço, é preciso determinar qual o modelo da OS mais adequado, as opções ficam entre: a de folha de papel, um arquivo digital ou a ativação de sistema através de um formulário de preenchimento online.

Entenda melhor abaixo sobre cada uma delas:

• Folha de papel: com um template pronto, basta imprimir os papéis da ordem de serviço. Por mais que se trate de um sistema básico de papel e caneta, naturalmente o documento deverá ser digitalizado em um sistema de dados para um controle maior das demandas.
• Arquivo digital: o documento digital pode ser enviado por e-mail e tratado com o cliente de forma online. Para deixar tudo muito mais formalizado entre as partes, existem alternativas como assinatura digital ou simplesmente a formalização por escrito na troca de e-mails da solicitação do serviço.
• Ativação de sistema (formulário online): para este terceiro método, o cliente deve preencher um formulário com campos definidos e enviá-lo ao finalizar todo o documento. O formulário automaticamente destrincha as informações no sistema de dados da empresa para que o responsável possa seguir com o orçamento do serviço.

Exemplos práticos de utilização de ordens de serviço

Descrevendo assim, apenas na teoria, pode deixar a ordem de serviço algo bem distante da realidade, não é mesmo? Por isso, nós separamos exemplos práticos para esclarecer melhor como é feita a utilização de uma OS, confira:

Orçamento para o conserto de um aparelho eletrônico

Ao deixar um smartphone, smartwatch, fone de ouvido, assistente inteligente, ou algum outro tipo de dispositivo eletrônico em uma loja especializada, uma OS é preenchida com todas as informações referentes à demanda em questão — como modelo do aparelho, problema apresentado pelo cliente, orçamento acordado para a resolução do mesmo e prazo estipulado para a conclusão do serviço —, assinada pelo cliente e documentada pelo colaborador responsável.

Todas essas informações já são consideradas uma ordem de serviço, já que nelas é muito bem descrito o problema, qual a solução apresentada pela empresa, quem será o responsável por essa demanda, o seu valor e prazo de entrega, entre outras descrições, todas para auxiliar no entendimento e deixar mais organizado no momento de iniciar o trabalho.

Solicitação de uma nova ligação de água em um terreno ou residência

A partir da solicitação de um cliente, o atendente gera uma OS com as informações necessárias — tais quais a identificação do solicitante e endereço da nova ligação —, esta é disparada no sistema da empresa e recebida por uma equipe que vai realizar o serviço. Neste caso, a OS é a responsável pela ligação entre o solicitante e a empresa, além de trilhar o caminho da execução do serviço.

No caso de empresas de água, o processo exige esse cuidado, pois como falamos anteriormente, além de tudo, é uma atividade que vai envolver alguns setores responsáveis, começando pela atendente que vai gerar a solicitação e finalizando no colaborador responsável pela ligação de água. Todos precisam estar alinhados e entendendo bem as necessidades do cliente em questão para que seja feito um ótimo trabalho.

Reparo ou troca de peças de um veículo

Para realizar reparos ou trocas de peças de um carro em uma oficina mecânica, uma OS serve como ponto de partida para organizar todos os serviços que o veículo vistoriado precisará que sejam realizados. Para este caso, informações como o modelo e o fabricante do veículo, além da numeração dos chassis e da placa do carro são essenciais  constarem no documento.

No mercado de veículos também é bem importante que seja realizado uma ordem de serviço, justamente para constar todas as informações necessárias que o cliente final vai precisar, por isso é sempre importante tudo ser muito bem descrito e pensado para facilitar.

Ordem de serviço e segurança do trabalho

E a ordem de serviço também é muito importante para um segmento específico formado por empresas com mais de 50 colaboradores, que exercem alguma atividade de risco.

Chamada também de OSS ou de Ordem de Serviço SST, a Ordem de Serviço de Segurança tem como objetivo instruir os colaboradores quanto às precauções necessárias que devem ser tomadas durante a execução de suas tarefas no ambiente de trabalho, visando evitar acidentes.

A OSS deve ser emitida obrigatoriamente pela empresa empregadora e precisa conter, em meio a muitas outras informações, citações referentes a todo o maquinário existente no ambiente de trabalho, além de recomendações bem esclarecidas quanto ao manuseio de ferramentas e máquinas nas quais os seus colaboradores deverão cumprir as suas devidas funções.

Além de visar a proteção integral dos seus trabalhadores, uma Ordem de Serviço de Segurança também serve para instruí-los em relação a potenciais danos ambientais que podem ser causados, caso as ferramentas ou máquinas em questão sejam manuseadas de forma equivocada.

E por que isso acontece? Justamente, a ordem de serviço também tem como uma de suas funções orientar os colaboradores para evitar acidentes enquanto os mesmos estão executando suas funções no trabalho.

É importante lembrar que, de acordo com o Art. 157 da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), as empresas que estiverem dentro dessas especificações devem: “Instruir os empregados, através de ordens de serviço, quanto às precauções a tomar no sentido de evitar acidentes do trabalho ou doenças ocupacionais”.

Por esse motivo uma Ordem de Serviço de Segurança deve ter informações como:

• Grau de risco das atividades exercidas pelo colaborador;
• EPIS (equipamentos de proteção individual) obrigatórios para a realização do serviço;
• Medidas preventivas adotadas pela empresa conforme as normas de segurança do trabalho;
• Informações sobre treinamentos e habilidades necessárias para a realização das atividades descritas;
• Procedimentos em caso de acidente de trabalho.

É sempre importante lembrar que pequenas empresas de serviços de baixo risco não precisam se preocupar com as especificações em relação a Ordem de Serviço.

As facilidades do sistema online para emissão da ordem de serviço

E nesse momento em que a tecnologia é essencial, é muito importante escolher um sistema online e integrado para emitir suas ordens de serviço e trazer muitas facilidades para a gestão do negócio.

E porque é tão necessário focar nesse serviço, listamos algumas de suas vantagens a seguir:

• Melhorar a organização de documentos;
• Confirmação de recebimento de e-mail;
• Gestão de documentos por e-mail;
• Fim da papelada;
• Atualização em tempo real;
• Mais agilidade e mobilidade;
• Integração com outras funções do negócio.

A ordem de serviço pode realmente ser muito interessante no momento de organizar toda a sua trajetória de trabalho, não é mesmo? Por isso é interessante sempre buscar os seus tipos e opções para conseguir encontrar a que mais se adequa a sua rotina.

Procure sempre se organizar utilizando essas dicas para conseguir ter melhor produtividade, entender melhor sobre suas tarefas e ter resultados positivos para sua empresa e seus colaboradores.

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