Ospitare o partecipare a un evento aiuta le aziende a stabilire il proprio marchio e a creare interesse attorno ai propri prodotti o servizi, oltre a educare il pubblico. Da questo post imparerai cosa serve per creare un’email di invito a un evento altamente efficace.
Perché le email di invito a un evento sono importanti?
Un’email di invito a un evento è una parte cruciale del marketing eventi, che consiste nel promuovere prodotti o servizi attraverso comunicazioni online o di persona: conferenze, seminari, webinar, workshop, feste di inaugurazione o esposizioni.
Secondo Bizzabo, il 31% dei professionisti del marketing concorda sul fatto che tali eventi dal vivo sono fondamentali per raggiungere i propri obiettivi aziendali e raggiungere il successo dell’azienda.
Poiché l’email è giustamente considerata il mezzo più efficace per promuovere un evento, non esitare a iniziare direttamente dalla casella di posta degli iscritti.
Per ottenere il massimo dal tuo messaggio di invito all’evento, assicurati che la email includa le seguenti informazioni:
- ora e luogo della tua occasione speciale;
- relatori e argomenti su cui si soffermerà l’evento;
- sponsor;
- vantaggi per i partecipanti;
- link utili.
Se ti stai scervellando su come scrivere un messaggio di invito a un evento, nelle prossime sezioni ti forniremo alcuni suggerimenti seguiti da diversi buoni esempi dalla nostra casella di posta in arrivo.
Quando dovresti inviare l’email di invito all’evento?
Più grande è il tuo evento, prima dovresti inviare il tuo primo invito all’evento. Secondo Everbrite, circa il 53% delle aziende inizia a promuovere i propri eventi con 2-3 mesi di anticipo. Questo invito iniziale funziona meglio per gli abbonati fedeli. Decidi tu stesso quando inviare il tuo messaggio di invito all’evento.
L’email è perfetta per inviare inviti agli eventi poiché non limita la tua creatività e ti consente di fornire tutti i dettagli di cui hai bisogno, tra cui immagini, testo, pulsanti CTA e link.
Suggerimenti su come scrivere l’email di invito all’evento
Fare un’ottima prima impressione è fondamentale quando si tratta di inviti a eventi. Utilizza l’email di invito all’evento iniziale per attirare l’attenzione del maggior numero possibile di partecipanti all’evento. Scopriamo ora come scrivere una email di invito a un evento.
Inizia dall’oggetto
Un oggetto convincente può innescare e motivare i destinatari ad aprire la tua email. Dato che il 69% degli utenti segnala spam basandosi esclusivamente sulla riga dell’oggetto, devi far sì che ciò spieghi chiaramente cosa un utente dovrebbe aspettarsi dalle tue email.
Ad esempio, puoi indicare il nome del relatore principale per alimentare l’interesse per il tuo evento, come in un’email da DMA Awards:
In alternativa, puoi invitare l’abbonato effettivo per nome per attirare la sua attenzione. Questo è ciò che ha fatto il team HireVue nell’email di invito all’evento:
Perché non incoraggiare gli utenti ad agire indicando la data dell’evento o le scadenze di registrazione, come ha fatto MarketingProfs nella sua campagna?
E, naturalmente, ricordati di aggiungere un po’ di intrigo all’oggetto ponendo una domanda, come ha fatto DMA Events:
Introduci i tuoi relatori
Proprio come si partecipa a un concerto per vedere la propria band preferita, gli utenti guardano i grandi nomi mentre controllano la struttura dell’evento. Inoltre, una conferenza, un seminario o un webinar è sempre una bella opportunità per ottenere spunti da volti nuovi di cui i futuri partecipanti non hanno mai sentito parlare.
Quindi, non importa se hai menzionato un relatore nella riga dell’oggetto, ricordati di presenta la persona chiave e racconta il suo background professionale nel corpo principale della tua email, come ha fatto Pearson in una delle sue campagne.
L’azienda ha inviato un invito al webinar riportando il relatore principale sia nell’header che nel footer della email, dedicando quest’ultimo alle qualifiche e alle caratteristiche personali dell’esperto.
Aggiungi elementi visivi
Rendi il tuo messaggio di invito all’evento più accattivante e aggiungi un video. Se stai organizzando una grande inaugurazione, inserisci una foto dell’edificio; oppure, se stai pianificando un webinar, utilizza un’istantanea di un servizio o prodotto.
Ecco un esempio di email di invito all’evento con immagini accattivanti del Theatre at Ace Hotel. Invitano i destinatari a prenotare i biglietti per concerti e spettacoli.
Aggiungi una forte CTA
Naturalmente, vuoi includere anche un pulsante CTA in modo che gli utenti possano registrarsi al tuo evento. I popolari CTA per le email di invito a eventi sono:
- “Registrati oggi”
- “Accedi”
- “Registrati ora”
- “Salva il mio posto”
È anche una pratica comune includere più di un CTA nell’email di invito all’evento. Alcuni marchi includono più pulsanti CTA di registrazione e un pulsante CTA aggiuntivo con qualcosa come “Ottieni maggiori informazioni”. Viene utilizzato per risparmiare spazio indirizzando i destinatari a una pagina web che fornisce informazioni più dettagliate sull’evento o sul relatore senza utilizzare spazio prezioso nell’email.
Segmenta il tuo pubblico
Se stai promuovendo un evento per una particolare professione o luogo, assicurati di informarne il pubblico giusto. Raccogli i loro nomi, posizioni lavorative, età o qualsiasi loro altra informazione per segmentare la tua mailing list.
L’Ace Hotel, ad esempio, ha annunciato la sua maratona cinematografica importante per chiunque si trovi a New Orleans. L’azienda ha progettato l’email nel modo corrispondente e inquietante, ha indicato la data e ha fornito agli utenti il link per acquistare i biglietti.
Svela i vantaggi per il partecipante
Ispira gli utenti a partecipare al tuo evento elencando cosa impareranno e come queste informazioni saranno utili per loro. I vantaggi per i partecipanti possono essere vari: omaggi, un’anteprima dei tuoi nuovi servizi o prodotti o comunicazione con relatori rispettati nel loro settore.
ReadWrite Labs ha seguito questa regola nell’email di invito all’evento. Insieme ai dettagli dell’evento, come il luogo, la data e gli sponsor, l’organizzazione ha incluso un elenco di vantaggi riservati agli abbonati in seguito alla loro partecipazione.
Come inviare una serie di email di invito a un evento
Diciamo che stai organizzando un webinar e hai un elenco di abbonati che utilizzano il tuo servizio. Ora devi promuovere loro il tuo evento. Per fare ciò, puoi organizzare il tuo invito all’evento in una serie di email automatizzate utilizzando Automation.
Ecco come può apparire la tua serie:
Ora diamo un’occhiata più da vicino a ogni passaggio da eseguire per avviare un flusso automatizzato di questo tipo.
Invia un’email di invito a un evento di massa con il webhook di contatto
Crea un flusso di email automatizzato che inizia con un webhook di contatto. Seleziona la mailing list di cui hai bisogno.
Salva questa automazione e procedi con una campagna email standard. Crea un’email di invito a un evento di massa e assicurati che contenga informazioni sul luogo, la data, i relatori e i motivi per cui gli utenti dovrebbero partecipare al tuo evento. Ricorda di aggiungere una CTA chiara che conduca a una pagina in cui gli utenti possono registrarsi per l’evento.
Una volta terminato il contenuto, seleziona la casella Automation corrispondente nella fase “Parametri della campagna”.
A condizione che i tuoi abbonati aprano questa email di massa, verrà avviato un flusso di email automatizzato basato sul webhook di contatto.
Aggiungi una condizione per l’invio delle email successive nel flusso
Utilizza il blocco “Condizione” per impostare la condizione per l’attivazione dei messaggi successivi nel flusso automatizzato. Può essere un’apertura, un clic, una consegna o qualsiasi altro evento personalizzato impostato in “Gestione eventi”.
Abbiamo utilizzato questo blocco per impostare il tempo di attesa per la registrazione al webinar: 7 giorni.
Se un iscritto si registra entro questo periodo, riceve immediatamente l’email successiva: conferma della registrazione al webinar. In questa email, ringrazia i tuoi iscritti per essersi registrati, aggiungi i dettagli di accesso o di registrazione o un biglietto se si tratta di un evento con biglietto. Altrimenti, verranno spostati in una nuova mailing list tramite il blocco “Azione”.
Imposta l’email di promemoria per l’evento
Pianifica la tua prossima email 1-2 giorni prima del grande giorno per ricordare agli utenti registrati il tuo evento.
Assicurati di includere una breve descrizione: l’ordine dei relatori e gli argomenti che verranno discussi. Aggiungi un conto alla rovescia per aumentare l’interesse dell’utente o svelare alcuni vantaggi che gli utenti riceveranno dopo aver partecipato al tuo evento: una prova gratuita dei tuoi servizi o premi.
Configura l’email finale del flusso automatizzato
Dopo aver completato l’evento, invia un’email di follow-up per ringraziare gli utenti per la partecipazione, presentare un certificato di partecipazione, condividere le presentazioni utilizzate dai relatori o le foto dell’evento se era dal vivo, inviare offerte speciali e prodotti correlati o annunciare eventi futuri.
Nozioni di base sulle email di invito agli eventi
Quindi, se stai investendo in un evento online o di persona, la casella di posta dei tuoi iscritti è il posto giusto per promuoverlo. Segui i seguenti suggerimenti per creare un’email di invito a un evento:
- crea righe di oggetto accattivanti per incoraggiare gli utenti ad aprire le tue email nella fase di anteprima;
- segmenta la tua mailing list per trovare inviti che corrispondano alle preferenze, alla posizione, agli hobby o all’età degli utenti;
- pensa al contenuto della tua email;
- imposta una serie di email automatizzate per invitare gli utenti e prepararli per il tuo evento.
Ora sei pronto per lanciare le tue email di invito all’evento! Assicurati di inviarle con SendPulse. Puoi inviare gratuitamente 15.000 email fino a un massimo di 500 iscritti ogni mese. Inizia oggi stesso a inviare campagne email!
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