So planen Sie 2025 WhatsApp-Nachrichten

Für Unternehmen ist Timing alles. Kundinnen und Kunden genau dann zu erreichen, wenn es ihnen passt, kann den Unterschied zwischen einer verpassten Gelegenheit und einem Verkauf ausmachen. Da Nutzerinnen und Nutzer heute sofortigen Zugang zu Informationen erwarten, erwarten sie auch schnelle und zeitnahe Antworten von Marken. Natürlich ist es nicht immer physisch möglich, jede Nachricht sofort zu beantworten. Aber Automatisierungs- und Planungswerkzeuge können helfen.

In diesem Beitrag geht es darum, wie Sie Nachrichten auf WhatsApp, einer der weltweit beliebtesten Messaging-Plattformen, planen, damit Sie auch dann mit Ihrer Zielgruppe in Verbindung bleiben, wenn Sie nicht online sind.

Was sind geplante WhatsApp-Nachrichten?

Geplante Nachrichten auf WhatsApp sind Nachrichten, die Sie im Voraus erstellen und so einstellen, dass sie zu einem bestimmten Datum und Zeitpunkt zugestellt werden. Anders gesagt: Sie ermöglichen es Ihnen, Kommunikation zu planen, statt in Echtzeit zu reagieren.

Für Marketer bietet diese WhatsApp-Planungsfunktion den Vorteil, ihr Publikum genau dann zu erreichen, wenn es am wahrscheinlichsten engagiert ist — ohne das Handy ständig im Blick behalten zu müssen.Diese Strategie sorgt dafür, dass Ihre Nachricht genau im richtigen Moment ankommt:

• eine Werbeaktion, wenn Leads kaufbereit sind;
• eine Erinnerung vor Ablauf einer Frist;
• eine Dankesnachricht direkt nach dem Kauf.

Kann man Nachrichten direkt in WhatsApp planen?

Kurz gesagt: Nein. WhatsApp hat keine eingebaute Funktion, um Nachrichten später automatisch zu versenden. Die App ist für Echtzeitkommunikation entwickelt, nicht für geplante Nachrichten.

Aber das heißt nicht, dass Sie keine Optionen haben. Es gibt zwei Hauptansätze:

1. Manuelle Planung — Erinnerungen einstellen oder Apps von Drittanbietern verwenden, um Nachrichten zu einem bestimmten Zeitpunkt zu senden. Es ist einfach, erfordert aber, dass Ihr Telefon aktiv und verbunden bleibt.
2. Automatisierte Planung — verfügbar über offizielle Business-Lösungen wie die WhatsApp Business API. Mit diesen Tools können Sie Nachrichten automatisch planen und senden. Es ist ideal für Kampagnen, Erinnerungen und personalisierte Customer Journeys.

In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie WhatsApp-Nachrichten auf iPhone, Android, Desktop, über Drittanbieter-Tools, WhatsApp Business und die WhatsApp Business API planen — je nach Bedarf und Workflow.

Warum geplante Nachrichten auf WhatsApp für Unternehmen wichtig sind

Beim Marketing entscheidet Timing oft darüber, ob eine Nachricht konvertiert oder ignoriert wird. Geplante WhatsApp-Nachrichten helfen Marken, konsequent, relevant und menschlich zu bleiben, selbst wenn die Kommunikation automatisiert ist.

Durch das Planen Ihrer Nachrichten verwandeln Sie WhatsApp von einem reaktiven Chat-Tool in einen proaktiven Engagement-Kanal.

Zeit- und Ressourceneffizienz durch Automatisierung

Geplante WhatsApp-Nachrichten ermöglichen es Ihrem Team, von ständiger manueller Kontaktaufnahme zur strategischen Planung überzugehen. Beispielsweise können Sie Ankündigungen für Produkteinführungen, zeitlich begrenzte Angebote, Erinnerungen oder Drip-Nachrichten Tage im Voraus planen.

Dadurch stellen Sie sicher, dass Ihre Kampagnen auch dann auf Kurs bleiben, wenn Ihr Team offline ist. Darüber hinaus minimieren Sie wiederkehrende Aufgaben und garantieren, dass Ihre Marke nie das richtige Kommunikationsfenster verpasst.

Kontinuierliche Kommunikation mit Leads und Kundschaft

Kontinuität schafft Vertrauen, und geplante Nachrichten machen sie mühelos. Damit können Sie einen stetigen Kommunikationsrhythmus aufrechterhalten, z. B. wöchentliche Check-ins, Bestellaktualisierungen oder Kunden-Onboarding-Flows, ohne Unterbrechungen aufgrund von Arbeitsbelastung oder Timing.

Diese Zuverlässigkeit schafft Vertrautheit und positioniert Ihre Marke als aufmerksam und organisiert, selbst während Spitzenzeiten von Kampagnen. Da 85 % der Verbraucher es vorziehen, Marken direkt anzuschreiben, können Sie durch das Planen von WhatsApp-Nachrichten in diesen wichtigen Gesprächen präsent bleiben, auch wenn Ihr Team offline ist.

Engagement über Zeitzonen hinweg

Globale Zielgruppen verlangen globales Timing. Mit geplanten Nachrichten können Sie Nachrichten zu den Zeitpunkten senden, an denen Ihr Publikum in seiner Zeitzone am aktivsten ist.

Eine Marke, die in verschiedenen Regionen tätig ist, kann beispielsweise Werbeaktionen für die Lieferung am Morgen in der jeweiligen Zeitzone jedes Kunden planen und so ein Echtzeit-Erlebnis schaffen, ohne dass eine Rund-um-die-Uhr-Verwaltung erforderlich ist.

Verbesserte Öffnungs- und Antwortraten durch optimales Timing

Das Versenden einer Nachricht zum richtigen Zeitpunkt — beispielsweise ein Mittagsangebot für ein Restaurant oder eine Erinnerung an den Zahltag für einen Abonnementdienst — kann Ihre Engagement-Kennzahlen steigern. Anstatt sich auf Vermutungen zu verlassen, können Sie vergangene Kampagnendaten oder CRM-Insights nutzen, um Nachrichten für Momente zu planen, in denen Ihre Nutzer am reaktionsfreudigsten sind. So stellen Sie sicher, dass Ihre Bemühungen zu messbaren Ergebnissen führen.

Da WhatsApp-Nachrichten Öffnungsraten von fast 98 % aufweisen, was weit über den üblichen 20 % für E-Mails liegt, bietet Ihnen die Planung Ihrer Nachrichten fast absolute Gewissheit, dass Ihre Inhalte gesehen werden.

Höhere Kundenbindungs- und Reaktivierungsraten durch geplante Follow-ups

Kundenbindung ist das Ergebnis von konsistenten, gut getimten Follow-ups. Da 80 % der WhatsApp-Nachrichten innerhalb der ersten fünf Minuten gelesen werden, heißt das, dass die meisten Nutzer die erhaltenen Nachrichten fast sofort öffnen. Daher ist eine zeitnahe Zustellung entscheidend.

Geplante WhatsApp-Nachrichten helfen Marken, Beziehungen durch automatisierte, aber dennoch menschenähnliche Kontaktpunkte zu pflegen, wie z. B. „Wir vermissen dich“-Angebote oder „Thank you!“-Nachrichten bei bestimmten Meilensteinen. Dadurch bleibt Ihre Marke präsent und inaktive Nutzer werden ohne großen manuellen Aufwand zurückgeholt.

So planen Sie WhatsApp-Nachrichten auf dem iPhone (iOS)

Möchten Sie den WhatsApp-Nachrichtenplaner auf Ihrem iPhone verwenden? Siri-Kurzbefehle machen es einfach. So geht’s.

Mit Apples Kurzbefehle-App können Sie fast alles auf dem iPhone automatisieren, einschließlich WhatsApp-Nachrichten. Diese Methode eignet sich am besten für kurzfristige, einfache Aufgaben wie das Senden von Erinnerungen, Grüßen oder Follow-up Nachrichten.

Um WhatsApp-Nachrichten auf dem iPhone zu planen, öffnen Sie zunächst die Shortcuts-App (diese ist auf iOS 13 und neueren Versionen vorinstalliert).

Gehen Sie zu „Automatisierung“ → + → „Persönliche Automatisierung erstellen“, wählen Sie dann „Tageszeit“ und legen Sie den genauen Zeitpunkt fest, zu dem Ihre Nachricht gesendet werden soll.

Tippen Sie anschließend auf „Aktion hinzufügen“, suchen Sie nach „Text“ und geben Sie Ihre Nachricht ein. Tippen Sie erneut auf „+ Aktion hinzufügen“, suchen Sie nach „Nachricht über WhatsApp senden“ und wählen Sie den Kontakt oder die Gruppe aus, an die Sie eine Nachricht senden möchten.

Deaktivieren Sie abschließend „Vor dem Ausführen fragen“, damit der Kurzbefehl Nachrichten automatisch sendet, und tippen Sie auf „Fertig“, um die Automatisierung zu speichern. Ihr iPhone sendet diese WhatsApp-Nachricht nun zum geplanten Zeitpunkt. Stellen Sie einfach sicher, dass Ihr Gerät eingeschaltet und mit dem Internet verbunden bleibt.

Folgendes sollten Sie beachten, bevor Sie Ihre WhatsApp-Nachricht planen:

1. Ihr iPhone muss eingeschaltet und entsperrt sein, damit die Automatisierung ausgelöst wird.
2. Zum Zeitpunkt des Sendens ist eine aktive Internetverbindung erforderlich.
3. Einige iOS-Versionen fragen weiterhin vor der Ausführung nach einer Bestätigung.
4. Gruppennachrichten können aufgrund von Einschränkungen der WhatsApp-API gelegentlich fehlschlagen.
5. Updates für iOS oder WhatsApp können die Zuverlässigkeit der Automatisierung beeinträchtigen.

So planen Sie WhatsApp-Nachrichten auf Android

Android bietet mehr Flexibilität als iOS, wenn es um die Planung von WhatsApp-Nachrichten geht, aber auch bei Android gibt immer noch keine native Funktion hierfür. Die gute Nachricht ist, dass Sie Automatisierungs-Apps verwenden können, um das Ganze für Sie zu erledigen. Mit diesen Tools stellen Sie Nachrichten in die Warteschlange und legen eine genaue Zustellungszeit fest.

Beginnen Sie mit der Installation eines zuverlässigen Drittanbieter-Planers wie SKEDit, Wasavi oder Do It Later. Diese Apps integrieren sich mit WhatsApp und ermöglichen es, Nachrichten im Voraus zu planen.

Nachdem Sie die erforderlichen Berechtigungen für WhatsApp und Benachrichtigungen erteilt haben, öffnen Sie die App und erstellen Sie Ihre erste geplante Nachricht. In der SKEDit App sieht das so aus:

Wählen Sie WhatsApp als Ihre Plattform aus, wählen Sie den Empfänger (eine Einzelperson oder eine Gruppe) und geben Sie Ihre Nachricht ein.

Legen Sie anschließend das genaue Datum und die Uhrzeit für die Zustellung fest und entscheiden Sie, ob die Nachricht automatisch gesendet werden soll oder ob eine manuelle Bestätigung erforderlich ist. Einige Apps benötigen dies aufgrund der Sicherheitsrichtlinien von Android.

Speichern Sie zuletzt Ihre Automation — und Ihre Nachricht wird genau zum geplanten Zeitpunkt versendet.

Prüfen Sie immer, ob die von Ihnen verwendete App Datenschutz- und Datensicherheitsstandards einhält, insbesondere wenn Sie Kunden- oder Kampagnen-Nachrichten versenden. Apps wie SKEDit sind transparent in Bezug auf die Datennutzung und integrieren sich gut in die Bedienungshilfen von Android, was sie zu sicheren Optionen macht.

Beachten Sie, dass Ihr Smartphone zum geplanten Zeitpunkt eingeschaltet, entsperrt und mit dem Internet verbunden sein muss, damit die Planung funktioniert. Dies ist eine Einschränkung des Android-Betriebssystems, die selbst die besten Tools nicht umgehen können.

So planen Sie WhatsApp-Nachrichten über WhatsApp Web

WhatsApp Web verfügt über keine integrierte Planungsfunktion. Marketer können ihre Reichweite jedoch mithilfe von Browsererweiterungen wie Blueticks oder WA Web Plus automatisieren oder planen. Diese fügen WhatsApp Web direkt Planungsfunktionen hinzu.

Öffnen Sie zunächst Google Chrome und installieren Sie eine dieser Erweiterungen aus dem Chrome Web Store.

Öffnen Sie nach der Installation WhatsApp Web und melden Sie sich an, indem Sie den QR-Code mit Ihrem Smartphone scannen. Neben der Chatleiste wird ein neues Planungssymbol angezeigt. Hier integriert die Erweiterung ihre Tools.

Klicken Sie auf das Symbol, verfassen Sie Ihre Nachricht und legen Sie das gewünschte Datum und die Uhrzeit für den Versand fest. Überprüfen Sie die Details und bestätigen Sie dann die Planung. Die Erweiterung reiht Ihre Nachricht in die Warteschlange ein und stellt sie automatisch zum angegebenen Zeitpunkt zu.

Bevor Sie damit beginnen, beachten Sie, dass diese Erweiterungen Zugriff auf Ihre WhatsApp-Daten benötigen. Prüfen Sie daher stets die Seriosität und Datenschutzrichtlinien der Erweiterung — insbesondere, wenn Sie mit Kundendaten oder sensiblen Informationen arbeiten.

So planen Sie WhatsApp-Nachrichten in WhatsApp Business

WhatsApp Business erlaubt es Ihnen nicht, Nachrichten zu einem exakten Zeitpunkt zu planen, aber es bietet halbautomatische Funktionen, mit denen Sie proaktiv kommunizieren können, ohne ständig am Handy zu sein. Diese integrierten Funktionen ermöglichen es Ihnen, Nachrichten auf Basis von Nutzeraktionen auszulösen. So hören Kundinnen und Kunden genau im richtigen Moment von Ihnen.

Sie können zuerst Abwesenheitsnachrichten (Away Messages) einrichten, die automatisch antworten, wenn Sie offline oder außerhalb Ihrer Geschäftszeiten sind. Dies verhindert, dass Leads unbeantwortet bleiben, und sorgt für klare Erwartungen.

Um dies einzurichten, öffnen Sie die WhatsApp Business App und wählen Sie „Tools“ → „Abwesenheitsnachricht“. Aktivieren Sie „Abwesenheitsnachricht senden“ und schreiben Sie dann Ihre automatische Nachricht, zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihre Nachricht! Wir sind derzeit offline und melden uns so schnell wie möglich bei Ihnen.“

Sie können außerdem festlegen, wann die Nachricht gesendet wird — immer, nach einem benutzerdefinierten Zeitplan oder nur außerhalb Ihrer Geschäftszeiten — und wer sie erhalten soll. Sobald Sie alles gespeichert haben, läuft Ihre Kommunikation außerhalb der Arbeitszeiten automatisch weiter.

Verwenden Sie als Nächstes Begrüßungsnachrichten, um neue Kontakte willkommen zu heißen oder mit inaktiven Kontakten wieder in Verbindung zu treten.

Begrüßungsnachrichten eignen sich perfekt, um neue Kunden zu empfangen oder ehemalige Kunden, die sich längere Zeit nicht gemeldet haben, wieder anzusprechen. Sie werden automatisch versendet, wenn jemand Ihr Unternehmen zum ersten Mal kontaktiert oder nach 14 Tagen Inaktivität.

Um eine zu erstellen, gehen Sie zu „Tools“ → „Begrüßungsnachricht“, aktivieren Sie „Begrüßungsnachricht senden“ und geben Sie Ihren Text ein. Zum Beispiel so etwas wie „Hallo 👋 Vielen Dank, dass Sie sich an [Ihre Marke] gewendet haben. Wie können wir Ihnen heute helfen?“

Sie können auswählen, ob Sie sie an alle oder an bestimmte Kontakte senden möchten, und dann auf „Speichern“ tippen. Ab diesem Zeitpunkt erhält jeder neue Lead oder wiederkehrende Kunde eine Willkommensnachricht.

Schließlich sind Schnellantworten (Quick Replies) gespeicherte Antworten, die Sie jederzeit wiederverwenden können — perfekt für FAQs, Bestätigungen oder Lieferaktualisierungen. Anstatt dieselbe Nachricht wiederholt einzugeben, können Sie sie mit einer einfachen Verknüpfung sofort senden.

Um sie einzurichten, gehen Sie zu „Tools“ → „Schnellantworten“, tippen Sie auf „Hinzufügen (+)“ und geben Sie Ihre Nachricht ein, z. B. „Ihre Bestellung wurde versandt und wird in 2-3 Tagen eintreffen.“ Weisen Sie eine Verknüpfung wie /Versand zu und tippen Sie dann auf „Speichern“. Wenn ein Kunde das nächste Mal nach Versanddetails fragt, geben Sie „/“ in den Chat ein, wählen Sie Ihre gespeicherte Antwort aus und tippen Sie auf „Senden“.

Obwohl diese Funktionen kein vollständiges Planungswerkzeug ersetzen, helfen sie Unternehmen, eine konsistente und zeitnahe Kommunikation aufrechtzuerhalten — selbst außerhalb der Geschäftszeiten.

So senden Sie geplante WhatsApp-Nachrichten über die WhatsApp Business API

Wenn es darum geht, WhatsApp-Nachrichten zuverlässig und in großem Umfang zu planen, ist die offizielle WhatsApp Business API der beste Ansatz. Sie gewährleistet Compliance, stabile Zustellung und Automatisierungsflexibilität — alles, was Tools von Drittanbietern nicht immer garantieren können. SendPulse bietet als offizieller WhatsApp Business API-Anbieter zwei einfache und vollständig konforme Möglichkeiten, WhatsApp-Nachrichten zu planen.

Die Plattform kombiniert einen visuellen Builder, genehmigten Zugriff auf die WhatsApp Business API und Multichannel-Marketing-Tools in einer einzigen Plattform. Sie benötigen keine Programmierkenntnisse, um automatisierte Flows zu erstellen oder Kampagnen zu planen. Jeder Schritt erfolgt über eine klare Drag-and-drop-Oberfläche.

Außerdem garantiert SendPulse als offizieller Anbieter die Einhaltung der WhatsApp-Richtlinien und eine zuverlässige Zustellung — egal, ob Sie eine einzelne Kampagne planen oder komplexe kanalübergreifende Automatisierungen durchführen.

Sehen wir uns an, wie man geplante WhatsApp-Kampagnen in SendPulse erstellt.

Verwenden Sie die WhatsApp-Funktion „Später senden“

Wenn Sie WhatsApp-Kampagnen über SendPulse ausführen, können Sie Ihre Kontaktaufnahme im Voraus mit der Option „Später senden“ planen.

Mit dieser Funktion können Sie:

• das genaue Datum und die Uhrzeit für die Zustellung Ihrer Nachricht auswählen;
• vorab genehmigte Nachrichtenvorlagen oder Nachrichten an Zielgruppen senden, die in den letzten 24 Stunden mit Ihrem Unternehmen interagiert haben;
• mehrere Kampagnen gleichzeitig planen, um eine konsistente Kommunikation aufrechtzuerhalten.

Sie können beispielsweise heute eine „Wieder auf Lager“-Nachricht vorbereiten und diese morgen früh automatisch zustellen lassen. Diese Funktion ist ideal für Produktankündigungen, zeitkritische Promotions oder Veranstaltungserinnerungen.

Automatisieren Sie geplante Nachrichten über Chatbot-Flows

Für eine langfristige, verhaltensbasierte Kommunikation bietet Ihnen der visuelle Chatbot-Builder von SendPulse die volle Kontrolle darüber, wann und wie Ihre WhatsApp-Nachrichten gesendet werden.

Sie können:

• Verzögerungen zwischen Nachrichten festlegen (z. B. zwei Stunden nach einer Informationsanfrage eines Nutzers nachfassen);
• Trigger hinzufügen, die Nachrichten basierend auf Nutzeraktionen senden (z. B. eine Woche nach einem abgebrochenen Warenkorb);
• WhatsApp mit anderen Kanälen wie E-Mail, SMS, Facebook Messenger, Instagram oder Telegram kombinieren, um konsistente Multi-Channel-Journeys zu schaffen.

Dieser Ansatz ermöglicht es Ihnen, personalisierte automatisierte Flows zu gestalten, die Leads pflegen und Zeit sparen.

Tipps, um Ihre geplanten WhatsApp-Nachrichten effektiver zu machen

Das Planen von Nachrichten ist nur die halbe Miete, denn Timing und Relevanz entscheiden darüber, ob Ihre Nachricht Anklang findet oder ignoriert wird. Um Ihre WhatsApp-Funktion zum Planen von Nachrichten optimal zu nutzen, konzentrieren Sie sich auf das Nutzererlebnis. So geht’s.

Zum richtigen Zeitpunkt senden

Dieselbe Nachricht kann je nach Zustellungszeitpunkt ganz unterschiedlich wirken. Analysieren Sie das Verhalten Ihrer Zielgruppe und planen Sie Nachrichten für Momente, in denen diese am aktivsten ist oder am ehesten reagiert.

Beispielsweise könnte ein Restaurant Mittagsangebote gegen 11:30 Uhr versenden, während eine E-Commerce-Marke abends Erinnerungsnachrichten auslöst, wenn die Leute auf ihren Smartphones surfen.

Wenn Ihre Kunden über verschiedene Zeitzonen verteilt sind, verwenden Sie Automatisierungstools, die die Zustellungszeit für jede Region anpassen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Nachrichten dann ankommen, wenn sie am relevantesten sind, und nicht, während Ihre Zielgruppe schläft.

Segmentieren und personalisieren für mehr Wirkung

Nicht jede Nachricht sollte an jeden gehen. Segmentieren Sie Ihre Zielgruppe nach Interessen, Kaufhistorie oder Engagement-Level und passen Sie Ihre Nachrichten entsprechend an. Eine WhatsApp-Kampagne mit verzögertem Versand („Wir vermissen dich“) für inaktive Nutzer sollte sich anders anhören als ein Produkt-Update für treue Käufer.

Schon kleine Gesten wie die Nennung des Vornamens des Kunden oder der Bezug auf einen früheren Kauf können Ihre Kommunikation persönlich und nicht roboterhaft wirken lassen. Laut dem „State of Personalization Report“ glauben 89 % der Entscheidungsträger in Unternehmen, dass Personalisierung für den Erfolg ihres Unternehmens in den nächsten drei Jahren entscheidend sein wird!

Klar, wertvoll und authentisch bleiben

WhatsApp ist ein persönlicher Raum, daher erwarten Nutzer eine direkte, menschliche Kommunikation. Halten Sie Ihre geplanten Nachrichten kurz, relevant und wirklich nützlich. Anstatt generisches „Verpassen Sie nicht unser Angebot!“ zu schreiben, versuchen Sie es mit „Ihre Lieblingssneaker sind wieder auf Lager — sichern Sie sie sich, bevor sie ausverkauft sind.“

Vermeiden Sie übermäßig werbliche oder spam-ähnliche Töne, die zu Abmeldungen oder Kontobeschränkungen führen können. Die Regel ist einfach: Wenn Sie es selbst nicht erhalten möchten, senden Sie es auch nicht.

Frequenz steuern und Ermüdung vermeiden

Nur weil Sie mehrere Nachrichten planen können, heißt das nicht, dass Sie es auch tun sollten. Zu viel Kommunikation kann Abonnenten verärgern und zu geringerem Engagement oder sogar Blockierungen führen.

Eine gute Faustregel ist, die Häufigkeit kontextbezogen beizubehalten. Beispielsweise können tägliche Erinnerungen während einer zeitlich begrenzten Kampagne funktionieren, aber regelmäßige Updates sollten zeitlich versetzt erfolgen, um das Interesse aufrechtzuerhalten, ohne die Nutzer zu überfordern.

Privatsphäre und Einwilligung respektieren

Stellen Sie immer sicher, dass Ihre geplante Kommunikation dem CCPA , der DSGVO und den WhatsApp-Geschäftsrichtlinien entspricht. Schreiben Sie nur Nutzern, die ihre Einwilligung gegeben haben, und bieten Sie nach Möglichkeit einfache Abmeldeoptionen an.

ie missbräuchliche Nutzung von Nutzerdaten oder der Einsatz inoffizieller Tools zum Planen von Nachrichten kann zu Vertrauensverlust oder sogar zur Sperrung Ihres WhatsApp-Kontos führen.

Wenn Sie unsicher sind, verwenden Sie ausschließlich verifizierte Plattformen, die sich an die offiziellen API-Standards von WhatsApp halten.

Häufige Herausforderungen bei geplanten WhatsApp-Nachrichten und wie Sie diese lösen

Auch wenn die Planung von WhatsApp-Nachrichten einfach klingt, birgt sie in der Praxis einige Fallstricke, die die Leistung Ihrer Kampagne beeinträchtigen oder sogar Ihr Konto gefährden können. Sehen wir uns die häufigsten Herausforderungen für Marketer an und wie Sie diese mit dem richtigen Setup vermeiden.

Die Verwendung inoffizieller Tools kann zur Sperrung Ihres Kontos führen

Viele Unternehmen verlassen sich immer noch auf Drittanbieter-Erweiterungen oder browserbasierte Tools, um Nachrichten zu planen. Diese Tools verstoßen häufig gegen die Nutzungsbedingungen von WhatsApp und können zu vorübergehenden oder dauerhaften Kontosperrungen führen. Beispielsweise erkennt das Anti-Spam-System von WhatsApp schnell Browser-Automatisierungs- oder Massennachrichten-Tools, die menschliches Verhalten imitieren.

✅ Lösung: Verwenden Sie immer Plattformen, die offiziell mit der WhatsApp Business API verbunden sind, wie SendPulse. Sie bieten eine sichere und konforme Planung und schützen gleichzeitig Ihre Absenderreputation.

Verbindungsprobleme, die die Nachrichtenzustellung blockieren

Wenn Ihre Terminplanungsmethode eine ständige Verbindung Ihres Smartphones oder PCs voraussetzt (z. B. bei der Nutzung von WhatsApp Web mit einer Terminplanungs-App), werden Ihre Nachrichten möglicherweise nicht versendet, falls die Verbindung des Geräts unterbrochen wird oder der Internetzugang ausfällt. Dies kann zeitkritische Aktionen wie zeitlich begrenzte Angebote oder Terminerinnerungen leicht zunichtemachen.

✅ Lösung: Nutzen Sie cloudbasierte Automatisierung über die WhatsApp Business API. Mit SendPulse werden Nachrichten direkt vom Server gesendet, wodurch eine zuverlässige Zustellung auch dann gewährleistet ist, wenn Ihr Gerät offline ist.

Geräteabhängigkeit schränkt Flexibilität ein

Einige Kleinunternehmer versuchen, Nachrichten direkt auf ihrem Smartphone oder über Automatisierungs-Apps wie Tasker oder SKEDit zu planen. Diese Optionen funktionieren nur, wenn das Gerät eingeschaltet und verbunden bleibt, was sie zu einem unzuverlässigen Ansatz für die Skalierung der Kommunikation oder die Durchführung globaler Kampagnen macht.

✅ Lösung: Wechseln Sie zu einem serverbasierten System, in dem Nachrichten an einem Ort, über mehrere Geräte oder Benutzer hinweg, verwaltet werden. Mit SendPulse können Sie Nachrichten über Ihr Dashboard planen und verfolgen, ohne Ihr Handy zu berühren.

Zeitzonenverwirrung und sich überschneidende Nachrichten

Globale Zielgruppen bedeuten oft gemischte Zeitzonen, was zu ungünstigen Zustellungszeiten führen kann, z. B. zum Versenden einer „Guten Morgen“-Kampagne um Mitternacht. Eine inkonsistente Planung birgt auch das Risiko, dass mehrere Nachrichten gleichzeitig zugestellt werden, was zu Verwirrung oder Nachrichtenmüdigkeit führt.

✅ Lösung: Bei der Verwendung von WhatsApp Business API-Anbietern können Sie die Zustellungszeiten entsprechend der lokalen Zeitzone jedes Nutzers festlegen und automatisierte Flows erstellen, die Überschneidungen verhindern. Sie können beispielsweise nur dann Folge-E-Mails senden, wenn die vorherige Nachricht innerhalb eines festgelegten Zeitraums nicht geöffnet oder beantwortet wurde.

Wie Unternehmen geplante Nachrichten auf WhatsApp nutzen

Strategisch eingesetzt, helfen geplante Nachrichten auf WhatsApp Marken dabei, mit ihrer Zielgruppe genau in dem Moment in Kontakt zu treten, in dem deren Aufmerksamkeit auf einem Höhepunkt ist, ohne dass manuelle Arbeit rund um die Uhr erforderlich ist. Um dies in der Praxis zu sehen, betrachten wir einige Beispiele.

Willkommensnachricht von Adidas

Wenn ein Nutzer das Unternehmen über WhatsApp kontaktiert, erhält er sofort eine Willkommensnachricht. Wie bereits erwähnt, kann diese Art von geplanter Nachricht auch mit den grundlegenden WhatsApp Business-Tools erstellt werden.

In dieser Nachricht informiert das Unternehmen den Kunden darüber, dass er in Kürze eine Antwort auf seine Anfrage erhält, und erklärt auch, wie er sich von weiteren Nachrichten abmelden kann.

Exklusive Inhaltsupdates von Mercedes-AMG F1

Mercedes-AMG PETRONAS F1 nutzt WhatsApp als offiziellen Kommunikationskanal, um Inhalte mit Fans weltweit zu teilen. Das Team liefert einen stetigen Strom von Echtzeit-Rennupdates, Fotos und Videos hinter den Kulissen, Einblicken in die Boxengasse, Fahrerzitaten und Teamankündigungen — alles an einem Ort, an dem die Fans ohnehin ihre Zeit verbringen.

Jede Nachricht ist auf den F1-Kalender abgestimmt — von Teasern vor Rennen und Bestätigungen der Aufstellung bis hin zu Highlights nach jedem Rennen und technischen Analysen. Diese konsistente Planung stellt sicher, dass die Zielgruppen zeitnahe und relevante Updates erhalten, ohne woanders danach suchen zu müssen.

Geplante Angebotsbenachrichtigungen von HolidayPirates

HolidayPirates nutzt WhatsApp Business, um Abonnenten Reiseangebote in Echtzeit und nach Zeitplan direkt zu senden. Das Team kuratiert zeitlich begrenzte Angebote und Programme und sorgt für eine optimale Nachrichtenzustellung, sodass Nutzer Benachrichtigungen erhalten, sobald neue Angebote verfügbar sind.

Durch Segmentierung wählen Abonnenten ihre bevorzugten Reisethemen (z. B. Strandurlaube oder Städtetrips), und HolidayPirates plant automatisch Updates, die diesen Interessen entsprechen.

Fazit

Durch die Automatisierung und das Planen von WhatsApp-Nachrichten können Sie sicherstellen, dass jede Nachricht zum richtigen Zeitpunkt zugestellt wird. Das hilft dabei, Engagement und Antwortquoten zu erhöhen und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu verbessern.

Während die WhatsApp Business App nur grundlegende Funktionen bietet, ermöglicht die WhatsApp Business API erweiterte Automatisierung, Zielgruppensegmentierung und die Integration mit Marketing-Tools. Sie ist eine kluge Wahl für Marken, die ihre Kommunikation skalieren möchten.

Um Ihre Kampagnen wirklich effektiv zu machen, sollten Sie das Timing sorgfältig planen, Ihre Inhalte personalisieren und die Performance fortlaufend überwachen, um zukünftige Sendungen zu optimieren.

Probieren Sie aus, Ihre nächste WhatsApp-Kampagne mit SendPulse zu planen, und erleben Sie, wie Automatisierung und perfektes Timing Ihre Nachrichten erfolgreich machen können.