Heutzutage erwarten Kunden nicht nur hochwertige Produkte und Dienstleistungen, sondern auch Erreichbarkeit rund um die Uhr. Angesichts des anhaltenden Wachstums von Online-Unternehmen ist die Erfüllung dieser Erwartung zur obersten Priorität geworden.
Sie könnten Mitarbeiter einstellen, die zu jeder Tageszeit mit potenziellen Kunden interagieren. Es gibt jedoch einen effizienteren Weg, um eine qualitativ hochwertige Interaktion sicherzustellen: WhatsApp Business.
Mit über zwei Milliarden aktiven Nutzern pro Monat ermöglicht diese Plattform Unternehmen, jederzeit in Verbindung zu bleiben. In diesem Beitrag erklären wir, wie Sie automatische Antworten auf WhatsApp einrichten und untersuchen praktische Anwendungsfälle, die Ihre Kommunikationsstrategie auf die nächste Ebene bringen.
Inhalt:
Was ist eine automatische WhatsApp-Antwort?
Eine WhatsApp-Autoantwort ist eine vorformulierte Nachricht, die automatisch an Benutzer als Antwort auf deren Anfragen gesendet wird. Diese Nachrichten können Text, Emojis, Bilder, Videos oder Dateien enthalten und für verschiedene Zwecke angepasst werden.
Sie können beispielsweise einen Willkommens-Flow erstellen, in dem Ihr Unternehmen wichtige Informationen zu seinen Produkten oder Dienstleistungen bereitstellt, deren Verwendung erklärt. WhatsApp-Autoantwortnachrichten eignen sich auch hervorragend, um für Sonderangebote, Rabatte und zeitlich begrenzte Angebote zu werben.
Unternehmen können solche automatisierten Nachrichten mit WhatsApp Business oder der WhatsApp Business API einrichten:
- WhatsApp Business ist eine kostenlose mobile App für kleine Marken, die grundlegende Funktionen wie Schnellantworten, Labels und Produktkataloge bietet.
- Die WhatsApp Business API ist ein umfangreicheres Tool für mittlere und große Unternehmen, das automatisierte Kommunikation, CRM-Systemintegrationen und Unterstützung für den Nachrichtenverkehr in großen Mengen ermöglicht.
Darüber hinaus kann WhatsApp als Plattform für Einkäufe dienen. Durch die Integration in Ihr CRM-System wie Pipedrive oder seine Alternativen ermöglichen Sie es Benutzern, Dienste zu buchen und Transaktionen direkt in der App abzuschließen.
Vorteile der Automatisierung von Nachrichtenantworten auf WhatsApp
Warum sollten Unternehmen also die automatische Antwortfunktion von WhatsApp in Betracht ziehen? Die Effektivität der Plattform wird durch die folgenden Statistiken untermauert:
- Bis Januar 2024 wurde WhatsApp weltweit 51,19 Millionen Mal heruntergeladen und ist damit die beliebteste Messaging-App der Welt.
- 66% der Benutzer haben einen Kauf getätigt, nachdem sie über WhatsApp mit einer Marke interagiert hatten.
- 69% der Nutzer kaufen eher bei einem Unternehmen, das WhatsApp als Kommunikationskanal anbietet.
Sehen wir uns nun die wichtigsten Vorteile von automatisierten WhatsApp-Nachrichten einmal genauer an:
- Zeitersparnis. Indem Sie häufig wiederkehrende Kundenanfragen identifizieren und hierzu automatische WhatsApp-Antwortnachrichten einrichten, sparen Sie viel Zeit. Dies reduziert auch die Arbeitsbelastung Ihres Supportteams oder der Mitarbeiter, die Kundeninteraktionen abwickeln.
- Verbesserte Reaktionsgeschwindigkeit. Da Sie bereits Antworten auf wichtige Kundenanfragen vorbereitet haben, erhalten Ihre Kunden sofort Antworten. Sie müssen nicht auf Ihrer Website erst nach den gewünschten Informationen suchen. So verbessern Sie die Reaktionszeit Ihres Kundendienstes und sorgen für ein nahtloseres Erlebnis.
- Verfügbarkeit rund um die Uhr. Wie bereits erwähnt, erwarten Kunden jederzeit Zugriff auf Markeninformationen. Automatisierte WhatsApp-Nachrichten stellen sicher, dass Ihr Unternehmen jederzeit mit Besuchern interagieren kann und so rund um die Uhr Support bietet.
- Konsistente Kommunikation. Wenn Sie WhatsApp-Auto-Reply-Flows erstellen, können Sie diese an den Tonfall Ihrer Marke anpassen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Antworten immer professionell, höflich und so detailliert wie nötig sind.
Tipps zur Implementierung von WhatsApp-Auto-Antworten
Befolgen Sie die folgenden Tipps, um effektive automatisierte WhatsApp-Nachrichten zu erstellen, die das Engagement und die Zufriedenheit der Benutzer verbessern:
- Halten Sie Nachrichten kurz. Automatische Antworten sollten wichtige Informationen schnell und effizient übermitteln, ohne den Benutzer mit zu vielen Details zu überfordern. Wenn jemand Informationen zu Lieferbedingungen haben möchte, müssen Sie ihm nichts über die Mission und Vision Ihres Unternehmens erzählen. Geben Sie eine klare und direkte Antwort auf die gängigsten Anfragen Ihrer Website-Benutzer.
- Integrieren Sie Personalisierung. Wenn Sie Informationen über Ihre Website-Besucher haben, verwenden Sie diese gegebenenfalls. Verwenden Sie den Namen des Empfängers oder fügen Sie eine freundliche Begrüßung hinzu, um Ihren automatischen Antwortnachrichten eine persönliche Note zu verleihen.
- Klarheit ist das Wichtigste. Stellen Sie sicher, dass Ihre automatisierten WhatsApp-Nachrichten unkompliziert und leicht verständlich sind.
- Achten Sie auf einen professionellen Ton. Kommunizieren Sie professionell und vermeiden Sie Umgangssprache oder Abkürzungen, die Ihr Publikum verwirren oder abschrecken könnten.
- Geben Sie die Antwortzeiten offen an. Informieren Sie die Benutzer, wenn Antworten auf die Geschäftszeiten beschränkt sind oder wenn es zu Verzögerungen kommen kann.
- Überwachen und aktualisieren Sie Antworten regelmäßig. Analysieren Sie, wie Benutzer mit Ihren WhatsApp-Kampagnen interagieren. Gibt es Momente, in denen Benutzer nicht weiterkommen und Ihre automatische Antwort ihnen nicht hilft? Schließen Benutzer den Flow ab, wenn er aus mehreren Nachrichten besteht? Erwägen Sie außerdem, eine Feedback-Anfrage hinzuzufügen, um die Interaktion und ihre Nützlichkeit und Klarheit zu bewerten.
Beispiele für automatische WhatsApp-Antworten
Sehen wir uns einige Beispiele für automatische Antwortnachrichten auf WhatsApp an, die Unternehmen basierend auf einer Sales-Funnel Struktur verwenden.
Top-of-Funnel automatisierte Nachrichten
In dieser Phase liegt Ihr Fokus darauf, Ihre Marke vorzustellen, Markenbekanntheit aufzubauen und potenzielle Kunden zu gewinnen.
Senden Sie WhatsApp-Begrüßungsnachrichten. Automatisierte Willkommensnachrichten sind eine großartige Möglichkeit, Besuchern das Gefühl zu geben, wahrgenommen zu werden, und den Ton für eine sinnvolle Interaktion anzugeben. Eine freundliche WhatsApp-Auto-Reply-Nachricht kann einen positiven ersten Eindruck hinterlassen und gleichzeitig einen Mehrwert bieten, beispielsweise einen Rabattcode.
Einige Beispiele:
- Hallo! Danke, dass Sie sich an [Firmenname] gewandt haben. Wie können wir Ihnen heute helfen?
- Hallo und herzlich willkommen bei [Firmenname]! Wir freuen uns, dass Sie hier sind. Als kleines Dankeschön gibt es 10% Rabatt auf Ihre erste Bestellung – verwenden Sie den Code WELCOME10. Lassen Sie uns wissen, wenn Sie Fragen haben!
- Grüße von [Firmenname]! Wir freuen uns, Sie hier zu haben. Sie können uns gerne alles fragen. Wir sind nur eine Nachricht entfernt!
Informieren Sie Kunden über Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung. Es ist immer eine gute Idee, automatisierte WhatsApp-Nachrichten zu verwenden, um Inhalte zu teilen, die den Benutzern helfen, die Vorteile Ihrer Angebote zu verstehen. Tutorials, Tipps oder Schritt-für-Schritt-Anleitungen sind hierbei besonders hilfreich.
Einige Beispiele:
- Wussten Sie schon? Mit [Produktname] können Sie [Vorteil der Funktion]! Hier ist ein kurzes Tutorial für den Einstieg. [Link zu einem Tutorial]
- Willkommen bei [Firmenname]! In unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung erfahren Sie, wie Sie das Potenzial von [Produktname] optimal nutzen können. [Link zu einem Leitfaden]
- Möchten Sie Ihr [Interessengebiet] verbessern? Unser neuester Blogbeitrag zeigt Expertentipps, wie Sie den Nutzen von [Dienstleistungs-/Produktname] maximieren können. Lesen Sie hier: [Link zu einem Blogbeitrag]
Hier unten sehen Sie ein Beispiel für den Ablauf einer Willkommensnachricht einer Bank, die Benutzern basierend auf deren Präferenzen weitere Informationen bietet. Der Ablauf verzweigt sich dann je nach Antwort des Benutzers.
Automatische Nachrichten mitten im Funnel
In dieser Phase besteht das Ziel darin, auf die Kundenbedürfnisse einzugehen, Lösungen bereitzustellen und Vertrauen aufzubauen, um den Kunden näher an den Kauf heranzuführen.
Beantworten Sie häufig gestellte Fragen. Verwenden Sie einen WhatsApp-Chatbot, um häufig gestellte Fragen zu Ihren Produkten, Dienstleistungen, Lieferungen und Zahlungsmethoden zu beantworten. Dies vereinfacht die Customer Journey.
Einige Beispiele:
- – Wie lange dauert die Lieferung dieses Artikels?
Unsere übliche Lieferzeit beträgt 3-5 Werktage. Sie erhalten eine Sendungsverfolgungsnummer, sobald Ihre Bestellung versandt wird. - – Welche Zahlungsmethoden akzeptieren Sie?
Wir akzeptieren alle gängigen Kreditkarten, PayPal und Banküberweisungen. Wählen Sie beim Bezahlvorgang Ihre bevorzugte Methode aus. - – Wie kann ich einen Artikel zurückgeben?
Wir bieten problemlose Rücksendungen innerhalb von 30 Tagen nach dem Kauf an. Besuchen Sie einfach unsere Rücksendeseite [Link] und folgen Sie den einfachen Schritten, um Ihre Rücksendung einzuleiten.
Vereinfachen Sie Ihren Buchungsprozess. Sie können es Ihren Kunden ermöglichen, Reservierungen vorzunehmen, Termine zu buchen oder direkt über WhatsApp zu bestellen. Erleichtern Sie beispielsweise den Kauf von Konzertkarten oder die Reservierung von Restaurantplätzen über automatisierte Chatbot-Abläufe.
Einige Beispiele:
- – Möchten Sie Ihren Termin bei uns buchen?
Antworten Sie einfach mit Ihrem Wunschdatum und Ihrer Wunschzeit und wir bestätigen Ihre Buchung umgehend! - – Möchten Sie einen Tisch im [Restaurantname] reservieren?
Bitte wählen Sie Datum, Uhrzeit und Personenzahl aus und wir bearbeiten Ihre Reservierung in Sekundenschnelle. - – Sie suchen Konzertkarten?
Wählen Sie Ihre bevorzugte Show und Ihren Sitzplatz und wir schicken Ihnen Ihre Karten umgehend zu. Antworten Sie einfach mit der Show Ihrer Wahl.
Stars of Africa hat einen WhatsApp-Chatbot entwickelt, um die Anmeldung zu Probetrainings an Fußballakademien zu vereinfachen. Mit diesem Chatbot übermitteln Kunden ganz einfach persönliche Daten, teilen ihre Spielhistorie und wählen ihre bevorzugten Probetrainingstermine.
Mit Funktionen wie sofortigen Bestätigungen und rechtzeitigen Erinnerungen an bevorstehende Prüfungen vereinfacht der Chatbot die Verwaltungsaufgaben der Akademie und die Lead-Generierung über WhatsApp.
Automatische Nachrichten am unteren Ende des Funnels
In dieser Phase liegt der Schwerpunkt auf dem Abschluss von Geschäften und der Förderung von Käufen oder Aktionen.
Informieren Sie über Rabatte und Sonderangebote. Verwenden Sie WhatsApp, um Kunden über Verkäufe, Werbeaktionen und Sonderangebote zu informieren und so den Kauf anzukurbeln.
Einige Beispiele:
- Zeitlich begrenztes Angebot: Erhalten Sie X% Rabatt auf Ihren nächsten Einkauf! Klicken Sie hier, um jetzt einzukaufen.
- Blitzverkauf! Genießen Sie X% Rabatt auf ausgewählte Artikel – nur für die nächsten 24 Stunden. Verpassen Sie es nicht, kaufen Sie jetzt: [Link]
- Exklusives Angebot! Erhalten Sie bei jeder Bestellung über $X ein Geschenk. Beeilen Sie sich, dieses Angebot endet bald! Jetzt einkaufen: [Link]
Senden Sie Erinnerungen. Fordern Sie Benutzer auf, Aktionen wie Termine, Zahlungen oder Produktnachbestellungen abzuschließen.
Einige Beispiele:
- Vergessen Sie nicht Ihren Arzttermin morgen um 15 Uhr.
- Nur eine freundliche Erinnerung: Ihre Zahlung für [Produkt/Dienstleistung] ist bald fällig. Füllen Sie diese hier aus: [Link]
- Es ist Zeit, Ihren [Produktname] aufzufüllen! Sorgen Sie für ausreichend Vorrat und bestellen Sie jetzt: [Link]
So ermöglicht es die TARS Bank ihren Besuchern beispielsweise, über ihren Chatbot Benachrichtigungen einzurichten, etwa das Hinzufügen eines geplanten Meetings zu ihrem Kalender.
Automatische Nachrichten nach dem Kauf
Nach dem Kauf liegt der Schwerpunkt auf der Sicherstellung der Kundenzufriedenheit, dem Sammeln von Feedback und dem Follow-up von Folgeaufträgen.
Senden Sie Statusaktualisierungen. Halten Sie Kunden über den Status ihrer Bestellungen oder Dienstleistungen auf dem Laufenden, um das Vertrauen zu stärken.
Einige Beispiele:
- Ihr Paket wurde versendet und ist auf dem Weg.
- Gute Neuigkeiten! Ihre Bestellung wird bearbeitet und innerhalb der nächsten 24 Stunden versandt.
- Ihr [Produkt/Dienstleistung] ist fertig. Wir benachrichtigen Sie, wenn es zur Abholung oder Lieferung bereit steht.
Sammeln Sie Feedback. Nutzen Sie WhatsApp, um Kundenmeinungen einzuholen und Ihr Angebot zu verbessern.
Einige Beispiele:
- Wie waren Ihre Erfahrungen mit unserem Service? Bitte bewerten Sie uns!
- Wir würden gerne von Ihnen hören! Könnten Sie uns Ihre Meinung zu Ihrem letzten Einkauf mitteilen? Ihr Feedback hilft uns, uns zu verbessern.
- Vielen Dank, dass Sie sich für [Firmenname] entschieden haben! Wie haben wir abgeschnitten? Teilen Sie uns Ihre Meinung mit, damit wir Ihnen besser dienen können.
Starten Sie Chatbot-Flows mit Ereignissen. Lösen Sie automatisierte Nachrichten für Aktionen wie Auftragsbestätigungen oder Versandaktualisierungen aus.
Einige Beispiele:
- Ihr Termin ist bestätigt! Wir sehen uns am [Datum] um [Uhrzeit]. Wenn Sie Ihren Termin verschieben müssen, lassen Sie es uns einfach wissen.
- Vielen Dank für Ihre Anmeldung! Wir haben Ihnen eine Willkommens-E-Mail mit allen Einzelheiten zum Einstieg gesendet.
- Die Verlängerung Ihres Abonnements steht bevor! Bestätigen Sie Ihre Angaben, um unsere Dienste weiterhin ohne Unterbrechung nutzen zu können.
Über den Chatbot von Singapore Airlines können Benutzer beispielsweise auf Informationen zu ihrem Flug zugreifen.
So richten Sie WhatsApp-Autoantworten mit Chatbots in SendPulse ein
Die Erstellung eines WhatsApp-Auto-Reply-Chatbots für Ihr Unternehmen ist unkompliziert und effizient, wenn Sie es Schritt für Schritt angehen. So beginnen Sie:
Starten Sie, indem Sie Ihr WhatsApp Business-Konto mit SendPulse verbinden. Sobald die Verbindung hergestellt ist, gehen Sie in Ihrem Dashboard zum Chatbot-Bereich und wählen WhatsApp als Ihre Plattform aus.
Wählen Sie dann einen Trigger für Ihren WhatsApp-Chatbot-Flow aus. Überlegen Sie, ob Sie ihn zur Begrüßung oder Unterstützung von Kunden, als Werbemittel oder zur Verarbeitung trigger-basierter Nachrichten benötigen.
Im Chatbot-Builder finden Sie die folgenden vorgefertigten Abläufe:
- Willkommensnachricht;
- Standardantwort;
- Abmeldung vom Bot;
- Katalogbestellung.
Darüber hinaus können Sie einen Chatbot basierend auf Ihren eigenen benutzerdefinierten Triggern einrichten. Sie können entweder einen einzigartigen Ablauf für Ihren Chatbot erstellen oder eine der vorgefertigten Vorlagen verwenden.
Ihre Chatbot-Nachrichten können Text, Audio, Video, Bilder, Dateien und Variablen für die personalisierte Kommunikation mit Benutzern enthalten.
Konfigurieren Sie automatisierte WhatsApp-Nachrichten so, dass diese basierend auf bestimmten Benutzeraktionen, nach einer festgelegten Zeit oder in einer Sequenz ausgelöst werden. Oder richten Sie Übergänge zwischen verschiedenen Chatbots ein, um die Erstellung übermäßig komplexer Verzweigungen in einem einzelnen Chatbot zu vermeiden.
Der SendPulse-Chatbot-Builder bietet eine intuitive visuelle Darstellung jedes Schritts in Ihrem Chatbot, sodass Sie jedes Element nach Bedarf einfach anpassen und verfeinern können.
Wenn Sie Ideen zur Verbesserung Ihres WhatsApp-Chatbots haben, bietet SendPulse eine integrierte Funktion, die Ihnen dabei hilft. Mit dem Element „Random Choice“ können Sie verschiedene Teile Ihres Chatbot-Skripts nach dem Zufallsprinzip senden, was sich perfekt für A/B-Tests oder für Quizze eignet. So experimentieren Sie ganz einfach mit verschiedenen Antworten, Angeboten oder Szenarien und finden heraus, was Ihr Publikum bevorzugt. Sie können auch anpassen, wie viele Personen welche Option sehen.
Zusammenfassung
Automatisierte WhatsApp-Nachrichten sind ein vielseitiges Tool, das jedem Unternehmen zugute kommen kann. Sie erleichtern die Automatisierung der Interaktion mit potenziellen Kunden, übermitteln wichtige Informationen schnell und nehmen Ihrem Team Routineaufgaben ab.
Die Verwendung eines Chatbot-Builders wie SendPulse macht den Prozess noch einfacher. Mit vorgefertigten Chatbot-Flow-Vorlagen haben Sie einen soliden Ausgangspunkt und jede Menge Inspiration für die Gestaltung benutzerdefinierter Szenarien. Mit dem intuitiven visuellen Chatbot-Editor erstellen Sie logische, benutzerfreundliche Flows, die das Gesamterlebnis für Ihr Publikum verbessern.
