Instagram-Willkommensnachricht: Best Practices und Beispiele [2025]

Instagram zählt mittlerweile über 2 Milliarden aktive Nutzer pro Monat und ist damit eine der leistungsstärksten Plattformen für Unternehmenswachstum. Ob Sie einen Onlineshop, ein Gastgewerbe, eine Schule oder sogar eine persönliche Marke betreiben — Instagram bietet Ihnen einen direkten Weg, mit Ihrem Publikum in Kontakt zu treten — und das nicht nur über Posts.

Immer mehr Nutzer nutzen Instagram, wenn sie Kaufentscheidungen treffen. Tatsächlich nutzen 61% Instagram, wenn sie ein Produkt oder eine Dienstleistung in Betracht ziehen. Daher ist es für Marken unerlässlich, visuell präsent zu sein und in ihren Direktnachrichten eine reibungslose und sinnvolle Kommunikation anzubieten.

In diesem Beitrag stellen wir eine wichtige Funktion vor, die Unternehmen hilft, sofort mit Leads in Kontakt zu treten: die Instagram-Willkommensnachricht. Sie erfahren, wie Sie eine Willkommensnachricht auf Instagram erstellen, warum diese für Ihr Engagement wichtig ist und wie Sie diese Nachrichten optimal nutzen. Außerdem zeigen wir Ihnen Beispiele aus der Praxis und geben Tipps, wie Sie Ihre eigene persönliche Nachricht erstellen können.

Was ist eine Instagram-Willkommensnachricht?

Eine Instagram-Willkommensnachricht ist eine automatisierte Antwort an jemanden, der Ihre Direktnachrichten zum ersten Mal öffnet. Betrachten Sie sie als einen freundlichen digitalen Händedruck. Diese Nachricht kann neue Benutzer begrüßen, häufig gestellte Fragen beantworten, Hinweise zu den nächsten Schritten geben oder einfach bestätigen, dass die Nachricht bei Ihnen eingegangen ist.

In der Instagram-App können Sie eine einfache Willkommensnachricht einrichten, die neuen Nutzern beim Öffnen des Chats mit Ihnen angezeigt wird. Sobald diese eine Nachricht senden, verschwindet die Nachricht wieder. Für erweiterte Automatisierung — wie Smart Routing, interaktive Schaltflächen oder Lead-Erfassung — empfiehlt sich die Nutzung einer dedizierten Plattform mit mehr Flexibilität.

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Vorteile der Automatisierung von Instagram-Willkommensnachrichten für Unternehmen

Auf den ersten Blick mag eine einfache automatische Antwort unbedeutend erscheinen. Eine gut gestaltete Willkommensnachricht für Kunden auf Instagram kann Ihrem Unternehmen jedoch erhebliche Vorteile bringen.

Erhöhte Kundenbindung

Wenn jemand Ihre Instagram-Direktnachrichten erhält, zögert er oft und fragt sich, ob er eine Antwort erhält oder wie lange dies dauern könnte. Wenn nicht schnell eine Antwort kommt, besteht eine gute Chance, dass der potentielle Kunde zur Konkurrenz wechselt oder das Interesse verliert.

Eine Willkommensnachricht für Instagram beseitigt diese Bedenken, da Nutzer diese sofort erhalten. Sie können diese erste Nachricht nutzen, um zum Beispiel klare Erwartungen zu wecken. Sagen Sie Ihren Kunden beispielsweise, dass sich jemand in fünf Minuten bei ihnen melden wird. Alternativ informieren Sie darüber, dass Nutzer außerhalb der Geschäftszeiten mit einem Bot chatten können.

Schnellere Reaktionszeiten

Egal wie professionell und engagiert Ihr Support-Team ist, es kommt immer wieder zu Verzögerungen. Ihre DM-Spezialisten sind vielleicht beschäftigt oder verpassen eine Benachrichtigung. Mit automatisierten Willkommensnachrichten ist das kein Problem. Egal, ob 10 oder 100 Personen gleichzeitig eine Nachricht senden, alle erhalten sofort eine Antwort — genau so, wie Sie es in Ihren Chat-Einstellungen festgelegt haben.

Daten zeigen außerdem, dass die Reaktionszeit wichtig ist. Im Laufe der Jahre sind die Erwartungen der Nutzer stetig gestiegen und sanken von 50 Sekunden im Jahr 2019 auf nur noch 30 Sekunden im Jahr 2022. Eine schnelle, konsistente Instagram-Willkommensnachricht kann Ihrer Marke daher dabei helfen, mit diesen sich entwickelnden Standards Schritt zu halten.

Verbessertes Benutzererlebnis

Eine automatisierte Instagram-Willkommensnachricht — insbesondere wenn sie schnell und hilfreich ist — trägt zu einem reibungslosen und ansprechenden Nutzererlebnis bei. Gut gestaltet, kann sie Nutzer an die richtige Abteilung weiterleiten, häufige Fragen beantworten oder potentielle Kunden auf relevante Seiten umleiten — ohne Wartezeiten oder Verwirrung.

Anstatt sich zu fragen, was als Nächstes passiert, fühlen sich die Nutzer so sofort gut aufgehoben. Eine Bekleidungsmarke könnte beispielsweise eine Nachricht wie diese senden:

Ein Schönheitssalon könnte dies hier senden:

Leadgenerierung und Conversion-Optimierung

Nicht jede Nachricht kommt von jemandem, der kaufbereit ist — und das ist auch in Ordnung. Viele Nutzer sind noch am Stöbern, vergleichen Optionen oder sind einfach nur neugierig. Ihre erste Nachricht ist jedoch die perfekte Gelegenheit, ein tieferes Gespräch zu beginnen und potentiell Interessierte einer Kaufentscheidung näher zu bringen.

Ihre Instagram-Willkommensnachricht kann Ihnen helfen, Kontaktdaten zu sammeln und Ihre Leads vorsichtig auf einen anderen Kommunikationskanal wie E-Mail, WhatsApp oder SMS zu übertragen, wo Sie diese weiter verfolgen können. Der Schlüssel liegt darin, Kundenkommunikation auf natürliche und lohnende Weise zu gestalten.

Sie könnten beispielsweise nach der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Nutzers fragen und ihm im Gegenzug etwas anbieten — einen Rabatt- oder Aktionscode, einen Lead-Magneten wie ein E-Book oder ein Whitepaper, frühzeitigen Zugang zu exklusiven Angeboten, eine kostenlose Beratung oder Expertenrat. Es ist ein einfacher Austausch, der beiden Seiten einen Mehrwert bietet: Die Leads erhalten etwas Nützliches, und Sie haben die Chance, Ihre Liste zu erweitern und im Laufe der Zeit eine dauerhafte Beziehung aufzubauen.

Personalisierung im großen Maßstab

Durch die Personalisierung Ihrer Willkommensnachricht wirkt jede neue Interaktion relevanter. Stellen Sie statt einer Standardbegrüßung am besten gleich eine kurze Frage — beispielsweise, was der Nutzer sucht oder welche Hilfe er benötigt. Die Antwort kann bestimmen, welche Inhalte oder Produkte Sie als Nächstes vorschlagen.

Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um mithilfe von Mini-Umfragen oder kurzen Befragungen einfache Daten von Leads zu sammeln. Diese Erkenntnisse können Sie später nutzen, um Ihre Chatbot-, E-Mail- oder SMS-Kampagnen an die Präferenzen Ihrer Leads anzupassen. Mit der Zeit hilft Ihnen diese Strategie, stärkere und personalisiertere Beziehungen über alle Ihre Kommunikationskanäle hinweg aufzubauen.

24/7-Verfügbarkeit

Nur weil Ihr Team nur während der Geschäftszeiten arbeitet, heißt das nicht, dass Nutzer außerhalb dieser Zeiten nicht nach Informationen zu Ihren Produkten oder Dienstleistungen suchen. Jemand könnte sich abends mit einer Frage an Sie wenden, und bis Sie am nächsten Morgen antworten, ist der Nutzer bereits weitergezogen oder hat bei jemand anderem gekauft.

Eine einfache Instagram-Willkommensnachricht, die häufig gestellte Fragen beantwortet, kann hier wirklich viel bewirken. Wenn sie die Frage direkt beantwortet oder den Kunden in die richtige Richtung weist, haben Sie eine bessere Chance, dessen Aufmerksamkeit zu behalten und sein Interesse in eine tatsächliche Aktion umzuleiten.

Das ist die Stärke automatisierter Direktnachrichten auf Instagram: Sie sind immer verfügbar und helfen Ihnen, die Kommunikation am Laufen zu halten. Selbst wenn Ihr Team offline ist, kann ein Chatbot hilfreiche Antworten liefern, Mehrwert bieten und Nutzer zum Kauf anleiten.

Tipps zum Erstellen effektiver Willkommensnachrichten auf Instagram

Bei der Erstellung einer Willkommensnachricht für Kunden auf Instagram geht es nicht nur darum, „Hallo“ zu sagen. Es geht darum, den richtigen Ton zu treffen, Engagement zu fördern und das Gespräch natürlich weiterzuleiten. Hier ein paar bewährte Tipps, die Ihnen helfen, eine Nachricht zu verfassen, die wirklich funktioniert:

1. Beginnen Sie mit etwas Kurzem und leicht Verständlichem. Instagram ist nicht der richtige Ort für lange Nachrichten, beschränken Sie sich daher auf ein oder zwei freundliche, zielgerichtete Zeilen. Stellen Sie es sich wie einen kurzen Elevator Pitch vor — gerade genug, um Interesse zu wecken, ohne den Nutzer zu überfordern.
2. Personalisieren Sie Ihre Nachricht, wenn möglich, mit dem Namen des Nutzers. Ein einfaches „Hey, Alex!“ lässt die Interaktion menschlicher und direkter wirken als ein allgemeines „Hallo“. Es zeigt Ihrem Publikum, dass es wahrgenommen wird — und nicht nur ein weiterer Follower in der Menge ist.
3. Geben Sie einen klaren nächsten Schritt an. Ob es darum geht, in Ihrem Katalog zu stöbern, eine Frage zu stellen oder einen Rabatt zu beantragen — Ihre Instagram-Begrüßungsnachricht sollte die Besucher ohne Druck in die richtige Richtung weisen. Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „Sagen Sie uns Bescheid, wenn Sie etwas brauchen“ und setzen Sie stattdessen auf konkrete, hilfreiche Vorschläge.
4. Verwenden Sie Emojis 🤝 und einen freundlichen Ton. Emojis können Ihre Nachricht zugänglicher und im Einklang mit der lockeren Atmosphäre von Instagram machen. Übertreiben Sie es aber nicht! Ein oder zwei sorgfältig ausgewählte Emojis reichen aus.
5. Bieten Sie einen Mehrwert. Geben Sie Ihren Nutzern einen Grund, bei Ihnen zu bleiben. Ein Promo-Code, ein kostenloser Download oder der frühzeitige Zugriff auf ein neues Produkt zeigen, dass Sie deren Zeit und Aufmerksamkeit wertschätzen. Schon eine kleine Geste kann die Wahrscheinlichkeit, dass Nutzer mit Ihrer Marke weiter interagieren, deutlich erhöhen.
6. Testen und optimieren. Probieren Sie verschiedene Versionen Ihrer Willkommensnachricht aus, um herauszufinden, welche bei Ihrer Zielgruppe am besten ankommt. Passen Sie Ton, Struktur und Angebot an die Reaktionen Ihrer Kunden an und nutzen Sie tatsächliche Reaktionen und Klickdaten, um Ihre Nachricht zu verfeinern.

Wenn diese wirklich gut gemacht ist, wird sie auf Instagram zu einem subtilen, aber wirkungsvollen Instrument zur Pflege von Beziehungen und Förderung von Konversionen.

Templates für Instagram-Willkommensnachrichten

Hier im Anschluss stellen wir Ihnen sechs Arten von Willkommensnachrichten vor, die Sie je nach Ihren Geschäftszielen auf Instagram einrichten können — egal ob Sie schnelleren Support bieten, mehr Leads generieren oder die Beziehungen zu Ihrer Community stärken möchten.

Supportorientierte Nachrichten

Ziel: Schnelle Hilfe leisten und Erwartungen wecken.

Wenn Sie feststellen, dass sich die meisten Ihrer eingehenden DMs um Bestellungen, Produktdetails oder den Versand drehen, kann eine gut formulierte Support-Nachricht Benutzern helfen, sich selbst zu organisieren, bevor ein Live-Agent eingreift, und so Ihr Team entlasten.

Hier sind einige Support-bezogene Willkommensnachrichten, die Sie anpassen können:

Verkaufsorientierte Nachrichten

Ziel: Sofortiges Interesse an einem Produkt, einer Dienstleistung oder einem Angebot wecken.

Wenn Ihr Instagram-Feed Produkte oder Dienstleistungen enthält, nutzen Sie Ihre Willkommensnachricht, um neue Besucher dazu zu motivieren, sich weiter umzusehen oder einen Kauf zu tätigen.

Versuchen Sie es mit einer dieser Instagram-Willkommensnachrichten-Templates:

Nachrichten zur Lead-Generierung

Ziel: Kontaktdaten für zukünftige Kampagnen sammeln.

Diese Instagram-Willkommensnachrichten eignen sich gut, wenn Sie Ihre Mailingliste erweitern oder über die App hinaus mit qualifizierten Leads in Kontakt treten möchten. Bieten Sie im Gegenzug einen Mehrwert an, um Antworten zu fördern.

Hier einige Templates zur Inspiration:

Funnel-Entry-Nachrichten

Ziel: Führen Sie Benutzer zu einem bestimmten Prozess hin.

Wenn Sie einen Chatbot-Flow für FAQs, Buchungen oder Produktempfehlungen eingerichtet haben, können diese Willkommensnachrichten die Benutzer zur richtigen Option führen und ihnen einen reibungslosen Ablauf ermöglichen.

So leiten Sie Benutzer weiter:

Community-building Nachrichten

Ziel: Gespräche beginnen und Beziehungen aufbauen.

Wenn Ihre Marke von Interaktion lebt und Feedback sowie benutzergenerierte Inhalte schätzt, kann Ihnen diese Art von Willkommensnachricht dabei helfen, Vertrauen aufzubauen und sinnvolle Beziehungen herzustellen.

Hier einige Community-zentrierte Nachrichtenvorlagen:

Ereignisbasierte Nachrichten

Ziel: Werbung für bevorstehende Events, Drops oder zeitkritische Kampagnen machen.

Diese Instagram-Willkommensnachrichten eignen sich hervorragend, um bei Produkteinführungen, Webinaren oder zeitlich begrenzten Angeboten Dringlichkeit zu erzeugen und schnelles Handeln zu fördern.

Probieren Sie eine dieser event-basierten Willkommensnachrichtenvorlagen aus:

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Mithilfe von KI erstellen Sie zu jedem Thema das perfekte Bot-Szenario – ob Sie einen Termin buchen, sich für ein Webinar anmelden oder einen Online-Kurs in einer Messaging-App erstellen usw. Testen Sie diese Funktion und entwickeln Sie schneller und einfacher neue Chatbot-Abläufe.

Beispiele aus der Praxis für Instagram-Willkommensnachrichten

Sehen wir im Folgenden an, wie verschiedene Marken automatisierte Instagram-Willkommensnachrichten nutzen, um den richtigen Ton zu treffen, hilfreiche Informationen bereitzustellen und vom ersten Kontakt an Vertrauen aufzubauen. Diese Beispiele können Ihnen als Inspiration für Ihre eigene Botschaft dienen, die zu Ihren Geschäftszielen und Ihrer Botschaft passt.

Datenanfrage von Next

Next ist ein britischer Einzelhändler, der Kleidung, Schuhe und Haushaltswaren anbietet. Auf Instagram präsentiert die Marke Neuheiten, saisonale Looks und Wohninspirationen, um ihre Zielgruppe zu begeistern und das Interesse an ihren Produkten sowohl online als auch im Geschäft zu wecken.

Wenn jemand eine Direktnachricht an das Konto von Next auf Instagram sendet, sendet Next eine automatisierte Willkommensnachricht, die Anfragen filtert: Handelt es sich um eine Bestellung oder ein Kontoproblem, wird in der Nachricht darauf hingewiesen, dass der Benutzer einige Angaben, einschließlich seiner E-Mail-Adresse, machen soll. Andernfalls wird ihm versichert, dass sich in Kürze ein Support-Mitarbeiter melden wird, um zu helfen.

Wenn Ihr Unternehmen, ähnlich wie Next, wichtige Informationen von Kunden im Voraus benötigt, um den Support zu beschleunigen, können Sie zum Beispiel folgende ähnliche Nachrichtenvorlage verwenden:

Hallo! Danke für Ihre Kontaktaufnahme. Wenn es in Ihrer Nachricht um Ihre Bestellung oder Ihr Konto geht, geben Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse an, damit wir Ihnen schneller helfen können. Bei allen anderen Fragen wird sich in Kürze ein Mitglied unseres Teams bei Ihnen melden, um Ihnen zu helfen!

Klare Erwartungen zu Antworten seitens von Duma

Duma ist eine Lifestyle-Marke, die moderne Kleidung, Accessoires und Haushaltswaren anbietet. Auf Instagram dreht sich alles um Ästhetik. Die Marke präsentiert neue Kollektionen, Einblicke in das Design und Styling-Inspirationen.

Wenn jemand Duma zum ersten Mal auf Instagram eine Nachricht sendet, erhält er sofort eine Antwort. Diese Willkommensnachricht ist kurz und freundlich und weckt Erwartungen, indem sie die Nutzer darüber informiert, dass die Antworten von Live-Agenten kommen, und das daher etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen kann.

Eine Möglichkeit, diese Instagram-Willkommensnachricht noch weiter zu verbessern, bestünde zum Beispiel darin, eine voraussichtliche Antwortzeit anzugeben, z. B. „Wir antworten normalerweise innerhalb von 10 Minuten.“ Alternativ können Sie die Support-Arbeitszeiten erwähnen, damit Nutzer wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können.

Wenn Ihr Support-Team manuell antwortet und Sie das im Voraus klarstellen möchten, können Sie auch die folgende Version ausprobieren:

Hallo! Wir haben Ihre Nachricht erhalten. Unser Teammitglied wird sich schnellstmöglich bei Ihnen melden. Wir beantworten jede Nachricht persönlich, sodass Sie innerhalb von 15 Minuten eine Antwort erhalten. Vielen Dank für Ihre Geduld.

Mehrere Kontaktkanäle bei Bonkers Corner

Bonkers Corner ist eine in Indien ansässige Streetwear-Marke mit verspielter, popkulturell inspirierter Kleidung und mutigen Designs. Sie richtet sich an ein junges, ausdrucksstarkes Publikum, das Mode sucht, die Spaß macht und unverblümt anders ist. Der Instagram-Account von Bonkers Corner ist voll mit neuen Drops, Styling-Ideen und Community-Inhalten.

Wenn Nutzer der Marke auf Instagram eine Nachricht senden, müssen sie nicht warten. Die automatische Antwort informiert über die Öffnungszeiten des Live-Supports und zwei alternative Kontaktmöglichkeiten: E-Mail oder WhatsApp.

Wenn Sie auch Support über mehrere Kanäle anbieten und Ihre Verfügbarkeit und Flexibilität zeigen möchten, sollten Sie eine Willkommensnachricht für Kunden auf Instagram wie die folgende verwenden:

So erstellen Sie mit SendPulse eine Willkommensnachricht auf Instagram

Mit SendPulse können Sie eine individuelle Instagram-Willkommensnachricht erstellen, die Nutzer automatisch begrüßt und Ihre Konversationen am Laufen hält. Wir erklären Ihnen den Prozess Schritt für Schritt.

Verbinden Sie zunächst Ihr Instagram-Konto mit SendPulse. Öffnen Sie dazu den Bereich „Chatbots“ und klicken Sie auf „Bots verwalten“. Wählen Sie anschließend „Bot hinzufügen“ und wählen Sie dann Instagram aus der Liste der verfügbaren Kanäle aus. Sie können entweder einen Chatbot über Ihr Instagram-Business-Konto oder Ihre Facebook-Business-Seite verbinden — je nachdem, welche Option für Sie am besten geeignet ist.

Sobald Ihr Kanal verbunden ist, erstellen Sie einen Chatbot-Flow. Im visuellen Builder können Sie auch verschiedene Blöcke wie Messages, Flow, Aktion, Pause usw. per Drag & Drop verschieben, um so Ihre ideale Konversation zu gestalten. Um Ihre Willkommensnachricht für Instagram einzurichten, wählen Sie den Trigger „Willkommensnachricht“ aus. So wird Ihre Begrüßung gesendet, sobald ein Nutzer eine Direktnachricht initiiert.

Sie können Ihre Instagram-Begrüßungsnachricht auch mit den Daten des Abonnenten personalisieren, Schnellantworten oder Buttons hinzufügen, Produktlinks teilen und weitere Schritte wie den Besuch Ihrer Website oder das Entdecken von Kollektionen anbieten. Um Interaktionen dynamischer zu gestalten, fügen Sie KI-gestützte Schritte hinzu oder integrieren Sie Drittanbieter-Tools über eine API.

Sobald Ihr Chatbot live ist, können Sie sicher sein, dass jeder Nutzer, der Ihnen eine neue Nachricht sendet, zeitnah und konsistent eine Antwort erhält. Egal, ob Sie FAQs beantworten, Links teilen oder Leads zum Kauf führen möchten — Ihre Instagram-Willkommensnachricht läuft rund um die Uhr im Hintergrund!

Fazit

Eine Instagram-Willkommensnachricht ist Ihre solide Grundlage für sinnvolle und kontinuierliche Interaktionen mit Ihren Leads und Kunden. Sie hilft Ihnen, Erwartungen zu steuern, Nutzerdaten zu sammeln, häufig gestellte Fragen zu beantworten und von der ersten Nachricht an zum Handeln zu animieren.

Doch der wahre Wert? Konsistenz. Selbst wenn Ihr Team offline ist, arbeitet Ihr Chatbot weiter: Er begrüßt neue Nutzer, gibt den Ton an und bringt sie Kaufentscheidungen näher. Dieser Ansatz ist nicht nur effizient, sondern auch strategisch. Er hilft Ihrer Marke, reaktionsschnell zu bleiben und Ihrem Publikum ein reibungsloseres Erlebnis zu bieten.

Wenn Sie Ihre Instagram-Konversationen effizienter gestalten möchten, bietet Ihnen SendPulse die passenden Tools. Mit dem intuitiven Chatbot-Builder und den leistungsstarken Automatisierungsfunktionen richten Sie ganz einfach Ihre individuelle Willkommensnachrichten und flexiblen Konversations-Szenarien und verwandeln so erste Eindrücke in konkrete Ergebnisse.

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