Полезные инструменты маркетолога

Как выбрать таск-менеджер: рекомендации и топ популярных менеджеров задач

10 minutes

Как выбрать таск-менеджер: рекомендации и топ популярных менеджеров задач

Эффективно управлять командной работой и личными задачами помогает таск-менеджер. Объясняем, что это такое, какие дает преимущества и как выбрать менеджер задач для своего проекта. Приводим наш топ 5 лучших таск-менеджеров и рассказываем о новой функции в CRM SendPulse — таск-трекере для контроля ведения сделок.

Что такое таск-менеджер

Таск-менеджер — это программное решение для эффективного управления проектами. С его помощью удобно делегировать задачи и контролировать их своевременное выполнение.

В небольших проектах вся коммуникация может происходить в Google-документах или мессенджерах, хотя это не слишком удобно и иногда приводит к путанице. Но при наличии большого количества задач и десятков или сотен сотрудников такой вариант точно не подходит. В этом случае используют таск-менеджер.

Преимущества использования таск-менеджера

С внедрением менеджера задач многие процессы становятся проще и отнимают меньше времени, а эффективность работы возрастает. Разберем основные преимущества этого инструмента.

Грамотное планирование

В таск-менеджере удобно планировать работу с учетом загруженности сотрудников и отделов. Наглядно видно, сколько времени занимает каждый этап и отдельные подзадачи, когда нужно приступать к очередному заданию и куда вписать неожиданно возникшее дело.

Когда вся информация собрана в едином пространстве, систематизирована и представлена в удобном виде, сложнее что-то упустить или перепутать. Если планы меняются, в менеджере задач легко их перестроить и уведомить команду.

Централизованное управление проектами

В таск-менеджере удобно раздавать задания сотрудникам и расставлять приоритеты по ним, следить за своевременным выполнением и контролировать прогресс по проектам. Можно оставлять комментарии к задачам, прикреплять файлы, назначать различные метки и просматривать отчеты.

Контроль загруженности

В таск-менеджере легко отслеживать загруженность членов команды, что помогает избегать перекосов в уровне нагрузке и оценивать результативность работы отдельных сотрудников.

Эффективная коммуникация

Менеджер задач позволяет эффективнее осуществлять коммуникацию как внутри небольшой команды, так и между различными подразделениями. В нем видно, когда пользователь приступил к выполнению задачи и завершил ее, сколько времени планируется на каждый этап, кто за что ответственен и так далее. Можно добавлять новых участников, обмениваться комментариями и оставлять замечания, а уведомления помогают не пропускать новые события.

Экономия времени

Планировать дела в таск-менеджере гораздо удобнее, чем в Google-таблицах или аналогичных сервисах — специализированные инструменты делают этот процесс быстрее и эффективнее. Централизация управления и возможности автоматизации помогают сэкономить больше времени.

Как выбрать менеджер задач для команды

Основной функционал таск-менеджеров примерно одинаковый, но некоторые возможности встречаются не во всех сервисах, например, диаграмма Ганта — график работ с отображением задач в виде горизонтальных полос — или особые инструменты для управления IT-проектами. В случае такой необходимости ищите специализированное решение, которое подходит под ваши задачи. Но есть несколько критериев, которые важны при выборе таск-менеджера независимо от сферы деятельности.

Удобство и простота

Таск-менеджер должен быть простым и понятным в использовании. Если в сервисе не получается разобраться за пять-десять минут, попробуйте другой вариант. Хорошо, если его протестирует вся команда и ни у кого не возникнет сложностей — тогда он вам подходит.

Уведомления

Необходима функция автоматических оповещений о событиях в рабочем пространстве, чтобы не пропустить ничего важного. Хорошо, если можно получать уведомления не только на почту, но и в мессенджеры — хотя бы с помощью интеграций.

Виды представления задач

В таск-менеджерах задачи могут быть показаны на канбан-доске, диаграмме Ганта или календаре, в виде списка или сводки. Выбирайте сервис, в котором есть те виды отображения задач, которые нужны для проекта или с которыми вашей команде удобнее работать.

Интеграции

Расширить функционал позволяют интеграции с различными сервисами: Slack, Zoom, Google Диск, Google Календарь, Dropbox и другие. Если для вашего проекта требуется интеграция с определенным сервисом, убедитесь, что в выбранном таск-менеджере это предусмотрено.

Создание отчетов

Выбирайте сервисы, в которых доступно создание отчетов и отображение данных на дашборде. Так вам будет проще оценивать прогресс по проектам и эффективность работы отделов и сотрудников.

Ценовая политика

Сравнивайте цены и возможности, чтобы не переплачивать за функции, которые вам не нужны. Некоторые сервисы предлагают бесплатные тарифы для небольших команд, хотя функционал в этом случае обычно ограничен.

Для тестирования всех функций в большинстве сервисов есть пробный период. Иногда можно подключать дополнительные возможности за доплату.

Лучшие таск-менеджеры

В этом разделе собрали топ менеджеров задач для команды по нашему мнению.

Trello

Trello — инструмент для совместной работы над проектами в формате канбан-досок. Можно использовать веб-сервис или установить десктопную версию на Windows или macOS. Также есть приложения для Android и iOS.

На бесплатном тарифном плане доступно до десяти досок на рабочее пространство, на платных тарифах их число не ограничено. На доску добавляются карточки, внутри которых можно создавать чек-листы, назначать ответственных по каждой задаче и сроки выполнения. С помощью цветовых меток можно обозначить, например, этапы работы или зону ответственности определенного отдела. Есть шаблоны для различных категорий.

Интерфейс менеджера задач Trello
Интерфейс менеджера задач Trello

В карточке можно прикрепить вложение — загрузить с компьютера, из хранилища Trello, Google Диска, Dropbox, OneDrive, Box или оставить ссылку на файл.

На платных тарифах доступно представление задач в различных форматах. «Хронология» — упрощенная диаграмма Ганта, где задачи отображаются на поле с разметкой дат и сразу видны сроки и объемы работ. «Панель» — информация представлена в графиках на дашборде. Также можно просматривать карточки в виде таблицы и проверять сроки выполнения в календаре.

Кроме того, есть возможность указать местоположение. Например, сотрудник должен выехать на объект, чтобы сделать замеры, и в карточке для него прикрепили координаты нужного места. Если вашему проекту требуются дополнительные условия, например, приоритет, статус или что-то другое, добавляйте пользовательские поля.

Можно настроить автоматизацию рутинных процессов и использовать интеграции с другими сервисами. Уведомления приходят на почту или рабочий стол. Есть безлимитное хранилище файлов: на бесплатном тарифе максимальный размер файла — 10 Мб, на платных — 250 Мб. Плагины позволяют расширить функционал, а горячие клавиши — ускорить работу.

Тарифные планы Trello. Цены за месяц указаны при годовой оплате.

Тариф Количество досок Количество выполнений команд в месяц «Панель» «Хронология» «Календарь» «Карта» Шаблоны для рабочих пространств Дополнительные опции Цена за пользователя в месяц
Free 10 250 $0
Standard Не ограничено 1000 $5
Premium Не ограничено Не ограничено + + + + + $10
Enterprise Не ограничено Не ограничено + + + + + + Расчетная

GanttPro

GanttPRO — менеджер задач в виде диаграммы Ганта, который также можно преобразовать в канбан-доску или представить в виде списка. Есть веб-версия и приложения для Android и iOS.

Интерфейс таск-менеджера для команды GanttPro
Интерфейс таск-менеджера для команды GanttPro

В сервисе удобно отслеживать прогресс по всем проектам, вести учет времени и загрузки и контролировать сроки выполнения. Можно дробить задачу на подзадачи, назначать исполнителей, устанавливать статус и приоритет. Доступны отчеты с анализом затраченного времени и бюджета. Есть горячие клавиши.

Можно просматривать историю изменений и восстанавливать нужную версию. Доступна функция автопланирования, каскадная сортировка в хронологическом порядке, массовые изменения — это удобно, если нужно поменять информацию сразу в нескольких задачах, например, об исполнителе или статусе.

Предусмотрена интеграция с другими сервисами — Slack, Google Диск, MS Teams, Jira Cloud. Для расширения функционала можно также использовать API. Бесплатного тарифа нет, есть двухнедельный пробный период.

Тарифные планы GanttPro. Цены за месяц указаны при годовой оплате.

Тариф Автопланирование Виртуальные ресурсы Создание шаблонов Массовые изменения Настраиваемые поля Загрузка ресурсов Портфели проектов Учет времени Единый вход (SAML SSO), доп. опции Цена за пользователя в месяц
Basic + + $7.99
PRO + + + + + $12.99
Business + + + + + + + + $19.99
Enterprise + + + + + + + + + Обсуждается

Jira

Jira в первую очередь предназначен для управления разработкой ПО, но также используется в маркетинге, проектировании, продажах и других сферах. При создании проекта есть возможность выбрать подходящий шаблон, а в процессе работы можно настраивать его в соответствии со своими потребностями. Есть приложения для Android и iOS. Количество досок не ограничено.

Для разработчиков предусмотрены особые инструменты, с помощью которых удобно работать и по Kanban, и по Scrum методологиям, а также отслеживать ошибки. На канбан-доске по умолчанию три колонки с этапами проекта, которые можно дополнять, переименовывать и удалять. Также есть возможность указать лимит на добавление задач на каждом этапе, чтобы не допустить образование узких мест.

При реализации проекта по методологии Scrum задачи создаются в разделе «Бэклог», и после запуска спринта можно контролировать ход работы на доске.

С помощью инструмента «Дорожные карты» на основе задач, назначенных команде, создаются планы с указанием сроков выполнения.

Интерфейс Jira для проекта по разработке ПО
Интерфейс Jira для проекта по разработке ПО

Для проектов в других сферах инструменты Jira несколько отличаются. Задачи могут быть представлены на доске, в календаре, в виде списка или в виде диаграммы Ганта в формате «Хронология».

Интерфейс Jira для маркетингового проекта
Интерфейс Jira для маркетингового проекта

Внутри задачи вы можете добавлять подзадачи, ставить исполнителей, метки и сроки, добавлять вложения и просматривать историю изменений. Также можно создавать переходы между статусами и автоматизировать повторяющиеся действия. Доступны массовые операции с задачами, есть горячие клавиши.

В Jira удобно вести учет времени решений и контролировать рабочую нагрузку членов команды. Готовые отчеты позволяют отслеживать прогресс.

Пользователям сервиса доступно более трех тысяч интеграций, приложений и плагинов: Slack, Zendesk, GitHub, Trello, Microsoft Teams, Google Sheets и многое другое. Если захотите протестировать возможности платных тарифов, есть пробный период на 30 дней.

Ниже — таблица с тарифными планами Jira Software

Тариф Количество пользователей Хранилище Сайты Дорожные карты Продвинутая аналитика Цена за пользователя в месяц
Free До 10 2 Гб 1 Базовые $0
Standard До 20 000 250 Гб 1 Базовые $7.50
Premium До 20 000 Безлимитное 1 Продвинутые $14.50
Enterprise До 20 000 Безлимитное Не ограничено Продвинутые + Обсуждается

Todoist

Todoist — простой и понятный таск-менеджер для организации работы в едином пространстве, который можно подключить к почте, календарю и файлам. Подходит как для личного, так и для командного использования. Удобно распределять нагрузку в проектах между исполнителями. Виды представления задач: список и доска. Кроме онлайн-сервиса доступны десктопные версии для Windows, macOS, Linux и приложения для Android и iOS, а оповещения можно получать на смарт-часы.

Можно использовать шаблоны и настраивать собственные списки отображения задач, просматривать историю активности по проекту или отдельному участнику. Есть возможность добавлять голосовые заметки.

Интерфейс Todoist
Интерфейс Todoist

Визуализация продуктивности позволяет контролировать прогресс и сохранять мотивацию. Геймификация в виде баллов в Карму за выполнение задач и использование продвинутых функций помогает повысить вовлеченность сотрудников в работу и их продуктивность.

Карма Todoist
Карма Todoist

Много доступных интеграций: Dropbox, Zapier, Evernotes, IFTTT, продукты Google и другие. Можно использовать API.

Подготовили для вас сравнение тарифов Todoist. Цены за месяц указаны при годовой оплате.

Тариф Количество проектов Количество сотрудников в проекте Объем файлов Фильтры Напоминания Входящие для команды Цена в месяц
Free 5 5 До 5 Мб 3 $0
Pro 300 25 До 100 Мб 150 + $3
Business 500 на участника 50 До 100 Мб 150 + + $5 за пользователя

SendPulse

В CRM SendPulse появился таск-трекер, в котором пользователи могут добавлять задачи и управлять ими. Это помогает контролировать рабочий процесс и ничего не забывать. Руководителю удобно раздавать сотрудникам задания и отслеживать их выполнение. Менеджеры видят, какие действия необходимы по конкретным сделкам и к какому сроку.

Форматы представления задач — канбан-доска и список. Доступно два борда.

По умолчанию на борде три колонки со статусами задач: «To Do», «In progress», «Done». При необходимости вы можете добавить больше колонок и поменять названия.

Интерфейс таск-трекера SendPulse
Интерфейс таск-трекера SendPulse

В карточке задачи можно назначать ответственных и наблюдателей, устанавливать сроки выполнения, приоритет и напоминания, добавлять описание и чек-листы, ставить теги — они общие для CRM и таск-трекера. Предусмотрено создание пользовательских полей нескольких типов, добавление родительских задач и подзадач.

Можно связывать задачи со сделками, контактами и другими задачами. Это позволяет быстро ориентироваться в большом объеме данных и не ничего упускать.

Удобно фильтровать задачи: по названию, дате, ответственным лицам, наблюдателям, статусу сделки и пользовательским полям.

С помощью шаблонов можно настроить повторение задач в течение определенного срока через заданный интервал: каждый день, неделю, месяц и так далее. Шаблоны можно менять в любой момент, и следующая задача будет создана с учетом внесенных изменений.

Инструкция по работе в таск-менеджере от SendPulse

Для работы с таск-менеджером нужно перейти во вкладку CRM, выбрать в меню слева раздел «Мои задачи» и нажать «Основная доска».

Как начать работу с таск-трекером SendPulse
Как начать работу с таск-трекером SendPulse

Чтобы добавить новую доску, на панели слева нажмите кнопку «Добавить» и выберите нужную опцию.

Как добавить новый борд
Как добавить новый борд

Чтобы переключаться с канбан-доски на формат списка и наоборот, нажмите на значок, как показано на скриншоте.

Как поменять вид отображения задач
Как поменять вид отображения задач

Чтобы добавить новую задачу, нажмите на соответствующую кнопку на доске или на значок «+» в нужной колонке. В карточке задачи в верхнем поле напишите ее название. Укажите статус, участников и наблюдателей. Введите имя зарегистрированного в системе пользователя или пригласите нового.

Как пригласить нового участника в таск-менеджере СендПульс
При нажатии на кнопку вы перейдете в настройки аккаунта и сможете пригласить нового участника

Дальше вы можете установить приоритет задачи — низкий, средний или высокий — и поставить теги — метки, которые классифицируют данные и облегчают процесс поиска. Прямо в карточке можно создать новый тег.

Добавление тега
Добавление тега

Укажите даты начала и окончания задачи, поставьте точное время, если требуется.

Добавление даты
Добавление даты

При необходимости настройте повтор задачи — каждый день, неделю, месяц или год. Можно установить время, период и интервалы повторений.

Как настроить повторение задач
Как настроить повторение задач

Если вам нужно дополнительное поле с какими-либо данными, нажмите «Добавить поле». В открывшемся окне можно указать название и тип поля: строка, число, дата и время, ссылка, список.

Как добавить пользовательское поле
Как добавить пользовательское поле

В поле «Описание» можно указать больше подробностей о задаче, а ниже — добавить чек-лист. Когда вы отмечаете пункт как выполненный, он вычеркивается из списка, а на шкале отображается процент завершенных дел.

Работа с чек-листами
Работа с чек-листами

Нажмите «Связать» и выберите в выпадающем списке, с чем нужно связать задачу — с контактом, сделкой или с другой задачей.

Как связать задачу с другой задачей, сделкой или контактом
Как связать задачу с другой задачей, сделкой или контактом

Когда все изменения внесены, нажмите «Добавить задачу».

Чтобы назначить родительскую задачу или подзадачу, зайдите в карточку и выберите соответствующий пункт.

Как добавить родительскую задачу или подзадачу
Как добавить родительскую задачу или подзадачу

Доступна фильтрация задач по всем параметрам:

  • название;
  • статус;
  • приоритет;
  • теги;
  • ответственные;
  • наблюдатели;
  • добавленные поля.
Как фильтровать задачи
Как фильтровать задачи

В настройках борда можно поменять его название и цвет, управлять тегами и полями, созданными вручную, а также назначить ответственного за автоматически добавленные задачи.

Настройки доски
Настройки доски

В разделе «Шаблоны задач» можно управлять повторяющимися задачами. Если внести изменения в шаблон, они будут применены ко всем последующим повторениям этой задачи.

Редактирование шаблона задачи
Редактирование шаблона задачи

Заключение

Рассказали, что такое таск-менеджер для команды и на что стоит обратить внимание при выборе. Советуем использовать бесплатную CRM SendPulse со встроенным менеджером задач для эффективного управления проектами.

Возможно, вам будут полезны другие инструменты: сервисы email, SMS и Viber-рассылок, чат-боты для Telegram, Instagram, Facebook и WhatsApp, браузерные уведомления. Также в SendPulse есть конструктор сайтов и мультиссылок и платформа для создания онлайн-курсов.

Посты по категориям