Общая   Полезные инструменты

Инвойс: что это, зачем нужен и как создать

8 минуты
Инвойс: что это, зачем нужен и как создать

Инвойс — очередное модное слово, заимствованное из практики западного бизнеса или отдельный вид документа? Чем он отличается от счета-фактуры и чека? Разберемся в этой статье, а также рассмотрим примеры инвойсов и как автоматизировать их выставление.

Что такое инвойс

Инвойс — это официальный документ, который продавец или поставщик услуг выставляет клиенту. В нем подробно описано, что заказал покупатель и представлена общая сумма к оплате. В международной торговле инвойс подтверждает соглашение между сторонами, а также является официальным документом для бухгалтерского учета, дополняющим налоговую отчетность. Компании, работающие на внешний рынок, используют инвойсы для таможенной очистки товаров и легального вывода средств на банковские счета.

В Украине вместо инвойсов используют счет-фактуру, акт предоставленных услуг или накладную.

Инвойс: образец
Инвойс: образец. Источник: «Укрсиббанк»

Зачем нужны инвойсы

Рассмотрим функции, которые выполняют инвойсы:

  • Подтверждают сделки купли-продажи. Инвойс, подписанный обеими сторонами, — это официальный документ, обладающий юридической силой. Если возникают спорные случаи, его можно использовать как доказательство в суде.
  • Формируют основание для получения оплаты. В этом контексте инвойс — это официальный запрос к клиенту о необходимости перевести средства за товары или услуги. В документе содержатся все необходимые данные: сумма, описание, банковские реквизиты.
  • Помогают вести учет. Инвойс — это основной первичный документ. На его основе регистрируют сделки купли и продажи. Можно рассчитывать сумму налогов на базе инвойсов.

Чем отличается инвойс от чека

Между инвойсом и чеком есть несколько существенных отличий.

КритерийИнвойсЧек
Когда выставляетсяДо или после предоставления услуги или отправки товараПосле внесения оплаты
ДетализацияПодробная информация о товаре или услугеКраткие данные, часто с сокращениями
Юридическая силаНе является обязательным документом, но используется как основание для платежаОбязательный фискальный документ для подтверждения оплаты
ОбязательностьИспользуется по договоренности сторонОбязателен в операциях, подлежащих фискальному учету
Где используетсяДля выставления счетов преимущественно в B2B и международных операцияхВ розничной торговле, сфере услуг B2C, в пределах страны

Чем отличается инвойс от счета-фактуры

В Украине счет-фактура — ​​это документ с перечнем и количеством товаров или услуг и предлагаемой ценой. Является основой для получения частичной или полной оплаты от заказчика. Оплата может быть фактической или предварительной. То есть, счет-фактура не подтверждает, что товары отгружены, а услуги предоставлены. Фактически документ предлагает сделать заказ.

Поэтому нельзя утверждать, что счет-фактура на 100% является альтернативой инвойсу. Если проводить такие параллели, то в Украине функцию инвойса выполняют расходная накладная или акт оказанных услуг.

Почему же тогда мы в тексте назвали инвойс первичным документом? Потому что соответствующая правовая основа все же есть. В 2017 году Министерство финансов Украины в своих письмах №35210-07/23-3364/2658 и №31-11410-06-5/4339 признает счет-фактуру первичным документом при условии, что он оплачен. То есть для отражения в бухгалтерском учете следует использовать инвойс вместе с расчетным или кассовым чеком, платежным поручением, выпиской со счета и так далее.

Отсюда возникает вопрос, который следует рассмотреть отдельно.

Можно ли использовать инвойс в Украине вместо накладной или акта

Инвойс — это расчетно-платежный документ. В законодательстве Украине не хватает стандартов для его заполнения. Только статья 43 Таможенного кодекса предполагает, что инвойс можно использовать также и в качестве декларации экспортера о стране происхождения товара.

Сейчас инвойс не является альтернативой акту или накладной. Исключение — если этот документ гибридный: то есть в нем зафиксирована передача товара или предоставление услуги.

Для этого нужно, чтобы в документе содержалась информация о фактической отгрузке товара продавцом и его прием покупателем. Если речь об услугах — укажите, что вы предоставили весь перечень услуг, и у заказчика нет претензий. Обычно гибридные документы называют соответственно: счет-накладная или счет-акт.

Электронный или бумажный

С 2003 года в Украине действует Закон «Об электронных документах и ​​электронном документообороте», который приравнял надлежаще оформленную электронную документацию к бумажной. Поэтому можно использовать цифровые счета-фактуры вместо традиционных: формировать их в текстовом редакторе или специальных программах и отправлять клиентам через email, мессенджеры или в виде удобных ссылок. Это идеальное решение для фрилансеров и предпринимателей, ведущих бизнес онлайн.

Для продавцов онлайн-документооборот открывает новые возможности и экономит время. Создание счета занимает минимум времени: если вы используете специальные сервисы, можно существенно упростить процессы заполнения реквизитов и расчетов. Также это полезно для продажи подписки на услуги: можно автоматизировать регулярные списания средств и настроить периоды доступа.

Для покупателей онлайн-счет также обеспечивает ряд преимуществ:

  1. Оплата становится быстрой и максимально удобной, поскольку реквизиты уже заполнены, остается только подтвердить платеж.
  2. В отличие от неофициальных переводов на карту или электронный кошелек, онлайн-счет предусматривает проведение прозрачной транзакции, подтверждающей сделку.
  3. Электронный счет обеспечивает надежную защиту персональных данных благодаря использованию безопасных платежных систем. Это сводит к минимуму риск утечки конфиденциальной информации и повышает доверие между покупателем и продавцом.

Язык счета

Поскольку четких требований нет, можно опираться на распространенную практику и отталкиваться от удобства клиента. Если вы работаете с зарубежным заказчиком, лучше всего составлять документ на английском и дублировать на родном. А в пределах Украины — вести документооборот исключительно на государственном языке.

Виды инвойсов

Есть несколько видов инвойсов, каждый со своей спецификой. В Украине чаще всего используют два варианта документа.

Проформа-инвойс

Определяет обязанность исполнителя или продавца обеспечить снабжение или предоставление услуг по утвержденной цене. Особенности документа — отсутствие утвержденного перечня товаров или услуг и окончательной цены. Это делается, чтобы была возможность изменить показатели зависимо от результатов сотрудничества. Такие инвойсы распространены в сфере безвозмездных поставок: например, при организации благотворительных мероприятий.

Коммерческий инвойс

При экспортной продаже товаров является таможенной декларацией. Обязателен для растаможивания товара. Его выписывают при отгрузке товара и присылают покупателю. На его основе производится расчет таможенных пошлин и НДС.

Разновидность коммерческого инвойса используют украинские фрилансеры, работающие с зарубежными заказчиками. Это документ с указанным перечнем услуг и общей стоимостью. Он заменяет договор ВЭД и является основанием для зачисления валюты, полученной от иностранного заказчика, на счет исполнителя в украинском банке. Здесь есть два важных нюанса.

Если вы работаете с клиентом напрямую, ваш инвойс должен быть офертой — предложением заключить сделку. Поэтому укажите в документе все необходимые реквизиты и данные. Далее:

  • Клиент принимает оферту, выполняя определенные действия: например, отвечая на письмо, посылая материалы или внося правки.
  • После выполнения работы клиент оплачивает инвойс. Таким образом инвойс одновременно выступает договором и подтверждением выполненных услуг, заменяя акт выполненных работ. Этот подход следует применять с надежными клиентами или когда работа уже фактически выполнена. Если у вас сомнения, лучше использовать стандартный договор и ждать его подписания.

Если вы работаете, например, через фриланс-платформу, вашим договором будет публичная оферта на сайте. Вы соглашаетесь с ней, когда регистрируете свой аккаунт фрилансера. В таком случае:

  • Фриланс-платформа получает от заказчика денежные средства и зачисляет их на ваш баланс. Однако они временно хранятся на общем балансе компании.
  • После выполнения работы вы выставляете инвойс в ответ на публичную оферту фриланс-платформы. Это официальный документ для получения средств.

Из чего состоит инвойс

Четких требований к инвойсам в украинском законодательстве нет. Однако есть Закон «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». Согласно статье 9, электронный и бумажный счет можно считать первичным документом, если в нем указаны:

  • название;
  • дата составления;
  • наименование предпринимателя или компании, составившей документ;
  • содержание, объем и единица измерения: товара или услуги;
  • должности людей, проводящих и оформляющих операцию;
  • данные и подпись лица, подтверждающего совершение сделки.

Вот условный пример такого документа.

Инвойс как первичный документ: пример
Инвойс как первичный документ: пример

В международной практике есть четкие требования к заполнению инвойсов. Поэтому если вы ориентируетесь на международный рынок, формируйте документ в соответствии с Рекомендацией № 6 Европейской экономической комиссии ООН. Инвойс должен содержать:

  • Уникальный номер для отслеживания документа.
  • Дату создания.
  • Банковские реквизиты поставщика и клиента.
  • Подробные данные о товаре или услуге: характеристики, свойства, назначение, бренд и так далее.
  • Срок осуществления платежа.
  • Правила Инкотермс: информацию о сроках и условиях доставки.
  • Если инвойс освобожден от НДС, это нужно указать.
  • Подпись исполнителя или данные для его идентификации.

Рассмотрим инвойс образец, оформленный по таким требованиям.

Пример оформления инвойса
Пример оформления инвойса. Источник: SMARTFIN.UA

Как сделать инвойс

Есть несколько способов создать инвойс. Выбор зависит от потребностей, объема операций и уровня автоматизации.

Традиционные методы создания инвойса

Для этого подходят приложения Microsoft Word или Excel.

Word предлагает самый простой уровень. Если у вас до 10 бизнес-операций в месяц, можно создать шаблон в документе, заполнять его вручную и запускать в работу.

Плюсы Word: простой и знакомый интерфейс

Минусы: 100% ручной ввод и расчет, риск ошибки. Не подходит для большого количества сделок.

В Excel можно создавать инвойсы в таблицах и частично автоматизировать заполнение: вычислять общую сумму, добавлять НДС и другие данные. Можно найти бесплатный шаблон инвойс Excel в интернете или создать собственный.

Плюсы Excel: работа в знакомом интерфейсе и частичная кастомизация

Минусы: много ручного ввода. Не подходит для большого количества бизнес-операций.

Специальные инструменты для создания инвойсов

Есть много платных и бесплатных инструментов, автоматизирующих работу с документами:

  • Invoice2go. Простой в использовании сервис с мобильным приложением. Подходит для малого бизнеса и фрилансеров. Предлагает готовые шаблоны. Может отслеживать платежи и создать отчеты.
  • Zoho Invoice. Есть бесплатный план для небольших компаний, автоматизация напоминаний об оплате и отслеживании расходов.
  • FreshBooks. Платный сервис. Ориентирован на фрилансеров и малый бизнес. Имеет удобный интерфейс.
  • Xero. Популярный платный сервис для бухгалтерского учета с функцией создания инвойсов, интеграцией с банками и другими сервисами.
  • QuickBooks Online. Мощный платный инструмент для бухгалтерского учета с возможностью создавать инвойсы и отчеты, отслеживать доходы и расходы.
  • PayPal. Если вы используете этот платежный сервис для получения платежей, вы можете создавать инвойсы непосредственно в системе.

Как упростить работу с инвойсами с помощью SendPulse

Если вы ведете бизнес онлайн, используйте инструменты платформы SendPulse, и во многих случаях вам не понадобится отдельный сервис для ведения счетов. Например, с помощью конструктора сайтов можно создать веб-ресурс для продажи товаров или услуг, а также настроить чат-боты и автоматизировать общение с клиентами. И сайт, и чат-бот легко интегрируются с платежными инструментами. Принимайте оплаты от клиентов с автоматической фиксацией транзакций и будьте всегда в курсе операций.

Дополнительно настройте сервис автоматизации Automation 360 для отправки напоминаний через email, SMS и Viber о необходимости произвести оплату. Вы можете создавать сценарии, которые автоматически будут отправлять сообщения клиентам о неоплаченных счетах в зависимости от срока задолженности.

Настройка автоматического напоминания об оплате в SendPulse
Настройка автоматического напоминания об оплате в SendPulse

Представим, что вы создали учебный курс на платформе SendPulse и хотите напоминать клиентам о необходимости внести оплату. Этот процесс можно организовать легко и эффективно:

  1. Первоначально данные клиентов хранятся в CRM SendPulse — они могут попадать туда автоматически через чат-бот, откуда пришел клиент, или их можно добавлять вручную. В CRM можно вести учет студентов курса, фиксировать статус платежа.
  2. Создайте триггерную рассылку в сервисе автоматизации SendPulse. После регистрации студента на курс система автоматически отправляет напоминания об оплате. Сообщения можно персонализировать, добавив имя клиента, сумму и ссылку на оплату.
  3. Если оплата не поступает в указанные даты, система отправляет напоминание.
  4. Когда клиент производит платеж, система обновляет данные в CRM, а напоминания прекращаются.

Хотите узнать больше о CRM? У нас есть статья о важных функциях этой системы.

Выводы

Инвойс — важный международный финансовый документ, который подтверждает соглашения, является основой для оплаты и бухгалтерского учета. Он помогает продавцам и покупателям фиксировать сделки и осуществлять платежи. С развитием онлайн-инвойсинга этот процесс стал еще более быстрым и удобным как для бизнеса, так и для клиентов. Теперь можно автоматизировать процессы и повысить прозрачность операций. Хотя украинское законодательство пока не четко регулирует инвойсы, однако много общего с ними имеют счет-фактура, накладная или акт оказанных услуг.

Сделайте взаимодействие с клиентом комплексным и удобным благодаря SendPulse. Расширяйте аудиторию через рассылки email, Viber и SMS. Удобно работайте с клиентскими данными в CRM. Предлагайте товары и услуги через сайт или чат-боты. Принимайте оплаты и настраивайте напоминания о внесении платежей. Все это — в пределах одной платформы с комфортным интерфейсом и простой интеграцией инструментов. Добивайтесь большего благодаря современным решениям!

Дата публикации:

20 декабря 2024
Сергей Носенко

Копирайтер. Люблю маркетинг и крипту. Нахожу интересности и делюсь собственным опытом.

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars
Loading...
Средняя оценка: 5/5
Всего голосов: 1

Поделиться:

Facebook Twitter