Переговоры — это обмен мнениями и умелое «жонглирование» аргументами, как в бизнесе, так и в обычной жизни. Мы каждый день договариваемся, спорим и приходим к соглашению. А чтобы уметь договариваться взаимовыгодно и избегать конфликтов, нужно научиться грамотно вести разговор с собеседником. В этой статье мы подробно разобрали этапы ведения переговоров, выделили основные роли оппонентов и составили список советов, которые помогут вам разрешить практически любую ситуацию.
- Что такое переговоры
- Функции переговоров
- Виды переговоров
- Позиционные переговоры
- Рациональные переговоры
- Деловые переговоры и их виды
- Виды деловых переговоров
- Формы проведения переговоров
- Как вести переговоры
- Подготовка и планирование
- Мнения двух сторон
- Обсуждение
- Принятие решения и достижение согласия
- Роли участников переговоров
- Лидер
- Заместитель лидера
- Наблюдатель
- Хороший парень
- Плохой парень
- Оптимизатор
- Правила ведения деловых переговоров
- Эффективный переговорный процесс: советы
- Заключение
Что такое переговоры
Переговоры — это общение представителей двух сторон для достижения общей цели и заключения сотрудничества.
Каждый день люди общаются между собой и сталкиваются с возражениями, которые нужно решить, например, сколько купить помидоров на салат и какой фильм выбрать на вечер. В бизнесе вы общаетесь с коллегами, заказчиками, клиентами и инвесторами и тоже ведете переговоры, где каждая сторона преследует свои цели.
Переговоры помогают:
- Найти единомышленников и инвесторов.
- Создать базу лояльных контактов.
- Прийти к компромиссу.
- Устранить конфликт.
- Показать свою силу, а именно — продавить свой вариант решения и одержать победу.
Цель переговоров — установить выгодные отношения и найти решение проблемы.
Функции переговоров
Далее рассмотрим функции переговоров и их пользу.
- Совместный поиск решения проблемы. Оппоненты не должны конфликтовать, а наоборот — с уважением относиться как к своим, так и к чужим интересам.
- Информирование. Получение данных о том, как стороны видят проблему, какое решение могут предложить и на каких условиях готовы сотрудничать.
- Коммуникация налаживает и укрепляет отношения партнеров.
- Регулирование. Переговоры координируют действия участников и направляют их на решение общей проблемы — так, чтобы личные обиды не мешали процессу.
- Пропаганда. Компания создает описание своей деятельности и миссии, о которых будет рассказывать общественности для привлечения союзников.
Виды переговоров
В этом разделе мы рассмотрим основные виды и типы переговоров, их стили и формат.
Основная классификация переговоров выделяет два вида — позиционные и рациональные.
Позиционные переговоры
В этом варианте переговоров нужно понять позиции обеих сторон и обсудить взгляд на решение проблемы.
Формат позиционных переговоров бывает двух видов:
- Мягкий — помогает достигнуть соглашения и сохранить благоприятные отношения. Иногда это может привести к неэффективным решениям, когда стороны идут на уступки для получения компромисса.
- Жесткий — каждая из сторон стоит на своем, игнорируя позицию собеседника.
К примеру, обсуждение стоимости аренды помещения, когда арендатор просит снизить цену, а арендодатель уже озвучил свою позицию. Оппоненты могут прийти к консенсусу, при этом согласившись на уступки, или так и не достичь положительного результата.
Наиболее успешная стратегия в позиционных переговорах — это баланс между двух форматов, а именно стремление достичь желаемого результата, при этом сохранив положительные отношения с оппонентом. В конце статьи вы найдете полезные советы и рекомендации, как грамотно провести переговоры.
Рациональные переговоры
Их также называют принципиальными переговорами, в которых важно обсудить и изучить интересы всех сторон. Партнеры разрабатывают варианты решений и добиваются эффективных результатов. Каждый из них всегда выигрывает больше, чем теряет — в отличие от позиционных переговоров.
Участники могут пригласить третью сторону для оценки решения — экспертов, экономистов, посредников или аналитиков.
Примеры рациональных переговоров. Выстраивание и поддержание международных отношений или создание общего бизнеса — например, компания по производству спортивного питания и поставщик товаров для фитнеса открывают центр, специализирующийся на пропаганде здорового образа жизни и сопутствующем ассортименте.
Обратной стороной принципиальных переговоров в международных отношениях могут быть сепаратные переговоры, которые ведутся с противником втайне от государств-союзников или же без их согласия, например, для решения военных вопросов.
Как правильно вести переговоры:
- Обозначить интересы двух сторон и предмет переговоров. Постарайтесь поставить себя на место партнера и увидеть проблему с его стороны, а в случае каких-то сомнений — сразу же обговорить детали.
- Чтобы достичь соглашения — сосредоточьтесь на общих интересах, а не на разнице в позициях.
- Проработайте взаимовыгодные условия и варианты решения проблемы. Не бойтесь предложить «глупую», по вашему мнению, идею. Совместное обсуждение можно сравнить с мозговым штурмом, который помогает найти уникальные и интересные бизнес-решения.
- Оценивайте результат переговоров по объективным критериям — к ним можно отнести, например, доступную статистику рынка и данные о ценообразовании.
Деловые переговоры и их виды
Деловые переговоры — это форма делового общения между партнерами, она направлена на поиск конструктивного подхода к решению проблемы, заключение договоров и сделок и решение спорных вопросов.
Переговоры могут проходить на любой площадке: у вас в офисе, на территории оппонента или на нейтральной локации. Это будет зависеть от нескольких факторов: предоставление информации и документов, удобство и пожелания участников, характер беседы, настроение оппонента — это может быть страх или неуверенность, если переговоры проходят на чужой территории.
Чтобы все участники чувствовали себя комфортно — заранее согласуйте место встречи и подготовьте напитки, ручки и блокноты, а также предусмотрите перерыв, например, кофе-брейк.
Согласно исследованиям, голодный человек концентрируется на своих потребностях и не идет на компромиссы, в то время, как сытый более лоялен и внимателен к участникам переговоров. Поэтому очень часто начало беседы проводят в ресторане или кафе.
Виды деловых переговоров
- Официальные — придерживаются протокола и строгой процедуры проведения. Например, принятие сотрудника на работу или заключение сделки с поставщиком.
- Неофициальные не предусматривают подписания документов и скорее напоминают непринужденную беседу. К примеру, обсуждение задач команды разработчиков или генерация идей развития с партнером.
- Внутренние — встреча с сотрудниками или руководителями внутри компании. Решение вопросов о проведении корпоратива или обсуждение годовых отчетов.
- Внешние — это взаимоотношения с клиентами, партнерами, поставщиками и инвесторами.
Формы проведения переговоров
Ведение деловых переговоров можно разбить на несколько форм. Давайте рассмотрим их особенности.
Характеристики | Конструктивная беседа | Убеждающая беседа | Инструктивная беседа | Спор | Дискуссия |
Цель | Найти компромисс и прийти к общему решению | Убедить оппонента в своей правоте разными способами | Использовать инструкции и наставления для утверждения своей позиции | Отстоять свою точку зрения | Исследовать и обсудить спорные вопросы, чтобы найти истину |
Владение информацией и анализ ситуации | Берется вся доступная информация для поиска решения | Приводятся примеры или убеждающие аргументы | Используются инструкции, справки, наставления, где оппонент четко описывает действия для всех участников | Словесное состязание, где могут отсутствовать подтверждающие данные для принятия итогового решения | Выслушиваются мнения всех сторон, изучаются сопутствующие документы |
Ход переговоров | Собеседники прислушиваются друг к другу и обмениваются мнением и рассказывают о своих ресурсах | Оппонент не прислушивается к мнению другого и старается переманить его на свою сторону | Один из участников предоставляет инструкцию о том, как можно и нужно действовать | Оппоненты не слышат друг друга и стоят на своих позициях | Все участники беседы стараются найти истину и разобраться в проблеме |
Пример | Заключение сделки с крупным клиентом | Руководитель команды доказывает директору компании, как нужно разрабатывать продукт | Подписание договора с банком для получения ипотеки | В спор могут уйти любые переговоры. Пример: партнеры не могут решить, с каким поставщиком выгоднее сотрудничать | Руководитель и сотрудник решают вопрос, как посчитать переработку последнего |
Как вести переговоры
В этом разделе подробно разберемся, что из себя представляет структура переговоров и как подготовиться к беседе с оппонентом.
Подготовка и планирование
Для начала обсудите с оппонентом, сколько человек будет участвовать в переговорах и какие есть пожелания по формату беседы. Соберите данные обо всех участниках — ФИО и должность, чтобы вы знали, как к ним обращаться. Обсудите интересы сторон и результаты, которых вы хотите добиться.
После этого переходите к выбору места для встречи и времени. Лучше обсуждать дела в первой половине дня — на свежую голову, пока еще не накопились дела и усталость. Проговорите с оппонентом, когда и где ему было бы удобнее встретиться — или сразу предложите свой вариант, но обязательно расскажите, почему именно там и тогда лучше всего провести беседу.
Определитесь, в каком виде будет представлена информация — презентация, фильм, документ или показ продукта. Исходя из этого, найдите необходимое оборудование — проектор, телевизор, компьютер или копии договора в достаточном количестве.
Подготовьте план действий: основной текст-шпаргалку с тезисами, возможными вопросами и ответами — например, отчеты, таблицы или подтверждающие документы, а также варианты решения проблемы.
Не забудьте, что на важную встречу нужно приходить опрятным и чистым. Встречают по одежке, поэтому продумайте свой образ заранее. Это необязательно должен быть костюм или вечернее платье — все зависит от общей обстановки и дресс-кода остальных участников.
Чтобы переговоры проходили комфортно — начинайте беседу с простых вопросов. Когда почувствуете дружественную и спокойную атмосфера, переходите в главному вопросу. Все участники с большей легкостью смогут услышать и понять мнения обеих сторон.
Мнения двух сторон
На этом этапе важно выслушать оппонента — и не бояться в спорных моментах задавать уточняющие вопросы.
Помните! Ваш оппонент — такой же человек, со своими потребностями, мыслями и чувствами. Он так же переживает и волнуется, в чем-то сомневается. Поэтому во время беседы помогайте друг другу и поддерживайте.
Пока вторая сторона приводит аргументы и делится идеями — помечайте ключевые тезисы или включите диктофон, чтобы после встречи вы смогли еще раз прокрутить в голове варианты решения проблемы.
Во время своей речи старайтесь не отклоняться от темы и изначального плана выступления, не добавляйте в рассказ лишнюю «воду».
Обсуждение
Когда перейдете к главному, а именно — поиску решения проблемы, будьте аккуратны, не уходите в спор и не повышайте голос. Уважайте своего собеседника, постарайтесь в спокойном тоне обсудить взаимовыгоду.
Если оппонент нервничает, переключите на время его внимание — расскажите об обратной стороне «хорошего», по его мнению, решения. Если подобного аргумента у вас нет, просто предложите сделать небольшой перерыв. Помните, ваша цель — достичь соглашения на выгодных для всех сторон условиях.
Принятие решения и достижение согласия
Когда придете к согласию, переходите к подписанию договора. Это можно сделать на месте или через несколько дней — как только одна из сторон подготовит бумаги. Все нюансы оговаривается на встрече, где обе стороны обозначают сроки, утверждают окончательное решение и выбирают критерии для оценки его эффективности.
Роли участников переговоров
В ходе изучения книг о бизнесе, таких авторов, как Ивар Унт или Роджер Фишер, мы узнали о психологических портретах участников переговоров и решили рассказать о них в этом разделе.
Лидер
Уверенный в себе человек, у которого хорошо поставлена речь. Он берет на себя инициативу для ведения переговоров и говорит от лица всей команды.
Чтобы с ним сотрудничать и быть на одной волне — переключайте внимание на себя, задавайте дополнительные вопросы, приводите аргументы, приглашайте третью сторону для подтверждения ваших мыслей и идей оппонента. Узнайте, каких результатов хочет добиться лидер — и в некоторых вопросах пойдите на уступки, при этом продумав ход, благодаря которому вы сможете выиграть так же, как и ваш оппонент.
Заместитель лидера
Обычно этот человек внимательно слушает и следит за ходом переговоров. Это может быть адвокат, экономист или партнер по бизнесу. Он поддерживает и подсказывает своему руководителю, что нужно делать дальше и как лучше поступить. Также он способен модерировать ход разговора и привлекать внимание к важным для него деталям. Например, к тем, которые вы решили не затрагивать во время основной беседы — а значит, можете быть не готовы ответить на его вопрос.
Придерживайтесь своего плана и не уводите беседу в другое русло. Скажите, что все дополнительные вопросы можно обсудить при следующей встрече — или же вы предоставите подробный ответ в течение нескольких дней. Если вы заранее знаете, что на переговорах будет такой противник — подготовьте по каждому абзацу презентации несколько развернутых ответов.
Наблюдатель
Как следует из названия, этот человек наблюдает за происходящим и анализирует полученную информацию и нюансы поведения обеих сторон. Это может быть аналитик или помощник руководителя, который записывает тезисы и старается «раскусить» интересы оппонентов.
Чтобы понять мысли наблюдателя, периодически вовлекайте его в процесс обсуждения — можно задавать вопросы и интересоваться его мнением.
Хороший парень
Открытый и коммуникабельный человек, который много жестикулирует и улыбается. Оппоненты проникаются к нему симпатией и доверием, что чревато потерей бдительности в сложных вопросах. Это может быть директор или доверенное лицо, у которого только одна задача — отвлечь вас.
В течение всей встречи у вас будет приятное ощущение от переговоров, но когда вы закончите, может оказаться, что вас «провели». Поэтому переключайте свое внимание на других участников беседы и задавайте им вопросы.
Плохой парень
Самоуверенный и дерзкий человек, который с удовольствием будет вас перебивать и постоянно высказывать негатив. Такое поведение ведет к конфликту, но этот человек играет на том, что вы дадите слабину и примете сторону оппонента.
Не поддавайтесь на его провокации, не проявляйте ответную агрессию, ведите себя спокойно. Попробуйте переключить внимание на других участников разговора, а если по какой-то причине не получается этого сделать — отвечайте на вопросы «плохого парня», делая упор на статистические данные, с которыми сложно спорить.
Оптимизатор
Спокойный и сосредоточенный человек, который анализирует аргументы обеих сторон. Он, как посредник, помогает выйти из тупиковых ситуаций и указать на неточность в позиции одного из участников.
Если перед вами сидит оптимизатор — старайтесь поддерживать его и внимательно прислушиваться, так как он помогает оппонентам договориться и прийти к единому решению.
Правила ведения деловых переговоров
- Ставьте реальные цели и задачи. Например, если хотите привлечь инвестора, оцените его капитал и подумайте над максимальной и минимальной суммой, которую он готов вложить.
- Старайтесь придерживаться демократического общения, не показывайте свою власть и авторитет, чтобы лишний раз не настроить против себя собеседника.
- Изучите бэкграунд вашего будущего оппонента. Прочитайте о нем в социальных сетях или поищите данные через поисковые сети, а также опросите знакомых. Проанализируйте и выясните, в чем заключаются слабые и сильные стороны собеседника, какие у него интересы и потребности, а также оцените его финансовое состояние. Если вы занимаетесь производством радиоуправляемых поездов, а у будущего инвестора в холле компании стоит железная дорога — возможно, вы быстрее сможете договориться с ним.
- Выступая с речью перед оппонентом, подкрепляйте свои слова точными цифрами. Люди хотят четко понимать, сколько денег они потратят и когда получат прибыль.
- Задавайте вопросы и переспрашивайте, если что-то непонятно. Если вы и ваш собеседник работаете в разных сферах или у вас большая разница в возрасте — вы можете не с первого слова найти общий язык.
- Записывайте тезисы и важную информацию. Это поможет избежать неоднозначности — а если она и появится, в конце беседы вы сможете задать дополнительные вопросы, опираясь на свои заметки.
- Не оправдывайтесь перед оппонентом и не показывайте свою слабость. Если вы запутались в каком-то ответе — успокойтесь, выпейте воды и начните заново.
- Избегайте конфликтов и споров. Если собеседник намеренно провоцирует конфликт — перенаправьте беседу в другое русло.
- Если разговор затянулся, возьмите перерыв, чтобы разрядить обстановку. Заключение договора с крупной компанией может потребовать не одной, а нескольких встреч — поэтому не переживайте, если в первый раз вы не пришли к соглашению.
- Избегайте навязчивости и давайте оппоненту время обдумать ваши слова для принятия взвешенного решения.
- Выполняйте обещания. Например, если вы прогнозируете окупаемость бизнеса через год — добейтесь этого.
Памятка. Можно немного схитрить и запросить сумму покрупнее, чтобы потом снизить ее до желаемой.
Эффективный переговорный процесс: советы
Мы собрали несколько эффективных советов, как правильно вести переговоры.
- Придерживайтесь правил этикета, будьте вежливы с собеседником.
- Старайтесь предугадать действия оппонента, в этом вам поможет заранее подготовленный план. Так вы сможете плавно подвести собеседника к нужному вопросу и четко дать на него ответ.
- Не пренебрегайте мнением оппонента, вслушивайтесь в то, что он говорит и чего сейчас хочет.
- Чтобы не возникало конфликтов — в начале разговора определите цель и задачи, которые будут обсуждаться на встрече.
- Если вы отошли от темы и ваш оппонент поправляет вас — воспринимайте это спокойно и возвращайтесь к главному вопросу.
- Помогайте собеседнику развивать мысль, если он что-то не объяснил или предпочел специально не останавливаться на каком-то моменте.
- Если в разгар переговоров вы понимаете, что вас захлестывают эмоции — скажите об этом спокойно и сделайте перерыв.
- Чтобы достичь понимания, подводите промежуточные итоги. Это также поможет участникам увидеть, что разговор вышел за рамки изначальной темы и нужно вернуться к основному вопросу.
Заключение
В этой статье мы разобрали ведение переговоров, их особенности и правила. Чтобы грамотно и эффективно провести встречу, избегайте подобных ситуаций:
- Вы нервничаете и суетитесь.
- Не обозначаете цели и задачи в начале разговора.
- Ничего не знаете о своем оппоненте и остальных участниках переговоров.
- Вы не подготовили план, как провести беседу.
- Не можете подтвердить свои слова из-за отсутствия данных, отчетов и таблиц.
- Провоцируете конфликтную ситуацию.
- Показываете всем своим видом, что вам неинтересно и пора бы уже заканчивать.
А после успешного проведения переговоров не забывайте рассказывать о своей деятельности инвесторам и клиентам с помощью сервиса SendPulse и его инструментов: email рассылок, web push, Viber и SMS, а также чат-ботов в мессенджерах Telegram, Facebook Messenger и ВКонтакте!