Как помочь подписчику добавить ваше событие из письма в личный календарь

добавить мероприятие из письма в календарьсобытие из письма в личный календарь

Когда рассылаешь анонс события, стараешься максимально убедить подписчиков прийти. Делаешь рассылку с анонсом за две недели, еще раз за неделю и за полчаса до начала, но половина получателей все равно не приходит.

Сегодня будем работать с явкой на ваши ивенты — разберемся, как прислать подписчику анонс, чтобы он попал в его личный календарь и напомнил о себе оттуда.

Почему стоит заморочиться и предложить подписчику добавить событие из письма в календарь? Потому что вы сами добавите в напоминание любые детали — что за событие, где проходит, кто проводит, какие будут бонусы. К тому же вы сможете выбрать, когда именно напомнить подписчику о предстоящем ивенте — за неделю, день или пару часов.

Два способа добавить мероприятие из письма в календарь

Опишу вам два способа, как добавить событие из письма в календарь. Покажу, как это выглядит у пользователя, и опишу плюсы и минусы обоих способов. Первый — создать ссылки на ивент в конкретном сервисе-календаре. Второй — скачать событие в виде файла формата ics и отправить подписчику этот файл.

Как добавить анонс в календарь ссылкой

Большая часть календарных сервисов работает с напоминаниями по схожему принципу. Вы создаете общедоступное мероприятие, сервис генерирует ссылку на него, вы отправляете эту ссылку подписчику — в письме, чат-боте или любым другим способом. При нажатии на ссылку подписчик переходит в свой аккаунт в этом сервисе, на страницу настройки события — здесь ему нужно лишь подредактировать напоминание.

Давайте сразу посмотрим, как это выглядит для пользователей. Нашла у себя письмо от сервиса TimePad — это площадка для продажи билетов на мероприятия. После бронирования билетов на концерт сервис прислал письмо на email с функцией добавить событие в личный Google Календарь:

Из письма можно сразу добавить мероприятие в свой календарь

Таким образом можно работать с большинством популярных сервисов — например, с календарями Google, «Яндекс», Mail.ru, Yahoo!, Outlook. Делаете событие доступным для всех, копируете ссылку на него и отдаете пользователям.

Плюсы:

  • Ссылки на события легко генерировать.

Минусы:

  • Одна ссылка содержит только одно мероприятие.
  • Не все календари умеют генерировать ссылки на мероприятия.
  • Под каждый сервис-календарь нужна своя ссылка.

Как добавить анонс в календарь файлом ics

Ics — это тип файлов, которые хранят календарные данные. Чтобы использовать этот файл, нужно импортировать его содержимое в свою программу-календарь — все события, записанные в файле, перезапишутся в календарь.

Ics вам понадобится, если нельзя передать мероприятие в виде ссылки. Например, если подписчик использует не онлайн-календарь, а программу на компьютере или приложение на телефоне.

Покажу, как добавить напоминание в приложение-календарь iCalendar на компьютере с MacOS. Пользователю достаточно скачать и открыть файл:

Как ics-файл открывается на компьютере под MacOS

Примерно так же все происходит и на телефоне. Достаточно скачать файл и открыть его, устройство само предложит подходящие приложения:

Как ics-файл открывается на телефоне под Android

На некоторых устройствах файлы даже открываются автоматически, это зависит от пользовательских настроек самого устройства.

Плюсы:

  • ics-файл будет работать во всех сервисах и приложениях.
  • Файл может содержать много событий, они загрузятся одновременно.

Минусы:

  • Не все пользователи доверяют скачанным из интернета файлам.

Как создать напоминание со ссылкой

Дальше я покажу на примере Google Календаря, как создать общедоступное мероприятие и ссылку на него для подписчиков.

Выбираем дату и кликаем на нужный временной интервал. Точность не нужна, вы можете позже отрегулировать любые настройки. В открывшемся окне набираем название, либо сразу переходим в «Другие параметры». Здесь самое главное — установить в настройках приватности вариант «Общедоступное», чтобы была возможность поделиться мероприятием. Жмем кнопку «Сохранить» вверху.

Чтобы мероприятием можно было поделиться, сделайте его общедоступным

Создавайте напоминание так, как вы хотите представить его подписчикам — все ваши настройки сохранятся при передаче ссылки или ics файла, включая описание события и интервалы напоминаний.

После этого кликаем на созданное мероприятие, во всплывшем окне жмем на три точки и выбираем опцию «Опубликовать мероприятие». Здесь календарь предложит вам две опции на выбор — кусочек HTML кода или ссылку. Копируйте ссылку и сохраните ее себе куда-нибудь.

Ссылка на мероприятие в Google Календаре лежит в разделе «Опубликовать мероприятие»

Дальше в статье я покажу, как вставить эту ссылку в письмо.

Как создать напоминание с файлом формата ics

Теперь создадим ics-файл. Я выбрала два способа: с помощью Google Календаря — одного из самых популярных календарных сервисов, и c помощью бесплатного сервиса Event Generator от Emailmatrix, которым очень просто воспользоваться любому желающему.

Создаем ics-файл из Google Календаря. Для начала создайте и настройте свое мероприятие. Желательно создавать его в отдельном календаре — вы будете скачивать именно календарь со всем содержимым, а не только отдельное мероприятие.

Теперь на панели слева найдите нужный календарь. Нажмите на три точки справа от названия. В открывшемся меню выберите пункт «Настройки и общий доступ», а на следующем шаге нажмите кнопку «Экспортировать календарь». На ваш компьютер скачается zip-архив, в котором и будет нужный нам ics.

Экспорт ics файла из Google Календаря

Обратите внимание, что календарь необязательно делать общедоступным, ведь вы не делитесь доступом к календарю онлайн, а сразу передаете подписчику копию данных.

В прочих онлайн-календарях процесс будет аналогичным — создать новый календарь с нужным мероприятием и скачать его. Нужно только найти соответствующие пункты в настройках.

Создаем ics-файл в сервисе Event Generator. Перейдите на страницу сервиса и заполните все графы. Их здесь немного — время начала и окончания, часовой пояс, заголовок и описание мероприятия, по желанию ссылка на сайт и адрес проведения. Нажмите «Создать событие», и сервис отдаст вам два готовых варианта. Первый, нужный нам — ics-файл, который можно либо скачать, либо взять ссылку его скачивание. Второй вариант — ссылка на событие в Google Календаре.

Создание ics-файла и ссылки на Google Календарь в сервисе Event Generator

Как вставить мероприятие из календаря в письмо

Сейчас я на примере конструктора рассылок SendPulse покажу, как тремя разными способами добавить напоминание из календаря в письмо.

Обратите внимание! Если собираетесь использовать ics-файл, загрузите его в какое-то облачное хранилище, например, Google Диск. Лучше выдавать ссылку на скачивание, чем прикреплять файл к письму — почтовые системы не очень хорошо относятся к письмам с вложениями.

Если вы хотите прямо сейчас попробовать добавить календарь в письмо, зарегистрируйтесь в SendPulse — это займет минуту, зато вы сможете бесплатно создавать email рассылки, push сообщения и чат-ботов.

Потренироваться работе с календарем можно на наших готовых шаблонах. Для это зайдите в аккаунт, выберите на панели слева раздел «Шаблоны», нажмите на любой понравившийся и кликните «Редактировать». Вы попадете в конструктор рассылок SendPulse и сможете начать работу над выбранным шаблоном.

Потренироваться можно на готовом шаблоне, они находятся в аккаунте в разделе «Шаблоны»

Ссылка в тексте

Самый простой способ добавить мероприятие из календаря в письмо — вставить гиперссылку в текст. Не нужно ставить «голые» ссылки в текст: они бывают огромными, выглядят неаккуратно и портят впечатление от письма.

Я сделаю гиперссылку. Для этого добавлю в письмо блок текста с приглашением добавить мероприятие в свой календарь. Для примера использую ссылки на Google Календарь и скачивание ics-файла, которые получила при создании события в сервисе Event Generator.

Добавление ссылки на календарь в письмо в виде гиперссылки

Обратите внимание! В каком виде добавлять напоминание в письмо — это ваше решение. Отталкивайтесь от того, на каких устройствах аудитория читает ваши рассылки. Вы можете либо вести подписчиков на онлайн-календари, либо выдать ссылку на скачивание ics-файла, либо скомбинировать эти способы.

Ссылка на кнопке

Можно повесить ссылки на кнопки, этот вариант займет побольше времени. Процесс будет аналогичным, только вместо текста нужно будет создать в письме ряд кнопок.

Чтобы поставить несколько элементов в горизонтальный ряд, нам понадобится опция «Добавить структуру», она находится сверху в левой панели. Кликайте на нее и выбирайте нужную структуру.

После этого перетаскивайте в каждое окошко структуры нужные элементы, в нашем случае это кнопки. Учтите, что в SendPulse максимальное количество элементов в ряду — четыре (я для примера сделаю структуру с двумя кнопками). Напишем для кнопок названия и добавим ссылки.

Элемент «Структура» в конструкторе SendPulse понадобится, чтобы добавить несколько кнопок в ряд

После этого можно настроить внешний вид кнопок — цвет, размер, форму.

Кнопки настраиваются — текст, ссылки и внешний вид

Иконки

Если вы знакомы с HTML разметкой и не боитесь залезть в исходный код письма, можете создать кастомные иконки календарей, ведущие на нужные ссылки. Наша команда сделала для вас уже готовый код, в который нужно лишь вставить ссылки на ваше мероприятие — фрагменты текста под замену будут: «Ссылка на Google Календарь», «Ссылка на ics-файл», «Ссылка на Mail.ru календарь», «Ссылка на Яндекс.Календарь», «Ссылка на Outlook календарь».

<p style="margin: 0px 0px 10px 0px; text-align: center; font-size: 17px; font-weight: bold;">Добавить напоминание в календарь:</p>
<p style="margin: 0px 0px 10px 0px; text-align: center; font-size: 0px;">
 
<a href="Ссылка на Google Календарь" target="_blank" rel="noopener">
<img style="width: 50px; height: 50px; margin: 0px 2px; padding: 0px;" src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/google-calendar.png" alt="Google" width="50" height="50" border="0" />
</a>
 
<a href="Ссылка на ics-файл" target="_blank" rel="noopener">
<img style="width: 50px; height: 50px; margin: 0px 2px; padding: 0px;" src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/apple-calendar.png" alt="Apple" width="50" height="50" border="0" />
</a>
 
<a href="Ссылка на Mail.ru календарь" target="_blank" rel="noopener">
<img style="width: 50px; height: 50px; margin: 0px 2px; padding: 0px;" src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/mailru-calendar.png" alt="Mail.ru" width="50" height="50" border="0" />
</a>
 
<a href="Ссылка на Яндекс.Календарь" target="_blank" rel="noopener">
<img style="width: 50px; height: 50px; margin: 0px 2px; padding: 0px;" src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/yandex-calendar.png" alt="Yandex" width="50" height="50" border="0" />
</a>
 
<a href="Ссылка на Outlook календарь" target="_blank" rel="noopener">
<img style="width: 50px; height: 50px; margin: 0px 2px; padding: 0px;" src="https://s287333.sendpul.se/image/files/emailservice/userfiles/8b7773b53d909c8cab2b6c866f914096287333/calendar_icons/outlook-calendar.png" alt="Outlook" width="50" height="50" border="0" />
</a>
</p>

Покажу, как применить его в конструкторе SendPulse. Зайдите в нужный вам шаблон. Код мы будем вставлять в текстовый блок, поэтому перетащите на рабочую область новый элемент «Текст». Теперь, если щелкнете на этот элемент, увидите всплывающее окно с опциями форматирования. Раскройте это окно щелчком на стрелку в правом углу и выберите значок исходного кода “<>”. В открывшемся окне вставьте подготовленный код и нажмите «Ок». Готово!

Вставить иконки календарей в письмо можно через опцию «Исходный код»

Добавляем событие из календаря в письмо: что стоит запомнить

Подписчик может перенести готовое напоминание о событии из письма к себе в календарь в пару кликов. Так и ему меньше хлопот, и для вас чуть выше шанс, что он не забудет про ивент.

Есть два способа, как добавить напоминание о мероприятии из календаря в письмо:

  1. Создать событие в онлайн-календаре и отдать подписчикам ссылку. Это несложно, но вам придется создать мероприятия во всех популярных онлайн-календарях — нельзя в «Яндекс.Календарь» добавить мероприятие из Google Календаря.
  2. Создать событие в календаре и скачать его в виде ics-файла. Это надежно — с такими файлами работают практически все календарные онлайн-сервисы, программы и приложения. Но это не совсем удобно для подписчиков — не все знают, что это за формат и как его загрузить в свой календарь.

Можете скомбинировать способы — добавить в письмо и ссылки, и ics-файл. Красиво вставить готовый результат в письмо можно тремя способами:

  • Повесить ссылки на текст.
  • Добавить ссылки на кнопки.
  • Создать иконки со ссылками в HTML-разметке письма.

На следующий ивент обязательно попробуйте добавить напоминание из календаря в письмо и смотрите, как это повлияет на количество участников. C конструктором SendPulse эта работа не займет много времени.

[Всего: 2   Средний:  5/5]

15 000 email сообщений бесплатно каждый месяц