Müşteri destek hizmetlerinin etkinliği, şirketinizin itibarı üzerinde büyük bir etkiye sahiptir. Nitekim insanların %94’ü, olumlu bir müşteri hizmetleri deneyiminin kendilerini sonraki alışverişlere daha yatkın hale getirdiğini söylüyor.
Hazır yanıtlar, bu etkiyi gerçeğe dönüştürme potansiyeline sahiptir. Hızlı yanıtlar, müşteri hizmetleri ekiplerinin işini kolaylaştırır ve yanıt sürelerini sadece birkaç saniyeye indirir. Bu yazıda, hazır yanıtların ne olduğunu inceleyecek, canlı sohbetlerde nasıl kullanılacaklarını öğrenecek ve farklı durumlara uygun canlı sohbet hazır yanıt örneklerine göz atacağız.
Hazır sohbet yanıtları nedir ve ne için kullanılır?
Hazır yanıtlar, sıkça sorulan sorular için önceden oluşturulmuş mesajları veya cevapları kapsar. Bir müşteriden tanıdık bir soru geldiğinde, ilgili yanıtı seçip ona iletebilir ve her seferinde manuel olarak yazma ihtiyacını ortadan kaldırabilirsiniz. Hazır sohbet yanıtlarının etkili şekilde kullanılması, ekip verimliliğini önemli ölçüde artırır.
Hazır yanıtlar, daha verimli ve zaman kazandırıcı olmanın yanı sıra başka avantajlar da sunar:
- Çok kanallı kullanım. Hazır yanıtlar, canlı sohbet, e-posta ve sosyal medya gibi çeşitli iletişim kanallarında kullanılabilir ve tutarlı bir destek deneyimi sağlar.
- Dil tutarlılığı. Birden fazla dilde hizmet veren işletmeler için hazır yanıtlar, farklı dil tercihleri arasında tutarlı ve doğru iletişimi korumaya yardımcı olur.
- Yüksek talep hacmini karşılama. Yoğun dönemlerde, hazır yanıtlar temsilcilerin daha fazla talebi etkili şekilde yönetmesini sağlar.
- Çapraz satış ve üst satış. Kayıtlı yanıtlar, müşterinizin ihtiyaç ve ilgi alanlarına uygun ek ürün veya hizmetleri stratejik olarak tanıtmak için kullanılabilir.
Özetle, hazır sohbet yanıtları; müşteri destek ekiplerinin hızlı ve kişiselleştirilmiş hizmet sunmalarını sağlayan değerli bir araçtır. Bu sayede anında yanıt verebilir, müşterilerinizin memnuniyetini artırabilirsiniz.
Etkili Hazır Sohbet Yanıtları Nasıl Oluşturulur?
Mükemmel bir hazır yanıt oluşturmak; sadelik, insansı bir üslup ve sorunsuz kişiselleştirme gerektirir. İdeal olarak nihai hedef, tamamen doğal hissettiren bir hazır yanıt oluşturmaktır. Aşağıda, etkili sohbet hazır yanıtları oluşturmanız için bazı ipuçları yer alıyor:
- Yaygın sorulardan yararlanın. Sık sorulan sorular ve yaygın müşteri taleplerini temel alın. Geniş bir kitleye hitap eden mesajlara odaklanarak, her müşteri etkileşiminde zaman tasarrufu sağlayın.
- Dinamik bir portföy oluşturun. Elde ettiğiniz bu bilgileri kullanarak çok yönlü bir hazır yanıt havuzu oluşturun. Bu koleksiyonu, ürün güncellemeleri ve değişen müşteri ihtiyaçları doğrultusunda düzenli olarak güncelleyin.
- Hazır sohbet yanıtlarını kişiselleştirin. Genel ifadelerden kaçının ve kişisel bir dil kullanın. Müşteri sorunlarına empati ve sorumlulukla yaklaşın.
- Yanıtları müşterinin bakış açısıyla oluşturun. Bilgi ve destek alırken nasıl bir yaklaşım görmek isteyeceğinizi düşünün. Üslubunuzun her zaman saygılı ve çözüm odaklı olmasına dikkat edin.
- Esnekliği tercih edin. Hazır yanıtların ne zaman kullanılacağını ve ne zaman kişiye özel yanıt verilmesi gerektiğini iyi kavrayın. Destek temsilcilerinizin, gerektiğinde hazır metin dışına çıkmasına izin verin.
- Net bir CTA (harekete geçirici mesaj) ekleyin. Müşterilere net bir CTA sunmak, onları doğru çözüme yönlendirmeye yardımcı olur ve sohbetin ilerlemesini sağlar.
Bu prensipleri uygulayarak, hazır yanıtlarınız sadece verimli olmakla kalmaz; aynı zamanda güçlü bağlar kurarak olağanüstü müşteri deneyimleri de sunar.
Canlı sohbet yanıtı örnekleri
Müşterilere olağanüstü bir deneyim sunmaya yönelik hazır yanıtlar oluşturmak zorlayıcı olabilir. Bu bölümde, çeşitli durumlar için canlı sohbet hazır yanıt örneklerini bulacaksınız. Haydi birlikte inceleyelim!
Müşterileri karşılama
Fiziksel ya da çevrim içi bir mağazada sıcak ve samimi bir atmosfer oluşturmak aynı derecede önemlidir. Ancak tekrar eden karşılama mesajlarını sürekli olarak yazmak hem zahmetli hem de zaman alıcı olabilir. İşte tam bu noktada sohbet hazır yanıtları devreye girer.
Canlı sohbet karşılama mesajlarınızı nasıl özelleştirebileceğinizi öğrenin.
Mümkün olduğunda kişiselleştirilmiş dokunuşlar ekleyin. İyi bir uygulama, müşteriye kendi ana dilinde hitap etmektir. Eğer müşterinin ana dilinde destek veremiyorsanız bile, tek satırlık bir karşılama mesajı olumlu bir izlenim bırakacaktır. Ayrıca müşterilere isimleriyle hitap etmek, bir samimiyet duygusu oluşturarak daha davetkar bir iletişim sağlar. Yeni ziyaretçiler, mevcut müşteriler ve uluslararası kitle gibi farklı müşteri profillerine uygun ayrı hazır yanıtlar oluşturmayı da düşünebilirsiniz.
İşte sohbeti başlatmak için birkaç örnek:
- Merhaba! Online mağazamıza hoş geldiniz. Size bugün nasıl yardımcı olabiliriz?
- Selam! Bizi tercih ettiğiniz için çok mutluyuz. İlk ziyaretinizi unutulmaz kılmak için ne yapabiliriz?
- Sizi yeniden görmek harika, [Müşteri adı]! Yeni heyecan verici ürünleri keşfetmeye hazır mısınız?
Bu canlı sohbet hazır yanıtları başlangıç noktası olarak kullanılabilir. Markanızın iletişim tarzına ve konuşma bağlamına göre bunları dilediğiniz gibi özelleştirebilirsiniz.
Ek bilgi talep etme
Bilgi toplamak görevlerin etkili bir şekilde yerine getirilmesi için çok önemlidir, ancak aynı zamanda güven ve rahatlık duygusu oluşturmak da bir o kadar önemlidir. Bilgi talepleri; genel soruları, fatura ayrıntılarını, adres doğrulamasını vb. içerebilir. Müşteri taleplerine ek bilgi isteyen hazır mesajlar oluşturmak, doğru yanıtların hızlı bir şekilde iletilmesini kolaylaştırır.
Aşağıda, müşterilerden ek bilgi talep etmek için hazırlanmış canlı sohbet yanıt örneklerini bulabilirsiniz:
- Bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Devam edebilmemiz için, lütfen işlemde kullandığınız kredi kartının son dört hanesini paylaşın.
- Doğru bir şekilde yardımcı olabilmemiz için lütfen geçerli e-posta adresinizi ve iletişim numaranızı onaylayın.
- Kesin bir yanıt verebilmemiz adına, lütfen sorguladığınız ürünün adını veya model numarasını paylaşın.
- Siparişinizle ilgili size memnuniyetle yardımcı oluruz. Devam edebilmemiz için lütfen sipariş numaranızı bizimle paylaşın.
Hazır yanıtları konuşmanın bağlamına göre gerektiğinde özelleştirin. Net ve ayrıntılı yanıtları teşvik etmek, ekibinizin daha hızlı ve doğru çözümler sunmasına yardımcı olur.
Konu hakkında ilerleme kaydedildiğini bildirme
Bir müşterinin mesajını aldıktan sonra, temel amaç, sorunun çözümü için çalışmaların sürdüğünü güven verici bir şekilde iletmektir. Ekibiniz, sohbet hazır yanıtlarını kişiselleştirerek belirli sorunlara uygun hale getirebilir ve gerektiğinde kategorilere ayırabilir.
İşte birkaç örnek:
- [Müşteri’nin adı] bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Mesajınız sıraya alındı ve ekibimiz endişenizi gidermek için aktif olarak çalışıyor.
- Merhaba! Konunuz öncelikli olarak işaretlendi. Üzerinde titizlikle çalışıyoruz ve gelişmeler hakkında sizi bilgilendireceğiz.
- Bunu bize bildirdiğiniz için teşekkür ederiz. Uzman ekibimiz endişenizi çözmek için aktif olarak çalışıyor. [Belirtilen süre] içinde [e-posta/telefon] yoluyla daha fazla güncelleme almayı bekleyebilirsiniz.
- Selamlar! Endişenizi gidermek için süreci başlattık. Bir çözüme ulaşma sürecinde sizi bilgilendirmeye devam edeceğiz.
Yanlış bir sorunu çözmemek ve en iyi müşteri deneyimini sağlamak için, rehberlik veya olası çözümleri sunmadan önce müşterinin endişesini tam olarak anladığınızdan emin olun.
Zorlayıcı müşteri etkileşimlerini yönetme
Bazen, bir müşterinin hayal kırıklığı yaşaması kaçınılmaz olabilir. Bu yüzden dikkatle dinleyip yanıt verebilme beceriniz kritik bir rol oynar. Seçeceğiniz kelimeler, genel deneyimi ya iyileştirebilir ya da tamamen olumsuz etkileyebilir. Öfkeli müşterilerle etkili şekilde ilgilenmenin ilk adımı, aktif dinlemedir. Müşterinin kendini ifade etmesine kesintisiz şekilde izin verin. Ardından, duygularını ve yaşanan durumu kabul ederek problemi ele alın.
Sakinleştirici bir ses tonuyla hazırlanmış benzer canlı sohbet hazır yanıtlarını önceden hazırlamak faydalı olacaktır:
- Yaşadığınız aksaklıktan dolayı gerçekten üzgünüm. Gelin, endişelerinizi birlikte ele alıp bir çözüm bulalım.
- Sevgili [Müşteri adı], gösterdiğiniz sabır için teşekkür ederiz. Endişeleriniz bizim için önemli ve bir çözüm bulmaya kararlıyız.
- Yaşadığınız hayal kırıklığını tamamen anlıyorum. Rica etsem biraz daha detay verebilir misiniz…?
- Bu sorunu çözüme kavuşturabileceğimize inanıyorum. Detaylara inelim ve temel problemi birlikte çözelim.
Müşterilerin hayal kırıklığının nedenleri değişkenlik gösterebilir; ancak bu tür durumları yönetmenin ilk adımı her zaman dinlemek ve konuşmayı çözüm odaklı bir yöne taşımaktır.
Alternatif çözümler sunma
İstenen yardımı sunamadığınız durumlarda şeffaflık oldukça önemlidir. Ancak müşteriyi bu noktada yalnız bırakmak yerine, endişelerini gidermek adına alternatif bir çözüm önererek proaktif bir yaklaşım benimseyin.
İşte sohbeti farklı bir yöne yönlendirmenize yardımcı olabilecek bazı canlı sohbet hazır yanıt örnekleri:
- Anlayışınız için teşekkür ederim. Bu çözüm ihtiyacınızı karşılamıyorsa, [alternatif çözüm] denemek isteyebilirsiniz mi?
- Ne yazık ki bu talebi yerine getiremiyorum, ancak [alternatif çözüm] seçeneğini değerlendirmenizi öneririm.
- Sevgili [Müşteri adı], ne yazık ki şu anda talebinizi karşılayamayacağımızı bildirmek durumundayım. Yine de size yardımcı olabileceğini umduğum bazı alternatif kaynaklar sunmak istedim.
- Merhaba [Müşteri adı], yaklaşan tatil nedeniyle, talebinizi [zaman] itibarıyla yerine getiremeyeceğimizi üzülerek bildiririz. Ancak, bu konuyu kendi başınıza çözmenize yardımcı olacak şu kaynakta [bağlantı] faydalı bilgiler bulabilirsiniz. Bu çözüm ihtiyacınızı karşılıyor mu?
Alternatif çözümler sunmak, müşterinizin umduğu ideal çözüm olmasa da, onlara yardımcı olma konusundaki kararlılığınızı gösterir.
Mesai saatleri dışında müşterilere yardımcı olma
Temsilci müsaitliği hakkında bilgi paylaşmak, müşterilerin çalışma saatleri konusunda bilgilendirilmesini sağlar. Acil durumlar için alternatif bir iletişim yöntemi de sunabilirsiniz.
İşte çevrimdışı mesajlar oluşturmak için uygun bazı önceden hazırlanmış yanıtlar:
- Teşekkür ederiz! Günlük mesai saatlerimiz sona ermiş olsa da size yardımcı olmaya kararlıyız. Çevrimiçi olduğumuzda ilk iş olarak size dönüş yapacağız.
- Merhaba! Şu anda çevrimdışıyız, ancak size yardımcı olmayı çok isteriz. Lütfen sorunuzu bırakın, yarın [saat] itibarıyla size en kısa sürede dönüş yapacağız.
- Selamlar! Ekibimiz şu anda müsait değil, ancak [link] adresindeki SSS bölümümüzde faydalı bilgiler bulabilirsiniz. Ayrıca çalışma saatlerimiz içinde size memnuniyetle destek olacağız.
- Merhaba! Sohbet hizmetimiz şu anda çevrimdışıdır, ancak çalışma saatlerimiz içinde size yardımcı olmak için buradayız. Acil durumlar için bize [email adresi] üzerinden e-posta gönderebilirsiniz.
Bu canlı sohbet hazır yanıtlarını, çalışma saatlerinize ve alternatif yardım kanallarınıza göre özelleştirin. Uluslararası müşterilerle çalışıyorsanız, yanlış anlamaları önlemek adına zaman diliminizi belirtmek iyi bir uygulamadır.
Bir hatayı kabul etme
Hatalar günlük yaşamın bir parçasıdır ve çoğu zaman bunlardan kaçınmak neredeyse imkânsızdır. İş iletişiminde, hatayı açıkça kabul etmek ve önceden hazırlanmış yanıtlarla durumu ele almak oldukça önemlidir. Ayrıca, atılan adımlarla ilgili detayları paylaşmak da proaktif bir yaklaşımı yansıtır.
Aşağıdaki canlı sohbet yanıt örnekleri, benzerlerini kendi yanıt havuzunuza eklemeniz için ilham verebilir:
- Tarafımızdan kaynaklanan bu dikkatsizlik için içtenlikle özür dileriz. Hatanın farkındayız ve durumu hızla düzeltmeye kararlıyız.
- [Belirli durum] konusundaki hatadan dolayı en içten özürlerimizi sunarız. Sorunun farkındayız ve çözüm üzerinde titizlikle çalışıyoruz.
- [Durum] sürecindeki aksaklık için özür dileriz. Ekibimiz şu anda bu konu üzerinde çalışıyor ve sorun çözüldüğünde sizi bilgilendireceğiz.
- [Belirli bağlam] içindeki hatadan dolayı derin üzüntü duyuyoruz ve ekibimiz şu anda çözüm üzerinde çalışıyor. Bu sürede [eylem] sizin için kabul edilebilir bir çözüm olur mu?
Hataları kabul etmek ve çözüm için kararlılığınızı göstermek, güvenin yeniden inşa edilmesine ve olumlu bir müşteri ilişkisi sürdürülmesine yardımcı olur. Duruma bağlı olarak, küçük bir jestle özür dilemek isteyebilirsiniz. Bu bir ücretsiz kargo, indirim kodu ya da abonelik süresinin uzatılması gibi şeyler olabilir.
Müşteri taleplerini reddetmek
İşletmelerin öncelikli amacı müşterilere en iyi şekilde yardımcı olmak olsa da, bazı durumlarda talepleri reddetmek gerekebilir. Bu durum, istenilen ürün ya da hizmetin mevcut olmaması, sunulmuyor olması veya yapılan talebin makul sınırların dışında kalması gibi sebeplerle ortaya çıkabilir.
Ne zaman ve nasıl bir reddin iletileceğini bilmek çok önemlidir. Mesajın nasıl aktarıldığı, içeriği kadar önemlidir. İşte size rehberlik edecek bazı örnek canlı sohbet yanıtları:
- Verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı özür dileriz, ancak ne yazık ki şu anda talebinizi yerine getiremiyoruz.
- Geri bildiriminiz için teşekkür ederiz, ancak talebiniz mevcut hizmet kapsamımızın dışında kalmaktadır.
- Talebinizi tam olarak karşılayamasak da, ihtiyaçlarınıza uygun olabilecek alternatif seçenekleri sizinle memnuniyetle değerlendirebiliriz.
- Verdiğimiz rahatsızlıktan dolayı üzgünüz; ilgilendiğiniz ürün şu anda [sebep] nedeniyle stoklarımızda bulunmamaktadır. Ancak en kısa sürede tekrar temin etmek için çalışmalarımız devam etmektedir.
Bir talebi reddederken dahi profesyonel ve nazik bir üslup kullanmak, müşteride olumlu bir izlenim bırakmak açısından çok önemlidir. Mümkünse başka çözümler sunmak, daha iyi bir müşteri deneyimi sağlamanıza yardımcı olabilir.
Müşterinizi süreçten haberdar etmek
Cevap bekleyen müşteriler için özenle hazırlanmış hazır yanıtlar oluşturmak, onların hayal kırıklığını önler. Tüm temsilciler mevcut konuşmalarla meşgul olduğunda, bu mesajlar müşterilere uygun bir temsilciye bağlanmadan önceki tahmini bekleme süresi hakkında bilgi verir.
Aşağıda, sıra mesajları için uygun bazı örnek hazır yanıtlar yer almaktadır:
- Teşekkür ederiz, sabırla beklediğiniz için minnettarız. Herkese yardımcı olmak için yoğun şekilde çalışıyoruz ve en kısa sürede sizinle ilgileneceğiz.
- Kısa bir güncelleme — sırada [X]. Sabrınız için teşekkür ederiz, size yardımcı olmayı dört gözle bekliyoruz.
- Biraz daha dayanmanızı rica ediyoruz! Yardım etmek için buradayız, sıranız yaklaşıyor.
- Sıranız yaklaşıyor! Herkese yardımcı olmaya çalışırken gösterdiğiniz sabır için teşekkür ederiz.
Burada iyi bir uygulama, bekleme süresinde müşterilerin ilgisini canlı tutmak için küçük bir şaka veya ilginç bir bilgi eklemek olabilir. Mesajları kişiselleştirmek, müşterilerin kendilerini fark edilmiş ve değerli hissetmelerine yardımcı olur.
Geciken yanıt süresi için özür dilemek
Yanıt sürelerinin uzaması bazen kaçınılmazdır ve çeşitli sebeplerden kaynaklanabilir. Bu durumda içten bir özür dilemek veya gecikmeli yanıtın nedenini açıklamak iyi bir fikir olabilir.
İşte bu durumu hazır yanıtlarla nasıl iletebileceğiniz:
- Teşekkür ederiz, beklettiğimiz için özür dileriz. Ekibimiz, yanıt sürelerimizi geçici olarak yavaşlatan beklenmedik bir teknik sorunla karşılaştı. Bu durumu aktif olarak çözmeye çalışıyoruz ve gelecekte daha sorunsuz etkileşimler sağlamayı hedefliyoruz. Sabrınız için minnettarız.
- Sevgili [Müşteri adı], yaşadığınız olağandan uzun bekleme süresi için üzgünüz. Ekibimiz beklenenden daha fazla talep aldı. Bu gibi durumları daha iyi yönetebilmek için gerekli adımları atıyoruz. Anlayışınız için teşekkür ederiz.
- Sorunuz daha kapsamlı bir değerlendirme gerektirdiği için yanıt süresi uzadı. Süreçlerimizi daha verimli hale getirirken aynı zamanda detaylı destek sunmak için yoğun şekilde çalışıyoruz. Yaşanan aksaklık için özür dileriz.
- Merhaba [Müşteri adı], yanıt almanızdaki gecikme için üzgünüz. Size en iyi şekilde yardımcı olabilmek adına ekstra zaman ayırdık. Memnuniyetiniz bizim için önceliklidir ve sabrınız için teşekkür ederiz.
Bu şekilde müşterilerinizle iletişimi sorunsuz sürdürebilirsiniz. Ayrıca daha net olmak adına, konuyu tam olarak ne zaman çözeceğinizi de belirtebilirsiniz.
Müşteri geri bildirimi toplama
Müşteri geri bildirimi, ister olumlu ister yapıcı olsun, yeni gelişmelere kapı aralar. Müşterilerin sunduğunuz hizmetlerle ilgili düşüncelerini ifade etmelerini takdir etmek çok önemlidir. Bu tür geri bildirimleri, etkileşimlerin sonunda, ödeme sonrası ya da bir ürün demosunun ardından toplamak harika bir başlangıç noktasıdır çünkü müşterileriniz düşüncelerini etkileşim hemen sonrasında paylaşabilir.
Geri bildirim istemek ve müşterilerinizin katkıları için teşekkür etmek amacıyla hazır sohbet yanıtları geliştirin:
- Görüşleriniz bizim için değerli! Bizimle yaşadığınız son deneyim hakkında düşüncelerinizi paylaşır mısınız? Geri bildiriminiz kendimizi geliştirmemize yardımcı olur.
- Deneyiminizi mükemmel hale getirmek için buradayız. Son etkileşimimiz sırasında nasıl bir performans sergilediğimiz hakkında düşüncelerinizi paylaşır mısınız? Görüşleriniz bizim için önemli!
- Olumlu geri bildiriminiz için teşekkür ederiz! Beklentilerinizi karşılamış olmaktan memnuniyet duyuyoruz ve düşüncelerinizi paylaştığınız için minnettarız.
- Dürüst geri bildiriminiz için teşekkür ederiz. Gözlemleriniz, gelişime açık alanları belirlememize ve hem sizin hem de diğer müşterilerimizin memnuniyetini artırmamıza yardımcı oluyor.
Sürekli geri bildirim teşvik etmek, işinizi geliştirmenize ve mevcut hizmetlerinizdeki zayıf noktaları tespit etmenize yardımcı olur. Geri bildirim talebinizi müşterinizin ismini ve satın aldığı hizmet ya da ürün adını ekleyerek kişiselleştirebilirsiniz.
Bir müşteri talebini yanıtlama
Müşteriler bir talepte bulunduğunda, öncelikli beklentileri hızlı bir çözümdür. Müşteri taleplerini gecikmeden ele almak, genel müşteri memnuniyetini artırmada önemli bir rol oynar. Çözüm bulunduğunda, müşterilerinizi bilgilendirmek için hazır yanıtlar kullanabilirsiniz.
İşte bu tür durumlarda etkili iletişim kurmanıza yardımcı olacak bazı canlı sohbet yanıt örnekleri:
- Merhaba, [konu] ile ilgili talebinizin başarıyla çözümlendiğini bildirmekten memnuniyet duyuyoruz. Başka sorularınız olursa veya ek yardıma ihtiyacınız olursa, bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.
- Sayın [Müşteri adı], [konu] ile ilgili talebiniz başarıyla sonuçlandırılmıştır. Daha fazla bilgiye ihtiyaç duyarsanız veya herhangi bir sorun yaşarsanız, lütfen bizimle iletişime geçin. Yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız.
- Merhaba [Müşteri adı], [konu] hakkında ilettiğiniz talebin başarıyla çözümlendiğini size bildirmek isteriz. Geri bildiriminiz bizim için değerlidir, ek sorularınız ya da endişeleriniz olursa her zaman buradayız.
- Merhaba, [konu] ile ilgili talebinizin çözüme kavuşturulduğunu bildirmekten mutluluk duyuyoruz. Başka bir konuda yardıma ihtiyaç duyarsanız ya da başka sorularınız olursa, bizimle iletişime geçebilirsiniz.
Müşterilerinize, ilettikleri sorun çözüldüğünde bu şekilde yaklaşabilirsiniz. Yanıtlarınızı ister kişiselleştirebilir ister farklı durumlarda kullanılabilecek şekilde daha genel tutabilirsiniz.
Ek destek talep etme
Bazen müşteriler, ek sorularını ancak yönlendirildiklerinde dile getirir. Tüm sorunların ele alındığından emin olmak için, müşterinize başka yardımcı olabileceğiniz bir konu olup olmadığını sormak isteyebilirsiniz.
Aşağıdaki canlı sohbet hazır mesaj örneklerini desteğinizi genişletmek için kullanabilirsiniz:
- Başka yardımcı olabileceğimiz bir konu var mı? Tüm sorularınızın yanıtlandığından emin olmak için buradayız.
- Daha fazla sorunuz ya da ek yardıma ihtiyacınız varsa lütfen bize bildirin. Size yardımcı olmaktan memnuniyet duyarız.
- Bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz. Başka sorularınız ya da daha fazla bilgiye ihtiyacınız olursa çekinmeden sorun. Ekibimiz, size mükemmel bir deneyim sunmaya kendini adamıştır.
- Eğer başka bir şeye ihtiyacınız olursa ya da aklınıza takılan başka bir soru varsa, bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin. İhtiyaçlarınızın karşılandığından emin olmak için buradayız.
Her durumda doğrudan başka bir şey yapıp yapamayacağınızı sorabilir ya da yalnızca müşterinize hizmetinizin devam ettiğini belirtebilirsiniz.
Çevrimdışı kullanıcılarla iletişim kurma
Canlı sohbetlerde etkileşimi sürdürmek çeşitli nedenlerle her zaman mümkün olmayabilir. En yaygın durum, müşterinizin çevrimdışı olmasıdır. Bu gibi durumlarda, duruma özel önceden hazırlanmış bir yanıt gönderebilir ya da mümkünse konuşmayı e-posta üzerinden sürdürebilirsiniz.
Bu durumlar için kullanabileceğiniz bazı hazır sohbet yanıtları şunlardır:
- Şu anda çevrimdışı görünüyorsunuz. Sorun değil! Ekibimiz sorunuzun yanıtlandığından emin olacak. Kısa süre içinde sizinle e-posta yoluyla iletişime geçeceğiz. Bizimle iletişime geçtiğiniz için teşekkür ederiz!
- Görünüşe göre sohbetten ayrıldınız. Sorunuzun çözüme kavuşması için sizinle e-posta yoluyla iletişime geçeceğiz. Cevabımızı beklemede kalın. İyi günler dileriz!
- Sohbete artık devam edemiyorsanız sorun değil. İlginiz için teşekkür ederiz, sizinle e-posta üzerinden iletişim kurmaya devam edeceğiz.
- Uzaklaştıysanız anlayışla karşılıyoruz. Sorunuz bizim için önemli ve e-posta üzerinden sorunsuz şekilde destek sunmaya devam edeceğiz. Cevabımızı beklemede kalın!
Sohbetten erken ayrılan kullanıcıların tüm sorularına yanıt alabilmeleri için bu tür durumlara özel bazı hazır yanıtlar eklemeyi düşünebilirsiniz.
Bir müşteriyi başka bir temsilciye yönlendirme
Bir kullanıcıyı başka bir uzmana aktarmak biraz can sıkıcı ya da zaman alıcı olabilir. Ancak bazen bundan kaçış yoktur. Genellikle operatörler, sohbet sırasındaki tüm mevcut konuşmalara girip çıkabilir. Başka bir operatör sohbete sonradan katılsa bile, önceki tüm mesajlara erişebileceğinden müşteri konuyu tekrar etmek zorunda kalmaz.
İşte bu duruma uygun bazı hazır sohbet mesajı örnekleri:
- Size, [belirli konu] hakkında daha fazla deneyimi olan bir çalışma arkadaşımla bağlantı kurmak istiyorum.
- Sorununuzu hızlıca çözebilecekleri için sizi [departman] birimine aktarıyorum. Şu ana kadarki konuşmamıza erişebilecekleri için detayları tekrar etmenize gerek kalmayacak.
- [Operatör adı]’nı bu sohbete davet ediyorum. Lütfen hatta kalın, onu konuşmamıza ekliyorum.
- Daha kapsamlı bir değerlendirme için sizi [departman/isim] ile görüştüreceğim.
Müşterileri başka bir operatöre aktarmadan önce mutlaka bilgilendirin ve bu aktarımın kendi durumları için neden faydalı olduğunu açıklayın. Aksi takdirde, müşteriler zamanlarının boşa gittiğini düşünebilir.
Sonuç
Doğru şekilde kullanıldığında, hazır sohbet yanıtları ekibinizin verimliliğini artırmak ve müşteri memnuniyetini yükseltmek için pratik bir çözüm sunar. Önceden yazılmış yanıtlar çeşitli durumlarda kullanılabilir ve her özel duruma göre özelleştirilebilir.
Bir canlı sohbet çözümü arıyorsanız, farklı sosyal medya kanalları için konuşmaya dayalı sohbet botları oluşturmanıza olanak tanıyan kod yazmadan çalışan sohbet botu aracımızı keşfedin.