Автоматизация бизнеса

Автоматизация бизнеса — это делегирование рутинных процессов автоматическим инструментам. Автоматизировать можно много разных процессов в бизнесе: подсчет продаж и прибыли, менеджмент проектов, работу с персоналом, общение с клиентами, оформление заказов, администрирование сайта и так далее.

Благодаря развитию и совершенствованию цифровых технологий множество задач можно выполнять без участия людей, экономя время и деньги. Давайте детальнее рассмотрим преимущества автоматизации бизнеса.

Есть несколько причин, чтобы внедрить ее в ваш бизнес:

1. Сэкономить время. Автоматизированные процессы выполняются самостоятельно по заданному сценарию. Если настроить автоматизацию один раз, дальше тратить время на выполнение определенных задач не потребуется и можно будет посвятить себя более насущным делам.
2. Сократить затраты. Если та или иная операция выполняется автономно, это значит что ее не нужно делать никому из ваших сотрудников. Таким образом вы оптимизируете ваши затраты. Конечно, сама настройка автоматизации бизнес-процессов в некоторых случаях требует финансовых вложений, но в долгосрочной перспективе это очень выгодно.
3. Увеличить прибыль. С грамотно настроенной автоматизацией улучшается и качество бизнес-процессов. Например, чем удобнее вы сделаете оформление заказов на вашем сайте, тем ниже будет отток потенциальных клиентов и тем выше будет прибыль. И наоборот, чем хуже налажен данный процесс, тем больше денег придется потратить на удержание и реактивацию клиентов.
4. Улучшить отношения с аудиторией. Автоматизация дает бизнесу больше времени и ресурсов для создания качественного контента. В то же время, саму подачу контента тоже можно автоматизировать. Это означает, что вы можете публиковать статьи на блоге, посты в соцсетях и делать email рассылки в самое оптимальное для пользователей время. Чем лучше будет персонализация контента и офферов, тем легче будет выстроить доверительные и взаимовыгодные отношения с вашей аудиторией.

Давайте рассмотрим, какие процессы в бизнесе можно автоматизировать.

Существует множество бизнес-процессов, которые можно автоматизировать. Они закрывают разные участки деятельности, выполняют разные объемы задач, и соответственно, имеют разный порог внедрения и стоимость. Давайте рассмотрим известные виды автоматизации.

Автоматизация бухгалтерского учета

Автоматизировать бухгалтерский учет можно с помощью программ 1С и Delovod. Они помогают управлять зарплатами, расчетом налогов, выставлением счетов, подсчетом прибыли, и тд.

Автоматизация управления сотрудниками

С помощью таких программ как Hurma и CleverStaff вы можете автоматизировать учет больничных, отпусков, выходных, иметь всю информацию о своих сотрудниках, упорядоченную в одном месте. Таким образом, не нужно каждый раз дергать HR’а, чтобы узнать, сколько дней отпуска осталось.

Более того, вы можете автоматически собирать фидбэк сотрудников об их работе, интересоваться их состоянием, и на основании полученных данных улучшать условия труда.

Вот отчет на основании всех событий, связанных с одним из разработчиков компании. Вы можете видеть количество дней, проведенных в отпуске, учитывать дни работы из дома и на праздники.

Автоматизация управления проектами

Такие системы управления проектами как Asana и Битрикс24, позволяют наладить коммуникацию на разных уровнях (в задаче, проекте, и внутри команды), а также отслеживать прогресс каждого отдельного проекта со всевозможными вариантами визуализации задач: список, календарь, таймлайн, доски и личный планировщик.

Внизу пример организации проекта по запуску онлайн-курса. Задачи разделены на три типа, в каждом типе есть подзадачи со своими дедлайнами.

Автоматизация управления отношениями с клиентами (CRM)

CRM системы (customer relationship management) помогают автоматизировать сбор данных о клиентах, сортировать их в разные категории, и основываясь на этих данных, улучшать взаимоотношения, мотивируя лиды к покупкам. С помощью CRM вы ускорить процесс заключения сделки, а также улучшить коммуникацию с клиентами.

SendPulse предлагает бесплатную CRM для автоматизации продаж и налаживания взаимоотношений с покупателями. С помощью нашей системы вы можете принимать заказы с разных источников, контролировать ход сделок с помощью статусов, визуализировать их количество на канбан-доске, собирать данные о клиентах, хранить информацию об истории их покупок, назначать ответственного за каждую сделку, отправлять сообщения клиентам через email и чат-боты, чтобы приблизить их покупке. Все это можно сделать на одной платформе через удобные каналы связи с аудиторией.

Посмотрите, как выглядит канбан-доска со сделкам в нашей CRM. Они размещены в зависимости от статуса.

Выбрав любую сделку, вы увидите информацию о клиенте и его заказе, историю работы со сделкой, специаласта, который её ведет, а также можете оставить комментарий и связаться с контактом.

В нашей базе знаний вы найдете больше информации о работе со сделками.

Автоматизация общения с клиентами

Общаться с аудиторией вы можете с помощью email и SMS рассылок, в чат-ботах в Facebook и Telegram. Автоматизация общения существенно сократит расходы и позволит доставлять нужные сообщения в нужное время.

Вот автоматическая цепочка писем о брошенной корзине. Такое письмо может закрыть продажи в 3% оставленных корзин.

Автоматизация администрирования сайтов (CMS)

Такие программы, как Joomla и WordPress, созданы для удобного наполнения сайтов контентом. Вы можете легко добавлять новые материалы, редактировать устаревшие статьи, выстроить удобную навигацию на сайте, и многое другое.

Вот пример редактирования главной страницы сайта с помощью сервиса WordPress.

Комплексные системы автоматизации

К примеру, SAP и Oracle — это сложные системы для автоматизации всех процессов на предприятии. Подобные системы используют крупные заводы и фабрики, в которых тысячи сотрудников ежедневно производят сотни тонн продукции, с множеством проверок качества, постоянным ремонтом оборудования, и тд.

По структуре это очень масштабные системы с индивидуально настраиваемыми функциями. Например, внизу вы можете увидеть скриншот с SAP S/4HANA Readiness Check — это часть SAP, которая помогает проанализировать, насколько ваш бизнес готов к переходу на эту систему.

Давайте теперь разберемся в том, как поэтапно внедрить автоматизацию в бизнес.

Следуйте этим шагам, чтобы внедрить автоматизацию в бизнес:

1. Определите процессы, которые можно автоматизировать. Целью должна служить не сама автоматизации как таковая, а улучшение коммуникации с клиентами, сокращение зарплатной ведомости, увеличение продаж на определенном участке. Основываясь на выбранных целях, обратите внимание на процессы, выполнение которых можно упростить.
2. Оптимизируйте процессы. Первым делом стоит максимально их оптимизировать. Например, для повышения продаж с помощью обзвона клиентов может оказаться достаточным улучшить скрипт. Автоматизировать телефонную коммуникацию могут позволить себе только крупные предприятия, поэтому автоматизация должна быть крайней мерой в этом случае.
3. Выберите подходящие программы и сервисы. Если же процесс уже максимально оптимизирован, следует разобраться в том, какие сервисы помогут автоматизировать его. Например, некоторые сервисы предлагают временный бесплатный тариф, что позволит вам на практике увидеть, насколько можно повысить эффективность того или иного процесса. Заплатить вы сможете, когда будете уверены в результате.
4. Начинайте внедрение. Внутренние процессы, в которых никто не разбирается лучше вас, следует автоматизировать силами собственной команды, так как на аутсорсе могут с ними не справиться. Однако автоматизацию типичных процессов для разных бизнесов можно отдавать внешним специалистам.

Давайте узнаем, можно ли автоматизировать ваш бизнес без дополнительных затрат.

Все зависит от масштаба процессов, которые вы хотите автоматизировать. Базовые коммуникации можно автоматизировать бесплатно.

Лидогенерация

С помощью форм подписки SendPulse вы можете предложить посетителям вашего сайта или блога подписаться на email рассылки и чат-бот вашего бренда в Facebook или Telegram. Создайте мультиканальную форму подписки в удобном конструкторе, разместите ее на страницах с высокой посещаемостью, и общайтесь с вашими клиентами с помощью писем или бота.

Вот пример формы подписки, созданной в SendPulse.

Узнайте, как создать форму подписки как у известных брендов.

Например, вы можете обращаться к тем пользователям, которые провели на странице больше 1 минуты, или удерживать на сайте тех, кто начал движение курсором мыши к закрытию вкладки.

Если операторы перегружены и не успевают обрабатывать входящие обращения, настройте запрос email или номера телефона клиента, чтобы связаться с ним позже.

Email маркетинг

В ответ на подписку вы можете сразу отправить автоматическое приветственное письмо, а затем присылать письма-подтвержения после покупки, письма о брошенной корзине, и многое другое без личного участия.

Вот пример письма-подтверждение, которое пользователи получают сразу после совершения покупки. Данные о покупке подтягиваются в письмо с помощью переменных. Вдобавок, каждому получателю дают персонализированные рекомендации в конце письма.

В SendPulse вы можете отправлять до 15,000 писем 500 подписчикам бесплатно каждый месяц.

Более того, вы можете добавлять SMS и web push уведомления в автоматические цепочки. Например, SMS часто используют для подтверждения заказа, смены пароля, или напоминания о предстоящем ивенте.

Стоимость одной SMS на территории РФ — от 1 до 3 рублей в зависимости от оператора связи. Web push уведомления — бесплатны для аудитории в пределах 10,000 подписчиков.

Чат-боты Facebook, Telegram

В SendPulse вы также можете создавать чат-ботов для того, чтобы автоматически сегментировать аудиторию, взращивать лиды и даже закрывать продажи без вмешательства менеджера. Сервис позволяет создавать трех чат-ботов в Facebook, Telegram и бесплатно и предоставляет все необходимые инструменты и детальные руководства по созданию эффективных ботов.

Вот пример бота, созданного в SendPulse. Он позволяет узнать много полезной информации о йоге и медитациях, а также выбрать и заказать подходящую программу занятий.

Более масштабные инструменты и сервисы потребуют вложений, хотя многие из них предоставляют временный бесплатный тариф для “пробы” функционала, а некоторые дают хорошие скидки для малого бизнеса, делая ставку на их рост в будущем.

Поздравляем, вы ознакомились с основами автоматизации бизнеса. Внедряйте инструменты для автоматизации общения c клиентами используя SendPulse!

Обновлено: 24.03.2023