Основи роботи з дошкою завдань

За допомогою розділу «Завдання» (My tasks) ви можете планувати та регулювати роботу всередині компанії. Створюйте завдання собі та учасникам своєї команди, а також слідкуйте за їх виконанням на дошці завдань у режимі «Канбан» або на певний період у вигляді списку.

Розміщення завдань на дошці допомагає оцінити час виконання роботи над проектом, раціонально розподілити навантаження і бачити повну картину прогресу роботи кожного учасника команди.

Наприклад, ви можете додавати завдання щодо роботи над новим проектом, плановим дзвінкам клієнтам, проведення заходів, оформлення угод та договорів.

Створення дошки

За допомогою дошки ви можете візуалізувати та впорядкувати робочий процес над проектом та відслідковувати виконання завдань.

Для кожної дошки окремо ви можете створювати завдання, статуси задач та кастомізувати налаштування.

З початку у вас є одна дошка, на якій можна створювати завдання. Також можна додати додаткову дошку. Загалом у проекті ви можете створити до 2 дошок.

Щоб додати дошку, на лівій панелі натисніть «Додати дошку» (Add board).

Введіть назву дошки та виберіть колір.

Створення завдань

Щоб додати інформацію про те, яку дію потрібно виконати, хто буде виконавцем, у який термін та інші важливі нюанси, ви можете створити завдання.

Перейдіть до дошки та натисніть «Додати завдання» (Add task).

Читайте докладніше: «Як створити завдання».

Ви також можете створити швидке завдання. Натисніть «Додати швидке завдання» (Add quick task) та введіть назву завдання. Пізніше ви можете відредагувати і додати всю інформацію, що не вистачає.

Режими відображення дошки із завданнями

Ви можете вибрати, як будуть відображатися завдання: у вигляді карток на канбан дошці, списком в календарі. 

Канбан

Канбан — режим відображення завдань за умовчанням у вигляді дошки з колонками (статусами задач), де ви розміщуєте картки завдань. Ви ними керуєте, перетягуючи з однієї колонки до іншої у міру виконання завдання.

Канбан допомагає візуалізувати картину роботи над проектом, адже кожне завдання на дошці відображається у колонці з певним статусом.

Список

Список — режим відображення завдань в одному списку без розподілу на колонки. Використовуючи такий спосіб відображення ви можете обрати декілька завдань, або всі завдання на сторінці, та виконувати з ними масові дії.

Ви також можете сортувати показ завдань за статусами.

У колонках відображається назва, статус, пріоритет, відповідальний, спостерігачі та період завдання.

У режимі відображення завдань «Список» можна приховувати або виводити поля завдань. Для цього натисніть на три крапки у верхньому правому кутку списку і позначте потрібні поля.

Календар

Календар — режим відображення завдань в календарі. З його допомогою ви можете візуально переглянути всі завдання, для яких встановлено термін виконання.

Читайте докладніше: «Як працювати з календарем».

Статуси завдань

Статус завдання — це назва певного етапу роботи над завданням.

Стандартно для завдань створено три статуси:

Нові (New) — присвоюється кожному новому завданню. Над завданням ще не розпочалася робота і він стає в чергу на виконання або ухвалення рішення щодо нього.

В роботі (In progress) — завдання, над якими працюють зараз.

Статус «В роботі» не рекомендується додавати завдання, над якими ніхто не працює. Якщо у процесі виконання завдання виникли питання, складнощі, потрібна допомога чи перевірка від інших членів команди чи етап роботи великий, рекомендуємо додавати проміжні статуси завдань.

Виконано (Done) — присвоюється, коли виконавець закінчив роботу над завданням і результат відповідає очікуваним вимогам.

Ви також можете додати статуси, які будуть відповідати вашим етапам роботи. Наприклад, ви можете додати статуси «Пауза», «Готово до перевірки» «Готово до відправки», «Архів» тощо.

Читайте також: «Як змінити статус завдання».

Щоб додати новий статус, перейдіть до режиму «Канбан», натисніть «Додати статус» (Add status), введіть назву та виберіть колір.

Щоб відредагувати назву статусу, натисніть на три крапки та виберіть «Редагувати» (Edit).

Фільтр завдань

Ви можете відфільтрувати список завдань, які виводитимуться на дошку. Використовуйте фільтр, щоб планувати виконання завдань за періодами та пріоритетами, навантаження на кожного відповідального, або щоби швидше знаходити завдання з угод або контактів.

Натисніть «Фільтр» (Filter) та виберіть умови фільтру:

Налаштування дошки

Виберіть дошку та перейдіть до «Налаштування» (Settings).

На вкладці «Загальні» (General) ви можете змінити назву дошки та вибрати відповідального за завдання, що автоматично створюється.

Також коли у вас з'являється більше однієї дошки, ви можете видалити вибрану дошку в налаштуваннях.

На вкладках «Поля» та «Теги» можна відредагувати атрибути завдань або створити нові.

Читайте докладніше: «Як керувати атрибутами завдань».

Оновлено: 17.06.2022

Оцініть, наскільки стаття була корисною "Основи роботи з дошкою завдань"

Оцінка: 5 / 5

    Почніть користуватися сервісом SendPulse прямо сьогодні