Email розсилки — ефективний інструмент як для просування товарів та послуг, так і для оптимізації внутрішньофірмових процесів. Сервіс SendPulse успішно використовують для обох цілей, і сьогодні ми хочемо розповісти про один цікавий кейс — систему онбордингу нових співробітників в IT-компанії, яку реалізувало агентство email маркетингу Handbox.
Підготовча робота
Клієнт звернувся до Handbox з таким завданням: створити email розсилку для онбордингу, тобто знайомства нових співробітників із компанією та робочими процесами. Автоматизована система онбордингу допомагає заощадити час та сили ейчарам та допомагає новачкам швидше адаптуватися.
Спільно з клієнтом склали контент-план розсилки, де розписали зміст листів, послідовність та час відправлення. Разом із контент-маркетологом у розробленні брав участь HR-фахівець, адже щоб створити якісну воронку найму, необхідний досвід професіонала.
Щоб реалізувати задумане, потрібно було зв’язати SendPulse та сервіс з організації та управління командною роботою, який дає змогу:
- налаштовувати структуру компанії та проєктів;
- створювати завдання та стежити за виконанням;
- видавати працівникам доступи відповідно до призначених ролей;
- обробляти дзвінки, заявки на сайті, електронні листи, повідомлення та коментарі в месенджерах та соцмережах;
- працювати із контактами;
- вести облік часу та фінансів, створювати звіти;
- працювати з документами, створювати шаблони та використовувати готові рішення.
Оскільки прямої інтеграції не було, HTTP-запит із даними надсилався з однієї системи до іншої. Сервіс, з яким зв’язали SendPulse, працює з HTTP-запитами через вебхуки та автоматичні сценарії, залежно від потрібної дії використовується один із методів:
- GET — для отримання даних від сервера за заданим URI — уніфікованим ідентифікатором ресурсу;
- POST — щоб надсилати на сервер інформацію, наприклад, з HTML-форм, які заповнює користувач;
- PUT — для завантаження вмісту запиту на вказаний URI;
- DELETE — для видалення вказаного в URI-ресурсу.
Вдаватися в деталі налаштування не будемо, кожна компанія матиме свої нюанси. Наше завдання в цьому кейсі — розповісти про сценарії та наповнення ланцюжків онбордингу.
Створення онбординг-розсилки
У системі онбордингу чотири основні ланцюжки й дев’ять листів.
Ланцюжок реєстрації нового співробітника
Тригер для запуску ланцюжка — реєстрація в системі управління компанією нового члена команди або кандидата на посаду. Дані про нього передаються в SendPulse й потрапляють у вказану адресну книгу, у цьому випадку «Співробітники», за допомогою блоку «Дія» в Automation 360. Ейчар отримує email повідомлення про те, що новачкові потрібно відправити посилання на чат у Skype, де обговорюються питання щодо оплати та умов роботи. Це також реалізовано за допомогою елемента «Дія». Інші процеси, для яких він може використовуватись:
- перемістити чи видалити передплатника;
- замінити значення змінної контакту;
- розділити контакти у випадковому порядку — застосовується для спліт-тестування;
- надіслати вебхук;
- створити угоду у CRM або контакт.
Після того, як новачка реєструють, і його дані передаються SendPulse, HR формує посилання та додає його через спеціальну форму. Співробітнику присвоюється змінна skype-chat-url — це означає, що співробітник своє посилання на чат отримав.
Вітальна серія
Ланцюжок із привітанням нового члена команди запускається під час повторного додавання підписника до адресної книги «Співробітники». За подією «Співробітника звільнено» серія зупиняється.
Подія — це повідомлення з даними про певну дію, яке передається на потрібну URL-адресу. У базі знань SendPulse є інструкція, як створити подію. Його різновиди:
- покинутий кошик;
- покупка;
- реєстрація;
- користувальницька подія.
Через блок «Фільтр змінних» перевіряється наявність змінної skype-chat-url. За допомогою того ж елемента відбувається фільтрація за заданими умовами: «standard-case дорівнює true» і «staffer дорівнює true». Вони позначають різні форми працевлаштування співробітників — у штаті чи ні — залежно від чого можуть надсилатися різні листи. Під час реєстрації співробітника в сервісі управління командною роботою в SendPulse з-поміж інших передаються і ці змінні.
Наразі ланцюжки однакові як для кандидатів, так і для зарахованих до штату, хоч він і поділяється на різні форми працевлаштування. Передбачалося, що клієнт потім змінить контент листів для однієї з гілок ланцюжка, але поки вирішив цього не робити. Це станеться пізніше, адже всі необхідні для цього налаштування в ланцюжку в клієнта є.
А поки що в обох випадках підписник отримує вітальний лист, де його знайомлять із командою та розповідають про робочі програми. Це виглядає так:
Якщо лист не прочитано, наступного дня відбувається повторне надсилання. Якщо адресат так і не розгорнув листа, HR отримує відповідне email повідомлення. Для цього використовуються елементи «Умова» та «Дія», про який ми вже розповіли вище.
Розсилка перед виходом на роботу
Наступна серія стартує за п’ять днів до початку випробувального терміну — ця дата є тригером. За подією «Співробітника звільнено» ланцюжок зупиняється.
Через блок фільтрації перевіряється відповідність умовам «standard-case і true» і «staffer і true» — тобто чи зарахований співробітник до штату, чи ще ні. Далі кандидатам і вже прийнятим працівникам надходить другий лист. У ньому буде Google-форма з анкетою, яка допомагає дізнатися більше про новачка та систематизувати інформацію. Коли співробітник її заповнює, дані відправляються в SendPulse для подальшого використання: ПІБ, дата народження, розмірний ряд для мерча, характер роботи — віддалений, в офісі або підрядником.
Цю функцію реалізували через Google Apps Script: після того, як форму заповнили, скрипт автоматично запускається і надсилає HTTP-запит із даними з анкети SendPulse. Докладніше про роботу із платформою описано в довідці Google.
Лист виглядає так:
Інформацію буде збережено в системі, у тому числі про дату народження працівника — й у відповідний день на пошту надійде вітання. Це реалізовано як тригерна мінірозсилка, яка спрацьовує під час настання зазначеної дати.
Третій лист у розсилці перед початком випробувального терміну надходить за три дні до виходу на роботу. У ньому міститься інформація про правила та завдання, які очікують новачка. У листі у відповідь він має підтвердити, що готовий почати в зазначений час.
Ланцюжок випробувального періоду
Наступна серія стартує першого робочого дня — у разі реєстрації співробітника дата автоматично відправляється в SendPulse. Якщо його звільнили, із сервісу управління командною роботою через подію передається певне значення для змінної «employed», і ланцюжки зупиняються.
Через «Фільтр змінних» перевіряється умова «staffer і true» — чи новачок у штаті, — після чого кандидати та прийняті співробітники отримують перший лист. У ньому чек-лист із завданнями, посилання на FAQ та інформація про порядки.
Після закінчення робочого дня надходить ще один лист — у налаштуваннях елемента вказано точний час відправки. Автори розсилки піклуються і пропонують вступити в корпоративний чат, щоб швидше влитися в колектив. Також новачка просять поділитися першими враженнями.
За тиждень стажер отримує листа, де його просять розповісти, як ідуть справи, які труднощі виникали й чи вдалося впоратися. У налаштуваннях елемента вказано час виконання: через 7 днів о 17:00.
Наступний лист надсилається через місяць роботи — цей період вказується в налаштуваннях елемента. Співробітника підбадьорюють, запитують про враження та пропонують заповнити ще одну анкету. У ній можна запропонувати ідеї, як покращити процес онбордингу.
Коли лишається третина випробувального терміну, система надсилає восьмий лист. Співробітника просять дати докладний зворотний зв’язок.
Коли до кінця стажування залишається два тижні, HR-фахівцю надсилається повідомлення через елемент «Дія», а співробітник отримує фінальне повідомлення. Це відбувається за умови, що він усе ще працює, тобто контакт містить змінну «employed», присвоєну після його реєстрації в системі управління компанією та передачі даних у SendPulse.
Співробітнику повідомляють, що випробувальний термін добігає кінця і незабаром відбудеться зустріч, де можна буде обмінятися думками й визначити результати.
Читайте про інші цікаві кейси з використанням email маркетингу:
Висновок
Email розсилки допомагають не лише залучати клієнтів та збільшувати продажі. У зазначеному кейсі цей інструмент дав змогу створити просту й ефективну систему онбордингу в IT-компанії. Це особливо актуально за наявності віддалених співробітників — оскільки всі процеси автоматизовані, ніхто не буде забутий і не відчує себе покинутим у перші дні, а компанія не втратить перспективних кадрів. Онбординг-розсилка також допомагає ейчарам з рутиними процесами і дає змогу сконцентруватися на інших завданнях.
Запускайте email розсилки в сервісі SendPulse — це легко та швидко. Для найкращого результату підключайте інші наші інструменти: Viber та SMS розсилки, чат-боти для месенджерів, push повідомлення, CRM. Також у нас є конструктор сайтів та мультипосилань і платформа для створення онлайн-курсів.
Loading...