Перевірка email на валідність: інструкція зі збереження гігієни контактної бази

Перевірка бази email адрес на валідність — обов’язковий крок перед масовою розсилкою. Адже вона забезпечує успішне відправлення листів та високий показник доставлення листів. Ми розповімо, що таке валідність і навіщо перевіряти, чи email адреса справді існує, а також за допомогою яких сервісів це зробити.

Автоматизація email розсилок

Надсилайте ланцюжки тригерних повідомлень привітання, кинутого кошика, реактивації, поєднуючи всередині одного ланцюжка email, SMS та web push.

Що таке перевірка валідності email

Валідація email — це процес перевірки електронних адрес на існування та справжність.

Програми для перевірки називаються валідаторами або верифікаторами. Різні варіанти цих сервісів ми розглянемо далі.

Перевірка email на існування потрібна компаніям, які відправляють масові розсилки та активно використовують email маркетинг для просування.

Коли потрібна перевірка email на валідність

Якщо хоч один із пунктів про вас, перевірити список адрес на валідність потрібно обов’язково.

Використовуєте підписки без підтвердження

Single opt-in, або підписка без підтвердження, призводить до того, що ви отримуєте невалідні email адреси. Користувачі можуть зробити друкарську помилку, ввести одноразовий або навіть чужий email.

Щоб уникнути такого, використовуйте подвійну підписку — double opt-in. Під час реєстрації ви надсилаєте клієнту лист на пошту з посиланням, яким він має перейти, щоб підтвердити свою email адресу.

На прикладі нижче показано лист із підтвердженням поштової скриньки. Ви переходите за посиланням і даєте сервісу зрозуміти, що ваша поштова адреса є актуальною. Якщо лист залишиться без відповіді, email з бази буде видалено протягом 30 днів.

Збираєте дані через паперові анкети

У такому випадку проблема виникає через помилки клієнтів в адресах, нерозбірливий почерк або погану організацію збору даних.

Плануєте надіслати розсилку на базу, зібрану рік тому

Користувачі із застарілої бази могли видалити свою пошту або забути про те, хто ви й відписатися від розсилки. Таку базу необхідно перевірити на актуальність — інакше сервіси розсилок можуть заблокувати вас за велику кількість повернень, відписок і скарг на спам.

Виявили у звітах сервісу розсилки понад 10 % недійсних адрес

Ви не перевіряли базу контактів та відправили масову розсилку. Якщо після цього сервіс розсилки виявить більш як 10 % невалідних адрес, вас можуть заблокувати або надіслати попередження, що скарг надто багато.

Краще зупинити розсилки та перевірити контакти на валідність, щоб виключити марну трату грошей і не псувати репутацію відправника.

Навіщо перевіряти email на існування

Як ми сказали вище, перевірку на існування email проводять, скажімо, коли вирішують зробити розсилку старою базою або помічають, що з’явилися повернення листів від сервера підписника. Автоматичне повернення — це показник bounce rate.

Розглянемо, що дає перевірка email на валідність.

Мінімізація показника відмов

Є два різновиди відмов.

Hard bounce або жорсткі повернення — вказує на постійну причину, через яку лист не може бути доставлений.

Причини такої відмови:

• Вказаної електронної пошти немає.
• Доменного імені немає.
• Доставка заблокована сервером підписника.
• Листи позначені користувачем як спам.

Жорстка відмова призводить до блокування відправника. Максимально допустимий ліміт неіснуючих адрес становить 7 %. Тому рекомендуємо негайно видалити з адресної книги електронні адреси з позначкою hard bounce, якщо вони з’являться.

Soft bounce або м’які повернення — це тимчасові труднощі в надсиланні листа клієнту.

Причини:

• Текст або розмір повідомлення перевищує допустимий розмір листа, встановлений сервером одержувача.
• Сервер поштової скриньки не працює або зараз недоступний.
• Поштова скринька клієнта переповнена.

Сервіси розсилок встановлюють ліміти на м’які відмови. Щойно ви досягнете максимального рівня soft bounce — сервіс переключиться на жорстку відмову.

Валідація бази email дає змогу виявити проблеми та виключити недійсні поштові адреси. Ось ще кілька причин, які засвідчують важливість перевірки електронної пошти на валідність.

Вплив на репутацію відправника

Високий рівень доставки в сервісах розсилки призводить до росту репутації домену відправника. Завдяки валідації ваша компанія не потрапляє до спаму та не буде заблокована.

Економія грошей

У сервісах розсилок є система тарифів для масових розсилок — коли ви відправляєте повідомлення на недійсні акаунти, витрачаєте гроші даремно. А через велику кількість відмов та повернень розсилки обліковий запис можуть заблокувати назавжди.

Як перевірити, чи існує пошта

Щоб перевірити список електронної пошти на існування, використовують валідатори. Вони перевіряють пошту в три етапи.

Синтаксис адреси та перевірка формату

Сервіс перевіряє email:

• Помилки до символу @ та після нього. Перша частина поштової адреси називається локальною, друга доменною: gmail.com, ukr.net. Наприклад, користувач може пропустити літеру в доменному імені: замість «.com» вказати «.co».
• Дублікати електронних скриньок.
• Спам-пастки. Це адреси, за допомогою яких поштові служби перевіряють нечесних відправників. Через такий контакт у своїй адресній книзі можна потрапити під блокування сервісу розсилки. Програма валідатора перевіряє список відомих спам-пасток і показує збіги.
• Службові адреси, або role-based addresses. Це пошта, закріплена за групою чи відділом компанії. Наприклад, admin@, support@, hello@. Із цих адрес надходить велика кількість скарг та відписок.
• Одноразові скриньки — це поштові адреси для тимчасового використання, для яких не потрібна реєстрація. Користувачі використовують їх, щоб не діставати розсилку від компаній та не давати доступу до основного email. Валідатор знаходить таку пошту та пропонує видалити з бази контактів.

Верифікація домену та сервера

Mail eXchanger (MX) — це запис DNS, що вказує на поштовий сервер. Домен без цього запису не приймає електронні листи. Валідатор перевіряє адресу на наявність MX-запису та його правильність.

Підтвердження активності поштової скриньки

За допомогою SMTP-зв’язку або протоколу передачі пошти валідатор відправляє запит на email і перевіряє активність або неактивність контакту.

Типи інструментів для перевірки email на валідність

Є два типи інструментів для перевірки списку контактів:

Онлайн-сервіси, або software-as-a-service (SaaS) у перекладі означає «програма як сервіс». Зручна робота в браузері та з будь-якого пристрою для всіх членів команди.

Є безкоштовні сайти для перевірки однієї поштової скриньки. Для масової перевірки використовують послуги, де є умовно-безкоштовний період, а також можлива перевірка до 100–150 email та платна підписка на місяць.

Застосунки-валідатори, які потрібно встановити на комп’ютер.

Бувають безплатними та платними. Останні вимагають придбати ліцензію.

Мінус додатків у тому, що вся база зберігається лише на одному комп’ютері. Тобто, якщо щось трапиться з вашим пристроєм, ви можете втратити всі дані. Рекомендуємо скопіювати базу на інший пристрій або зберегти її в хмарі.

Відкрийте для себе чат-бот!

Вибудовуйте автоворонки продажів і відповідайте на запитання користувачів за допомогою чат-бота в Instagram, Telegram, Viber та Facebook Messemger.

Добірка інструментів для перевірки адреси електронної пошти

Оскільки онлайн-сервіси зручніші, наша добірка складається саме з них. Тож далі читайте про 13 кращих онлайн-сервісів для валідації email.

SendPulse Verifier

SendPulse Verifier — новий валідатор від розробників українського сервісу SendPulse. Тут можна не тільки перевірити поштові адреси, але і створити розсилку для своїх клієнтів.

Сервіс дає змогу раз на місяць перевірити безплатно один email, а також список до 100 контактів. Платна підписка починається від 0,05 гривень за поштову адресу. Перевірка 1000 адрес у межах місячного абонементу коштуватиме від 104 гривень.

Особливості:

• Зручний та простий інтерфейс.
• Швидка перевірка великих списків.
• Моніторинг: дублікати, синтаксис, спам-пастки, активність клієнта та актуальність домену.
• Декілька варіантів перевірки поштових адрес.
• Завантаження списку контактів до адресної книги для використання в розсилці.
• Масова перевірка у форматах TXT, CSV, XLS, XLSX.
• Детальна звітність після валідації.
• Можливість одразу надіслати розсилку на перевірений список адрес.

MillionVerifier

MillionVerifier — швидкий та потужний валідатор для перевірки бази email.

Платний тариф починається із 37 доларів за перевірку 10 000 адрес.
Місячний абонемент можна придбати за 15 доларів. Щодня можна перевіряти до 10 000 email.

Також зазначимо, що MillionVerifier фінансово підтримав українських переселенців.

Особливості:

• Інтеграція з API.
• Простий інтерфейс.
• Підтримка в безплатній та платній версіях.
• Дані звіту надаються в графічному вигляді.
• Вивантаження у CSV форматі.

ZeroBounce

ZeroBounce — сервіс для перевірки бази, який знаходить інформацію щодо клієнтів та фіксує у своїх звітах, якщо ви вкажете дані IP:

• Ім’я та прізвище клієнта.
• Стать.
• Місто та країну.

Усі звіти можна завантажити на комп’ютер.

Безкоштовно перевіряє до 100 email. Підписка починається від 0,008 доларів за одну адресу для бази від 2000 контактів.

Особливості:

• Цілодобова робота техпідтримки навіть у пробній версії.
• Вивантаження звітів у CSV та PDF.
• Інтегрований з API.
• Видаляє адреси із жорстким та м’яким поверненням.
• Очищає спам-пастки та службові адреси.
• Знаходить додаткову інформацію про клієнтів.

Pabbly Email Verification

Pabbly Email Verification, відомий раніше як MailGet List Cleaning, — валідатор, у якому можна зареєструватися лише з корпоративною поштою.

Мінімальний тариф починається з 5 доларів. Сюди входить перевірка 1000 електронних адрес.

Особливості:

• Простий інтерфейс.
• Завантаження даних у CSV та XLS.
• 9 етапів перевірки — жорстке повернення, службові адреси, дублікати, спам-пастки, чорний список, перевірка синтаксису, MX-записи, активність домену, очищення одноразових скриньок.

QuickEmailVerification

QuickEmailVerification надає до 100 адрес для безкоштовної перевірки щодня. Вартість платної підписки на сайті не зазначається, її треба дізнаватися в менеджерів компанії.

Особливості:

• Завантаження списків у CSV, XLS, TXT, XLSX, ODS.
• Інтегрований з API.
• Допомога техпідтримки.
• 7 типів перевірки: синтаксис, MX-записи, службові та одноразові адреси, помилки друку, активність клієнта, актуальність домену, спам-пастки.

SpotZee Email Verifier App

У SpotZee Email Verifier App підписка починається із 0,1 долара за 1000 контактів.

Особливості:

• Моніторинг: масова перевірка email на існування, дублікати, спам-пастки, контакти зі скаргами, синтаксис, MX-записи, недійсні адреси, актуальність доменів.
• Забезпечує безпеку даних.
• Вивантажує звіти до CSV.

MailboxValidator

MailboxValidator — простий валідатор для перевірки вашої бази клієнтів.

Перевіряє 100 адрес безкоштовно. Підписка від 0,02 долара за один email для списку 5000 контактів.

Особливості:

• Незвичайна система градації списку контактів. Кожній адресі присвоюється оцінка: значення понад 0,7 — активні адреси, бали від 0,4 до 0,7 — умовно-валідні, поштова історія котрих сервісу невідома, менш ніж 0,4 — невалідні.
• Вивантажує звіти до CSV.
• Моніторинг: синтаксис, MX-записи, спам-пастки, одноразові скриньки.

Mailfloss

Mailfloss — верифікатор, який має інтеграцію із сервісами: MailChimp, Campaign Monitor, Constant Contact, Ontraport, ConvertKit, Aweber та Active Campaign.

Ціни починаються від 15 доларів за місяць.

Особливості:

• Швидка обробка даних.
• Щоденно перевіряє базу.
• Налаштування параметрів для кожного різновиду перевірки: синтаксис, MX-записи, службові адреси, одноразові скриньки, спам-пастки, контакти зі скаргами.

Pabbly Email Verification

Pabbly — зручний сервіс-валідатор для перевірки контактів.

Платний сервіс: від 5 доларів за перевірку 1000 контактів. Для оцінювання бази можна скористатися калькулятором вартості.

Особливості:

• Моніторинг: синтаксис, спам-пастки, актуальність домену, клієнти зі скаргами, MX-записи.
• Повільне надсилання листів для отримання точних результатів із серверів клієнта.

BriteVerify

BriteVerify — простий у використанні валідатор.

Платна версія — 0,01 долар за одну адресу. Тестовий період можна запросити в техпідтримки.

Особливості:

• Просте завантаження: перетягування або імпортування файлу.
• Інтегрований з API.
• Перевірка: синтаксис, підозрілі домени, адреси з великою кількістю скарг, одноразові скриньки, службові контакти.

EmailMarker

EmailMarker — старий, але потужний валідатор.

Сервіс перевіряє до 150 контактів безкоштовно. Підписка коштує від 21 долара на місяць.

Особливості:

• Завантажує списки CSV, TXT, XLS, XLSX.
• Допомога техпідтримки.
• Інтеграція з API.
• Надійний захист даних.
• Перевіряє: синтаксис, дублікати, спам-пастки, контакти зі скаргами, неактивні домени, відмови із кожного email.

Xverify

У Xverify оплата починається з 0,01 долара за одну адресу для бази 5000 email. Вартість знижується із підвищенням кількості адрес у списку.

Особливості:

• Захищає від шахрайства завдяки вбудованому захисту даних — технологія SendShield.
• Інтеграція з API.
• Допомога техпідтримки.
• Моніторинг: синтаксис, дублікати, спам-пастки, контакти зі скаргами, одноразові скриньки.

BulkEmailVerifier

Для роботи з BulkEmailVerifier ви реєструєтеся, завантажуєте базу — і валідатор автоматично видаляє адреси, які можуть негативно вплинути на вашу репутацію.

Вартість платного тарифу починається з 25 доларів на місяць за базу 3000 контактів.

Особливості:

• Робота з кількома списками одночасно.
• Моніторинг: синтаксис, актуальність доменів, активність клієнтів.
• Швидка валідація: 100 000 email перевіряє протягом години.
• Приймає дані у форматах CSV, TXT.
• Вивантажує звіти в CSV.

Як не збирати невалідні email адреси

Щоб зібрати якісну базу контактів, використовуйте перевірені засоби та методи збирання контактів. Прагніть, щоб ваша розсилка надходила лише зацікавленій цільовій аудиторії. Ось кілька порад для правильного збору адрес електронної пошти.

Створюйте свою базу контактів

Користувачі негативно сприймають вторгнення до свого особистого простору. Поштова скринька — саме те місце, де людина збирає лише цікаві йому підписки, особисті та робочі листування.

Є два способи для збору даних, які використовують підприємці: створення своєї бази та купівля готових списків. Другий варіант негативно позначається на бізнесі.

У готовій базі зібрані люди, які можуть про вас не знати, або їх аніскільки не цікавить ваша пропозиція. Виходить, що ви даремно витрачаєте гроші на покупку контактів та розсилку за ними.

Також у покупних списках багато невалідних адрес. Ми рекомендуємо збирати свою базу клієнтів та підігрівати її за допомогою розсилок.

Оновлюйте та перевіряйте email базу

Клієнти за рік видаляють, змінюють, передають та навіть продають свої поштові адреси. Тому важливо перевіряти базу.

Проганяйте список контактів через валідатори та очищайте зайві email: неіснуючі облікові записи, контакти зі скаргами, користувачів, які відписуються від ваших листів.

Використовуйте подвійне підтвердження для поштової скриньки

Додайте функцію double opt-in, щоб користувачі могли підтвердити свою згоду на отримання листів від вас. Якщо підтвердження не пройдено, такий email треба видалити зі списку контактів.

Додайте можливість відписатися від вашої розсилки

Щоб клієнти не позначали ваші листи як спам, додайте для них кнопку «Відписатися від розсилки» і видаліть контакти, що відписалися з бази. Так ви заощадите свої гроші й не отримуватимете негативних відгуків від користувачів та сервісів розсилки.

Створюйте розсилки із субдомену

Не надсилайте розсилки з основного домену — site.ua. Використовуйте для цього субдомен. Так ви випадково не потрапите під спам та збережете репутацію домену.

Піддомен або субдомен — це частина основного домену. Наприклад, «mail.site.ua» і «calendar.site.ua» є піддоменами «site.ua».

У разі блокування вашого облікового запису, ви завжди зможете створити новий, не втрачаючи доменне ім’я.

Висновок

У цій статті ми розглянули процес очищення бази email адрес.

Підіб’ємо підсумки:

• Перевіряйте зібрану базу контактів. Очищайте список і видаляйте недійсні поштові скриньки разів на рік.
• Використовуйте для перевірки валідатори: програми чи онлайн-сервіси. Знайдіть той, який найбільш зручний для вас та вашої команди.
• Не надсилайте листи з вашого основного домену.
• Не купуйте готові списки електронних контактів. Створюйте свою базу клієнтів. Використовуйте сайт, рекламні оголошення, анкети, колтрекінг, опитування.

Рекомендації:

• Використовуйте double opt-in для підтвердження підписки. Ця функція відсіє невалідні контакти та залишить клієнтів, які хочуть отримувати розсилку. Після цього у вас буде підтвердження від користувача, що дасть змогу довести свою правоту в разі, якщо надійде скарга в сервісі розсилки.
• Надішліть листи клієнтам відразу — не дайте їм забути про вас. Робіть добірки цікавих статей або продуктів, розповідайте про знижки та акції, привертайте увагу оновленнями та новими колекціями.

Реєструйтеся в SendPulse, щоб очистити базу email адрес у три кліки!