Как написать сопроводительное письмо к резюме и заинтересовать работодателя

Сопроводительное письмо — визитная карточка соискателя. От него зависит, будет ли HR читать резюме. Расскажем, как создать эффективную самопрезентацию и получить с ее помощью работу мечты.

Что такое сопроводительное письмо

В среднем на просмотр одной заявки от соискателя рекрутер тратит 7 секунд. Такие данные приводит Джеймс Рид, директор рекрутинговой компании REED, специализирующейся на подборе персонала.

Как в таких условиях привлечь внимание рекрутера? Консультант по подбору персонала Хасан Чугари советует: «Вы должны сказать, являетесь ли вы шампунем, который снимает зуд кожи головы и избавляет от неудобных чешуек, или шампунем, который восстанавливает поврежденные волосы и делает их шелковистыми. Расскажите работодателю, как вы удовлетворите его деловые потребности».

Если вы хотите дополнительно рассказать о своих навыках и опыте, добавьте к резюме сопроводительное письмо. Это лаконичный документ — как правило, не больше одной страницы. Текст кратко презентует соискателя и дополняет данные. Аргументируйте, почему вы соответствуете требованиям конкретной вакансии.

Платформа с инструментами для маркетологов

Все для привлечения аудитории, коммуникаций и лидогенерации внутри единой платформы с большим бесплатным тарифом.

Три вида сопроводительных писем

Сопроводительное письмо к резюме — это описание профессионального опыта, соответствующего требованиям должности. Также в тексте можно прояснить определенные нюансы: например, почему вы оставили предыдущую работу.

Если в компании нет активных вакансий, но вы хотите в ней работать, отправьте рекрутеру резюме, дополнив его письмом заинтересованности. Презентуйте себя как специалиста и перечислите причины, почему вас нужно взять в команду. Возможно, HR включит ваши данные в базу кандидатов.

Если у вас есть уникальные навыки, отправьте ценностное предложение — перечень ваших достижений и особых знаний, которые принесут пользу работодателю. Например, если вы не просто работали организатором ивентов, а подготовили конференцию, где выступил президент международной компании — это повод составить ценностное предложение.

Чем сопроводительное письмо отличается от мотивационного

Между этими документами есть разница:

• Сопроводительное письмо — лаконичный текст-презентация и перечень причин, почему вас нужно взять на работу. По сути, это короткие ответы на требования работодателя. Идеальный вариант для человека с релевантным опытом и необходимыми навыками.
• Мотивационное письмо — рассказ о том, почему вы хотите работать в компании и чем можете быть полезны. Его стоит написать, если у вас недостаточно компетенций для должности, но вы готовы быстро компенсировать «пробелы» в знаниях. Мотивационное письмо также необходимо, если вы хотите поработать как стажер.

Простыми словами: если вы только окончили курсы, дополняйте резюме мотивационным документом. Если у вас уже есть опыт и уникальные навыки — пишите сопроводительное письмо.

Так, начинающий маркетолог написал мотивационное письмо, акцентировав на своих знаниях и мотивации.

Хотите узнать, как выглядит отбор кандидатов на вакансию? У нас есть кейс, в котором работодатель выбирает одного специалиста из 274 желающих.

Зачем нужно сопроводительное письмо

Ценность сопроводительного письма зависит от запросов работодателя и должности. Например, если вы ищете работу кассира в супермаркете, достаточно подать резюме. Исключение нужно сделать, если:

• компания требует это письмо;
• у вас есть ценный опыт, о котором вы хотите рассказать подробнее.

В большинстве случаев документ необходим соискателям на должности специалистов и руководителей. Также это актуально для вакансий, на которые претендует много кандидатов.

Почему нельзя просто отправить резюме? Причин несколько.

Привлечение внимания

По информации рекрутинговой платформы Work.ua, большинство HR-специалистов сначала читает сопроводительное письмо, и лишь после — резюме. Если лаконичная презентация убедительная и нешаблонная, шансы кандидата на успех возрастают.

Привлечь внимание можно, немного отойдя от официального стиля повествования. Например, претендентка на должность редактора в своем письме использовала несколько профессионализмов, подчеркивая, что умеет общаться на языке целевой аудитории блога.

Позитивное первое впечатление

Сопроводительное письмо — это список аргументов для работодателя, почему нужно выбрать именно вас. Вы описываете опыт, личные ценности и квалификацию, отвечаете на потенциальные вопросы, рассказываете о причинах подать резюме именно на эту вакансию. В нескольких абзацах показываете себя не только как человека с опытом, но и как ценного, мотивированного специалиста.

Демонстрация ценностей

Резюме — это лаконичный перечень компетенций, информация об опыте работы и достижениях. Это важный документ, но он не создает необходимой эмоциональной реакции. Для этого и нужно сопроводительное письмо. В нем вы можете:

• объяснить, какие достижения в карьере наиболее важны для вас;
• показать примеры решения рабочих вопросов;
• привести аргументы, почему вы подходите на должность;
• продемонстрировать готовность учиться и развиваться.

Прояснение деталей

Если вы меняете род деятельности или переехали в другой город, вам нужно аргументировать это решение перед потенциальным работодателем. Сопроводительное письмо решает эту задачу.

Работодатели все чаще ищут дополнительную информацию о кандидатах в интернете. Поэтому личный сайт-визитка повысит ваши шансы на получение желаемой работы. Сервис SendPulse предлагает простой и удобный конструктор, с помощью которого можно создать информативный лендинг. Выбирайте понравившийся шаблон, добавьте информацию о себе и контакты, отслеживайте статистику. Ссылку на сайт можно добавить в сопроводительное письмо.

Создайте лендинг за считанные минуты

Больше не нужно искать дизайнера и программиста — вы можете сами реализовать задуманное!

Особенности сопроводительного письма

Что писать в сопроводительном письме, чтобы привлечь внимание рекрутера и повысить шансы на просмотр резюме? Даем несколько ценных рекомендаций.

Персонализируйте письмо

Создайте общий шаблон письма, но меняйте его структуру под каждую вакансию. Обращайтесь к конкретному человеку — рекрутеру или руководителю. Описывайте преимущества, актуальные для конкретного запроса работодателя. Например, если компания ищет менеджера с опытом продаж в Европе и он у вас есть, расскажите именно об этом.

Будьте кратки и пишите грамотно

Хорошее сопроводительное письмо — короткое. Оно занимает не больше одной страницы. Постарайтесь создать хорошее впечатление и доказать, что вы лучший кандидат на должность, поместив текст в 2-3 абзаца. Внимательно перечитайте написанное. Убедитесь в отсутствии грамматических и других ошибок.

Привлекайте внимание

Рекрутерам приходится работать с сотнями или даже тысячами заявок, и они оптимизируют время при выборе кандидатов. Например, читают только первое предложение в мотивационном письме. Если оно скучное или шаблонное — скорее всего, дальше документ рассматривать не будут. Сделайте вступление письма нестандартным и привлекательным. При этом сохраняйте лаконичный деловой стиль написания.

Не обманывайте

Предоставьте только объективную информацию о себе и своих навыках. Опытный рекрутер быстро обнаружит преувеличения. А если нет — правда раскроется очень быстро. Если претендуете на вакансию, но каких-то навыков вам не хватает, признайте это и расскажите, как собираетесь компенсировать недостачу: например, пройти курсы или перенять опыт коллег.

Избегайте типичных ошибок

Чего не должно быть в мотивационном письме:

• Чрезмерный официоз или неформальный тон. Лучший вариант — простой, профессиональный язык: приближенный к деловому разговорному. Избегайте сленга, фразеологизмов, намеков, шуток.
• Попытки «продать себя». Не переусердствуйте с перечислением своих преимуществ. Вам нужно лишь презентовать навыки и качества, и рассказать, почему вы подходите на конкретную должность.
• Разные шрифты, текст без абзацев, слова и предложения, написанные заглавными буквами. Хорошая структура письма — это короткие абзацы. При необходимости допускается список. Оформить текст можно, ориентируясь на официальные требования. Например, в Украине есть ДСТУ 4163:2020, в котором определены такие правила для деловых писем: шрифт Times New Roman с кеглем 12-14 и междустрочным интервалом 1-1.5.
• Единый шаблон для всех вакансий. Универсальное сопроводительное письмо без персонализации — грубейшая ошибка.

Как написать сопроводительное письмо

Вместе создадим шаблон сопроводительного письма. Расскажем, какая структура наиболее привлекательна и как ее легко персонализировать под конкретную вакансию.

Вот что нужно сделать:

1. Поприветствуйте адресата.
2. Представьтесь.
3. Укажите, на какую должность претендуете.
4. Напишите об опытах и навыке, важных для этой вакансии.
5. Объясните, почему именно вы подходите для работы.
6. Поблагодарите адресата за внимание.
7. Оставьте данные для обратной связи.

Рассмотрим каждый пункт подробнее. Для этого условно разделим текст письма на три части: вступление, основная и заключительная части.

Вступление

Избегайте штампов: не пишите «Доброго времени суток». Узнайте имя рекрутера. Если не получилось, обращайтесь к руководителю компании. Например: «Уважаемая Анастасия», «Добрый день, Дмитрий». Если подаете резюме на должность в крупной компании или корпорации, лучше укажите имя и отчество адресата. Не удалось узнать ни одного имени? Напишите «Уважаемый HR-менеджер [название компании]!»

Во вступительном абзаце после приветствия представьтесь, укажите вакансию и расскажите, чем можете быть ценны:

• подчеркните достижения;
• укажите, что у вас есть навыки, в которых нуждается работодатель;
• проявите энтузиазм.

Например: «Меня зовут Владислав, и я с большим интересом подаю заявку на вакансию менеджера по продажам. Учитывая мой 5-летний успешный опыт работы в области продаж в интернет-магазине «Вилка», я уверен, что могу принести ценность вашей команде».

Основная часть

Расскажите, почему вы идеально подходите на должность. Упомяните предыдущий опыт и напишите, чем интересна эта вакансия. Кроме того:

• перечислите выдающиеся профессиональные достижения;
• подчеркните, какие навыки и знания помогут вам в новой работе;
• объясните, как ваш накопленный опыт поможет бизнесу работодателя.

Например: «С 2021 года я руководил отделом мерчандайзинга супермаркета. За это время я разработал новую стратегию размещения товаров, оптимизировал управление инвентаризацией, организовал обучение персонала, инициировал внедрение цифровой системы управления мерчандайзингом.

В результате продажи по основным категориям выросли на 25%, количество потерь снизилось на 30%. Налажена централизованная система генерации планограмм и контроля за их реализацией.

Я вижу, что в вашем супермаркете есть потенциал для оптимизации полочного пространства и выкладки товаров, что приведет к улучшению опыта покупателей и увеличению продаж. Я готов применить свой опыт и знания для достижения этих целей. С нетерпением жду возможности обсудить, как я могу принести пользу вашему супермаркету».

Важно сохранять баланс: можете похвалить работодателя, но без фальши. То же касается и саморекламы: не переусердствуйте. Если возможно, приведите конкретные показатели, которые подтверждают ваш профессионализм.

Как писать основную часть сопроводительного письма, если нет релевантного опыта? Делайте акцент на знаниях, мотивации, активности.

Например: «Мой диплом магистра экономики обеспечил широкий спектр знаний в области внешнеэкономической торговли продуктами питания. Кроме того, я работала ассистентом на кафедре экономики и стала соавтором научной работы профессора Иванова А. А. «Пути увеличения эффективности малого бизнеса в условиях цифровой экономики».

Это позволило мне приобрести ценный опыт в исследовательской работе, а также улучшить навыки анализа данных и составления отчетов. Я глубоко заинтересована в изучении темы цифровой трансформации бизнеса и уверена, что мои знания могут быть полезны вашей компании.

Готовность к обучению и стремление к развитию помогут мне успешно освоить новую область деятельности. Я готова вложить усилия в освоение новых навыков и выполнение поставленных задач».

Заключительная часть

Правильный заключительный абзац — мотивация для рекрутера перейти к резюме. Подведите итог одним предложением: скажите, почему вы — лучший кандидат на вакансию, поблагодарите HR-менеджера и добавьте призыв к действию. В самом конце оставьте свой номер телефона и email. Сделайте сопроводительное письмо интерактивным: вставьте QR-коды на ваши профили в социальных сетях и на мессенджеры.

Например: «Я уверен, что моя мотивация и профессиональные навыки делают меня идеальным кандидатом на вакансию менеджера по продажам. Благодарю вас за уделенное время. Рассчитываю на возможность личной встречи для детального обсуждения моей кандидатуры.

Хорошего дня!».

5 секретов идеального сопроводительного письма

Как выделиться среди сотен других? Есть несколько рекомендаций:

1. Продемонстрируйте, как вы впишетесь в корпоративную культуру. Изучите основные ценности компании и покажите, как им соответствуют ваши профессиональные и личные черты.
2. Ответьте на вопросы, которые могут возникнуть у рекрутера. Например: Почему вы ушли с предыдущей работы? Почему не работали несколько месяцев после свадьбы? Что повлияло на решение переехать в другой город?
3. Покажите, что знаете компанию работодателя. Проведите исследование, изучите бизнес-процессы, чтобы сделать письмо нешаблонным и персонализированным.
4. Не перечисляйте все достижения: сконцентрируйтесь на одном-двух. Расскажите о них детальнее. Подчеркните, чем они будут полезны работодателю.
5. Обеспечьте позитивный «цифровой след». Во многих сферах личный бренд важен. Заинтересованный рекрутер обязательно проверит профили кандидата в соцсетях. В LinkedIn укажите все об образовании, опыте и профессиональных качествах. Опубликуйте несколько статей, подчеркивающих вашу экспертность. В остальных соцсетях избегайте хейтинга, скандального контента и других дискредитирующих вас материалов.

Хорошие и плохие примеры сопроводительных писем

Для начала — пример сопроводительного письма, которое не привлечет внимание рекрутера:

Почему письмо плохое:

• Соискатель не потрудился найти имя рекрутера или руководителя, ограничился общим приветствием.
• Целое предложение посвящено причине обращения. Рекрутеру это не нужно.
• Информация о ключевых навыках и опыте смазана. Вместо конкретики — многословье.
• Автор не перечислил требования к должности и не рассказал, насколько соответствует им.
• Отсутствуют конкретные примеры деятельности. Нет информации о ключевых достижениях.
• Слишком много ничего не значащих фраз: «успех в достижении целей», «эффективная работа в команде».
• Слабое последнее предложение. Автор не показал, почему считает себя лучшим кандидатом.

Теперь рассмотрим пример сопроводительного письма, которое дочитает до конца большинство рекрутеров:

Почему письмо хорошее:

• Персонализация. Автор упоминает имя рекрутера и название компании.
• Сильная самопрезентация. Упомянут известный курс. Указан опыт работы в релевантной сфере.
• Четко продемонстрирован рост KPI.
• Перечислены навыки: автоматизация, работа с инфлюенсерами, анализ негатива, разработка стратегий.
• Явная мотивация. Выражено желание работать с топовым брендом, подчеркнута заинтересованность в вакансии.
• Есть призыв к действию: предложение о встрече и обсуждении возможностей.
• Указаны контактные данные.
• Письмо написано в вежливом и деловом тоне, без ошибок, в уверенном и позитивном стиле.

Помните, что сопроводительное письмо — это ваш шанс произвести первое впечатление на потенциального работодателя. Уделите время тому, чтобы написать его внимательно и грамотно, и оно обязательно поможет вам выделиться среди других кандидатов.

Если вы работаете в сфере продаж, маркетинга, продвижения, используйте инструменты SendPulse для комплексного решения задач: создавайте мультиссылки и сайты через конструктор лендингов, отправляйте email, Viber, SMS и push-уведомления, настраивайте чат-боты в мессенджерах Facebook, Instagram, WhatsApp и Telegram, а также подключайте CRM-систему и по-максимуму автоматизируйте бизнес-процессы.