Cómo transferir datos de un Chatbot a Google Apps

El servicio de Integromat ha cambiado la dirección, diseño y nombre de su sitio web por Make. Las opciones de integración siguen siendo las mismas, pero el diseño puede diferir de las capturas que se muestran en este artículo.

Transferir datos de tus clientes potenciales, reunidos con flujos de chatbot para Telegram, Facebook y Vkontakte con un webhook a otros servicios y aplicaciones para administrarlos, es fácil de hacer y te ayuda a mantenerte organizado. Te mostraremos cómo filtrar los datos del cliente utilizando variables, guardar datos en las hojas de Google, crear un evento en el calendario de Google, crear un archivo CSV y guardar en Google Drive, y a enviarte una notificación por correo electrónico cada vez que un usuario de chatbot se mueva a través de tu bot.

Este artículo cubre la integración de Google Sheets usando Make. También puesdes obtener datos directamente de Google Sheets con la API de Google Sheets y las herramientas de SendPulse. Lee más en: "Cómo Transferir Datos de Google Sheets a Chatbots".

Empezando

Para lograr nuestro objetivo de transferir datos a otros servicios, necesitamos conectar SendPulse con el servicio deseado. Asegúrate de que el servicio admita el manejo de webhooks entrantes y el trabajo con datos de webhooks.

En este artículo te mostraremos cómo conectar SendPulse a Make. Elegimos este servicio porque incluye integraciones con la mayor cantidad de aplicaciones y servicios entre CRM, CMS, correo, calendario, archivos multimedia, mapas y servicios de listas. Make también puede filtrar y editar datos. Con un plan de precios gratuito, puedes enviar hasta 1,000 operaciones, y lo más importante, incluye el soporte para webhooks que necesitamos.

Inicia sesión en tu cuenta en Make y haz clic en "Create a new scenario" para comenzar a crear un escenario.

Puedes elegir qué servicio conectar en la primera página usando el campo de búsqueda, o puedes buscar y agregar aplicaciones y elementos directamente en el generador de flujo. Haz clic en "Continue" en la esquina superior derecha.

Cómo crear un webhook

Haz clic en el elemento en el centro de la pantalla y elige el elemento "Webhooks": este será el elemento que iniciará tu flujo.

Necesitas crear un webhook, donde se enviarán los datos de tu flujo de chatbot SendPulse. Elige el elemento "Custom webhook" en el menú desplegable.

Haz clic en "Add" para crear tu nuevo webhook.

Ingresa un nombre para el webhook y haz clic en "Save".

Tu webhook ha sido creado. Copia el enlace: deberás colocarlo en tu elemento de flujo de chatbot.

Ahora Make está "escuchando" los datos del webhook para determinar la estructura de datos y comprender qué datos devolver en elementos futuros.

Cómo agregar un enlace a tu Webhook en un flujo de Chatbot

Inicia sesión en tu cuenta SendPulse. Elige tu bot y abre el modo de edición si ya has creado un flujo de chatbot antes.

Puedes configurar el envío de una solicitud a través del elemento "Acción: enviar webhook" (en este caso, los datos transmitidos se generan automáticamente) o mediante una" "Solicitud API" "para crear tu propio formato de solicitud con variables. 

A través del elemento "Acción: enviar webhook"

Agrega un "Elemento de acción" justo después del elemento al que deseas enviar un webhook como evento.

En nuestro caso, utilizamos el flujo de chatbot para crear una cita en una clínica veterinaria. Después de que un usuario complete los datos utilizando el chatbot y confirme su validez, se enviará un webhook.

A través del elemento "Solicitud de API"

Agrega el elemento "Solicitud de API" justo después del elemento después del cual deseas enviar el webhook. Selecciona el tipo de solicitud "POST" e ingresa la URL que copiaste de Make.

Puedes usar tus variables de chatbot en la solicitud. Y el cuerpo de tu solicitud personalizada en formato JSON. Puedes usar tus variables de chatbot en la solicitud.

Guarda el flujo, envía una campaña de prueba para obtener tu primer webhook, de esa manera se enviará a Make.

Cuando Make recibe el webhook, verás un mensaje "determinado con éxito" en tu cuenta de Make.

Ahora puedes agregar otros elementos.

Cómo agregar un registro a las hojas de cálculo de Google

Haz clic en "Add another module" al lado del elemento "Webhooks".

Elige el elemento "Google Sheets".

Elige la acción "Add a Row".

Para autorizar y conectar tu cuenta de Google, haz clic en el botón "Add".

Elige qué cuenta conectar y permite el acceso de Make para leer y escribir datos. Elige la hoja donde deseas agregar datos.

Asigna variables de webhook a celdas de hoja. También puedes agregar tu texto, corregir datos o agregar condiciones.

Haz clic en "Ok" para guardar los parámetros.

Guardar e iniciar

Antes de guardar el escenario, debes verificar si todo funciona correctamente. Haz clic en "Run once" y envía el webhook. Si configuras todo correctamente, debajo de los elementos "Webhook y "Google sheet "verás marcas de verificación verdes.

Y nuestra hoja de Google recibe una nueva cadena con los datos que completaste.

Ahora puedes guardar el flujo. Haz clic en el icono del panel para guardarlo.

Para activar el escenario, mueve el interruptor a la posición "On".

Elige con qué frecuencia se ejecutará tu flujo. Para nuestro caso, elegimos ejecutar el flujo cada vez que recibimos webhook - "Inmediatamente".

Características adicionales

Make también tiene varias herramientas para automatizar el proceso. Descubre algunas funciones y elementos adicionales.

Cómo filtrar datos usando variables

Make te permite filtrar datos. Puedes añadir datos filtrados utilizando las variables que recibe el webhook y transferirlos a diferentes tablas.

Para distribuir datos, debes utilizar la herramienta "Router". Puedes encontrarlo en la pantalla desplegable del panel de herramientas. Elige esta herramienta y conéctala con el elemento "Webhooks".

Después del elemento "Router", agrega elementos con Hojas de cálculo de Google de acuerdo con las instrucciones anteriores. Ahora haz clic en la línea entre los elementos "Router" y "Google sheet" para crear un filtro.

Ingresa el nombre del filtro y elige la variable por la cual deseas filtrar los datos y elige un operador de condición.

Ingresa los valores variables, a los cuales se aplicarán las condiciones.

Puedes agregar varias condiciones combinándolas con operadores "and" y "or". En nuestro ejemplo, filtramos por problemas del cliente relacionados con un médico veterinario específico.

También con esta herramienta puedes filtrar por médico; si tienes esta variable, filtra por raza y direcciones de correo electrónico específicas para rastrear a un cliente específico.

Cómo agregar un evento a Google Calendar

Puedes agregar un evento a tu calendario. Por ejemplo, si un cliente se inscribió en una fecha específica y necesitas agregar la cita a tu calendario, Integormat lo facilita.

Agrega un elemento "Google Calendar". Elige un "Create an event element”. Ingresa un nombre para el evento; también puedes agregar variables allí.

Al completar los datos, es importante agregar el formato de fecha correcto para evitar confusiones en el futuro. En los campos "Start date" y "End date", navega hasta los campos "Date and time" y elige la función "formatDate".

Luego elige la variable que almacena la información de la fecha y arrástrala entre paréntesis como se muestra a continuación.

Haz clic en "Ok" y tu escenario para agregar un evento a tu calendario está listo para usar.

Cómo enviar notificaciones a tu correo electrónico con datos

Puedes agregar un elemento "Email" para enviarte un correo electrónico después de ejecutar cualquier evento. Por ejemplo, cada vez que se agrega un nuevo registro a tu hoja de Google, o cuando se ha agregado un número específico de registros.

Elige el elemento "Email" y la acción "Send an email" y arrástralo y suéltalo justo después del elemento sobre el que deseas recibir una notificación por correo electrónico.

Rellena los campos: destinatario, asunto, contenido. También puedes agregar variables a un mensaje de texto.

También puedes agregar archivos adjuntos al correo electrónico. Haz clic en "Archivos adjuntos" y elige el archivo que deseas y guarda tu flujo.

Cómo revisar el historial de un escenario

Elige el escenario que necesitas ver. Verás un diagrama de todos los elementos que se han ejecutado. Haz clic en el elemento sobre el que deseas ver información detallada.

Puedes ver toda la información sobre ese elemento en particular: qué valores recopiló y transfirió.

Si algunos de los elementos no se ejecutaron, se resaltarán en rojo y cuando haz clic en él, verás la causa del error y las recomendaciones sobre cómo resolverlo.

¡Nota! Antes de solucionar el problema, tu escenario puede dejar de funcionar y no ejecutarse. Tu operación estará atascada en la cola.

Si tienes alguna pregunta sobre cómo crear tu escenario o fallas en el escenario, puedes contactar al equipo de soporte de Make.

Última actualización: 01.08.2023