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Tudo Sobre Ferramentas de Gerenciamento de Tarefas e Como Escolher Uma para o Seu Negócio

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Tudo Sobre Ferramentas de Gerenciamento de Tarefas e Como Escolher Uma para o Seu Negócio

Pessoas ocupadas, pessoas trabalhadoras, pessoas esgotadas… O mundo está cheio delas. No entanto, também está cheio de pessoas cujo gerenciamento de tarefas é simplesmente ineficiente. Na maioria das vezes, esse é o motivo pelo qual você parece nunca ver o fim da lista de tarefas miserável. E há uma solução bastante simples por trás da organização eficaz de suas tarefas ー ferramentas de gerenciamento de tarefas, a personificação do lema “trabalhar de forma mais inteligente, não trabalhar mais”.

Neste post falaremos sobre ferramentas de gerenciamento de tarefas, mergulharemos em seus tipos e recursos, forneceremos algumas dicas valiosas sobre como escolher uma para sua equipe e passaremos pelas melhores ferramentas.

O que é gerenciamento de tarefas e por que você precisa dele?

Desde quando as listas de tarefas não servem mais para gerenciamento de projetos? Bem, elas definitivamente não estão erradas, mas as checklists ainda parecem mais eficazes quando se trata de priorizar tarefas, planejar conteúdo e delegar responsabilidades. Então, o que é gerenciamento de tarefas e como ele o ajudará a lidar com sua carga de trabalho?

O gerenciamento de tarefas é um sistema e processo de rastreamento de tarefas com o objetivo de garantir que elas sejam concluídas no prazo e atendam a determinados requisitos. Ele permite visualizar todo o fluxo de trabalho de sua equipe, incentivá-los a progredir melhor sem ter que fazer um pequeno gerenciamento e descobrir a melhor maneira de gerenciar tarefas.

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Por que você deve aproveitar as ferramentas para gerenciamento de tarefas?

O gerenciamento de tarefas dependente de humanos, geralmente, é um processo complicado, pois exige que os gerentes executem tarefas inferiores. A parte boa é que você sempre pode evitar isso, introduzindo ferramentas de gerenciamento de tarefas ー softwares projetados especificamente para ajudá-lo a planejar e delegá-las automaticamente.

Vamos analisar os benefícios que algumas das melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas podem trazer:

  • estimar e analisar o tempo que leva para concluir suas tarefas;
  • ajudar a organizar a colaboração e interação entre suas equipes;
  • atribuir tarefas rapidamente e priorizá-las adequadamente;
  • acompanhar o progresso das tarefas da sua equipe, para ajudar conforme necessário, e encontrar a melhor maneira de gerenciá-las;
  • fornecer informações mais relevantes e atualizadas sobre o andamento da tarefa;
  • adicionar comentários e detalhes necessários às suas tarefas;
  • delegar tarefas aos membros certos da equipe;
  • desenvolver checklists e subtarefas personalizadas;
  • automatizar seu processo e práticas de gerenciamento de tarefas;
  • gerenciar vários projetos de um só lugar;
  • controlar e regular a carga de trabalho dos membros de sua equipe;
  • economizar mais tempo no planejamento e gerenciamento de tarefas.

O resultado de todas essas vantagens é que você poderá controlar seu projeto, monitorar o sucesso de sua equipe e realizar mais tarefas sem precisar investir tempo ou esforço extra. Outra coisa extraordinária sobre as melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas é que você não terá que se preocupar constantemente em esquecer todos os pequenos detalhes ou manter a visão geral do seu progresso em sua cabeça ー está tudo no quadro, visualizado e pronto para você aproveitar.

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Quais são os tipos de ferramentas de gerenciamento de tarefas?

Dependendo de suas técnicas principais, existem vários tipos de ferramentas de gerenciamento de tarefas online com seus recursos distintos. Nesta seção, vamos dar-lhe um resumo rápido sobre elas.

Kanban

O quadro Kanban permite que você acompanhe o sucesso de sua equipe a qualquer momento e otimize seu progresso. A visualização Kanban apresenta diferentes status (A Fazer, Em Andamento e Concluído) e lista as tarefas correspondentes abaixo de cada um deles.

Estrutura do quadro Kanban Fonte: Atlasian
Estrutura do quadro Kanban Fonte: Atlasian

Com essas ferramentas para gerenciamento de tarefas, você pode maximizar a eficiência de sua equipe e visualizar facilmente seu fluxo de trabalho.

Work Breakdown Structure (WBS)

As ferramentas de gerenciamento de tarefas executadas na WBS permitem que você ramifique seu fluxo de trabalho em elementos gerenciáveis ​​menores e crie um diagrama.

Ramifique suas tarefas usando a WBS Fonte: Advisor
Ramifique suas tarefas usando a WBS Fonte: Advisor

Eles são perfeitos para agendar e priorizar suas tarefas, pois o processo de detalhamento do seu trabalho no qual a WBS se baseia geralmente é mais orientado a objetivos.

Diagrama de Gantt

Os gráficos de Gantt também são excelentes para planejar tarefas, pois permitem rastrear exatamente quando elas foram atribuídas e concluídas em uma escala de tempo abrangente.

Estrutura do diagrama de Gantt Fonte: Atlassian
Estrutura do diagrama de Gantt Fonte: Atlassian

Ferramentas de gerenciamento de tarefas em equipe como essa, também, mantém você atualizado sobre o que precisa ser concluído em um dia específico, o que as torna uma ótima opção se a sua prioridade for realizar as tarefas estritamente no prazo.

PERT

O Program Evaluation and Review Technique (Técnica de Avaliação e Revisão do Programa, em português) é bastante semelhante aos gráficos de Gantt, mas esta ferramenta implementa uma estrutura um pouco diferente. O PERT tem como objetivo calcular o tempo mínimo necessário para concluir cada tarefa usando análise estatística e gerenciamento de probabilidades.

Estrutura dos gráficos PERT Fonte: Tech Target
Estrutura dos gráficos PERT Fonte: Tech Target

Com essas ferramentas de gerenciamento de tarefas online, você também pode mapear suas atividades para escolher a melhor data de início e término para cada tarefa.

Recursos de ferramentas de gerenciamento de tarefas que você precisa procurar

Se é a primeira vez que escolhe ferramentas de gerenciamento de tarefas em equipe, você deve estar um pouco sobrecarregado. Como você sabe quais conjuntos de recursos indicam uma boa ferramenta? Vamos conferir as características que você precisa prestar atenção ao procurar um rastreador de tarefas.

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Usabilidade

Este é o principal recurso que você precisa observar 一 qual é o sentido de ferramentas sofisticadas de gerenciamento de tarefas de equipe se você não consegue entender como usá-las? Deixe seus funcionários testá-las e analise seus feedbacks antes de tomar uma decisão. A plataforma deve ser intuitiva, direta e simples o suficiente para o uso diário.

Integrações com tudo incluído

Certifique-se de escolher entre ferramentas de gerenciamento de tarefas online com opções de integração suficientes para que você não precise pagar por outras plataformas e ferramentas. Você pode procurar, digamos, integrações com o Zoom para agendar reuniões, Bugsnap, Zapier e outros aplicativos dependendo de suas necessidades.

Suporte útil ao cliente

Verifique se o seu rastreador de tarefas online oferece um chat com representantes de suporte ao cliente e certifique-se de que suas respostas sejam rápidas e realmente úteis. Você precisa ter certeza de que os membros de sua equipe não serão deixados sozinhos para lidar com questões em que têm pouca competência.

Visualização Kanban

O departamento de gerenciamento certamente desejará que o fluxo de trabalho de sua equipe seja apresentado como um gráfico de Gantt para garantir que não haja atrasos. Ainda assim, seus responsáveis ​​apreciarão uma visão Kanban de suas listas de tarefas, pois isso os ajuda a se manterem mais organizados e motivados.

Escolha ferramentas para gerenciamento de tarefas que ofereçam a mudança para Kanban para que sua equipe possa personalizar suas próprias experiências de trabalho.

Filtros

Se você não postar tantas tarefas, talvez possa manter mais ou menos todas as atualizações na cabeça. Mas se você estiver trabalhando em um grande projeto e atribuir tarefas para diferentes departamentos em massa… Ser capaz de filtrar suas tarefas por status, responsáveis, prioridade, nome ou campos personalizados evitará que você procure as tarefas necessárias manualmente e tenha que incomodar membros da sua equipe sempre.

Alertas e lembretes por e-mail

Você não precisa lembrar os membros de sua equipe de concluir uma tarefa sempre que atingirem um prazo sem iniciá-la. Escolha ferramentas de gerenciamento de tarefas de equipe nas quais você pode configurar notificações e lembretes por e-mail para garantir que as tarefas urgentes não caiam no esquecimento e evitem atrasos.

Como escolher suas ferramentas para gerenciamento de tarefas

Pode parecer que há uma sobrecarga de opções de ferramentas de gerenciamento de tarefas no mercado. Isso é realmente bom, desde que você saiba o que está procurando e esteja pronto para se esforçar e fazer algumas pesquisas para escolher a melhor opção para sua equipe.

Aqui está o que você precisa fazer ao escolher entre as melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas:

  1. Defina suas expectativas de orçamento e a quantidade máxima de dinheiro que você pode gastar de forma realista em um rastreador de tarefas online. Lembre-se de que você ainda pode escolher ferramentas gratuitas de gerenciamento de tarefas se estiver com um orçamento apertado.
  2. Avalie o tamanho da sua equipe para calcular aproximadamente o número de tarefas e responsáveis ​​que você terá que adicionar.
  3. Destaque as principais preocupações e desafios que você espera que as melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas resolvam, por exemplo, falta de comunicação entre departamentos, distribuição desequilibrada de carga de trabalho, baixo desempenho, resultados, etc.]
  4. Entre em acordo de quais são os recursos e opções específicos que você precisa para encontrar a melhor maneira de gerenciar tarefas, por exemplo, integração personalizada, análises, comentários etc.
  5. Desenvolva sua lista personalizada e abrangente das melhores ferramentas para gerenciamento de tarefas que atendem às suas necessidades e preferências.
  6. Teste cada rastreador de tarefas você mesmo e com sua equipe para coletar feedback e escolher a opção mais intuitiva e adequada ー não se contente com a primeira ferramenta que você experimentar.

E por fim, adquira e/ou implemente a ferramenta de gerenciamento de tarefas. Não tenha medo de levar o seu tempo e testá-las antes de tomar uma decisão.

Bons exemplos de ferramentas de gerenciamento de tarefas online

Reunimos a lista das melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas para ajudá-lo com sua pesquisa, então vamos analisá-las para ajudá-lo a encontrar a certa.

SendPulse

Não sendo muito humilde, mas acontece que nosso quadro de tarefas de CRM é uma das melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas, pois preenche todos os requisitos em termos de recursos e possibilidades. Você pode mapear o fluxo de trabalho interno de sua equipe e adicionar tarefas ao hospedar eventos, começar a trabalhar em um novo projeto, planejar chamadas de clientes e processar seus negócios.

Adicione e gerencie tarefas usando o rastreador de tarefas 

Com o rastreador de tarefas gratuito da SendPulse, você também pode ter as seguintes vantagens:

  • filtrar suas tarefas por data de criação, data de início, nome da tarefa, prioridade, participantes, campos personalizados e muito mais;
  • visualizar e organizar o fluxo de trabalho da sua equipe usando um quadro;
  • mudar para a visualização Kanban ou Lista sempre que quiser escolher a melhor maneira de gerenciar tarefas;
  • personalizar suas configurações para cada pipeline;
  • adicionar até dois quadros para gerenciar o fluxo de trabalho da sua equipe;
  • repetir suas tarefas diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente;
  • usar tags do seu CRM para automatizar seu processo de gerenciamento de tarefas;
  • postar checklists, tarefas rápidas e principais e subtarefas;
  • permitir que determinados membros da equipe monitorem o progresso da tarefa para você.

Você também pode personalizar seus quadros ao seu gosto, editando seus atributos ou criando novos. Experimente o rastreador de tarefas da SendPulse se estiver procurando por ferramentas gratuitas de gerenciamento de tarefas ー você pode se beneficiar de todos esses recursos sem e “se” ou “mas”!

Trello

O Trello é uma das melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas se precisar de uma ferramenta intuitiva que use uma estrutura direta e reconhecível para organizar suas tarefas.

Interface do Trello
Interface do Trello

Com o Trello, você também pode ter as seguintes vantagens:

  • adicionar checklists, anexos e cartões para gerenciar o fluxo de trabalho de sua equipe perfeitamente;
  • monitorar o progresso de sua equipe usando as visualizações Quadro, Timeline, Tabela, Calendário, Dashboard e Mapa;
  • fazer integração com praticamente qualquer aplicativo ou plataforma de terceiros;
  • fazer upload de arquivos do seu Google Drive ou Dropbox;
  • definir permissões para fornecer acesso aos quadros apenas para determinados participantes;
  • ativar votações em seus cartões para obter feedback.

O Trello oferece um plano de preços gratuito e três pagos (Standard, Premium e Enterprise). Sua escolha de um plano, aqui, deve depender do tamanho de sua equipe e do número de projetos que você executa.

Asana

Esta é uma das melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas para pequenas equipes e projetos. A Asana funciona melhor se você pretende motivar sua equipe a não perder prazos e evitar atrasos de longo prazo.

Filtros e campos personalizados de tarefas na Asana Fonte: Asana
Filtros e campos personalizados de tarefas na Asana Fonte: Asana

Com a Asana, você também pode ter as seguintes vantagens:

  • definir as metas do seu projeto para acompanhar seu processo de gerenciamento de tarefas em um só lugar;
  • criar um gráfico de Gantt em apenas alguns minutos;
  • acompanhar o trabalho e o progresso das tarefas de sua equipe em um calendário compartilhado;
  • receber insights em tempo real sincronizando seu trabalho em vários dispositivos;
  • adicionar briefing de projetos para que seus responsáveis conheçam os históricos de tarefas e detalhes cruciais;
  • ficar atualizado sobre todas as novidades do seu projeto com notificações automatizadas.

A Asana oferece um plano de preços gratuito, Premium e Business. Recomendamos começar a partir de versões gratuitas para ter um gostinho e depois ir, gradualmente, para planos mais caros com mais recursos.

Wrike

O Wrike é uma daquelas plataformas que podem parecer um pouco rígidas para quem muitas vezes precisa ser criativo. Ainda assim, é uma das melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas se você precisar lidar com suas tarefas financeiras com precisão e cuidado, além de automatizá-las.

Diagrama de Gantt do Wrike
Diagrama de Gantt do Wrike

Com o Wrike, você também pode ter as seguintes vantagens:

  • aproveitar os formulários de solicitação personalizados para atribuir automaticamente suas tarefas;
  • fazer uso de modelos de fluxo de trabalho pré-projetados;
  • usar prova visual para evitar que o feedback se perca;
  • automatizar seu processo de gerenciamento de tarefas e aprovação;
  • simplificar significativamente o seu faturamento online;
  • ter a certeza que os calendários de sua equipe estejam sempre atualizados.

Assim como as ferramentas mais populares para gerenciamento de tarefas, o Wrike oferece um plano de preços gratuito e três pagos. No entanto, o diferencial desta plataforma é que você pode experimentar todos os planos de preços (mesmo o mais caro) gratuitamente por 14 dias.

AYOA

O AYOA é uma plataforma baseada em IA que permite visualizar totalmente o fluxo de trabalho de sua equipe e promover suas habilidades de produtividade e memória. É uma das melhores ferramentas de gerenciamento de tarefas se você gosta de criatividade.

Confira como adicionar um novo quadro de tarefas no AYOA
Confira como adicionar um novo quadro de tarefas no AYOA

Com o AYOA, você também pode ter as seguintes vantagens:

  • ser criativo com mapas mentais, mapas radiais e quadros brancos colaborativos;
  • realizar reuniões com sua equipe ou clientes direto no app;
  • aproveitar uma lista exaustiva de modelos de tarefas e mapas para automatizar seu processo de gerenciamento de tarefas;
  • apresentar suas ideias como gráficos de pizza, gráficos de Gantt, etc;
  • convidar os membros de sua equipe para trabalhar juntos em mapas mentais;
  • criar grupos e enviar mensagens diretas para se comunicar com sua equipe.

O AYOA não é a melhor opção se você estiver procurando por ferramentas gratuitas de gerenciamento de tarefas, pois não oferece um plano de preços gratuito ー apenas uma teste de 7 dias. No entanto, quanto mais pessoas você tiver em sua equipe, menos todos os planos de preços pagos custarão a você. Você também pode receber uma cotação sob medida se tiver mais de 50 usuários.

Pronto para o que vem a seguir?

Depois de adotar um rastreador de tarefas online, você ainda precisa ficar de olho para garantir que ele atenda às suas expectativas e valha o custo. A melhor maneira de fazer isso é usar uma versão gratuita primeiro. Você pode experimentar o rastreador de tarefas gratuito da SendPulse e aproveitar seus recursos ー sem compromisso. Implemente a melhor forma de gerenciar tarefas automatizando todo o processo!

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