10 ferramentas de gestão gratuitas e baratas que você precisa conhecer

Você já se sentiu perdido em uma montanha de tarefas, prazos e notificações piscando na tela do seu celular? Não se preocupe, todos nós já passamos por isso. De acordo com o Project Management Institute, 11,4% dos recursos das empresas são desperdiçados pela má gestão de tarefas e projetos.

A gestão pode parecer complexa, mas, acredite, é possível transformar essa tarefa em passos suaves e bem coordenados. Seja na vida profissional ou pessoal, a habilidade de domar suas tarefas é o que pode te levar do caos à clareza, da agitação ao êxito.

E nós estamos aqui para te mostrar ferramentas incríveis que vão transformar o seu dia a dia, possibilitando que você tenha uma organização contínua e eficiente. Imagina só: sem mais angústias com prazos ou tarefas que foram esquecidas! Fica com a gente para descobrir quais recursos podem fazer isso por você.

Observação: alguns dos valores neste artigo foram convertidos de dólares para reais. Consulte os valores sinalizados com asterisco (*), caso queira fazer nova conversão.

O que é gestão de tarefas?

Antes, porém, precisamos entender melhor do que se trata a gestão de tarefas. A gestão de tarefas vai além de simplesmente anotar o que precisa ser feito. Ela é uma abordagem estratégica para organizar, priorizar e executar atividades de maneira eficaz e ordenada.

Essa prática acontece pela criação de um mapa para suas atividades cotidianas. A gestão de tarefas possibilita o mapeamento de suas responsabilidades, proporcionando uma visualização clara das metas e uma definição mais objetiva do caminho a ser percorrido.

Uma das grandes vantagens é a sua flexibilidade, sendo aplicável tanto às atividades individuais, como lembrar-se de efetuar pagamentos, quanto às tarefas colaborativas em projetos profissionais, garantindo que todos os participantes estejam em sintonia.

Qual é a função de um gerenciador de tarefas?

Um gerenciador de tarefas atua como um organizador digital, coordenando e sincronizando atividades para criar eficiência. Priorizar tarefas se torna mais fácil com a ajuda dele, direcionando esforços para o essencial e mantendo o foco afastado das distrações. Além disso, ele assume o papel de lembrete e planejador de prazos, garantindo que as atividades sejam realizadas no tempo adequado.

A organização é um fator central da produtividade, e o gerenciador de tarefas oferece uma estrutura definida para listas de tarefas, transformando o caos em agendas organizadas. Ele também vai além do ambiente profissional, auxiliando na gestão de metas pessoais e atividades familiares.

Assim, vemos que o gerenciador de tarefas não apenas otimiza a produtividade, mas também melhora a qualidade da vida diária, tornando-se um aliado fundamental na busca pela organização e realização.

Como fazer uma boa gestão de tarefas?

Vimos que uma gestão de tarefas eficiente é a chave para alcançar um nível mais alto de produtividade. Sendo assim, criar um sistema robusto de controle e acompanhamento das atividades requer uma abordagem prática e disciplinada. Aqui estão os passos essenciais para construir um sistema de gestão de tarefas bem-sucedido:

• Defina metas claras: identificar claramente os objetivos de cada tarefa é o primeiro passo para uma gestão de tarefas eficaz. Metas bem definidas fornecem direção e propósito para suas atividades, permitindo que você visualize o que precisa ser alcançado;
• Estabeleça prazos realistas: determinar prazos alcançáveis é fundamental. Considere a complexidade e urgência de cada tarefa ao definir prazos. Ao ser realista, você evita pressão excessiva e garante que haja tempo suficiente para realizar o trabalho de maneira adequada;
• Reveja e adapte: reserve tempo regularmente para revisar suas tarefas e ajustar seus planos conforme necessário. A flexibilidade é fundamental para manter o sistema de gestão de tarefas eficaz e alinhado com suas prioridades em constante evolução;
• Aprenda a dizer não: avalie a viabilidade de novas tarefas antes de aceitá-las. Dizer não quando apropriado é essencial para preservar o foco e evitar sobrecarga de trabalho, mantendo-se concentrado nas tarefas mais importantes;
• Celebre conquistas e faça ajustes: comemore o término das tarefas concluídas e reconheça o progresso realizado. Ao celebrar as conquistas, você mantém a motivação. Além disso, esteja disposto a ajustar seu sistema conforme necessário, à medida que identifica áreas de melhoria.

Além dos passos fundamentais, existem diversas metodologias e técnicas populares que podem ser incorporadas à sua abordagem de gestão de tarefas. Cada uma delas oferece uma perspectiva única sobre como maximizar a produtividade e manter-se organizado. Vamos explorar algumas delas!

Técnica Pomodoro

Essa técnica é uma maravilha para aumentar a concentração e manter o foco. Você divide o trabalho em blocos de tempo, normalmente 25 minutos cada (chamados de “pomodoros”), seguidos por uma pausa curta. Isso ajuda a evitar a exaustão mental e a manter a eficiência ao longo do dia. É ideal para pessoas que podem facilmente se distrair ou têm dificuldade em manter a concentração por longos períodos.

Kanban

O Kanban é uma abordagem visual para gerenciamento de tarefas. Você utiliza colunas para representar diferentes estágios do trabalho. À medida que você avança nas tarefas, move-as de uma coluna para outra. É uma técnica excelente para ter uma visão clara do progresso e identificar gargalos. Adequado para indivíduos que preferem uma representação visual do fluxo de trabalho.

Matriz de Eisenhower

Essa matriz divide as tarefas em quatro quadrantes com base na urgência e importância. É uma ferramenta eficaz para priorizar tarefas e concentrar-se no que realmente importa. É especialmente útil para pessoas que frequentemente se sentem sobrecarregadas com uma lista de tarefas extensa.

Confira abaixo quais são as classificações da matriz e como agir de acordo com cada classificação:

Getting Things Done (GTD)

O GTD é uma metodologia abrangente para gerenciamento de tarefas e produtividade. Ele se concentra em capturar todas as tarefas, organizar, priorizar e executar. Cada tarefa é processada em etapas, mantendo sua mente livre de distrações. É adequado para pessoas que procuram uma abordagem geral para a gestão de tarefas.

Existe também uma variação do GTD, o ZTD (Zen to Done), que enfatiza a simplicidade e foca na implementação gradual de hábitos eficazes. Ele divide as tarefas em dez hábitos-chave, incluindo coisas como coletar, planejar e simplificar. É perfeito para quem deseja melhorar sua produtividade sem se sentir sobrecarregado.

Veja quais são os dez hábitos do ZTD abaixo:

Método Ivy Lee

Essa técnica simples envolve listar as seis tarefas mais importantes do dia, priorizando-as em ordem de importância. Você trabalha na primeira tarefa até concluí-la e, em seguida, passa para a próxima. É uma abordagem direta e útil para quem busca simplicidade e foco.

Cada uma dessas metodologias e técnicas tem suas vantagens e pode ser adaptada para diferentes tipos de trabalho e estilos pessoais. Experimente algumas delas para encontrar a sua combinação perfeita, assim você otimizará de forma incrível suas tarefas diárias.

Qual é a melhor ferramenta para gerenciamento de tarefas?

Explorar as opções de ferramentas de gestão de tarefas é como explorar um vasto território de produtividade e organização. Vamos aprofundar nosso conhecimento sobre algumas das principais alternativas, desvendando seus recursos, benefícios e pontos fortes. Assim, você saberá quais podem ser seus maiores aliados para a gestão diária de atividades!

CRM

O CRM é um mecanismo valioso para empresas que desejam estabelecer e manter relacionamentos sólidos com os clientes. Essa solução oferece muito mais do que gerenciamento de tarefas. Ela permite que você rastreie interações, atribua tarefas a membros da equipe e defina lembretes cruciais. Dessa forma, você pode monitorar todos os seus canais de ação e obter insights perfeitos para sempre aprimorar suas práticas.

Plataformas como a Agendor e a Pipedrive oferecem excelentes serviços de CRM com cobrança mensal. A SendPulse conta com seu próprio CRM, que é destaque no mercado e pode ser utilizado gratuitamente. Com seu dashboard visual e intuitivo, você pode acompanhar processos, negócios e interações para saber de tudo que está acontecendo no seu negócio e na sua rotina. Além disso, ele possui gerenciador de tarefas e pode ser facilmente integrado aos nossos outros serviços! Confira a seguir a utilização da plataforma.

Trello

O Trello revoluciona o gerenciamento de tarefas com sua abordagem visual. Seus quadros, listas e cartões proporcionam uma visão intuitiva do fluxo de trabalho em estilo Kanban. Seu sistema de arrastar e soltar permite que você atribua tarefas, monitore o progresso e veja atualizações em tempo real. A simplicidade do Trello é uma de suas maiores virtudes, tornando-o uma opção fácil de adotar para equipes de todos os tamanhos.

*Preços: o serviço oferece plano gratuito com funcionalidades básicas. O plano pago tem valor inicial de R$ 24,79 por mês, em cobrança anual.

Asana

Para equipes que buscam um gerenciamento de projetos eficiente, o Asana é um líder. Além da atribuição de tarefas e prazos, o Asana oferece um calendário para acompanhar o cronograma do projeto e possui histórico das alterações feitas em seus elementos. A personalização de fluxos de trabalho e a visualização da carga de trabalho dos membros da equipe se destacam como seus recursos mais significativos.

Preços: o serviço conta com plano gratuito que possui funções robustas. Mas, para uma organização ainda mais avançada, os valores dos planos pagos começam em R$ 57,00 por mês, em cobrança anual.

Notion

O Notion redefine a gestão de tarefas, oferecendo um ambiente altamente flexível para organização e colaboração. Sua estrutura modular permite que você crie layouts personalizados, desde listas simples até sistemas de gerenciamento de projetos extensos.

Além disso, sua capacidade de criar bancos de dados personalizados agiliza a organização e busca de informações, tornando-o ideal para projetos abrangentes. Com a capacidade de incorporar mídia, documentos e links, o Notion centraliza todo o contexto necessário para suas tarefas.

*Preços: o serviço pode ser usado gratuitamente. Os planos pagos, que contam com maior capacidade de armazenamento e recursos, tem valor inicial de R$ 39,62 por mês, em cobrança anual.

Monday

O Monday é uma plataforma que se destaca ao simplificar a gestão de tarefas. Sua interface visual e intuitiva permite criar painéis personalizados para diferentes projetos, facilitando o acompanhamento do progresso.

Suas opções de automação agilizam processos repetitivos, liberando mais tempo para tarefas importantes. Atribuir tarefas, rastrear o status e manter todos os membros da equipe alinhados é simplificado com o Monday, tornando-o uma escolha valiosa para equipes que buscam coordenação eficaz.

Preços: a plataforma possui opção gratuita. Para obter recursos avançados, a cobrança inicial é de R$ 35,00 por mês, em cobrança anual.

Airtable

O Airtable oferece uma abordagem inovadora, combinando as funcionalidades familiares de planilhas com uma estrutura de gerenciamento de tarefas. Sua flexibilidade permite criar bases de dados altamente personalizadas, adaptando-se a projetos que exigem maior nível de organização.

Relacionar tabelas, categorizar informações e rastrear progressos torna a gestão de tarefas detalhadas uma atividade eficaz. A capacidade de unir planilhas interativas com funcionalidades avançadas de gestão faz do Airtable uma ferramenta valiosa para projetos que exigem organização minuciosa.

*Preços: a ferramenta é oferecida em versão gratuita que apresenta diversas limitações. Para aproveitar plenamente as funcionalidades do serviço, as cobranças começam em R$ 49,53 por mês cobrados anualmente.

Google Keep

Essa é uma ferramenta leve e gratuita integrada ao ecossistema Google. Ela possibilita criar notas, listas de tarefas e lembretes, tudo sincronizado com sua conta Google. A simplicidade do Google Keep é um grande trunfo, tornando-o uma opção ideal para quem busca simplicidade e funcionalidade.

Evernote

O Evernote é o recurso-chave para suas notas, ideias e informações. Com a capacidade de criar cadernos organizacionais, salvar recortes da internet e anexar arquivos, ele se torna uma solução completa para armazenar e gerenciar uma variedade de conteúdo. A força do Evernote está em sua capacidade de manter suas informações bem organizadas em um só lugar.

Preços: o serviço possui um ótimo plano gratuito. E para ir ainda mais além, a cobrança inicial é de R$ 22,08 por mês, em cobrança anual.

Quire

A plataforma Quire é mais um exemplo de ferramenta para quadros Kanban e planilhas, com enfoque em listas hierárquicas de tarefas, permitindo que você divida projetos complexos em partes por ordem de prioridade. Essa abordagem é particularmente útil para quem lida com projetos densos, simplificando a gestão e o acompanhamento das atividades.

*Preços: é possível usar a ferramenta gratuitamente. Os planos pagos têm valor inicial de R$ 37,88 por mês, em cobrança anual.

Smartsheet

O Smartsheet possibilita a criação de planilhas interativas para rastrear tarefas, prazos e status. Com a capacidade de adicionar atribuições, colaboradores e atualizações em tempo real, o Smartsheet melhora a coordenação entre membros da equipe. Além disso, recursos de automação reduzem a sobrecarga administrativa, permitindo que você mantenha o foco nas atividades essenciais.

Preços: o recurso pode ser usado gratuitamente por iniciantes. Para uma utilização mais robusta, as cobranças começam em R$ 34,65 por mês, em cobrança anual.

Dicas para fazer uma boa gestão de tarefas

Agora que você já conhece seus melhores amigos para organização, vamos ver mais algumas dicas valiosas para fazer a melhor gestão de tarefas possível!

1. Priorize com sabedoria: ao avaliar suas tarefas, identifique as mais importantes e urgentes. Use técnicas como a matriz de Eisenhower para determinar as prioridades e focar nas tarefas que trazem maior impacto.
2. Divida em etapas menores: transforme tarefas maiores em etapas menores e mais gerenciáveis. Isso reduz a sensação de sobrecarga e torna o progresso mais motivador.
3. Pratique o desapego digital: evite distrações digitais e defina períodos regulares para verificar e-mails e mídias sociais. Isso ajuda a manter o foco nas tarefas em mãos.
4. Delegue com eficácia: aprenda a delegar tarefas adequadamente, identificando as responsabilidades certas para cada membro da equipe e mantendo linhas claras de comunicação.
5. Agrupe tarefas similares: agrupar tarefas semelhantes ou relacionadas pode economizar tempo e energia, permitindo que você conclua atividades semelhantes em sequência.
6. Mantenha listas de tarefas: use listas organizadas para acompanhar tarefas e evite confiar na memória. Isso ajuda a evitar esquecimentos e a manter-se no caminho certo.
7. Equilibre trabalho e descanso: não subestime a importância do descanso e do tempo para si mesmo. Um equilíbrio saudável entre trabalho e lazer é crucial para manter a produtividade a longo prazo.
8. Aprenda com as tarefas concluídas: após concluir uma tarefa, reserve um momento para refletir sobre o que correu bem e o que poderia ter sido feito de forma diferente. Isso enriquece seu processo de aprendizado e melhora a execução futura.
9. Defina limites: estabeleça limites de tempo para cada tarefa e comprometa-se a respeitá-los. Isso ajuda a evitar que tarefas consumam mais tempo do que deveriam.

Escolha a melhor ferramenta de gestão de tarefas para você

Investir na gestão de tarefas é um investimento em si mesmo. Uma vida mais produtiva, organizada e focada é um objetivo alcançável quando se adota as abordagens e ferramentas certas.

As ferramentas apresentadas neste artigo oferecem uma variedade de opções para atender a diferentes estilos de trabalho e necessidades. Desde a abordagem visual do Trello até a versatilidade do Notion, cada ferramenta tem seus próprios pontos fortes para contribuir para o sucesso das suas tarefas.

Descubra quais dessas ferramentas são as melhores para a sua maneira de trabalhar e o tipo de projeto que você enfrenta. Lembre-se de que não existe uma solução única para todos, mas sim uma que se adapta às suas preferências e metas.

E, para que você possa ter a organização que deseja, conte com a SendPulse! Nosso sistema gratuito de CRM é perfeito para que você possa gerenciar todas as suas tarefas em um só lugar, de forma prática e intuitiva.

Além disso, você pode usar nossos chatbots automatizados para WhatsApp, Instagram, Facebook e Telegram. Eles são capazes de conduzir interações, ter diálogos complexos e garantir um funil de vendas simplificado. Com essa tecnologia, você será capaz de alcançar um público muito maior sem se desorganizar. Deixe que os bots façam todo o trabalho por você!

Também é possível se beneficiar de nossos recursos de Automação 360 e e-mail marketing, com os quais é possível criar e gerir campanhas inteiras de marketing de forma prática. Venha conhecer esses e outros serviços da SendPulse e revolucione a sua gestão de tarefas!